Bienvenue dans notre guide complet sur la gestion des factures. Dans ce guide, nous explorerons tout ce que vous devez savoir sur la gestion des factures. Nous aborderons ce qu'est la gestion des factures et passerons en revue tous les aspects les plus importants de la gestion des factures.
Dans l’article ci-dessous, nous explorerons l'importance et les avantages d'une gestion efficace de vos factures, ainsi que la manière de choisir les bons outils pour le travail.
Qu’est-ce que la gestion de facture?
La gestion des factures consiste à suivre et à payer les factures des fournisseurs et des prestataires. Une gestion efficace des factures garantit des paiements ponctuels, permet de maintenir une bonne trésorerie et renforce les relations avec les fournisseurs, ce qui en fait un aspect essentiel des opérations financières de toute entreprise.
De manière simple, le processus de gestion des factures implique ces étapes ci-dessous :
- Réception d'une facture d'un tiers partie
- Validation de la légitimité de la facture
- Paiement du fournisseur pour les biens ou services reçus
- Enregistrement du paiement dans les registres de l'entreprise
La gestion des factures fait généralement partie du processus des comptes fournisseurs. Une fois la facture reçue, l'équipe des comptes fournisseurs s'assure de valider, payer et enregistrer la facture.
À chaque étape du processus de gestion des factures, une facture est généralement gérée par plusieurs personnes. Cela signifie qu'il y a de nombreuses occasions pour que des erreurs se multiplient, surtout si la facture est traitée manuellement.
La gestion manuelle des factures est un processus qui demande beaucoup de ressources. Non seulement en raison des étapes impliquées, mais aussi parce que le service des comptes fournisseurs passe beaucoup de temps à saisir manuellement les données et à corriger les erreurs commises par d'autres personnes dans le processus. Il suffit de peu pour qu'une facture soit payée en retard. Non seulement cela affecte votre trésorerie, mais cela peut également avoir un impact négatif sur vos relations professionnelles avec les fournisseurs.
En résumé, veiller à ce que votre processus de gestion des factures soit géré sans problème pour diriger avec succès votre entreprise. Ainsi, l’automatisation aide à mieux gérer cette étape.
Pour vous aider à bien comprendre l'automatisation et la gestion efficace des factures, nous avons créé ce guide pour vous fournir toutes les informations nécessaires.
Nous couvrirons les sujets suivants :
- Traitement des factures
- Logiciel de gestion des factures
- Facturation électronique
- Solutions de facturation électronique
- Validation des factures
- Suivi des factures
- Automatisation des comptes fournisseurs
- Flux de validation des factures
- Capture des données des factures
- Traitement OCR des factures
- Automatisation du traitement des factures
- Logiciel automatisé de traitement des factures
- Rapprochement des factures
- Bon de commande vs. facture
- Flux de travail des comptes fournisseurs
- Comparaison de factures
- Gestion des factures fournisseurs
Ci-dessous, vous trouverez un bref aperçu de chaque sujet dans notre guide.
Le guide ultime de la gestion des factures
1. Traitement des factures
Le traitement des factures consiste à gérer les factures entrantes des fournisseurs ou des prestataires de services. Le terme fait référence aux étapes qui se déroulent depuis la réception d'une facture fournisseur jusqu'à son paiement, son enregistrement et son archivage.
Il existe cinq étapes principales dans le traitement des factures :
- Réception de la facture
- Enregistrement et comparaison
- Approbation de la facture
- Paiement et traitement
- Enregistrement et archivage
Les factures sont généralement traitées à l'aide de logiciels qui automatisent les étapes répétitives et propice aux erreurs. Pour cette raison, le traitement des factures est souvent appelé traitement automatisé des factures ou simplement automatisation des factures.
En savoir plus : Le traitement des factures : les étapes à suivre
2. Logiciel de gestion des factures
La gestion manuelle des factures est une tâche chronophage et propice aux erreurs. Pour cette raison, de nombreuses entreprises se tournent vers des logiciels pour automatiser leur facturation.
Un système de gestion des factures est un logiciel qui aide à extraire, traiter, stocker et gérer les données. Les systèmes de gestion des factures offrent de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles, notamment des économies de temps, une précision accrue et une réduction du suivi des factures.
