Optez pour l’automatisation de votre comptabilité

L'automatisation des processus de comptabilité est aujourd’hui devenue une évidence pour toutes entreprises. Toutes les étapes de la comptabilité sont concernées : de la saisie des écritures comptables à la gestion de la paie, des factures, en passant par la déclaration de TVA. Arrêtez de perdre du temps sur des tâches trop minutieuses et chronophages et motivez les équipes à travailler sur des projets plus stimulants et à forte valeur ajoutée. Voilà le but d’une entreprise qui se lance dans l’automatisation.

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Les principales fonctions qu’offre l’automatisation

Le but de l’automatisation est de gagner en efficacité et de perdre moins de temps. Pour cela plusieurs fonctions sont offertes par ces logiciels pour rendre les étapes plus fluides et plus rapides à effectuer.

• Réaliser des imports en masse depuis votre ordinateur, smartphone ou tablette, grâce à une simple fonction de “glisser-déposer” qui facilite le processus de téléchargement.
• Pour extraire les données de vos factures, l'OCR (reconnaissance optique de caractères) permet de rentrer vos documents rapidement dans le système et de les centraliser au format électronique.
• L’automatisation de la réception des factures permet aux entreprises de recevoir électroniquement les factures de leurs fournisseurs.
• L’intégration avec les systèmes comptables aide à synchroniser de manière fluide les données extraites des factures avec les systèmes comptables de l'entreprise.
• Les logiciels génèrent des notifications automatiques pour rappeler aux responsables des paiements les échéances à venir ou les factures en attente de paiement. Ces rappels permettent de signaler tous retards potentiels. Un outil indispensable en cas de contrôle surprise des services fiscaux.
• L’analyse de données permet d’obtenir des informations précieuses sur les dépenses, les tendances de facturation et les relations avec les fournisseurs et aide ainsi à établir des stratégies de décisions financières.
• Grâce à des tableaux de bord, le traitement de facture peut aller plus vite, il permet de donner des rapports pour le suivi de factures. 

Les étapes principales de l’automatisation

Le processus des comptes fournisseurs peut varier légèrement en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, les grandes entreprises ont souvent des exigences d'approbation plus complexes et ont donc généralement besoin de fonctionnalités supplémentaires pour soutenir leur flux de travail.

Cependant, certains éléments clés restent largement les mêmes, quel que soit la taille de votre entreprise :

• Enregistrement des factures
• Comparaison et vérification
• Automatisation le statut des factures
• Traitement des paiements
• Rapports et analyses

Examinons de plus près chaque étape du flux de travail de l’automatisation des factures des comptes fournisseurs.

1. Enregistrement des factures

La première étape du processus consiste à capturer les données de la facture.

Cela signifie qu'avec le logiciel des comptes fournisseurs, vous n'avez plus besoin de saisir manuellement les factures physiques. Il vous suffit de prendre une photo ou de numériser le document. L'automatisation des comptes fournisseurs importe également automatiquement les factures reçues sous format numérique telles que PDF ou EDI. Si vous recevez des factures électroniques, elles atterrissent automatiquement dans votre système comptable – c'est aussi simple que ça.

2. Comparaison et vérification

Lorsque le logiciel des comptes fournisseurs extrait les données de la facture – telles que les détails du fournisseur, le numéro de facture, les montants, etc. – il les compare automatiquement avec les bons de commande et les bons de livraison pour vérifier l'exactitude et la légitimité de la facture. Toutes les différences détectées sont automatiquement signalées.

3. Automatisation de l'approbation

L'automatisation des factures des comptes fournisseurs est personnalisable. Cela vous permet de configurer vos processus d'approbation préférés. Lorsque vous recevez une facture, le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs dirige automatiquement la facture à travers vos flux de travail d'approbation prédéfinis, garantissant que la facture soit envoyée à la bonne personne. La personne qui approuve peut personnaliser les paramètres en fonction de critères tels que les fournisseurs, les montants de facture, et bien plus encore.

4. Traitement des paiements

Une fois que la facture est approuvée, l'automatisation des comptes fournisseurs peut planifier et automatiser les paiements grâce à différentes méthodes. Vous n'avez plus à vous soucier des échéances de paiement. En tenant compte des délais, de l’état de la trésorerie et des remises pour paiement anticipé, le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs peut même vous aider à comprendre le meilleur moment pour payer vos factures. Le bon logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs s'intègre également à vos solutions de comptabilité pour mettre à jour les statuts de paiement, vous permettant ainsi de n’oublier aucun paiement.

5. Rapports et analyses

Une fois que le paiement est effectué, la solution d'automatisation des factures des comptes fournisseurs génère des rapports en temps réel sur les statuts des factures, les cycles de paiement et la performance des fournisseurs. La solution fournit également des informations sur la façon dont vous pouvez améliorer vos processus des comptes fournisseurs et la gestion de votre trésorerie. Cela vous aide à surveiller vos dépenses, les paiements afin de prendre les bonnes décisions financières.

Les atouts de l’automatisation en comptabilité

Vous l’aurez compris, l’automatisation de la comptabilité va vous aider à changer la structure de votre entreprise de manière très positive. Voici quelques atouts à connaître pour vous motiver à passer le cap!

• Efficacité améliorée 

L'automatisation des comptes fournisseurs réduit le temps que vous passez à saisir manuellement les données et à traiter les factures. Elle accélère également vos cycles d'approbation et de paiement, garantissant des paiements effectués à temps. 

• Économies de coûts 

L'automatisation des factures des comptes fournisseurs réduit la quantité de papier nécessaire, l'impression et le stockage physique des factures. Elle réduit également les coûts de main-d'œuvre en diminuant la charge de travail manuelle.

• Moins d’erreurs

Encore trop d'entreprises procèdent à la comptabilité de leurs factures de manière manuelle, ce qui entraîne souvent des erreurs liées à la saisie des données.

• Les informations sont centralisées 

Toutes vos informations sont centralisées en un seul endroit. Le tableau de bord permet aussi une plus grande visibilité et une meilleure organisation de vos dépenses. 

• Relations fournisseurs améliorées 

En garantissant des paiements effectués à temps, l'automatisation des comptes renforce la confiance et la collaboration avec vos fournisseurs - essentiel à la construction de relations commerciales durables.

• Conformité et sécurité 

Les logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs améliorent la conformité aux exigences réglementaires et aux politiques internes. Il réduit également le risque de fraude et d'accès non autorisé, contribuant ainsi à améliorer la sécurité.

• Votre comptabilité mise en graphique

Les logiciels s’occupent de tout et vous proposent même des graphiques vous permettant de comprendre l'état financier de votre entreprise. 

L'automatisation de la comptabilité représente un défi crucial pour toutes les entreprises. Elle offre la possibilité d'économiser du temps et garantit une fiabilité accrue des données comptables.