10 ting, du bør overveje, før du vælger et firmakort

Firmakort har længe været en af de mest populære løsninger, når det gælder håndtering af virksomhedsudgifter.

Årsagen er, at det er en nem og standardiseret måde for alle medarbejdere at betale for virksomhedsrelaterede udgifter på.

Det lille stykke plastik, som let kan gå fra en medarbejder til en anden, sikrer, at der er kaffe, flybilletter, software, kontorartikler m.m., når der er behov for det.

For at du kan træffe det bedste valg for dig og din virksomhed, bør du kende til de forskellige typer firmakort. Der er et stigende antal muligheder, for eksempel forudbetalte firmakort, såkaldte Commercial Cards, traditionelle firmakort med kredit og meget mere.

Det kan virke overvældende. Men bare rolig, vi er her for at hjælpe dig. Nedenstående spørgsmål vil give dig afklaring på, hvilken betalingsløsning, der er den rette for netop dig.

Hvad er et firmakort?

Kort fortalt er et firmakort et debet- eller kreditkort, der er tilgængeligt for organisationer i alle størrelser. Firmakort bruges til at holde virksomhedens udgifter adskilt fra de personlige udgifter.

Herved undgår man nemlig, at medarbejdere skal betale uforudsete udgifter af egen lomme for så derefter at vente på, at disse bliver tilbagebetalt af virksomheden.

Traditionelle firmakort indebærer dog også yderligere administrationsarbejde med de månedlige kontoudtog, der sendes til kortindehaveren – sandsynligvis virksomhedens CFO eller regnskabsafdeling.

Heldigvis er der i løbet af de seneste år kommet nye muligheder frem, der kan være til stor hjælp for virksomhedernes økonomihåndtering.

Fremtidens firmakort

Pleo er en af de udgiftsløsninger til virksomheder, som tænker fremad. Vi tager udgangspunkt i de ting, virksomheder kan lide ved den “gamle” måde at anvende betalingskort på, mens vi samtidig ser på, hvordan denne metode kan optimeres på en mere innovativ facon.

Her er bare nogle af fordelene ved Pleos udgiftsløsning:

• Vores smarte firmakort kan udstedes direkte til medarbejderne som fysiske eller virtuelle kort. Og i modsætning til et traditionelt bankkort kan man opsætte en forbrugsgrænse for hver bruger.
• Køb kan spores i realtid. Det betyder, at i dét øjeblik en medarbejder eksempelvis foretager et køb af nyt software, vil din virksomheds Pleo-administrator få besked om det.
• Alle kortholderne trækker fra én central konto, som enten fyldes op manuelt af virksomhedens administrator eller automatisk, når kontoen rammet et vist beløb.
• Medarbejderne har deres eget firmakort, så de ikke skal spørge chefen om lån hver gang. Dette bidrager til en højere grad af selvstændighed, effektivitet samt tillid, hvilket i sidste ende fører til større arbejdsglæde og bedre resultater.
• Dine administratorer får et centralt overblik over virksomhedens udgifter, lettere bogføring og minimalt papirarbejde. Samlet set hæver alt dette kontrollen over din virksomheds forbrug til et helt nyt niveau.
  

Er du i tvivl om, hvilken type firmakort der er bedst for dig?

Her er 10 ting, du bør overveje, før du vælger dit firmakort:

1. Tilknyttede omkostninger

Penge er en afgørende faktor for enhver forretningsaktivitet eller -beslutning. Ifølge en undersøgelse, der omhandler vigtigheden af produktomkostninger i forhold til beslutningsprocesser vurderede 83 % af de deltagende virksomheder, at omkostningerne var vigtige eller meget vigtige for, hvilke beslutninger der træffes.

(Tillykke til de resterende 17 %, der ikke behøver at bekymre sig produktomkostningerne!)

Forudbetalte omkostninger, for eksempel årlige gebyrer, har ikke tendens til at variere voldsomt meget mellem de forskellige kortudbydere.

Det, der er vigtigt at være opmærksom på, er gebyrer. Tjek i den forbindelse, om kortet er underlagt opstartsgebyrer, gebyrer for sen betaling, årlige gebyrer, transaktionsgebyrer og så videre. Og sørg for at gennemgå vilkårene for hvert kort, inden du tilmelder dig.

2. Hvor mange kort?

Virksomheder, der er afhængige af abonnementer, rejser eller underholdning, kan virkelig drage fordel af at give deres ansatte et kort, der kan hjælpe dem med at administrere og spore udgifter.

