Undgå intern svindel med udgiftshåndtering

“Hvis vi giver vores medarbejdere adgang til virksomhedens penge, øger vi så ikke risikoen for, at de snyder med virksomhedsudgifter?”

Det er et spørgsmål, vi ofte får fra beslutningstagere i virksomheder, der stadig håndterer deres udgifter på den gammeldags facon.

Det er en bekymring vi har forståelse for – og noget, vi gerne vil tale åbent om.

For der er nemlig grund til at være bekymret. Ifølge en global undersøgelse fra PwC fra 2020 har hver anden virksomhed (47 %) været udsat for bedrageri og økonomisk kriminalitet inden for de sidste to år. Det er det næststørste antal af virksomheder i 20 år, kun overgået i 2018, hvor tallet lød på 49 %.

Som vi også kommer ind på længere nede i artiklen, er det vigtigt her at understrege, at størstedelen af denne svindel forårsages af eksterne faktorer og ikke internt bedrageri.

Hvad er “den gammeldags måde” at håndtere udgifter på?

Udgiftshåndtering har længe været centraliseret på en gammeldags måde. Med “gammeldags” mener vi, at alle virksomhedens udgifter kommer fra ét enkelt sted eller én enkelt person. 

Det kan være den administrerende direktørs firmakort, der skifter fra én medarbejders hånd til en anden. Det kan også være en medarbejder, der er blevet udpeget til at være den ansvarlige for alle virksomhedens køb.

Det viser, at det ikke er alle helte, der bærer kapper – nogle står bare ene og alene med ansvaret for blandt andet at købe notesblokke til hele kontoret og booke alle andres forretningsrejser.

(Apropos rejser, her er seks værktøjer til at gøre din forretningsrejse lettere).

Uanset hvordan udgiftshåndtering har fungeret førhen (og stadig gør i nogle virksomheder), er det altså på tide at få øjnene op for de mange nye muligheder, der er kommet til i forbindelse med digitaliseringen og de tilhørende smarte fintech-værktøjer.

Pleo er et oplagt valg til at revolutionere den måde, hvorpå din virksomhed håndterer udgifter på – uden at gå på kompromis med sikkerheden.

Tværtimod … 

Myten om tætkontrolleret udgiftsstyring

Modsat manges overbevisning er det blot en myte, at din virksomhed er bedre beskyttet mod bedrageri, hvis din udgiftsstyring er kontrolleret ned til selv det mindste køb.

I langt de fleste tilfælde er det altså ikke Olsen Banden, der er på spil. Det er derimod ofte medarbejdere, der ikke er klar over, at det køb de foretager sig, ikke er en gyldig forretningsudgift.

Der kan også til tider være tale om en lidt for opportunistisk medarbejdere.

Hvilke former for svindel skal du være opmærksom på?

En virksomhed kan miste op til 5 % af sin årlige omsætning på grund af intern svindel. Det afslører et globalt studie fra AFCR (Association of Certified Fraud Examiners).

Samme undersøgelse viser, at virksomheder med under 100 ansatte faktisk taber dobbelt så mange penge (1.2 millioner kroner) som større virksomheder med over 100 ansatte, når de udsættes for økonomisk bedrageri.

Ifølge Corpay er en af udfordringerne for de mindre virksomheder, at de ansatte ikke altid har berøring med betaling af leverandører. Dertil har de forskellige afdelinger heller ikke et godt overblik over virksomhedens forbrug eller hvilke betalinger, der sendes til leverandørerne. 

Det kan dermed have alvorlige konsekvenser for en forretning, når en eller flere medarbejdere snyder med deres udgiftsbilag.

Her er fem former for intern svindel, du bør være opmærksom på:

1. Ekstra kilometertal
2. Snyd med med taxakvitteringer
3. Falske udgifter
4. Dyre dobbeltudgifter
5. Ubevidste medarbejderfejl

På trods af, at der er sket meget inden for de seneste år med digitalisering af revisionsværktøjer og andet fintech-software, handler dette problem ikke bare om at udskifte de gamle redskaber med nye (selvom det også ville hjælpe gevaldigt). 

Udfordringen er større end som så. 

