Fakturaer er en naturlig del af det at drive virksomhed, men desværre kan der nogle gange opstå situationer, hvor indholdet på fakturaen ikke stemmer overens med de reelle forhold.
Måske er beløbet helt skævt, eller også mangler der vigtige detaljer om, hvad du egentlig har betalt for. Irriterende, ikke?
I dette blogindlæg gennemgår vi processen for at gøre indsigelse mod en faktura – både ud fra modtagerens og afsenderen perspektiv. Vi ser nærmere på, hvornår en indsigelse er gældende, hvordan den bedst fremsættes, og ikke mindst hvordan man som afsender bør forholde sig, når en kunde gør indsigelse.
Uanset hvilken side du befinder dig på, gælder det om at forholde sig professionelt. Ellers ender fejlene hurtigt med at sprede sig som ringe i vandet med bøvl, drama og hovedpine til følge.
Hvad er en indsigelse?
Har du nogensinde modtaget en faktura, hvor noget ikke helt stemte? Måske var prisen forkert, eller måske blev du faktureret for noget, du slet ikke havde modtaget.
Det er her, en indsigelse kommer ind i billedet.
En indsigelse er, når du som kunde gør opmærksom på, at der er en fejl eller et problem med den faktura, du har modtaget. Det kan være alt fra en simpel tastefejl til større misforståelser om leverede ydelser eller produkter.
Konkret er indsigelsen, at du kontakter afsenderen af fakturaen og forklarer problematikken.
Ved at lave en indsigelse – som du skal kunne dokumentere at have lavet – kan den pågældende faktura ikke sendes til inkasso, før uenigheden er afklaret.
Hvornår er en indsigelse gældende?
En indsigelse mod en faktura er kun gyldig, hvis den fremsættes på korrekt vis overfor fakturaudstederen. Det er ikke tilstrækkeligt blot at undlade at betale fakturaen.
Du skal aktivt gøre indsigelse ved at sende en begrundet og officiel henvendelse til afsenderen af fakturaen. Det er bedst at gøre det skriftligt for at undgå misforståelser.
I denne indsigelse skal du klart tilkendegive, at du ikke anerkender gyldigheden af den fremsendte faktura. Begrund dine indsigelsespunkter udførligt, eksempelvis ved at påpege forkerte beløb, manglende varespecifikationer eller andre kontraktbrud, som fakturaen ikke stemmer overens med.
Indsigelsen skal fremsættes inden forfaldsdatoen på fakturaen for at være gyldig.
Hvad gør jeg, hvis jeg modtager en indsigelse mod en faktura?
Lige så vel som du kan lave en indsigelse på en faktura, du har modtaget, kan andre også lave indsigelser på de fakturaer, du sender afsted.
Så hvad gør man, hvis man står i den uheldige situation?
Det første, du bør gøre, er at gennemgå kundens begrundelse for indsigelsen grundigt. Vær åben for, at der kan være begået fejl, og undersøg de påpegede punkter i dybden. Tjek dine ordrer, priser, varespecifikationer og alle øvrige forhold grundigt igennem.
Hvis du kan anerkende, at indsigelsen er berettiget, skal du hurtigst muligt udstede en kreditnota til modregning af den oprindelige faktura. Herefter kan du fremsende en korrigeret faktura med de rette beløb, specifikationer osv. Vær tydelig i kommunikationen til kunden om, hvad du har rettet.
Hvis du derimod vurderer, at indsigelsen er uberettiget, skal du ligeledes reagere skriftligt og klart redegøre for, hvorfor du fastholder kravets berettigelse overfor kunden. Vedlæg gerne underbyggende dokumentation.
Er der tale om en mindre uoverensstemmelse, kan du prøve at finde en gensidigt acceptabel løsning, selvom du mener at have dit på det rene. Et velbevaret kundeforhold kan være mere værd i det lange løb, end det beløb indsigelsen handler om.
Uanset udfaldet, så vær professionel og undgå en unødigt konfronterende tone. En sag om en indsigelse bør behandles velovervejet og sagligt. Det er bedre at løse en eventuel tvist på en ordentlig måde frem for at lade det ekspandere til en egentlig retssag.
Hvis du allerede har sendt sagen til inkasso, bør du overlade den resterende kommunikation til dem. De er erfarne og specialiserede indenfor området og kan effektivt håndtere kommunikation på en professionel måde. Samtidig undgår du at blive en del af unødige konfrontationer.
Sådan undgår du indsigelser mod dine fakturaer
Som leverandør ønsker du selvfølgelig at undgå at modtage indsigelser fra dine kunder vedrørende de fakturaer, du sender. Dels kræver indsigelser ekstra administrativt arbejde, men det kan også skade forholdet til kunden, hvis håndteringen ikke er professionel.
Derfor er der nogle forholdsregler, du kan tage, hvis du gerne vil minimere risikoen for at modtage indsigelser.
-
Tydelige aftaler: Sørg for, at alle aftaler med dine kunder er skriftlige og klart definerede. Det inkluderer både priser, betalingsbetingelser, leveringsomkostninger og eventuelle andre relevante detaljer. Jo mere detaljeret og præcis kontrakten er, desto mindre risiko er der for misforståelser.
-
Klar kommunikation: Vær tydelig i din kommunikation med kunden omkring ændrede vilkår, prisstigninger eller andre forhold, der kan påvirke faktureringen. Proaktiv kommunikation er vejen frem, i stedet for at vente på at kunden selv opdager ændringer eller afvigelser. Jo mere transparent du er, desto mindre er risikoen for indsigelser senere.
-
Nøjagtig fakturering: Dobbeltcheck altid dine fakturaer for at sikre, at alle oplysninger er korrekte. En enkelt tastefejl kan være anledning til en indsigelse. Så vær sikker på, at kundens navn og adresse, fakturadato, beskrivelse af varer eller tjenester, mængder, priser og moms står fuldkommen korrekt på fakturaen. Brug et pålideligt faktureringssystem for at reducere risikoen for fejl.
-
God kundeservice: Vær imødekommende og lyttende over for kundens henvendelser. Ved at udvise god kundeservice og forståelse for eventuelle indsigelser vil du kunne løse de fleste tvister i mindelighed.
-
Opfølgning: Efter at have sendt fakturaen kan det være en god idé at følge op med en venlig påmindelse eller en opfølgende e-mail, der bekræfter, at kunden har modtaget fakturaen og forstår indholdet. Det giver kunden mulighed for at stille spørgsmål eller lufte bekymringer, før betalingen forfalder.
Ved at kommunikere tydeligt og åbent med dine kunder om alle aspekter af faktureringen kan du minimere risikoen for indsigelser og sikre en mere problemfri faktureringsproces.
