Facture d’acompte en comptabilisation : tout savoir
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Selon l’article L289 du Code général des impôts, la facture d'acompte est nécessaire lorsqu’il est convenu d’un versement d’acompte par un client. Elle constitue une preuve de la somme demandée.
Un acompte peut être demandé à un client avant de commencer la prestation de services. Il s'agit d'un acompte sur la facture finale qui sera ultérieurement émise. L'acompte permet au fournisseur de financer l'avance des frais.
L'acompte vous permet de prévoir le financement des frais éventuels liés à la réalisation de la prestation, tout en constituant un engagement de la part de votre client.
Pour connaître le montant de l'acompte il suffit de calculer 30% du montant hors taxe. Le pourcentage retenu doit être mentionné sur le devis (ou bon de commande) et reporté sur la facture d'acompte émise.
A noter, si l'une des parties se rétracte après avoir versé un acompte, elle peut être tenue de payer des dommages-intérêts.
Comment rédiger une facture d’acompte ?
La facture d'acompte doit respecter, comme toute facture, un formalisme précis et doit faire apparaître certaines mentions obligatoires :
- La mention « facture d’acompte »
- La référence au devis initial ou bon de commande signé avec la mention « acompte sur le devis n° »
- Ou, lorsque cela est possible la désignation des produits (articles, quantités, prix unitaire HT...)
- Les coordonnées des deux parties (client et fournisseur)
- Le numéro d'identification à la TVA pour un assujetti à la TVA ou la mention légale adéquate en cas d'exonération de TVA (régime de franchise en base par exemple)
- Le numéro de la facture d'acompte (numérotation des factures obligatoire)
- La date
- Le taux de TVA et la TVA afférente
- Le montant total dû par le client
- L’échéance de règlement ou la mention indiquant l'acquittement de la somme ainsi que les modalités de règlement.
Inclure la TVA
Il n’est plus question de distinguer le régime de la TVA sur les débits et le régime de la TVA sur les encaissements depuis le 1er janvier 2023.
La TVA doit figurer sur la facture d’acompte dès que les biens ou services facturés rendent la TVA applicable.
La TVA est donc due par le fournisseur dès l’instant que l’acompte est encaissé, elle est donc également déductible dès son versement par l'entreprise cliente.
Comment comptabiliser la facture d’acompte ?
Une fois l’acompte payé ou reçu, chaque entreprise est tenue d'entrer la facture en comptabilité. Il est important de connaître les bonnes écritures comptables.
Comptabilisation pour le fournisseur
En tant que fournisseur, vous devez enregistrer l’acompte dès la réception des fonds. À savoir :
- Débiter le compte 512 « Banque » du montant HT de l’acompte
- Créditer le compte 4191 « Clients - Avances et acomptes reçus sur commande » du montant HT de l’acompte.
Il est aussi important de comptabiliser correctement la TVA :
- Débit du compte 4458 « TVA à régulariser ou en attente »
- Crédit du compte 4457 « TVA collectée sur encaissements »
Enfin, les opérations devront être soldées lors de l’émission de la facture définitive :
- Débiter le compte 411 « Clients » du montant HT restant de la facture
- Débiter le compte 4191 « Clients - Avances et acomptes reçus sur commande » du montant HT de l’acompte
- Créditer le compte 706 « Prestations de services » du montant HT de la prestation
- Créditer le compte 44571 « TVA collectée sur encaissements » pour la TVA payée
Comptabilisation pour le client
Lors du paiement d’un acompte, le client doit enregistrer le règlement dans son journal de banque, ce qui implique :
- Débiter le compte 4091 « Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes » du montant du versement
- Créditer le compte 512 « Banque » du même montant
Pour la TVA, les règlements se font sur les comptes suivants :
- Débit du compte 44566 « TVA déductible sur ABS lors du paiement » du montant de la TVA
- Crédit du compte 44586 « TVA déductible lors du paiement » du montant de la TVA
Enfin, lors de la réception et du paiement de la facture finale, il faudra faire apparaître la charge correspondante et solder les comptes avec les opérations suivantes :-
- Débiter le compte 44586 « TVA déductible sur ABS lors du paiement » du montant de la TVA de l’acompte
- Débiter le compte 44566 « TVA déductible lors du paiement » du montant de la TVA payée
- Débiter le compte 604 « Achats d’études et prestations de services » pour le montant payé lors du solde
- Créditer le compte 401 « Fournisseurs » pour le montant HT payé lors de la facture finale
- Créditer le compte 4091 « Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes » du montant de l'acompte
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