Men med traditionelle firmakort betyder den ofte besværlige tilmeldingsproces og de yderligere omkostninger, at antallet af kort har tendens til at blive holdt på et minimum. Har du virkelig råd til at vente på, at banken godkender hver eneste kortansøgning fra en ny medarbejder eller leder?

Det er desuden mindst lige så vigtigt for din virksomhed at finde svar på spørgsmål som:

• Er det muligt at få et virtuelt kort?
• Hvor lang tid tager det at sætte en bruger op?
• Og hvor længe går der, fra en bruger er oprettet, til deres nye kort ankommer?
  

Med Pleo kan du lade antallet af kort vokse i takt med, at din virksomhed bliver større, så du har mulighed for at reagere hurtigt og undgå at blive holdt tilbage.

Vi er meget stolte over at kunne sige, at den gennemsnitlige onboarding tid for en ny bruger i Pleo kun er et par minutter.

Tag godt imod dine nye ansatte med et kort, der hjælper dem at komme godt, hurtigt og entusiastisk fra start – fremfor med kedeligt bureaukrati og papirarbejde.

3. Individuelle forbrugsgrænser

Foruden muligheden for at have flere kort bør du også overveje, om dit foretrukne firmakort tillader opsætningen af forbrugsgrænser for hver enkelt bruger.

Når du har mulighed for at opsætte individuelle forbrugsgrænser, kan du bevare kontrollen over virksomhedens udgifter på en gennemsigtig måde. Dette gør også, at alle forbehold og bange anelser, du måtte have haft ved at give medarbejderne adgang til virksomhedens konto, elimineres.

Hos Pleo bruger vores folk deres kort til mange forskellige ting:

• LinkedIn Recruiter, marketingværktøjer, hardware, kontorartikler – you name it! Det varierende behov og forbrug betyder, at nogle medarbejdere har brug for en meget større forbrugsgrænse end andre.
• Laith, vores IT-manager, er eksempelvis ansvarlig for at købe nye computere og software-abonnementer til alle Pleo ansatte. Den traditionelle måde at håndtere udgifter på ville gøre det vanskeligt for ham at betale større beløb, men med sit Pleo-kort forløber hele købet som smurt.

Læs mere om, hvordan Pleo bruger Pleo, her.

4. Udvalg af betalingsmetoder

De bedste firmakort tilbyder flere forskellige betalingsmetoder. Naturligvis er plastikkortet stadig en af de mest populære løsninger for mange mennesker, men hvad med virtuelle kort? De bliver mere og mere populære som betalingsmetode – i 2020 oplevede vi en stigning af det virtuelle Pleo-kort på hele 61 % sammenlignet med året før.

Et virtuelt kort fungerer ligesom et plastikkort, men det findes derimod kun elektronisk og bruges til online køb. Det er det perfekte match til en medarbejder, der ikke tager på mange forretningsrejser, men som f.eks. skal tanke Google Ads-kontoen op.

Der er også den "digitale tegnebog" med Apple Pay og Google Pay.

At have et kreditkort, der giver dine medarbejdere mulighed for at bruge deres smartphones som betalingsmetoder, når de er ude, giver dig ikke kun pluspoint i bogen, men det er også nyttigt, når nogen glemmer at medbringe deres fysiske kort (det sker!).

5. Undgå svindel

Ifølge Nets.eu lykkedes det i 2019 kriminelle at få et samlet udbytte på 31 millioner kroner ved svindel med Dankort i Danmark. I 2018 var beløbet hele 46 % højere. Faldet skyldes i høj grad bedre sikkerhed på nettet samt kontaktløse kreditkort. Men det kan blive endnu bedre!

Endnu en god grund til at have et virtuelt firmakort er nemlig, at du kan undgå svindel!

Gør din research, så du kan være sikker på, at din kortudbyder anvender de mest teknologisk avancerede sikkerhedsværktøjer, der er på markedet.

Sammenlign dette med traditionelle firmakort, hvor ting ofte først identificeres i slutningen af ​​måneden. Ulempen ved dette er, at gennemgangen af alle udgifter og sporing af ethvert køb helt ned til den mindste detalje bliver til en kæmpe hovedpine.

Bedrageri er dog en risiko ved enhver betalingsløsning – det kan ikke udelukkes 100 %. Derfor er det afgørende at se nærmere på, hvilken form for hjælp du ville kunne modtage, hvis uheldet skulle være ude.

