Sådan styrer du budgettet til firmafesten

Firmafester skal være sjove at planlægge, og ikke ende i bunker af kvitteringer og manuelle udlægsskemaer. Alligevel oplever mange virksomheder, at budgettet hurtigt skrider, og at økonomiafdelingen efterfølgende bruger unødvendig tid på at samle trådene.

I denne guide går vi dybden med, hvordan du og og det nedsatte festudvalg kan styre budgettet til firmafesten i realtid med Pleo, så festudvalget får frihed til at planlægge, mens økonomien stadig er under fuld kontrol.

Artiklens 4 vigtigste pointer:

• Strukturér ansvaret med Teams: Ved at oprette et dedikeret Team i Pleo, der repræsenterer festudvalget, kan I samle ansvar og udgifter ét sted og give festudvalget fuldt overblik.
• Få styr på budgettet i realtid: Med Budgetter i Pleo kan I lægge klare rammer, følge forbruget løbende og få notifikationer, før budgettet overskrides.
• Giv kontrolleret handlefrihed med kort: Uddel Pleo-kort med individuelle forbrugsgrænser, så festudvalget kan handle selvstændigt uden at gå på kompromis med økonomisk kontrol.
• Slip for kvitteringer og manuelt efterarbejde: Udgifter dokumenteres automatisk med kvitteringer i appen, så økonomiafdelingen sparer tid, og bogføringen bliver langt nemmere.

Opret et "Festudvalg" med Teams-funktionen: Trin-for-trin

For at festudvalget kan skabe en mindeværdig firmafest uden en masse bogførings-bøvl, bør budgettet styres effektivt. Derfor bør ansvaret placeres de rigtige steder.

Det kan nemt gøres i funktionen Teams i Pleo, hvor festudvalget kan isolere festens økonomi fra den daglige drift. Det giver blandt andet festudvalgets økonomiske ansvarlige det fulde overblik over festens budget, som

Sådan opretter du et Team til festudvalget:

• Log ind i Pleo.

• Gå til siden Brugere.

• Gå til fanen Teams.
  
  
• Klik på Opret team.
  
  
• Giv det et sigende navn (f.eks. "Sommerfest 2026").
  
  
• Klik på Bekræft.

Tilføj teammedlemmer:

• Gå tilbage til siden Brugere på Partnerportalen.
• Vælg Teams.
• Føj medlemmer til teamet (f.eks.dem der står for indkøb)
• Klik på Tilføj godkender (f.eks. festansvarlig eller kontorchef), for at tildele en godkender til teamet.
• Rediger godkenderen for at sætte en minimum- og maksimumtærskel for gennemgangene.

Læs mere om, hvordan du administrerer teams og medlemmer.

Sæt rammerne med Budgetter i Pleo: Trin-for-trin

Med Budgetter i Pleo kan du holde styr på, hvor meget der er blevet brugt på et projekt, event eller afdeling i realtid. Du kan eksempelvis oprette forbrugsgrænser for de enkelte budgetter. Det sikrer, at sommerfestens budget ikke overskrides.

Sådan opretter du Budgetter i Pleo:

Det er kun administratorer eller controllere, der kan oprette et budget til firmafesten. Det kræver, at du besidder en af disse roller. Derudover skal som rolleindehaver have et personligt tag eller Team inden, som budgettet kan tilkobles.

I dette tilfælde er det derfor vigtigt, at du starter med at oprette et Team til firmafesten, som tidligere forklaret.

Når det er gjort, skal du:

• Gå til Budgetter under din Pleo-konto.
• Klik på Opret budget.
• Giv dit budget et sigende navn (f.eks. "Sommerfest 2026")
• Angiv det samlede budgetbeløb og tidsperioden for sommerfesten.
• Vælg det nyoprettede Team til festudvalget, så forbruget automatisk trækkes fra dette budget.
• Tildel en budgetejer, som skal være ansvarlig for at overvåge forbruget.
• Klik på Opret budget for at aktivere budgettet.
• Når budgettet er oprettet, vil det automatisk begynde at spore alle relevante udgifter.

