Archivage des factures : une étape obligatoire
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Si pour l’entreprise la tâche la plus importante au sein du département de la comptabilité est de procéder aux paiements des factures, il reste la dernière étape, celle de l’archivage, à ne surtout pas négliger puisqu’elle est obligatoire. Conserver ces factures permet à l'entreprise de produire des preuves en cas de litiges ou de désaccord. Un manquement à l’obligation de conservation peut devenir un motif de rejet de comptabilité par l’Administration fiscale ce qui pourrait causer de sérieux problèmes par la suite puisque le bénéfice doit alors être recalculé par le biais d’une procédure de rectification contradictoire.
Comment archiver une facture ?
Une facture peut être conservée soit sous format papier soit sous format électronique. Dans chaque cas, la législation impose une procédure d'archivage spécifique adaptée à chaque support.
La facture papier
Lorsqu’une entreprise reçoit une facture papier, elle peut la stocker au format papier ou via un support numérique, à condition de respecter certaines règles :
- La version numérique doit être la copie parfaite de la facture papier en image et en contenu. Les couleurs doivent être les mêmes si un code couleur a été mis en place.
- La facture papier doit être numérisée au format PDF ou PDF A/3 et signée électroniquement.
- Les annotations et autres ajouts présents sur le document papier apparaissent également sur la version numérique
- La numérisation des factures papier doit être effectuée à partir d’un processus établi qui permet d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures, et par la même occasion, leur validité.
Si l’ensemble de ces conditions ne peuvent pas être respectées, il faut conserver la facture au format papier.
A savoir: si l’entreprise doit stocker des factures au format papier, elles doivent être classées par ordre chronologique pour optimiser leur rangement. Elles peuvent être classées dans des cartons ou des classeurs par exemple.
La facture électronique
Lorsque les factures sont envoyées de manière électronique, leur format informatique ne doit pas être modifié pour la conservation. La facture doit être gardée au format original, même si, pour d'autres raisons, le format est modifié en parallèle.
Combien de temps les stocker ?
Toutes pièces justificatives telles que bon de commande, bon de livraison ou bon de réception, facture client ou fournisseur doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Lorsque ces documents sont reçus de manière électronique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.
Pourquoi les archiver ?
L’archivage est une étape obligatoire qui doit être réalisée correctement pour éviter quelconques problèmes par la suite.
- Obligations légales : En France, la loi exige que tous vos documents comptables, y compris vos factures, soient conservés pendant une période de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.
- Preuve en cas de contrôle fiscal : Lors d'un contr
