Contester une facture: la méthode à suivre
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Les raisons pour lesquelles une entreprise pourrait contester une facture sont diverses : inclure des montants non convenus dans l’offre de prix initiale, des erreurs dans les chiffres ou les calculs, un service incomplet ou incorrect, etc.
Avant d'entamer le processus, il est crucial de se familiariser avec les conditions générales de vente du fournisseur et de comprendre la procédure de contestation de facture spécifique à chaque entreprise.
Pour commencer, il est recommandé de résoudre le problème à l'amiable en contactant le fournisseur par téléphone ou par email. Si aucune résolution n'est atteinte, il est alors nécessaire d'envoyer un courrier par lettre recommandée.
Le courrier de contestation
La contestation d'une facture doit être effectuée par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception ou par email avec accusé de réception, en y annexant une copie de la facture. Il est essentiel de s'assurer que le courrier parvienne à destination avec une preuve de réception.
Dans ce courrier de contestation, il est important de :
- Mentionner le numéro et la date de la facture, ainsi que ceux du bon de commande ou de toute autre documentation pertinente.
- Exposer clairement les motifs de la contestation.
- Demander une facture détaillée pour obtenir plus de précisions.
- Fournir autant de preuves écrites que possible : copies de la facture, du devis signé, du bon de commande ou de livraison, etc.
- Adopter une approche diplomatique et rédiger la lettre de manière courtoise.
Pendant ce processus, il est conseillé de :
- Ne pas renvoyer la facture sans explication supplémentaire.
- Ne pas ignorer la lettre recommandée avec la facture ou son rappel.
- Ne pas contester de manière orale ou par simple courrier sans pouvoir fournir ultérieurement une preuve de cette contestation.
- D’éviter de payer totalement ou partiellement la facture sans réserve.
Le consommateur doit lire, approuver et signer ce contrat, qui devrait inclure des informations telles que les prix des produits et services, le mode de facturation, les conditions générales de vente conformes à la législation sur la protection des consommateurs, le taux de TVA appliqué et les prix toutes taxes comprises.
Un geste commercial…
Même si la facturation est correcte, le consommateur peut parfois demander une réduction du montant de la facture ou un geste commercial dans les cas suivants :
- Le service dépasse les délais prévus.
- Une communication imprécise concernant le coût de l'intervention.
- Un non-respect du prix convenu dans le devis initial.
- Un dommages subis par le consommateur dus à l'entreprise.
Le consommateur a le droit de faire cette demande, qui est considérée comme une requête justifiée plutôt qu'une contestation.
Se rendre au Tribunal…
En cas de contestation de la part du fournisseur, une fois la réclamation envoyée, il est nécessaire d'attendre sa réponse. Selon la nature de celle-ci, il pourrait être nécessaire d'entreprendre des démarches supplémentaires :
- Le Tribunal judiciaire, si le client est un particulier.
- Le Tribunal de commerce, si le client est également un professionnel.
Avant d'engager ces démarches, il est important de comprendre que cette procédure n'est ni gratuite, ni rapide, et loin d'être simple. Le consommateur doit présenter des arguments solides devant le juge, prouvant :
- L'engagement mutuel avec le client, notamment en ce qui concerne la nature et le prix de la prestation (établi par un devis, un bon de commande, etc.).
- La bonne exécution de cet engagement, entraînant le paiement du client (bon de livraison, par exemple).
Si la contestation de la facture est jugée abusive, le fournisseur pourra exiger du client le règlement de la facture impayée, ainsi que des frais de justice et des honoraires d'avocat associés.