Hvis I gerne vil have besked på at I har ramt 75% og 100% af budgettet, kan I opsætte notifikationer om dette i Pleo. På den måde ved festudvalget præcis hvornår der er råd til natmad, og hvornår kassen er tom.

Derudover bør du være opmærksom på at et budget ikke kan slettes men kun arkiveres, så snart et tag er brugt til det. Derudover lukkes budgettet automatisk, hvis et tag tilknyttet budgettet arkiveres.

Når et budget først er lukket, kan det ikke genåbnes.

Bliv klogere på Budgetter i Pleo og få svar på dine spørgsmål her.

Giv de rette i udvalget et Pleo-kort (og aktivér dem rigtigt)

Hvis der er tale om en større firmafest med et stort budget, eller hvis I blot ønsker at flere eller alle i festudvalget skal have mulighed for at foretage køb til sommerfesten, kan I med fordel uddele fysiske eller virtuelle til de gældende i udvalget.

De håndteres således:

• Udsted kortene: Som administrator kan du tildele enten fysiske eller virtuelle kort til teammedlemmerne.
• Aktivering: De udvalgte i festudvalget modtager en invitation, og aktiverer kortet direkte i Pleo-appen på få sekunder.
• Sæt individuelle forbrugsgrænser: Giv f.eks. den pyntansvarlige en forbrugsgrænse på 2.000 kr. og den cateringansvarlig 10.000 kr.
• Virtuelle kort til online køb: Brug virtuelle kort til bestilling af DJ, leje af lokaler eller online indkøb. Det er både mere sikkert og hurtigt.

Læs med om håndtering og tilbagebetaling af ulæg.

Den magiske del: Slip for at samle på kvitteringer

Noget af det smarteste ved at bruge Pleo til udgifter også til firmafesten er, at dokumentationen for købet sker i det øjeblik, det foretages.

Når en medarbejder fra festudvalget betaler med sit Pleo-kort, modtager vedkommende en notifikation i appen med det samme. Notifikationen opfordrer medarbejderen til at tage et billede af kvitteringen, som automatisk registreres i Pleo.

Her udtrækker systemets OCR-teknologi oplysninger som beløb, dato og leverandør, så udgiften dokumenteres korrekt uden manuel indtastning.

Når det er gjort, er udgiften nu klar til gennemgang i økonomiafdelingen, som automatisk kan indgå i bogføringen via jeres opsætning og integrationer. Medarbejderen skal derfor ikke bekymre sig om at tabe eller gemme kvitteringer samt efterfølgende opfølgninger.

Det betyder, at økonomiafdelingen slipper for at jagte manglende bilag, da udgifterne bliver registreret og dokumenteret i realtid. På den måde kan I fokusere på at planlægge og afholde sommerfesten i stedet for administrationen.

Læs mere om hvordan du gør håndtering af kvitteringer nemmere.

En løsning, der gør alle glade – fra festudvalg til direktør

Når I bruger Pleo til firmafesten, skaber det værdi hele vejen rundt. Festudvalget får frihed til at planlægge og betale uden at lægge ud privat, samtidig med at de i realtid kan følge budgettet og se, hvor meget der er tilbage. Det gælder også, når beslutningerne skal træffes hurtigt.

Økonomiafdelingen slipper for manuelt efterarbejde, fordi udgifter registreres løbende med kvitteringer og de nødvendige oplysninger. Det reducerer behovet for opfølgning, og gør det langt nemmere at godkende og bogføre udgifterne korrekt.

Samtidig får ledelsen et klart overblik over forbruget. Med forbrugsgrænser, løbende indsigt og fuld sporbarhed er der styr på økonomien hele vejen, hvilket også gælder efter festen. Det giver ro i maven og sikrer, at arrangementet holder sig inden for budgettet uden ubehagelige overraskelser.