Forvaltningsregnskaber: Sådan afslutter du måneden hurtigere

Det giver sig selv, at det at levere nøjagtige forvaltningsregnskaber af høj kvalitet er en vigtig service at kunne tilbyde kunder.

Det gør det muligt for virksomheder at indgive vigtige dokumenter til tiden og få overblik over deres økonomi, så de kan bruge mere tid på stimulerende arbejde, for eksempel at tilbyde kommercielle indblik og rådgivning.

Det har historisk set været en udfordring hurtigt at færdiggøre forvaltningsregnskabet på grund af det papirbaserede revisionsspor, der gjorde, at revisorer blev nødt til at jagte rundt efter manglende data og forklare kategoriseringen af specifikke transaktioner mere i dybden.

Men det store udbud af cloud-baseret regnskabssoftware og -apps har gjort det muligt at lukke det månedlige forvaltningsregnskab hurtigere og nemmere end før.

Vi har samlet nogle tips til, hvordan du holder dig opdateret på de digitale tendenser og derigennem styrker dine kunderelationer. Tro os, dine kunder vil takke dig for det.

Afstem bankkonti med det samme og tjek de originale saldier

Noget af det første, du skal gøre for at forberede dig på månedsafslutningen, er nøje at registrere kassebeholdninger. Dette sikrer, at transaktionerne bliver korrekt kategoriseret.

Det er en god idé hurtigt at sætte flueben ved denne opgave. Hvis du venter for længe, kan hele processen hurtigt trække i langdrag, da du vil blive nødt at gennemgå alle transaktionerne igen – og hvis vi skal være helt ærlige, er det jo faktisk lidt spild af tid.

Derudover skal du forsøge at afstemme bankkonti en til to arbejdsdage efter den periode, der gennemgås.

Det kan anbefales at afstemme banksaldierne, før du kører betalingsrunderne, så du undgår at komme til at betale for noget to gange. Med denne tilgang skal du kun afstemme de transaktioner, der er foretaget siden den sidste betalingsrunde.

Bankudtræk kan spare dig en masse tid, men det er vigtigt at tjekke de originale saldier, eftersom bankudtræk, der importeres til en automatiseret regnskabssoftware, nogle gange kan resultere i, at den samme transaktion fremgår to gange.

Opret en proces for at anmode om periodiseringsposter fra budgetejere og hold dig til den!

Det er vigtigt at registrere periodiseringsposter korrekt i forvaltningsregnskaber, således at virksomhedsudgifter matches med den rigtige periode, og resultater på bundlinjen kan blive ordentligt vurderet.

For afdelingsbudgetejere er det ikke en prioritet at kommunikere værdier for leverede ydelser, der endnu ikke er blevet faktureret. Hvilket giver mening, eftersom de ikke er revisorer.

Marketingafdelinger i hurtigt voksende SaaS-virksomheder kan bruge store summer på digital og konventionel reklamering for at få nye kunder, og hvis dette ikke inkluderes i regnskabet, kan virksomhedens resultater nemt komme til at se bedre ud, end de reelt er.

Revisorer bør arbejde sammen med deres kunder om at identificere, hvilke afdelingsbudgetejere der kan kontaktes for at få adgang til periodiseringsposter regelmæssigt, og om at opsætte en månedlig kalenderpåmindelse, der i god tid minder dem om, at de inden længe skal levere disse værdier (forbered dig på, at der nok skal mere end én påmindelse til).

Når du har fået styr på dette, slipper du for at jagte rundt efter mennesker og data, og det fjerner flaskehalse, der før har forhindret en hurtig månedsafslutning.

Opsæt tilbagevendende kassekladder

Det kan spare dig en masse tid at opsætte tilbagevendende månedlige kassekladder ved hjælp af cloud-baseret regnskabssoftware.

Afskrivnings- og forudbetalingskassekladder plejer at have de samme værdier hver måned og opstår i løbet af flere måneder eller, i tilfælde af anlægsaktiver, år.

Det tager tid manuelt at registrere dem, og de er nemme at glemme, eftersom revisorer ofte jonglerer en lang række vigtige opgaver ved månedsafslutningen.

Så hvorfor ikke gøre dit liv nemmere ved at automatisere dem? 

Udover at det sparer dig tid, reducerer det også risikoen for menneskelige fejl (der ofte opstår grundet ti tommelfingre), når de registreres manuelt under tidspres.

Få kunder til at inkorporere værktøjer til udgiftshåndtering

En af de største udfordringer, når det kommer til at færdiggøre forvaltningsregnskaber hurtigt, er at modtage og få godkendt medarbejderudgifter fra kunder og registrere dem i regnskabssoftwaren.

Faktisk er det ikke bare en udfordring, det er også ekstremt tidskrævende.

Desværre er det stadig meget almindeligt, at udgifter udfyldes i Excel. Medarbejdere registerer de forkerte værdier, flytter dem til den forkerte kategori og mangler ofte at inkludere relevant dokumentation såsom kvitteringer.

Når du dertil lægger sandsynligheden for, at medarbejdere ignorerer deadlines for godkendelse og indsendelse, bliver det tydeligt for enhver, hvordan det at håndtere medarbejderudgifter i et regneark er en umulig opgave, der skriger på forbedring.

Vores softwareløsning kategoriserer også udgifter helt automatisk til den relevante konto og kan importere transaktioner til dit foretrukne regnskabssystem, hvilket sparer dig tid og reducerer risikoen for menneskelige fejl.

Ved at tage de ovennævnte skridt til at forbedre processerne for dit forvaltningsregnskab, kan du give en bedre kundeoplevelse og skabe stærkere kunderelationer.

Det kan også hjælpe dig med at holde på kunder, samtidig med at den tid, I sparer på automatisering, kan bruges på mere værdiskabende opgaver.