Firmenkarten werden immer beliebter. Kein Wunder, sie erleichtern das Managen von Geschäftsausgaben und machen es Mitarbeiter/-innen möglich, unkompliziert für alles zu bezahlen, das sie zum Arbeiten brauchen. Ganz gleich, ob Kaffee, Flugtickets, Software oder Büromaterial …
Das Beste an einer Firmenkarte? Jeder weiß, wie man sie benutzt. Eine Business-Kreditkarte funktioniert schließlich genau wie eine private Kreditkarte. Bis darauf, dass sie mit einem Geschäftskonto, statt einem privaten Konto verknüpft ist und jede Ausgabe mit einer Spesenabrechnung belegt werden muss.
In jedem Fall ist eine Geschäftskreditkarte ein Schritt in die richtige Richtung, wenn es darum geht, Unternehmensausgaben smarter zu organisieren.
Aber gibt es nicht auch eine ganze Menge zu beachten? Wie erfüllt man sich den Wunsch flexibler, sicherer und einfacherer Spesenprozesse? Und wie findet man die Firmenkarte, die am besten zu einem passt?
Fragen über Fragen, die wir gerne beantworten. :)
Was ist eine Firmenkarte?
Eine Firmenkarte ist für die Nutzung durch ein Unternehmen vorgesehen und steht Organisationen aller Größenordnungen zur Verfügung, um geschäftliche Ausgaben von persönlichen zu trennen.
Mit einer Firmenkarte entfallen oft Ausgaben aus der Portokasse sowie langwierige Rückerstattungsprozesse.
Gibt es einen Haken?
Herkömmliche Firmenkreditkarten verursachen zusätzlichen Verwaltungsaufwand, da die monatlichen Abrechnungen an den Karteninhaber geschickt werden, also in den meisten Fällen an den CFO oder das Buchhaltungsteam des Unternehmens und von dort aus weiter bearbeitet werden müssen – und genau das ist oftmals ein wirklich grausiger Prozess .
Glücklicherweise gibt es neben den traditionellen Firmenkarte mittlerweile auch smartere Alternativen.
Wie sieht die Firmenkarte der Zukunft aus?
Natürlich können auch wir nur mutmaßen … eine Sache wissen wir allerdings ganz genau: Die Firmenkarte der Zukunft agiert intelligent (ja, wir sprechen hier auch über künstliche Intelligenz) und smart, indem sie eine ganze Reihe von Prozessen automatisiert.
Ein Ziel, das wir auch mit der Pleo-Karte verfolgen.
Pleo-Karten sind Mastercard-Commercial Cards, die direkt an Mitarbeiter/-innen ausgegeben werden können, sowohl als physische- als auch als virtuelle Firmenkarte. Im Gegensatz zu anderen Business Cards lassen sich bei Pleo individuelle Ausgabenlimits einrichten. Einkäufe können in Echtzeit verfolgt werden und Sofortbenachrichtigungen erinnern an das mobile Erfassen des Belegs … und zack ist der Beleg auch schon kontiert. Buchhalter erhalten so ein ganz neues Maß an Kontrolle, die Buchhaltung vereinfacht sich für alle Beteiligten und dem elendigen Papierkram kann auf Nimmerwiedersehen gesagt werden.
Aber wie finden Sie sie denn nun, die Firmenkarte, die schon heute am besten zu Ihnen passt?
Hier kommen zehn Faktoren, die Sie bei der Wahl Ihrer Firmenkarte beachten sollten.
1. Konditionen und Zusatzgebühren
Geld spielt doch bei fast jeder Business-Entscheidung eine ausschlaggebende Rolle, oder?
Laut einer Studie , die sich mit der Bedeutung von Tool- und Produktkosten für geschäftliche Entscheidungen befasst, halten 83 % der befragten Unternehmen Kosten für „wichtig oder sehr wichtig“. (Glückwunsch an die anderen 17 %, die Entscheidungen ohne einen Blick in den Geldbeutel treffen können!)
Was gibt es also bei den Konditionen für Firmenkarten zu beachten?
Vorabkosten, wie z. B. eine Antrags- oder Jahresgebühr, unterscheiden sich in der Regel nicht allzu drastisch zwischen den einzelnen Kreditkartenunternehmen, da sie nicht mehr als 25 % Ihres anfänglichen Kreditlimits betragen dürfen. Worauf Sie achten sollten, sind die mit der Bearbeitung verbundenen Gebühren.
Gibt es Einführungsgebühren, Säumniszuschläge, Jahresgebühren, Saldoübertragungsgebühren o.ä.?
