Le suivi de facturation est un processus important pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Cette étape vous permet de suivre l'état de votre trésorerie et d’avoir une meilleure compréhension de votre situation financière. Le but du suivi de facturation est simple, il permet de savoir si la facture a été payée ou non.
Qu’est-ce que le suivi de facturation ?
Le suivi de facturation consiste à surveiller le statut d'une facture, depuis sa réception jusqu'à son paiement et son enregistrement. Géré, depuis toujours, manuellement, ce processus peut désormais être automatisé grâce à un système de gestion des factures, ce qui permet d'économiser un temps précieux et de mieux organiser vos ressources pour les entreprises de toutes tailles. Pour les petites entreprises, les responsabilités administratives concernant le suivi de facturation peuvent vite devenir fastidieuses.
C’est pour cette raison qu’il est important de mettre en place une méthode efficace pour le suivi de facturation afin de vous aider à gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer vos relations avec vos fournisseurs.
Le suivi de facturation se résume à un document
Le suivi de facturation s'opère grâce à un document, souvent présenté sous forme de tableau Excel ou de "balance âgée". Il offre une vue d'ensemble instantanée sur l'état des factures en cours.
C’est un outil essentiel dans la gestion financière d'une entreprise, répertoriant avec précision la trésorerie et l'état des factures. Il simplifie le suivi des paiements, le calcul des pénalités de retard et la planification des démarches de recouvrement, incluant les relances nécessaires.
La centralisation de ces informations sur une plateforme unique permet de suivre de près chaque facture, qu'elle soit à payer, en cours de paiement, réglée ou en retard.
Pour le tableau Excel , certaines informations sont importantes à mentionner pour un bon suivi de facturation :
- Nom du fournisseur
- Numéro de facture
- Date de facturation
- Date d'échéance : date limite de paiement avant application de la majoration
- Montant de la facture : coût total de la vente
- Jours de dépassement : nombre de jours passés entre la date d'échéance et la date actuelle (notamment pour le calcul du montant de l'indemnité de retard)
- Montant de la majoration
- Solde restant dû
- État du paiement : 'en attente', 'en cours', 'réglée'
- 1ère, 2nde, 3ème relance : date à laquelle les relances ont été effectuées
La ' balance âgée ' est une technique très fréquemment employée, elle consiste à créer une liste des factures en attente de paiement classée par ordre chronologique d’échéance. Trois données doivent y figurer :
- Nom du fournisseur
- Date d'échéance
- Montant de la créance
Le suivi de facturation vise à consolider ces différents statuts, garantissant ainsi la stabilité financière de l'entreprise et lui offrant la possibilité d'anticiper ses besoins à court, moyen et long termes en termes de ressources.
Pourquoi le suivi de facturation est-il important pour votre entreprise ?
Un bon suivi du processus de facturation peut aider votre entreprise à différents niveaux et pas seulement de manière interne. Il facilite vos relations avec vos fournisseurs et vos vendeurs.
Quelques raisons pour lesquelles le suivi de facturation est important :
- Le suivi des paiements : Le suivi de facturation vous permet de suivre vos dates d'échéances. Cela vous permet de suivre les paiements en retard ce qui est important pour votre trésorerie et vos relations avec vos fournisseurs.
- Pas de frais de retard : Beaucoup d‘entreprises assignent des frais en cas de retard de paiement. Le suivi de facturation vous permet de garder un œil sur les dates de paiement.
- De meilleures relations : Ce processus de suivi vous permet d'être reconnu comme une entreprise de confiance.
- Une meilleure gestion des dépenses : Ce processus permet de garder un œil sur vos dépenses et de mieux comprendre l'état financier de votre entreprise tout en tentant de comprendre les tendances et de mettre en place le modèle financier le plus adéquat.
- Plus d’efficacité : La facturation électronique permet à votre équipe comptable de gérer une plus grande quantité de factures.
Le suivi de facture : 5 conseil pour votre entreprise
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Un suivi de facture efficace peut, en général, vous aider à mieux gérer vos opérations, surtout si vous êtes une petite entreprise.
Ci-dessous vous trouverez les 5 meilleurs conseils pour vous aider à maintenir une bonne trésorerie, réduire les risques d’erreurs et améliorer les opérations financières de votre entreprise.
- Automatisez vos paiements : Vous l’aurez compris, opter pour l’automatisation permet à votre département comptable de gagner du temps. Le bon logiciel de dématérialisation peut même automatiser la totalité de votre processus de paiement. Ce type de logiciel capture les données des factures à venir. De cette façon, vous pouvez suivre la progression de chaque document. Depuis une plateforme de facturation électronique, le suivi des factures est assuré par des statuts. Les fournisseurs sont informés des changements de statuts à chaque étape du cycle de vie d'une facture électronique.
- Mettez en place un flux de travail : Il est important de mettre en place un flux de travail qui permet d'attribuer les factures à la bonne personne. L’automatisation permet aussi d’envoyer des rappels pour les paiements.
- Mettez des mesures en place contre la fraude : Lorsque vous êtes responsable de paiements, il est important de protéger vos opérations contre les fraudes. C’est pour cette raison que vous devez toujours mettre en place des mesures pour réduire le risque de fraude et vérifier la légitimité de vos factures. Une bonne pratique à suivre est celle de séparer les tâches. Par exemple, la personne qui approuve les factures ne devrait pas être la même personne qui procède aux paiements.
- Maintenez de bonnes relations avec vos vendeurs : Pour satisfaire vos vendeurs, les paiements électroniques vous aident dans le processus mais cette méthode ne peut pas tout faire. Il est donc important de continuer de maintenir de bonnes relations professionnelles. Profiter du gain de temps qu'offre l'automatisation pour communiquer avec vos fournisseurs.
- Soyez organisé : Il est essentiel de garder une trace de vos factures. Vos logiciels devraient vous aider à maintenir cette organisation et garder un œil sur le statut de vos factures. L'idée est de définir des conditions générales de ventes claires au sujet de la facturation :
- Acompte à verser à la signature du devis
- Paiement en plusieurs fois
- Délai consenti
- Date limite de paiement
- Indemnité de retard
En d'autres termes, prévenir ses fournisseurs en amont de la vente via la rédaction de clauses précises est essentiel.
Pleo simplifie le processus
Avec Pleo, vous n'aurez plus à vous soucier de quoique ce soit. Toutes vos factures sont regroupées sur une seule plateforme. Vous gagnez en visibilité et n’aurez plus à perdre du temps à tout vérifier. En planifiant vos factures vous serez toujours en contrôle de votre trésorerie. Chaque facture est visible par l’ensemble des équipes en un seul endroit.
Selon une étude récente réalisée par Pleo, 48% des entreprises se retrouvent à payer leurs factures avec du retard et se voient payer des frais supplémentaires.
Comment fonctionne Pleo ?
- Téléchargez vos factures sur Pleo. Elles seront traitées et toutes les informations nécessaires seront capturées en quelques secondes.
- Toutes vos factures seront visibles sur votre tableau de bord sur Pleo où vous pourrez approuver ou rejeter vos factures.
- Vous pourrez payer vos fournisseurs en utilisant le tableau de bord et décider de quand vous voulez payer vos factures - 15, 30 jours ou à la date d'échéance.
- Accélérer le processus en téléchargeant les données dans le format nécessaire.
