Pleo forklarer: Sådan håndterer du diæter og rejseudgifter digitalt

Diæter og rejseudgifter kan hurtigt blive komplicerede at håndtere. Især når du skal vælge mellem diæter og refusion af faktiske rejseudgifter. Hver model har nemlig sine fordele, og det rigtige valg afhænger derfor typisk af virksomhedens rejsepolitik og medarbejdernes behov.

I denne guide gennemgår vi forskellen på diæter og rejseudgifter, og hvordan du med Pleo kan håndtere begge dele digitalt.

Artiklens vigtigste pointer:

• Forstå forskellen på diæter og rejseudgifter: Diæter udbetales som en fast dagssats, mens rejseudgifter refunderes efter kvittering.
  
  
• Sådan vælger du den rigtige model: Diæter er ofte enklere ved mange små udgifter, mens rejseudgifter giver mere detaljeret dokumentation.
  
  
• Registrér udgifter digitalt i Pleo: Både du og dine medarbejdere kan betale med jeres Pleo-kort eller registrere udlæg direkte i appen.
  
  
• Få bedre overblik over rejseudgifter: Pleo samler registrering, godkendelse og tilbagebetaling i ét workflow, så økonomiteamet sparer tid på administration.

Hvad er diæter på en forretningsrejse?

Diæter, også kendt som skattefrie rejsegodtgørelser, er en fast daglig godtgørelse til medarbejdere, der rejser i arbejdstjeneste.

Formålet med diæterne er at dække over mindre udgifter som kost og andre daglige småfornødenheder, som både gælder for rejser i ind- og udland.

For at få udbetalt diæter, skal rejsen opfylde Skattestyrelsens kriterier for en "forretningsrejse". Kriterierne indebærer at:

• Din rejse skal som minimum vare 24 timer
• Du skal overnatte et andet sted end din egen bopæl
• Du skal have en sædvanlig bopæl
• Du skal have et midlertidigt arbejdssted under rejsen

Når du eller dine medarbejdere bruger diæter, er der normalt ikke krav om kvitteringer for de enkelte udgifter. I stedet skal du kunne dokumentere rejsens formål, destination og tidspunkt. Det kan eksempelvis give mindre administration‚ og mindre detaljeret dokumentation af de enkelte udgifter.

Læs mere og se aktuelle satser i vores store guide til diæter.

Hvad betyder “betaling pr. udgift”?

Hvis du eller dine medarbejdere selv lægger ud for rejseudgifter, også kendt som faktiske udgifter eller Udlæg, er korrekt dokumentation som kvitteringer derimod påkrævet.

Med Pleo er både registrering og tilbagebetaling af rejseudgifter gjort enormt nemt, og du bestemmer derfor selv hvordan og hvornår dine medarbejdere bliver tilbagebetalt.

Sådan fungerer Udlæg i Pleo:

Diæter vs. rejseudgifter: Hvad er forskellen?

Det er vigtigt at kende forskellen mellem diæter og rejseudgifter. For at giver dig et klart overblik over forskellene, får du her en sammenligning af modellerne i tabellen:

Ud fra sammenligningen kan det konkluderes, at diæter fungerer bedst, når:

• Du eller dine medarbejderer er på længere rejser
• Der opstår mange små udgifter undervejs
• Din virksomhed ønsker en enkel løsning

Derfor giver rejseudgifter bedre mening, når:

• Udgifterne varierer meget
• Din virksomhed ønsker fuld dokumentation
• Udgifterne er højere eller mere komplekse

Heldigvis fungerer begge modeller godt i praksis, selvom de håndteres forskelligt.

Nemt og enkelt: Sådan rejser vores Pleo-kunder

Sådan håndterer du diæter og rejseudgifter digitalt i Pleo

Når din virksomheds rejseudgifter skal håndteres, kan du vælge mellem to forskellige modeller: diæter eller refusion af rejseudgifter/udlæg.

Uanset hvilken model du vælger, kan begge processer nemt håndteres digitalt i Pleo:

1. Betal rejseudgifter direkte med et Pleo-kort

Hvis dine medarbejdere betaler udgifter som flybilletter, hotelophold eller måltider med deres Pleo-kort, registreres udgiften automatisk i systemet. På den måde kan finansafdelingen nemt følge med i alle transaktioner i realtid.

Det gør det blandt andet muligt at opsætte forbrugsgrænser eller godkendelsesflows efter behov.

2. Registrér private udlæg i appen

Hvis en medarbejder betaler en udgift med sit eget kort, kan udgiften registreres som et udlæg i Pleo-appen. Her skal medarbejderen blot tage et billede af kvitteringen, hvorefter Pleos OCR-teknologi automatisk registrerer oplysninger som dato, beløb og leverandør.

3. Godkend og tilbagebetal udgifter

Når udgiften er registreret, sendes den til godkendelse hos dig som administrator. Når du har godkendt udgiften, kan tilbagebetalingen ske direkte til medarbejderens bankkonto via Pleo.

4. Brug diæter når kvitteringer ikke er nødvendige

Hvis din virksomhed ønsker at bruge diæter, udbetales der en fast sats pr. døgn. Her behøver de enkelte udgifter ikke registrering. Til gengæld er det meget vigtigt at rejsens formål, destination og varighed dokumenteres.

Det tillader virksomheder at samle både rejseudgifter og diæter i ét digitalt workflow, hvor registrering, godkendelse og tilbagebetaling sker samme sted.

Sådan brugte Bonzer Pleo til at håndtere marketingudgifter på mere end 700.000 euro.

Hvornår bør du vælge diæter frem for rejseudgifter i Pleo?

Valget mellem diæter og rejseudgifter af faktiske udgifter afhænger af, hvordan du og dine medarbejdere rejser, og hvor detaljeret dokumentation din virksomhed har brug for.

For eksempel kan diæter være en god løsning, når du eller dine medarbejdere ofte er på længere forretningsrejser, hvor der opstår mange mindre udgifter til måltider og andre småfornødenheder.

Her kan en fast dagssats gøre processen enklere, fordi medarbejderne ikke behøver gemme kvitteringer for hver enkelt udgift.

Rejseudgifter giver derimod bedre mening, hvis udgifterne varierer meget fra rejse til rejse, eller hvis virksomheden ønsker fuld dokumentation for alle udgifter. Det gælder eksempelvis hotelophold, transport eller større måltider.

Mange virksomheder vælger en kombination af de to modeller, hvor de bruger diæter til mindre daglige udgifter, mens større rejseudgifter som fly, hotel og transport registreres direkte i Pleo ved hjælp af kvitteringer.

På den måde får virksomheden både enkel administration og præcis dokumentation.

Gør rejseudgifter og diæter enklere med Pleo

Diæter og rejseudgifter kan hurtigt blive en tidssluger, hvis de håndteres i et regneark eller med fysiske kvitteringer. Men med Pleo kan du samle diæter og rejseudgifter i ét digitalt system, hvor dine medarbejdere nemt kan registrere deres rejseudgifter eller diæter, hvis dette foretrækkes.

Denne løsning giver finansafdelingen overblik over udgifter i realtid, hvilket betyder mindre administration, bedre dokumentation og en mere enkel håndtering af virksomhedens forretningsrejser.