Nøglen til at reducere udgifter effektivt kan koges ned til kommunikation

Kun få ting kan få alarmklokkerne til at ringe i dit team på arbejdspladsen, og en af dem er den frygtindgydende snak om “besparelser”. 

I takt med at virksomheder fortsat skal kunne navigere i usikre økonomiske tider, kommer det ikke som nogen overraskelse, at budgetterne hele tiden bliver revideret. Men det gør ikke pillen lettere at sluge. 

Når en virksomhed ønsker at skære ned på dens udgifter, har folk en tendens til at blive handlingslammede, og det kan komme til at gøre ondt på virksomheden. Det siger Caroline Matthews, som COO hos Koto, et digitalt bureau med speciale i branding.

“I stedet handler det mere om at ændre adfærd end om at fortælle nogen, at der er noget, de ikke kan gøre.”

Beslut, hvilke budgetter der skal spares på først

Det er ikke nogen nem opgave. For hvordan ved man, hvor man skal begynde, og hvilke budgetter man kan skære ned på først, uden at det afføder panik eller får uheldige konsekvenser?

Når det kommer til besparelser, kan en holistisk tilgang være mere gavnlig.

Caroline Matthews, COO hos Koto, forklarer: 

“‘Unødvendige udgifter’ er et besynderligt udtryk. Jeg mener, at man bør gennemgå alle udgifter for at finde ud af, hvor vigtige de er, hvor værdifulde de er for virksomheden, og hvilken rolle de spiller.”

“På mikroniveau kan man gennemgå udgifter, der kommer ind fra en bestemt person eller som går til en bestemt begivenhed. Derefter kan man stille spørgsmålstegn ved, hvad de ting er. Det kan koges ned til kommunikation: Hvad er det her til? Hvilken roller spiller det i virksomheden? Og hvad er den sande effekt? Og hvis alle de ting er positive, så er det en nødvendig udgift. Det handler bare om at være opmærksom.”

I mange virksomheder er det desværre som regel de menneskeorienterede udgifter, der først får sparket.

“Man er nødt til at forstå konsekvenserne, når man skærer ned på udgifter. De mest åbenlyse ofre for besparelser, er de ‘sjove’ ting, og det er trist, fordi mennesker er den centrale nerve i virksomheden, og det er helt afgørende at sikre, at de bliver belønnet.”

Få alle over på samme side

Da budgetter løbende skal revurderes, kan der være udsving i, hvad dit team kan og ikke kan bruge penge på – uanset om det er hoteludgifter, flyrejser eller abonnementer. Når der skal opsættes forbrugsgrænser, er der meget at overveje og meget at orientere dit team om.

“Det at skære ned på udgifterne i virksomheden skal først evalueres fra et makroniveau, og derefter kan man arbejde sig ned i detaljerne med, hvordan man rent faktisk gør det i praksis,” siger Caroline.

“Man er nødt til at finde ud af præcist, hvor disse besparelser er, så man kan give reel vejledning og forventningsafstemme, hvorfor besparelserne skal implementeres. Gå derefter til afdelingslederne, opbyg politikker, og giv folk vejledning og en rettesnor, så de forstår det.” 

En metode til at få folk over på den samme side er at skabe en skræddersyet indkøbspolitik. På den måde kan dine medarbejdere købe det, de har brug for til deres arbejde, uden at skulle igennem en masse forhindringsbaner for at få godkendelse eller retfærdiggøre visse køb. 

En effektiv indkøbspolitik indeholder regler og tips til, hvordan virksomhedens penge kan bruges. Ikke alene hjælper det med at få alle over på den samme side – det hjælper også med at undgå uheldigt overforbrug.

Implementer kontrolfunktioner for at reducere unødvendigt forbrug 

Kunne du tænke dig at lære mere om, hvordan kontrol kan hjælpe dig med at spare penge på udvalgte budgetter? Tilmeld dig vores nyeste serie The new way of finance for at få adgang til Carolines komplette video – plus tre andre videoer fra fire nytænkende økonomieksperter.