Mettre en place le meilleur processus d’achat

Un chiffre d'affaires dépend directement du volume des achats réalisés, il est donc important de comprendre le processus d'achat. Ce processus représente les différentes étapes par lesquelles l'acheteur passe pour acquérir des produits ou services essentiels à son activité. Malheureusement, de nombreuses entreprises négligent de formaliser et de valider un processus d'achat interne, pourtant indispensable à une gestion efficace des achats au sein de l'organisation.

Un processus d'achat bien établi permet d'optimiser les coûts fixes et de réduire les gaspillages. Les achats effectués de manière non structurée, sans plan ni stratégie claire, peuvent entraîner des pertes, en particulier lorsque la responsabilité de la fonction achat est mal définie. Une absence de négociation centralisée et efficace avec les fournisseurs peut également entraîner une augmentation injustifiée des coûts d'approvisionnement pour l'entreprise.

Chaque processus d'achat suit généralement un cheminement logique, commençant par l'identification du besoin de l'acheteur et se concluant par l'exécution du contrat. Voici les étapes typiques : reconnaissance du besoin, rédaction d'un cahier des charges, recherche du produit ou service, sélection des meilleurs fournisseurs, émission de l'appel d'offres, analyse et choix du partenaire adéquat, négociation du contrat, et enfin signature du contrat.

Les étapes à suivre pour un processus d’achat efficace

1. Reconnaissance du besoin

Quand une entreprise identifie un besoin, elle prend la décision d'effectuer un achat pour le satisfaire. Il est nécessaire de bien comprendre les implications de ce besoin afin de rédiger un cahier des charges qui reflète parfaitement ses attentes spécifiques. Une fois que le besoin est clairement défini dans le cahier des charges, les fournisseurs n'ont plus qu'à répondre précisément à chaque point pour formuler leurs propositions.

2. Rédaction d’un cahier des charges

La création d'un cahier des charges détaillé reste la méthode la plus appropriée pour amorcer le processus, bien que cela puisse sembler laborieux au début. La rédaction initiale du cahier des charges revêt une importance capitale pour définir avec précision les besoins de l'entreprise et la nature de sa recherche. Un bon cahier des charges doit établir un cadre clair pour les fournisseurs tout en restant réaliste par rapport à leurs capacités et compétences.

3. Rechercher les meilleurs fournisseurs

Une fois que l'entreprise a identifié son besoin, la deuxième étape du processus d'achat consiste à réaliser un sourcing afin de sélectionner les meilleurs fournisseurs en accord avec la stratégie d'achat établie. Cette étape se déroule en suivant plusieurs critères de sélection :

• Zone géographique
• Santé financière de l’entreprise
• Type d’entreprise (PME, ETI, etc.)
• Critères RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), par exemple l'appartenance à l'Économie Sociale et Solidaire (ESS)
• Vérification des certifications, labels, etc.

L'objectif est de simplifier et accélérer les achats en suivant ces étapes clés :

• Collecter les informations nécessaires pour chaque fournisseur.
• Réaliser un inventaire détaillé pour comparer les différents fournisseurs.
• Vérifier les homologations pour garantir que les fournisseurs sélectionnés répondent aux exigences de l'entreprise.

Les fournisseurs peuvent provenir du réseau déjà établi de l'entreprise ou être sollicités pour la première fois.

4. Lancer l’appel d’offres

Une fois une présélection effectuée, il est temps de lancer un appel d'offres formel auprès de chaque professionnel, typiquement par e-mail, courrier postal ou demande de devis en ligne. Il est recommandé de désigner une équipe chargée de s'assurer que les besoins et les spécificités sont bien compris.

Le courrier d'appel d'offres doit inclure les éléments suivants :

• Toutes les règles et dates régissant l'appel d'offres.
• Le cahier des charges à compléter.
• Les termes et conditions adaptés aux besoins de vos clients acheteurs.
• Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l'entreprise.

À noter : Des annexes peuvent être ajoutées selon le type de produit ou le secteur d'activité concerné.

Cette mise en concurrence des fournisseurs est cruciale pour plusieurs raisons :

• Obtenir une vue d'ensemble des conditions actuelles sur le marché des produits ou services concernés.
• Faciliter le processus de négociation en visant à réduire le coût de la prestation.
• Garantir que l'achat respecte les normes de qualité spécifiées dans le cahier des charges.

5. Analyser et sélectionner son partenaire

Le choix du partenaire le plus adapté doit être réalisé sur la base de l’analyse de plusieurs critères :

• Le coût d’acquisition
• Les capacités d’innovation
• Les délais de livraison ou de mise à disposition, la fiabilité du fournisseur
• La qualité du produit livré
• La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise

6. Négocier le meilleur contrat

Il est essentiel de mettre en place une stratégie d'achat claire en interne afin de mener des négociations efficaces. Ne pas se lancer dans cette étape sans une préparation minutieuse. Il est important d'identifier toutes les clauses administratives et techniques à négocier, ainsi que les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l'accord de votre futur partenaire, créez les conditions optimales pour assurer le succès de votre relation commerciale.

7. Conclure et signer le contrat

La phase finale du processus d'achat implique la rédaction d'un contrat commercial ou d'un bon de commande entre votre entreprise et le fournisseur. Ce document doit intégrer tous les termes des accords conclus lors des étapes précédentes, sans omission, afin d'éviter toute ambiguïté qui pourrait compromettre ultérieurement votre relation commerciale.

Il est important d’inclure :

• Les conditions de rupture du contrat
• La définition des délais et dates butoirs, et la définition de pénalités éventuelles en cas de retard.
• Préciser la juridiction compétente en cas de litige.

La relation commerciale est ainsi scellée jusqu’à rupture du contrat.