Archivage des factures : une étape obligatoire
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Si pour l’entreprise la tâche la plus importante au sein du département de la comptabilité est de procéder aux paiements des factures, il reste la dernière étape, celle de l’archivage, à ne surtout pas négliger puisqu’elle est obligatoire. Conserver ces factures permet à l'entreprise de produire des preuves en cas de litiges ou de désaccord. Un manquement à l’obligation de conservation peut devenir un motif de rejet de comptabilité par l’Administration fiscale ce qui pourrait causer de sérieux problèmes par la suite puisque le bénéfice doit alors être recalculé par le biais d’une procédure de rectification contradictoire.
Comment archiver une facture ?
Une facture peut être conservée soit sous format papier soit sous format électronique. Dans chaque cas, la législation impose une procédure d'archivage spécifique adaptée à chaque support.
La facture papier
Lorsqu’une entreprise reçoit une facture papier, elle peut la stocker au format papier ou via un support numérique, à condition de respecter certaines règles :
- La version numérique doit être la copie parfaite de la facture papier en image et en contenu. Les couleurs doivent être les mêmes si un code couleur a été mis en place.
- La facture papier doit être numérisée au format PDF ou PDF A/3 et signée électroniquement.
- Les annotations et autres ajouts présents sur le document papier apparaissent également sur la version numérique
- La numérisation des factures papier doit être effectuée à partir d’un processus établi qui permet d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures, et par la même occasion, leur validité.
Si l’ensemble de ces conditions ne peuvent pas être respectées, il faut conserver la facture au format papier.
La facture électronique
Lorsque les factures sont envoyées de manière électronique, leur format informatique ne doit pas être modifié pour la conservation. La facture doit être gardée au format original, même si, pour d'autres raisons, le format est modifié en parallèle.
Combien de temps les stocker ?
Toutes pièces justificatives telles que bon de commande, bon de livraison ou bon de réception, facture client ou fournisseur doivent être conservées 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Lorsque ces documents sont reçus de manière électronique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.
Pourquoi les archiver ?
L’archivage est une étape obligatoire qui doit être réalisée correctement pour éviter quelconques problèmes par la suite.
- Obligations légales : En France, la loi exige que tous vos documents comptables, y compris vos factures, soient conservés pendant une période de 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.
- Preuve en cas de contrôle fiscal : Lors d'un contrôle fiscal, l’administration fiscale vérifie vos documents et s’assure que tout est en règle. Vos factures sont ainsi une preuve de la véracité de vos déclarations et vous protègent juridiquement.
- Protection en cas de litige : En cas de litige, les factures sont des documents très importants, témoins de chaque transaction, chaque service rendu, chaque produit échangé. Elles sont essentielles pour étayer vos arguments et défendre vos intérêts.
- Comprendre sa situation financière : Elles sont une source de données fiables pour comprendre le passé de votre entreprise, discerner les tendances du marché et ajuster vos stratégies futures. Elles constituent en somme une mémoire financière indispensable, éclairant vos décisions et consolidant votre comptabilité.
Où les stocker ?
Les factures au format papier doivent être gardées en France, dans un lieu facilement accessible par les autorités administratives. De même, les fichiers contenant le "double original" des factures de vente (celles générées par informatique mais non transmises électroniquement) doivent également être conservés sur le territoire national.
Les entreprises doivent stocker les fichiers relatifs aux factures électroniques sur le territoire français, dans un autre État membre de l’Union européenne ou dans un pays situé en dehors de l’Union européenne à condition qu’il fournisse des garanties équivalentes à celles des autres États membres de l’Union Européenne en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données.
Si les factures électroniques sont stockées sur un serveur qui n’est pas localisé sur le territoire français, l’entreprise doit le déclarer à l’administration fiscale.
Les sanctions en cas de non-conformité
Il est très important pour les entreprises de respecter les durées de conservation. Le non-respect peut amener à de graves sanctions. C'est le cas des documents fiscaux, comme précisé à l'article 1734 du Code général des impôts : « une amende de 10 000 € est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »
L’entreprise qui ne respecte pas les règles en matière de conservation des factures et des autres justificatifs comptables encourt plusieurs sanctions, parmi lesquelles :
- À défaut de conservation des factures clients, l’entreprise encourt une pénalité de 50 % des montants facturés.
- À défaut de conservation des factures fournisseurs, l’entreprise risque un rejet de déduction des charges, ce qui a pour conséquence d’entraîner la taxation d’un bénéfice supplémentaire.
- À défaut de conservation des documents comptables, l’entreprise risque un rejet de comptabilité. Ce rejet entraîne la mise en œuvre d’une procédure de rectification contradictoire par l’administration fiscale, qui recalculera le bénéfice de l’entreprise sur la période concernée.
Améliorer le processus d’archivage grâce aux logiciels de dématérialisation
Alors que la dématérialisation devient peu à peu la norme et que la facture électronique sera obligatoire pour toutes entreprises en 2027, l’archivage s’annonce comme une tâche bien moins laborieuse.
Archiver électroniquement ses factures présente de nombreux avantages à commencer par un gain de place conséquent et un gain de temps indéniable. En regroupant toutes les données dans un même outil, l’entreprise réalise des économies et gagne en productivité.
En cas de contrôle fiscal ou de litige, l’entreprise peut facilement retrouver les documents dont elle a besoin au sein du logiciel de facturation.