Hvad er procurement? Den store guide
- Procurement dækker ikke blot over indkøb, men er en strategisk proces der optimerer hele forsyningskæden og skaber langsigtet værdi gennem analyse af markedstendenser, risikostyring og leverandørrelationer.
- Procurement kan være med til både at reducere omkostninger, minimere risici og styrke bæredygtighed ved at fokusere på totale omkostninger og etablere stærke leverandør-partnerskaber.
- For at lykkes med procurement kræves en klar strategi med definerede processer, målsætninger og implementeringsplan, samt løbende opfølgning på leverandørperformance gennem KPI'er.
I denne omfattende guide får du indblik i, hvordan procurement fungerer, hvilke forskellige typer der findes, og hvordan du opbygger en effektiv procurement-strategi.
Læs med og bliv klogere på, hvordan procurement kan udvikle din virksomhed og give dig en afgørende konkurrencefordel gennem en strømlinet og effektiv indkøbsproces.
Hvad er procurement?
Når du hører ordet "procurement", tænker du måske umiddelbart på indkøb. Men det er vigtigt at vide, at procurement drejer sig om mere og andet end ‘blot’ at købe varer og ydelser til din virksomhed.
Procurement er en strategisk proces, der har til opgave at optimere hele forsyningskæden og skabe langsigtet værdi for din organisation.
Forskellen på almindeligt indkøb og procurement ligger i selve tilgangen og rækkevidden.
Hvor traditionelt indkøb typisk har fokus på den enkelte transaktion – altså at købe de rigtige varer til de rigtige priser – omfatter procurement hele processen fra behovsidentifikation til leverandørstyring og kontraktadministration.
På det taktiske niveau handler procurement om at sikre virksomhedens daglige gang. Altså at identificere behov, vælge leverandører, forhandle kontrakter og administrere ordrer.
Men det er på det strategiske niveau, at moderne procurement virkelig skiller sig ud. Her arbejder du med langsigtet planlægning, udvikling af leverandørrelationer og alignment med virksomhedens overordnede mål.
Hvis du er procurement-ansvarlig, er du altså en nøgleperson i virksomhedens strategiske beslutninger. Du analyserer markedstendenser, vurderer risici og muligheder, og udvikler strategier, der understøtter virksomhedens vækst og konkurrenceevne.
Din rolle er at sikre, at virksomheden ikke bare får de bedste priser, men også opbygger robuste forsyningskæder og innovative partnerskaber.
Hvorfor er procurement vigtigt?
Procurement er en proces, der kan drive værdiskabelse på tværs af virksomheden.
Dels kan du hjælpe virksomheden med at spare penge.
Men når vi taler om at spare penge, handler det altså ikke kun om at presse priserne. Det handler om at forstå de totale omkostninger (TCO - Total Cost of Ownership) og finde besparelsesmuligheder i hele værdikæden.
Ved at analysere forbrugsmønstre, konsolidere indkøb og standardisere processer kan du opnå markante besparelser uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Procurement spiller også en stor rolle i virksomhedens risikostyring.
I den henseende bør du identificere og håndtere risici relateret til jeres leverandører proaktivt. Det kan dreje sig om alt fra for stor leverandørafhængighed til cybersikkerhed eller compliance-krav.
Det vigtige er, at du får taget stilling til, hvilke risici der er, og hvordan de bør håndteres. Det kan f.eks. være, at du skal kigge på at diversificere leverandørbasen for at beskytte virksomheden mod forstyrrelser i forsyningskæden.
Læs mere: Sådan laver du en risikoanalyse
Du har måske ikke tænkt over det, men relationen til dine leverandører er faktisk en strategisk ressource. De rigtige leverandører kan være kilde til innovation, ekspertise og nye muligheder. Derfor er det vigtigt, at du finder de rigtige partnere og får opbygget samarbejdsmodeller, der skaber værdi for begge parter.
Procurement er også særligt vigtigt i forhold til dine indsatser omkring bæredygtighed og CSR.
Disse områder har måske tidligere været nice-to-have, men i dag er de for mange virksomheder super vigtige. Derfor er det afgørende, at du sikrer en ansvarlig forsyningskæde, der lever op til både lovkrav og de forventninger der er internt i virksomheden.
