Alt du skal vide om kontering

Kontering er hjørnestenen i ethvert regnskab – det er processen, hvor du placerer hver enkelt indtægt og udgift på den rigtige konto, så dit regnskab giver mening og ikke blot er en samling tilfældige tal.

I denne guide får du styr på, hvad kontering er, hvorfor det er vigtigt, hvordan det hænger sammen med kontoplanen, og hvordan moderne værktøjer som Pleo kan gøre livet lettere for både dig og dine kolleger.

• Kontering placerer hver indtægt og udgift på den korrekte konto, så regnskabet giver mening.
• En kontoplan er strukturen af konti i virksomheden, som angiver, hvor forskellige typer transaktioner skal registreres.
• Samspillet mellem kontoplan og kontering skaber overblik, styrer detaljeringsgrad og gør rapportering og budgettering præcis.
• Formålet med kontering er at sikre compliance, økonomisk overblik, datagrundlag til beslutninger og effektiv administration.

Hvad er kontering?

Kontering er processen med at placere en indtægt eller udgift på den rigtige konto i din virksomheds regnskab. Det er som at sortere dine regninger i mapper, men bare digitalt og med specifikke regler.

Når du køber kontorartikler for 500 kr., skal de 500 kr. ikke bare registreres som "en udgift". De skal konteres til den specifikke konto for kontorartikler (f.eks. konto 6810). Når du sælger en vare for 10.000 kr., skal omsætningen konteres til en salgskonto (f.eks. konto 1000), og momsen skal konteres særskilt til momskontoen (f.eks. konto 2510).

Et konkret eksempel: Din medarbejder køber kaffe til kontoret for 250 kr. inkl. moms. Konteringen ser sådan ud:

• 200 kr. konteres på konto 6840 (Personaleforplejning)
• 50 kr. konteres på konto 2520 (Købsmoms – ikke fradragsberettiget)

Uden korrekt kontering ville dit regnskab være én uoverskuelig samling tal uden mening. 

Du ville ikke kunne se, hvor mange penge du bruger på markedsføring kontra kontorartikler. Du kunne ikke lave budgetter eller følge op på udgifter. Og din revisor ville græde.

Hvad er en kontoplan?

En kontoplan er den faste struktur af konti, som din virksomhed bruger til at organisere alle indtægter, udgifter, aktiver og passiver. Tænk på den som et bibliotekssystem, hvor hver bog (transaktion) har sin faste plads på en bestemt hylde (konto).

I Danmark bruger de fleste virksomheder en standardkontoplan, der er bygget op efter samme logik. Hver konto har et nummer (typisk 4 cifre) og et navn, der beskriver, hvad der hører hjemme på kontoen.

Digitale kontoplaner med Pleo

I stedet for at vente til månedens udgang med at kontere alle udgifter, kan konteringen ske løbende – præcis når udgiften opstår. Det er her Pleo kommer ind i billedet.

Når du bruger Pleo til udgiftsstyring, opretter du kategorier, der afspejler din virksomheds kontoplan. En kategori kunne være "Transport" eller "Kontorartikler" – og bag hver kategori ligger der et kontonummer fra din kontoplan samt den relevante momskode.

Sådan fungerer det i praksis: Når din medarbejder køber noget med sit firmakort fra Pleo, scanner vedkommende kvitteringen i Pleo-appen og vælger den relevante kategori. Dermed konterer medarbejderen faktisk udgiften selv, uden at skulle kende til kontonumre eller regnskabsprincipper. De vælger bare "Transport" eller "Kontorartikler", og Pleo sørger for at det konteres korrekt på de bagvedliggende konti.

Fordelen er åbenlys: Det der før tog 5 minutter per kvittering (find kvittering, identificer udgift, vælg konto, tjek moms, bogfør) sker nu automatisk på få sekunder. Og fordi konteringen sker løbende, har du altid et opdateret billede af din økonomi og ikke først når bogholderen har tid til at taste det hele ind.

Læs mere om, hvordan du opsætter kategorier i Pleo

Hvordan hænger kontoplan og kontering sammen?

Kontoplanen og kontering er som Batman og Robin – de fungerer bedst sammen. Hvis kontoplanen er systemet af mapper, så er kontering handlingen med at lægge dokumenterne i de rigtige mapper.

Kontoplanen giver strukturen: Den fortæller dig, hvilke konti der findes i din virksomhed. Den siger: "Vi har en konto til transport (6910), en konto til markedsføring (6410) og en konto til kontorartikler (6810)."

