Validation des factures fournisseurs : quel processus à suivre?

Les factures font partie intégrante de la bonne gestion d’une entreprise, il est important de s’assurer de leur exactitude. C’est pour cette raison qu’il est essentiel de mettre en place un processus de validation. 

Le but du processus de validation est d’assurer la précision et la légitimité des factures avant qu’elles soient payées. Cette étape permet plus d'efficacité et réduit les risques financiers à long terme. C’est cependant un processus souvent complexe qui nécessite une série de contrôles minutieux. 

Cette rigueur permet d'éviter les aller et retour entre l’entreprise et le fournisseur s’il y a des erreurs ou des suspicions de fraude, elle instaure un gage de confiance pour les partenaires commerciaux et les auditeurs. 

Processus de validation : les étapes clés 

Le processus de validation est l'étape où les factures fournisseurs sont passées très minutieusement en revue en cas d’erreurs. 

Les étapes clés du processus de validation : 

• Vérification : Pendant le processus de validation, les données de la facture sont vérifiées et comparées avec le bon de commande, le bon de livraison et les contrats pour s'assurer de sa conformité.
• Prévenir les fraudes : Lors de cette étape, il est essentiel de vérifier l'authenticité du vendeur et de s’assurer que la facture n’a pas été altérée ou dupliquée.  
• Conformité et autorisation : Il est important que la facture soit conforme aux réglementations internes et externes. 
• Validation des données : Pour qu’une facture soit validée, toutes les données doivent être inscrites et approuvées.   
• Comptabilité et codification : Le processus de validation implique que la facture ait été codée correctement afin que les dépenses aient été attribuées correctement. 

Pendant longtemps, le processus de validation était réalisé manuellement, il peut, aujourd'hui, être automatisé grâce aux logiciels de dématérialisation permettant de gagner du temps pour toutes types d’entreprises. 

Vous voulez connaître les meilleurs logiciels de gestion de factures ? Retrouvez notre article : Les 5 meilleurs logiciels de gestion de factures en 2024

Processus de validation : Comment ça fonctionne? 

Ce mécanisme de contrôle rend toute modification de la facture impossible et lui confère un caractère définitif. Il faut donc s’assurer que toutes les informations sur la facture sont correctes avant de la valider et de la rendre définitive. Le processus de validation peut être divisé en quatre étapes essentielles : 

1. Définir une procédure de validation claire
   Pour être efficace lors de ce processus il est important de définir une procédure claire pour cela il faut se poser les bonnes questions :  Comment et qui doit réceptionner les factures ? Comment contrôler la conformité des factures (vérification des informations fournies, comparaison avec le bon de commande, etc.) ? Comment et qui doit approuver les factures ? Comment archiver et garder une trace des factures validées ?
2. Vérification des données
   Pour s’assurer de l’exactitude des données, le processus de validation des factures renvoie aux détails des bons de commandes. Le but est de vérifier les différents articles, la quantité, les prix pour savoir s’il y a des erreurs ou des écarts. Même sur une facture dématérialisée, il suffit d’une virgule décalée ou d’un article affiché en double pour fausser la facture et toute la comptabilité qui suit.
3. Comparer la facture
   Pour assurer l'exactitude de la facture durant le processus de validation il est important que la facture concorde avec le bon de commande et le reçu. Cette méthode permet de vérifier que les services et les marchandises mentionnés sur la facture ont été commandés et reçus comme l’indique le bon de commande et qu’il n’y a aucune erreur entre la commande, la livraison et ce qui a été facturé.  De cette façon, en comparant les deux documents vous réussirez à prévenir ces erreurs de facturation. Cela permet aussi de payer en temps et en heure les vendeurs et ainsi créer de bonnes relations.
4. Validation du vendeur
   Enfin, il faut vérifier l’exactitude des informations du vendeur comme le nom, l'adresse, le numéro d’identification etc. C’est aussi l'étape où il est important de bien communiquer avec vos fournisseurs et s’assurer que vous avez tous vos documents en règle. De cette façon, vous gardez de bonnes relations avec vos fournisseurs. 

Les atouts de l’automatisation 

Si la validation des factures fournisseurs est une étape importante, elle est cependant chronophage, complexe et à faible valeur ajoutée. 

De plus, l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) permet d’extraire instantanément les données qu'ils contiennent.  

 Voici quelques atouts à retenir : 

• Faire des économies : En vous assurant que vos factures sont correctes, vous éviterez des coûts supplémentaires. 
• Prévention de fraude : En comparant avec d’autres documents vous pourrez vérifier l'authenticité de votre facture. Cela permet d’améliorer la sécurité et réduire les risques financiers. 
• Précision et efficacité accrues : L'automatisation de la validation des factures réduit le risque d'erreurs humaines et accélère le cycle des comptes fournisseurs. Cela permet de concentrer les ressources du personnel sur des tâches plus stratégiques et d'améliorer l'efficacité globale de votre entreprise.
• Résolution des écarts : En identifiant et en traitant les écarts en amont dans le processus de facturation, vous pouvez éviter que les problèmes escaladent et résoudre les litiges plus rapidement, assurant ainsi le bon fonctionnement des activités commerciales.
• Améliorer la gestion de la trésorerie : En veillant à ce que les paiements soient effectués correctement et en temps voulu, la validation des factures vous aide à améliorer vos prévisions et votre budgétisation et à gérer votre trésorerie de manière plus efficace.

Renforcement des relations avec les fournisseurs : Des paiements ponctuels favorisent la confiance et la fiabilité entre vous et vos fournisseurs. Cela peut apporter de nombreux avantages pour votre entreprise, notamment de meilleures relations avec vos fournisseurs.