Il existe de nombreux systèmes de gestion des factures sur le marché, mais toutes les solutions ne conviennent pas à votre entreprise. Avant de choisir une solution, il est important de faire des recherches pour trouver la solution qui correspond le mieux à votre entreprise.
En savoir plus : Les meilleurs logiciels de gestion des factures fournisseurs
3. Facturation électronique
La facturation électronique, ou e-facturation, est une forme de facturation présentée à l'acheteur sous forme de facture électronique. Il existe sept étapes de base pour commencer avec la facturation électronique. Celles-ci varient en fonction de la réception ou de l'envoi des factures. Les étapes sont les suivantes :
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Étapes |
Réception |
Envoi |
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1 |
Évaluation de votre processus actuel de facturation |
Évaluez votre processus actuel de facturation. |
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2 |
Choisir une solution de facturation électronique |
Choisir une solution de facturation électronique |
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3 |
Enregistrement grâce à des réseaux de facturation électronique |
Configurer votre système |
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4 |
Informer vos fournisseurs |
Informer vos partenaires |
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5 |
Mettre en place des procédures |
Confirmer votre format d’envoi |
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6 |
Former votre équipe |
Générer et envoyer vos factures électroniques |
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7 |
Tester et activer |
Suivi des paiements |
Les réglementations sur la facturation électronique sont différentes selon les pays d’Europe. Cependant, simplement numériser votre processus de facturation ne suffit pas pour être conforme au sein de l'Union européenne. Il est donc important de suivre de près l'impact des réglementations dans votre pays.
En savoir plus : Qu'est-ce qu’une facture électronique
4. Solutions de facturation électronique
La facturation traditionnelle est propice à des erreurs et des retards à chaque étape du processus de facturation. Heureusement, les logiciels de facturation électronique sont là pour résoudre ces problèmes et vous aider à organiser votre processus de facturation.
Un logiciel de facturation électronique est un système numérique ou une plateforme qui permet aux entreprises de réaliser leur facturation de manière électronique. Avec une solution de facturation électronique, les entreprises peuvent remplacer les factures papier traditionnelles par des versions électroniques. Ces factures peuvent être créées, transmises et traitées de manière plus efficace – un atout vital pour les entreprises de toutes tailles.
Il existe de nombreux logiciels de facturation électronique sur le marché – mais tous ne conviennent pas à votre entreprise. Avant de faire votre choix, il est important d'explorer vos options pour vous assurer d'avoir trouvé la solution adaptée à vos besoins commerciaux.
En savoir plus : Qu'est-ce qu’une facture électronique
5. Validation des factures
Il est crucial de s'assurer que vos factures sont précises et exemptes d'erreurs et de fraudes - là est l'objectif de la validation des factures.
La validation des factures est l'étape du processus de gestion des factures où toutes les factures des fournisseurs sont soigneusement examinées pour détecter les erreurs ou les écarts. Le processus de validation des factures peut être divisé en trois composantes clés :
- Vérification des données
- Correspondance des factures
- Validation du fournisseur
La plupart des entreprises utilisent des logiciels de facturation pour automatiser la validation des factures, ce qui permet d'économiser un temps précieux et des ressources tout au long du processus.
En savoir plus : Validation des factures fournisseurs : quel processus à suivre?
6. Suivi des factures
Le suivi des factures est le processus qui consiste à surveiller le statut d'une facture - depuis sa réception jusqu'à son paiement et son enregistrement. Bien que ce ne soit pas son seul but, l'objectif principal du suivi des factures est de vérifier si la facture a été payée.
Le suivi des factures apporte de nombreux avantages à votre entreprise, notamment :
- Paiements en temps voulu
- Absence de frais de retard
- Relations renforcées
- Meilleure gestion des dépenses
- Amélioration de l'efficacité
La plupart des entreprises automatisent leur suivi des factures grâce à un système de gestion des factures. Ces systèmes peuvent surveiller à la fois les factures entrantes et sortantes, déterminer si une facture a été payée et depuis combien de jours une facture peut être en attente.