Hvordan fungerer procurement?
Procurement-processen kan være relativt omfattende. Så er du advaret.
Herunder har vi brudt processen ned i detaljerede afsnit, så du – forhåbentligt – nemmere kan danne dig overblik.
1. Kortlægning af behov
Det første skridt i procurement-processen er at kortlægge, hvilke behov virksomheden har.
Her er det vigtigt, at du får snakket grundigt med de forskellige afdelinger, så du er helt skarp på, hvad deres krav og forventninger er. Det kan omfatte alt fra materialer til produktion og IT-tjenester, til kontorudstyr og eksterne konsulentydelser.
I denne fase er det særligt vigtigt, at du får en god fornemmelse for, hvad der er need to have og nice to have – og at du samtidig er god til at udfordre antagelser om behov, når det er relevant.
Denne grundlæggende behovsanalyse hjælper dig med at sikre, at I finder de rigtige løsninger og ikke ender med unødvendige indkøb.
2. Leverandørvalg
Når behovene er identificeret, er det næste trin at vælge de rigtige leverandører.
Det er vigtigt at gennemføre en grundig undersøgelse af forskellige leverandører og deres evne til at levere de ønskede varer og ydelser til den bedste pris og kvalitet.
Evalueringen kan omfatte aspekter som leverandørens erfaring, referencer, finansielle stabilitet og evne til at opfylde specifikke krav.
3. Forhandling
Forhandlingsfasen er afgørende. Ikke kun i forhold til at opnå den bedste pris, men også i forhold til at skabe en aftale, der er bæredygtig for begge parter.
For mange er pris – selvfølgelig – et utroligt vigtigt parameter, men du skal passe på med ikke at lade dig forblænde – eller afskrække – af prisen.
Det er således vigtigt, at du formår at balancere forskellige parametre som pris, kvalitet, leveringssikkerhed og serviceniveau, så du ender med den løsning, som samlet set udgør den bedste pakke.
4. Kontrakter
Når forhandlingerne er afsluttet, er det afgørende at formalisere aftalen med en kontrakt.
Kontrakten skal tydeligt beskrive de aftalte vilkår og betingelser og sikre, at begge parter er forpligtet til at opfylde deres del af aftalen. Præcise kontrakter er afgørende for at undgå misforståelser og konflikter senere i processen.
5. Evaluering og opfølgning
Man kunne fristes til at tro, at når kontrakten er underskrevet, så er procurement-processen overstået – men det er altså ikke tilfældet.
Det er vigtigt, at du opretholder et tæt samarbejde med leverandørerne og følger op på deres performance. Du kan derfor med fordel etablere nogle klare KPI’er og processer for samarbejdet, som I løbende kan følge op på.
Det kan f.eks. være at kigge på, om leverandørerne overholder kontrakten, leverer varer og ydelser til tiden og i øvrigt opfylder de aftalte kvalitetsstandarder.
De forskellige typer af procurement
Procurement kan kategoriseres på flere måder, afhængigt af hvad der indkøbes.
I arbejdet med procurement er det vigtigt, at man kan skelne mellem disse forskellige typer procurement, da hver type kræver sin egen tilgang og strategi.
- Direkte procurement
Direkte procurement refererer til indkøb af alt, der er nødvendigt for at producere et færdigt produkt. For en produktionsvirksomhed kan det omfatte materialer og komponenter. For en detailvirksomhed kan det inkludere varer købt fra en grossist.
Her er leveringssikkerhed og kvalitet ofte lige så vigtige parametre som pris. Du skal have særligt fokus på risici i forsyningskæden og ofte arbejde tæt sammen med produktion og produktudvikling. - Indirekte procurement
Indirekte procurement involverer typisk indkøb af ting, der er essentielle for den daglige drift, men som ikke direkte bidrager til virksomhedens bundlinje. Det kan omfatte alt fra kontorartikler og møbler til reklamekampagner og konsulentydelser.
Her er det særligt vigtigt at fokusere på kontraktstyring og performance-monitorering, da leverancerne ofte er mindre håndgribelige end ved vareindkøb.