Schauen Sie sich die Bedingungen jeder Firmenkarte an, bevor Sie sie abschließen.
2. Wie viele Karten brauchen Sie?
Ist Ihr Team viel auf Reisen? Dann profitieren Ihre Mitarbeiter/-innen vermutlich ganz enorm von einer persönlichen Business Card. Die Verwaltung und Verfolgung von Spesen wird dadurch so viel leichter!
Die Anzahl der Karten, die Sie tatsächlich brauchen, hängt auch von der Größe Ihres Unternehmens ab. Achten Sie unbedingt auf Kosten für zusätzliche Benutzer.
Und finden Sie die Antworten auf Fragen wie:
- Gibt es eine virtuelle Kartenoption?
- Wie lange dauert es, bis eine physische Karte für einen neuen Benutzer eintrifft?
- Wie lange dauert es, einen Benutzer einzurichten?
- Wie einfach ist es, einen Benutzer hinzuzufügen oder zu entfernen?
Wir wollen ehrlich sein: Genau bei diesen Punkten bremsen Sie Geschäftskreditkarten, die von traditionellen Banken ausgegeben werden, typischerweise ganz schön aus.
Können Sie es sich wirklich leisten, darauf zu warten, dass die Bank jeden einzelnen Antrag für eine neue Karte genehmigt?
Mit Pleo können Sie die Anzahl Ihrer Karten an Ihr Geschäft anpassen, so dass Sie schnell reagieren können und nicht ausgebremst werden.
Und ja, wir sind sehr stolz darauf, sagen zu können, dass es uns durchschnittlich nur wenige Minuten kostet, einen neuen Benutzer in Pleo anzulegen und mit einer Pleo-Karte auszustatten.
3. Individuelle Ausgabenlimits
Bietet die Firmenkarte Ihres Begehrens die Möglichkeit, individuelle Ausgabenlimits zu setzen?
Mit dem Setzen von Limits stellen Sie sicher, dass die Ausgaben auf transparente Weise unter Kontrolle gehalten werden. Und Ihren Teammitgliedern schenkt es das Vertrauen, guten Gewissens auf Unternehmensgelder zuzugreifen. Die meisten smarten Firmenkartenlösungen erlauben es zudem, Ausgabenlimits bei Bedarf unkompliziert anzupassen.
Natürlich nutzen wir bei Pleo unsere Firmenkarten auch selbst . Ganz gleich ob für LinkedIn, Performance-Marketing-Tools, Hardware, Büromaterial – was immer zum effektiven Arbeiten gebraucht wird und im persönlichen Ausgabenlimit liegt, kann einfach gekauft werden!
Und natürlich benötigen einige Mitarbeiter/-innen ein viel größeres Ausgabenlimit als andere.
4. Vielfalt der Zahlungsarten
Die besten Kartenanbieter stellen gleich mehrere Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung. Natürlich ist die Plastikkarte für viele immer noch die erste Wahl – aber was ist mit virtuellen Karten? Virtuelle Firmenkarten werden immer beliebter.
Im Jahr 2020 verzeichneten wir einen Anstieg der Nutzung von virtuellen Pleo-Karten um 61 % im Vergleich zum Vorjahr.
Eine virtuelle Karte funktioniert dabei wie eine physische Karte, ist aber nur elektronisch abrufbar und wird vor allem für Online-Einkäufe genutzt. Sie eignet sich perfekt für Teammitglieder, die geschäftlich nicht viel unterwegs sind, aber z. B. ein AdWords-Konto managen.
Und dann gibt es da noch die „digitalen Brieftaschen“ mit Apple Pay und Google Pay.
Laith, unser IT-Manager, ist zum Beispiel für den Kauf von Laptops und Software-Abonnements für alle Pleo-Mitarbeiter/-innen zuständig. Mit einem Ausgabenmanagement der alten Schule wäre es schwierig für ihn, hohe Summen auszugeben – mit seiner Pleo-Karte läuft der Einkauf hingegen reibungslos.
Firmenkarten, die auch per Smartphone genutzt werden können, hören sich nicht nur cool an, sondern sind auch immer dann sehr nützlich, wenn jemand vergisst, seine physische Karte mitzubringen (das soll vorkommen!).
5. Betrugsprävention
Der Gesamtwert der Verluste durch Kreditkartenbetrug liegt in Deutschland bei jährlich rund 91,5 Millionen Euro . Betrugsprävention ist also durchaus kein nebensächlicher Aspekt und sollte bei der Anschaffung einer neuen Kreditkarte unbedingt unter die Lupe genommen werden.