En savoir plus : Le suivi de facturation : une étape essentielle
7. Automatisation des comptes fournisseurs
L'automatisation des comptes fournisseurs fait référence à l'utilisation des logiciels pour rationaliser et automatiser la gestion et le traitement de vos factures fournisseurs.
Les éléments importants de l'automatisation des comptes fournisseurs sont :
- Capture des factures
- Comparaison et vérification
- Automatisation de l'approbation
- Traitement des paiements
- Rapport et analyses
Avec l'automatisation des factures des comptes fournisseurs, vos factures peuvent être traitées par des logiciels, quel que soit le mode d'envoi de la facture. Cela simplifie le processus de facturation et conduit à des opérations plus précises, efficaces et rentables.
8. Flux de validation des factures
Le flux de validation des factures fonctionne comme une liste à vérifier: c'est un processus structuré utilisé pour examiner, valider et approuver les factures de vos fournisseurs avant le paiement. Cela vous permet de traiter rapidement vos factures fournisseurs tout en vous assurant qu'elles sont précises, légitimes et conformes aux politiques de votre entreprise.
Un flux de validation des factures comprend généralement les étapes suivantes :
- Réception de la facture
- Validation et comparaison
- Approbation
- Paiement
Un flux de validation des factures efficace est essentiel à une gestion réussie d'une entreprise. Pour cette raison, de nombreuses entreprises se tournent vers l'automatisation pour assurer un flux de validation des factures optimisé.
En savoir plus : Validation des factures fournisseurs : quel processus à suivre?
9. Capture de données de facturation
La capture de données de facturation est le processus qui consiste à collecter les données clés des factures - l'une des premières étapes dans le flux de travail d'approbation des factures. C'est une fonction essentielle des comptes fournisseurs qui vous permet de valider les données de la facture en la comparant aux bons de commande pour vérifier l'exactitude et la légitimité de la facture.
Il y a quatre étapes principales dans le processus de capture de données de facturation :
- Réception de la facture
- Extraction des données
- Validation
- Intégration des données
Selon la technologie ou les systèmes en place, le processus de capture de données de facturation d'une entreprise peut être manuel, semi-automatisé ou entièrement automatisé.
10. Traitement OCR des factures
La Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est une technologie qui automatise l'extraction des données à partir de documents, transformant des documents numériques en données modifiables et recherchables. Cela fait de l'OCR un outil important pour le traitement des factures.
L'OCR est généralement utilisé en combinaison avec d'autres technologies avancées, notamment :
- L’intelligence artificielle
- Le traitement du langage naturel
- La reconnaissance basée sur des modèles
La technologie OCR offre de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles, notamment l'efficacité, la précision, les économies de coûts, l'amélioration de la productivité et bien plus encore.
11. Automatisation des factures
L'automatisation des factures, également connue sous le nom de traitement automatisé des factures, est une approche technologique pour gérer le processus de bout en bout du traitement des factures.
Le traitement automatisé des factures comprend généralement les étapes suivantes :
- Réception de la facture
- Capture et extraction des données
- Validation des données
- Approbation de la facture
- Traitement des paiements
Le traitement des factures est un aspect important du bon fonctionnement des opérations commerciales - mais c'est aussi une tâche chronophage. L'objectif de l'automatisation des factures est d'optimiser cette tâche, améliorant ainsi l'efficacité, la précision et l'efficacité globale du processus de facturation.
En savoir plus : Optez pour l’automatisation de votre comptabilité
12. Logiciel de traitement automatisé des factures
Les logiciels de traitement automatisé des factures sont là pour améliorer la gestion des factures pour les équipes des comptes fournisseurs. Non seulement ils allègent votre charge de travail - ils réduisent également les coûts et vous aident à éviter les retards de paiements et de livraison et bien plus encore.
Le traitement automatisé des factures est l'utilisation de technologies telles que l'intelligence artificielle (IA) pour lire, analyser et capturer automatiquement les données des factures. Cela vous permet de réduire les risques d'erreurs liées à la saisie manuelle des données, vous faisant gagner du temps et des ressources tout au long du processus.
Il existe de nombreuses solutions de traitement automatisé des factures sur le marché - mais toutes ne conviennent pas à votre entreprise. Avant de choisir un logiciel, il est important d'évaluer vos options et de vous assurer d'avoir trouvé la solution adaptée à vos besoins commerciaux.