Du vil uden tvivl ønske (og have brug for) at få hjælp fra dit kortselskab, hvis du skulle risikere at blive udsat for svindel i forbindelse med dit firmakort.

6. Rapportering af udgifter

Udgiftsrapportering er en vigtig proces, der giver dig mulighed for at drive din virksomhed samtidig med, at du har et godt overblik over, hvad dit team har af udgifter.

Den traditionelle metode til manuel rapportering af udgifter er imidlertid ikke kun tidskrævende, men har også masser af potentiale for menneskelige fejl.

Ifølge Global Business Travel Association bruger virksomheder hvert år cirka 5.000 timer på at rette fejl i udgiftsrapporter. Hver rettet rapport koster forretningen yderligere 52 USD at behandle.

For at undgå dette enorme pengetab og tidsspild tilbyder de fleste firmakortudbydere en eller anden form for automatisk udgiftsrapportering og -overvågning.

Derfor anbefaler vi, at du undersøger, hvordan de forskellige kort rapporterer udgifter, og finder den løsning, som bedst matcher dine ønsker og behov.

Kan du downloade, kategorisere og/eller tagge udgifter?

Funktioner som disse gør det nemlig lettere at administrere årsregnskaber til intern rapportering samt at indberette skat. Jo lettere og mere ligetil disse processer er, jo mere tid kan din virksomhed spare – bare se på de faktiske omkostninger ved manuel rapportering af udgifter.

7. Integration til regnskabssystemer

Et stort plus ved smarte udgiftsløsninger er, at de kan integreres med dit nuværende regnskabssystem. Dette bør bestemt være en faktor, du tager til efterretning, når du overvejer dine firmakortmuligheder.

Tag bare Pleo som eksempel:

Pleo kan uden problemer integreres med blandt andet Dinero, Billy og e-conomic.

Dette vil endnu engang forenkle din arbejdsgang foruden at eliminere menneskelige fejl.

8. Belønninger og fordele

Det er vigtigt at evaluere de kort, der har belønninger og fordele, som din virksomhed faktisk kan drage fordel af. Det nytter f.eks. ikke noget at samle tusindvis af point til flyrejser fra kreditkortkøb, når dine medarbejdere sjældent rejser.

Og selvom de mest populære kort er gode til rejsebelønninger, er der også andre attraktive og brugbare fordele derude.

Pleo har for eksempel Pleo Perks – et partnerskab mellem Pleo og vores kunder, der giver Pleo-kunder adgang til gode rabatter på tjenester og abonnementer, som mange virksomheder finder nyttige i deres daglige arbejde, f.eks. Hubspot, Happy Helper, Humaans og Monday.com.

9. Kundeservice

På et eller andet tidspunkt i løbet af den tid, du driver din forretning, vil du formentligt få brug for en hjælpende hånd til betalingsprocesser og rapportering af udgifter. Det kan også være, der opstår en teknisk fejl. I disse situationer kan kundeservice af høj kvalitet vise sig at være din bedste ven.

Når et problem opstår, bør du have en garanti for at kunne få fat i en kundeservicemedarbejder, der hurtigt kan hjælpe dig eller dine medarbejdere, så I kan komme tilbage til arbejdet.

Overvej, hvad der vil fungere bedst for dig, når du pludselig står med et spørgsmål eller har akut brug for hjælp. Ville det være en chatfunktion? Et telefonopkald? En e-mail?

10. Anmeldelser

Når du har undersøgt alle ovennævnte områder, kan det være en god idé at gå videre til Capterra, Trustpilot, sociale medier eller andre steder med brugeranmeldelse for at se, hvad tidligere og eksisterende kunder siger om de firmakort, du overvejer at investere i.

Det er altid værd at læse, hvordan folk oplever/oplevede et produkt eller en tjeneste med deres egne ord!

Tid til at vælge firmakort

Det traditionelle firmakort er stadig en populær mulighed, men måske har din research gjort dig interesseret i at lære mere om en kreditkortløsning, der er lidt smartere end gennemsnittet…

Pleo tilbyder fleksible, strukturerede og sikre betalingsmuligheder med et integreret udgiftsstyringssystem i en pæn lille pakke.

Så hvorfor ikke booke en demo og finde ud af, om vores intelligente firmakort kan løse dine behov?