Machen Sie Ihre Hausaufgaben und stellen Sie sicher, dass das Kreditkartenunternehmen Ihrer Wahl die technologisch fortschrittlichsten Sicherheitstools verwendet.
Bei Pleo werden fragwürdige Einkäufe, sei es in Bezug auf den Artikel oder den Betrag, dann erkannt, wenn sie geschehen. Admins erhalten eine Sofortbenachrichtigung und können umgehend handeln. Das ist ein großer Unterschied zu traditionellen Business-Kreditkarten, bei denen unangenehme Überraschungen erst am Ende des Monats auf der Kreditkartenabrechnung auftauchen.
Aber Achtung: Auch die beste Betrugsprävention verleiht keinen hundertprozentigen Schutz gegen Betrugsfälle. Schauen Sie sich also an, welche Art von Hilfe Sie im Fall der Fälle erhalten würden.
6. Spesenabrechnungen
Erstellen Sie Ihre Spesenabrechnungen manuell? Dann können Sie sicherlich ein Lied davon singen, wie arbeits- und zeitintensiv manuelle Ausgabenverwaltung ist. Noch dazu handelt es sich um einen hochgradig fehleranfälligen Prozess.
Laut GBTA dauert es im Durchschnitt 18 Minuten, um fehlerhafte Spesenabrechnungen zu korrigieren. Manuelle Prozesse sind auf Dauer eine ziemlich teure Angelegenheit.
Um unnötige Kosten zu vermeiden, bieten viele Anbieter auf die eine oder andere Weise eine automatisierte Ausgabenverwaltung an.
Werfen Sie also auch einen Blick auf das Spesenabrechnungssystem des jeweiligen Kreditkartenunternehmens und prüfen Sie, ob es zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.
Können Sie Ausgaben, die mit einer Firmenkarte getätigt wurden, herunterladen, kategorisieren und/oder vorab kontieren?
Funktionen wie diese erleichtern die Verwaltung von Abrechnungen für das interne Reporting und die Steuererklärung ungemein.
7. Integrationsmöglichkeiten
Ein ziemlich großes Plus für smarte Kartenlösungen ist die Möglichkeit der Integration in Ihr aktuelles Buchhaltungssystem.
Pleo lässt sich beispielsweise problemlos mit allen gängigen Buchhaltungsprogrammen wie DATEV oder Lexoffice integrieren.
Ist Ihre Firmenkarte direkt mit Ihrem Buchhaltungssystem verbunden, spart Ihnen das nochmals viel Zeit und Geld.
8. Benefits, Bonusprogramme und andere Vorteile
Kreditkarten-Zusatzleistungen lohnen sich vor allem dann, wenn sie auch tatsächlich genutzt werden. Es ist nicht sinnvoll, auf Miles&More-Punkte zu setzen, wenn Ihr Team nicht sehr oft fliegt.
Populäre Kreditkarten bieten oft großartige Reiseprämien. Aber es gibt noch ganz andere Vorteilsprogramme, die sich für Sie lohnen könnten.
Mit Pleo-Perks bieten wir beispielsweise Rabatte auf Dienste und Abonnements an, die viele Unternehmen ohnehin tagein, tagaus nutzen: Hubspot, aws, Personio, Monday.com, Hello Fresh und viele andere.
9. Kundenbetreuung
Es kann immer mal passieren, dass Sie Hilfe bei der Zahlungsabwicklung oder der Kostenabrechnung benötigen oder ein technischer Fehler auftritt. Ein Kundensupport, auf den Sie sich verlassen können ist, daher unerlässlich.
Im Idealfall ist Ihnen garantiert, jederzeit einen Kundenbetreuer erreichen zu können, der Ihnen schnell weiterhilft, damit Sie schnellstmöglich weiterarbeiten können.
10. Bewertungen
Es lohnt sich immer, einen Blick auf authentische Bewertungen zu werfen!
Also los! Werfen Sie einen Blick auf Capterra , Trustpilot oder eine andere Rating-Webseite Ihrer Wahl.
Die Qual der Wahl?
Traditionelle Firmenkreditkarten sind immer noch eine beliebte Wahl – und durchaus keine schlechte! Falls Sie Lust haben, mehr über smarte Firmenkarte für smarte Teams zu erfahren …
… kommen hier noch ein paar abschließende Worte zu Pleo:
Pleos Firmenkarten bieten eine Ausgabenlösung, mit der Sie alles rund um die vorbereitende Buchhaltung flexibel per mobiler- und Web-App verwalten können.
Lust auf eine Demo ? Unsere Kundenbetreuer setzen sich gerne mit Ihnen in Verbindung.