Uanset om der er tale om direkte eller indirekte procurement, har virksomheder brug for to typer af indkøb:
- Varekøb
Varekøb henviser primært til indkøb af fysiske varer, men det kan også omfatte andre ting som software-abonnementer. Varekøb kan både være af direkte og indirekte karakter. Direkte varekøb er varer, der bruges i produktionen, mens indirekte varekøb er varer til drift eller administration. - Ydelseskøb
Ligesom varekøb er der to typer af ydelseskøb: direkte og indirekte. Begge typer refererer til tjenester, der leveres af mennesker. Direkte ydelseskøb kan referere til arbejdskraft, der er direkte involveret i virksomhedens aktiviteter. Indirekte ydelseskøb kan omfatte ting som on-site-sikkerhed for at beskytte lokalerne.
Sådan lægger du en god procurement-strategi
Som du nok allerede kan fornemme, er det en god idé at lægge en god og grundig procurement-strategi. En strategi der gerne skal være skræddersyet til din organisations behov og målsætninger.
Men hvordan gør man så det?
Godt du spørger. Herunder får du en struktureret tilgang til at udvikle en strategi, der skaber reel værdi for din virksomhed.
Trin 1: Kortlæg nuværende situation
Din første opgave er at skabe et klart billede af organisationens nuværende indkøbsprocesser.
Lav derfor en detaljeret analyse, der kortlægger hvor og hvordan I bruger jeres indkøbsbudget. Kortlæg jeres største omkostningsdrivere og analysér jeres eksisterende leverandørbase.
Vurdér hver leverandørs performance ud fra kriterier som leveringssikkerhed, kvalitet og pris.
Denne analyse giver dig det nødvendige fundament for at finde de punkter, hvor der er potentiale for forbedring.
Trin 2: Skab alignment med forretningen
Din procurement-strategi skal understøtte virksomhedens overordnede målsætninger.
Hold derfor møder med ledelsen og de vigtigste stakeholders for at forstå deres prioriteter og forventninger. Afklar hvordan procurement konkret kan bidrage til centrale forretningsmål som vækst, innovation og bæredygtighed.
Det sikrer ikke bare opbakning til din strategi, men også at dine initiativer skaber reel værdi for forretningen.
Trin 3: Etabler klare og veldefinerede indkøbsprocesser
En vigtig praksis er at etablere klare og velstrukturerede indkøbsprocesser.
Det inkluderer blandt andet at definere roller og ansvarsområder for indkøbsafdelingen og andre interessenter, fastsætte krav til godkendelsesprocedurer og implementere retningslinjer for leverandørvalg og kontraktforhandlinger.
Trin 4: Definér klare målsætninger
Opstil specifikke, målbare mål for din procurement-proces.
Inkludér både:
- Finansielle mål
- Operationelle mål
- Strategiske mål
Fastlæg KPI’er for hvert mål og implementer en systematisk opfølgning på performance.
Trin 5: Udarbejd implementeringsplan
Lav en detaljeret køreplan for implementering af din strategi. Prioritér dine initiativer baseret på en kombination af potentiel værdi og hvor kompleks implementeringen er.
For hvert initiativ skal du:
- Definere klare milepæle og deadlines
- Tildele ansvar og ressourcer
- Identificere potentielle risici og udfordringer
Trin 6: Implementér og følg op
Hvis du kan, bør du starte implementeringen med hurtige sejre for at skabe momentum. Lav en styregruppe, der kan håndtere udfordringer og sikre fremdrift.
Husk også på, at teknologi og automatisering spiller en stadig større rolle i effektiv procurement. Implementering af indkøbssystemer og automatisering af processer, som for eksempel elektronisk bilagshåndtering , ordrebehandling og fakturering, kan derfor reducere manuelle fejl og øge effektiviteten.
Følg systematisk op på dine KPI'er og juster din strategi baseret på de opnåede resultater og erfaringer.
Hvert af disse trin er vigtige for at skabe en succesfuld procurement-strategi. Ved at følge denne strukturerede tilgang sikrer du, at din strategi både er ambitiøs og realiserbar.