Der er nemlig behov for at sikre en god virksomhedskultur med tillid og en administrerende direktør, der sætter et godt eksempel. Medarbejderne bør opfordres til at træffe de rette valg, så de dyre – bevidste eller ubevidste – fejl kan reduceres.

Dette giver dig også et bedre fundament for at optimere selve processerne for din virksomheds udgiftsstyring.

Hvorfor svindles der med virksomhedsudgifter?

Ifølge en artikel fra Forbes er der otte årsager til, at medarbejdere svindler med virksomhedens udgifter:

1. Virksomhedens rejse- og indkøbspolitik er for svag. De ansatte ved ikke, hvad der kategoriseres som virksomhedsudgifter eller ej.
2. Eller det modsatte … Rejse- og indkøbspolitikken er alt for streng, og medarbejderne skal høre for bare 10 kr. over det aftalte beløb.
3. Virksomhedspolitikken for rejser og indkøb er for urealistisk, hvormed de ansatte ikke har andet valg end at snyde med udlæg.
4. Ledere har for frie tøjler og bruger for mange penge for at imponere sit team.
5. Folk begår fejl. Det kan være en forkert kvittering, der bliver vedlagt ved en fejl.
6. Virksomhedskulturen indebærer eksempelvis, at direktøren tager teamet med på stripklub. Dette viser medarbejderne, at virksomhedsudgifter kan være hvad som helst.
7. Medarbejdere er udbrændte efter forretningsrejser, så de vælger dyrere løsninger.
8. Medarbejdere føler sig udbrændte og mener, de fortjener mere end det, de får.

Mange af disse scenarier er mulige på grund af den gammeldags måde at styre udgifter på. Men som du også kan se, er det afgørende, at din indkøbspolitik er tydelig, grundig, realistisk samt har plads til lidt fleksibilitet.

Se her, hvordan du kan lave en indkøbspolitik, der passer til netop din virksomhed.

Større sikkerhed med en smart udgiftsløsning

Med en fintech-løsning som Pleo vil de menneskelige fejl kunne undgås. 

Med Pleo er det nemlig muligt at opsætte individuelle forbrugsgrænser på hver eneste medarbejders firmakort. Derudover får du adgang til nem dataindsamling og kan uploade kvitteringer i realtid. Med bare disse få funktioner kan størstedelen af de førnævnte problemer helt undgås. 

Så lad os hoppe tilbage til, hvor vi begyndte:

Der er flere grunde til, at svaret er nej, hvis din virksomhed benytter sig af Pleo.

For det første, fordi dine medarbejdere ikke kan bruge flere penge, end du har givet dem tilladelse til. Du kan eksempelvis give din teamleder en højere forbrugsgrænse på sit Pleo-kort end du giver den nyansatte.

Med Pleo er medarbejderne selv ansvarlige for, hvor mange penge de bruger. Men det er ledernes ansvar at sikre, at de ansattes forbrug stemmer overens med virksomhedens regler og retningslinjer (f.eks. rejse- og indkøbspolitik).

Ansvaret går begge veje – og det samme gør fordelene.

Dernæst er vores sporing i realtid også en gamechanger, når det kommer til udgiftstyring. Du slipper for at skulle vente til slutningen af måneden for at gennemgå din saldoopgørelse og tjekke, om alt er, som det skal være. Med Pleo kan din regnskabsafdeling spotte det med det samme, hvis der er et køb, der ikke ser helt rigtigt ud.

Hvis du opdager et mistænksomt online køb, kan din Pleo-administrator fryse firmakoret med blot et enkelt klik, mens købet undersøges nærmere.

En udgiftsløsning til gavn for både chef og medarbejder

Det er ikke bare funktionerne i Pleos software, der gør det nemmere at identificere intern svindel. Det handler om den tillid, du giver dine medarbejdere, når de får deres helt eget firmakort. Virksomhedskulturen spiller som nævnt en vigtig rolle i forhold til at undgå bedrageri med udgifter.

Med Pleo fjerner du usikkerheden og problemerne tilknyttet den gammeldags måde at håndtere virksomhedsudgifter på – til gavn for både chefen og medarbejderne.

Nå ja, så er det også sjovere end at skulle bruge evigheder på at undersøge, hvem der har taget firmakortet med til Happy Hour den seneste måned.