Konteringen udfylder strukturen: Når du konterer, placerer du dine faktiske udgifter og indtægter på de konti, som kontoplanen har defineret. Du siger: "Denne udgift på 500 kr. hører hjemme på konto 6810."

Uden kontoplanen ville du ikke vide, hvor du skulle placere udgifterne. Uden konteringen ville kontoplanen bare være en tom skabelon uden reelle tal. Det er samspillet mellem de to, der skaber dit regnskab.

Kontoplanen styrer detaljeringsgraden

Jo flere konti du har i din kontoplan, jo mere detaljeret kan din kontering være. Nogle virksomheder vælger en simpel tilgang:

• Konto 6410: Al markedsføring

Andre virksomheder vil have en højere detaljegrad og opdeler derfor kontoen:

• Konto 6411: Online annoncering
• Konto 6412: Printannoncer
• Konto 6413: Messer og events

Begge tilgange er korrekte, men de giver forskellige muligheder for analyse. Med den detaljerede kontoplan kan du se præcis hvor meget du bruger på online annoncering kontra messer. Med den simple kan du kun se den samlede markedsføringsudgift.

Hvad er formålet med kontering?

Formålet med kontering er ikke at give dig mere arbejde – selvom det måske kan føles sådan – men at skabe overblik og kontrol over virksomhedens økonomi. Hver eneste kontering tjener flere konkrete og vigtige formål for din virksomhed.

• Fuld compliance: Det er her, du sikrer dig, at alle momsregler og krav til årsrapportering er opfyldt. Korrekt kontering betyder, at du har et lovpligtigt og komplet revisionsspor for hver eneste krone, der er kommet ind og ud af din virksomhed.
  
  
• Økonomisk overblik og styring: Kontering giver dig konkret indsigt i, hvor pengene går hen. Du kan trække rapporter for transport, markedsføring eller kontorartikler, sammenligne over tid og opdage uventede udgifter tidligt, så du kan reagere, før problemerne vokser.
  
  
• Budgettering: Med korrekt kontering kan du lave realistiske budgetter og forudse cashflowet. Historiske data viser præcist, hvor pengene bruges, hvilket gør planlægning og likviditetsstyring langt mere pålideligt end gætteri.
  
  
• Beslutningsgrundlag: Kontering skaber et solidt datagrundlag til forretningsbeslutninger: Hvilke udgifter kan reduceres? Hvilke produkter giver det bedste afkast? Med detaljeret kontering ser du, hvad der faktisk tjener penge.
  
  
• Effektiv administration: Konterer du rigtigt, sparer du tid: Bogføringen går hurtigere, månedsluk klares uden stress, og årsafslutningen bliver overskuelig. Moderne værktøjer som Pleo gør processen endnu mere automatiseret og fejlsikker.

Ja, det kræver disciplin at kontere korrekt. Men investerer du tiden i at gøre det rigtige, får du et fundament for god økonomistyring, der betaler sig mange gange tilbage.

De klassiske faldgruber i kontering og hvordan du undgår dem

Selvom kontering kan virke ligetil, sniger der sig ofte fejl ind, som kan give dig hovedpine senere –  selv for den mest disciplinerede bogholder. 

Her er de mest almindelige faldgruber, og hvordan du kan styre uden om dem:

1. Forkert konto: Mange konterer udgifter på den forkerte konto, f.eks. at markedsføringsudgifter havner under kontorartikler. Løsningen? Sørg for en tydelig kontoplan, og brug kategorierne i dit system til udgiftshåndtering (PS: Pleo kan automatisk foreslå den rigtige konto).
2. Manglende dokumentation: Uden bilag eller den korrekte faktura kan du ikke forsvare konteringen over for revisor eller SKAT. Scan og gem alt digitalt – og sørg for at koble det til den rigtige transaktion.
3. Udeladelse af moms: En klassiker er at glemme købsmoms eller registrere den forkert. Hold styr på momsreglerne, og lad systemet hjælpe dig med automatisk beregning.
4. Inkonsekvent praksis: Hvis medarbejdere konterer på forskellig vis, bliver regnskabet hurtigt uoverskueligt. Standardiser konti og kategorier, og oplær alle i, hvordan de skal bruge systemet.
5. For få eller for mange konti: En alt for simpel kontoplan giver lidt indsigt, mens alt for mange konti bliver uoverskueligt. Find balancen – detaljer nok til indsigt, men ikke så mange, at du drukner i valg.

Kort sagt: disciplin, konsekvens og de rigtige digitale værktøjer er dine bedste venner. Invester lidt tid nu, og undgå frustrationer og ekstraarbejde senere – samt gråd fra revisoren.