13. Rapprochement des factures
Le rapprochement des factures est le processus qui consiste à s'assurer que les factures reçues des fournisseurs correspondent aux bons de commande (BC) et aux biens ou services reçus.
Le rapprochement des factures peut être décomposé en 8 étapes :
- Réception de la facture
- Correspondance avec les bons de commande
- Correspondance avec les biens reçus
- Vérification des prix et conditions
- Identification des divergences
- Résolution des divergences
- Approbation du paiement
- Enregistrement dans le système comptable
Un processus fiable et fluide de rapprochement des factures réduit le risque de fraude et contribue à maintenir vos dossiers financiers organisés et transparents. Cela vous permet de conserver des dossiers financiers précis et d'éviter les surpaiements ou la fraude - des éléments importants pour les entreprises de toutes tailles.
14. Bon de commande vs facture
En tant que directeur d'entreprise, l'une des choses que vous devez savoir est la différence entre un bon de commande et une facture. Un bon de commande est envoyé par l'acheteur au vendeur pour suivre et gérer le processus d'achat. Une facture est envoyée par le vendeur à l'acheteur pour demander le paiement des biens ou services fournis par le vendeur.
La raison pour laquelle de nombreux propriétaires d'entreprise ont du mal à les distinguer est qu'ils partagent plusieurs similitudes. Par exemple, ils incluent tous les deux des détails de la commande de base, servent de documents légalement contraignants entre acheteurs et vendeurs et offrent une plus grande transparence dans le processus d'achat.
Ci-dessous, voici une liste des principales différences entre les bons de commande et les factures pour vous aider à les distinguer plus facilement :
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Information |
Bon de commande |
Facture |
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But |
Confirmer la commande et suivre le processus d'achat |
Demander le paiement pour la commande |
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L’expéditeur |
L’acheteur |
Le vendeur |
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Le receveur |
Le vendeur |
L’acheteur |
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Envoyé |
Au moment de passer commande |
Après que la commande soit passée |
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Détails |
Détails de la commande, les prix, détails de la livraison etc. |
Taxes et remises, montant total dû, date d'échéance, etc. |
15. Flux de travail des comptes fournisseurs
Le flux de travail des comptes fournisseurs désigne le processus qu'une entreprise suit pour gérer ses obligations de paiement pour les biens et services reçus des fournisseurs.
Un bon flux de travail comprend généralement les étapes suivantes :
- Demande d'achat
- Création du bon de commande
- Réception des biens ou services
- Réception de la facture
- Traitement de la facture
- Traitement des paiements
- Enregistrement et rapprochement
- Rapports et analyses
- Communication avec les fournisseurs
- Gestion des dossiers et conformité
Un flux de travail efficace des comptes fournisseurs vous aide à vous assurer que le processus n'est pas entravé par des erreurs et des retards. Il garantit que toutes les factures sont traitées et payées de manière précise, rapide et efficace, tout en maintenant des contrôles internes adéquats et en respectant les politiques et réglementations.
16. Rapprochement des factures
Le rapprochement des factures consiste à comparer des factures avec les documents justificatifs pour vérifier l'exactitude des informations avant que le paiement ne soit traité.
Il existe quatre types principaux de rapprochement des factures :
Rapprochement des totaux de facture
Rapprochement à deux voies
Rapprochement à trois voies
Rapprochement à quatre voies
Le processus de rapprochement des factures est un aspect important du processus des comptes fournisseurs. Il garantit que les paiements aux fournisseurs sont effectués avec précision et enregistrés correctement. Il permet également d'identifier les divergences et de les résoudre rapidement.
17. Gestion des factures fournisseurs
Une facture fournisseur, également appelée facture de fournisseur, est un document émis par un fournisseur ou un vendeur à un acheteur demandant le paiement des biens ou services fournis.
La gestion des factures fournisseurs, ou gestion des factures fournisseurs, implique la réception, l'approbation et l'audit des factures fournisseurs. Ce n'est pas toujours la tâche la plus facile, mais il est important que cela se déroule sans heurts.
Heureusement, l'automatisation est là pour optimiser le processus, économiser du temps et améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle des entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité.
