Buchhaltungssoftware: 6 Funktionen, die nicht übersehen werden sollten
Die Buchhaltung ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens – ganz gleich, ob es sich um ein Start-up, ein mittelständisches Unternehmen oder einen etablierten Betrieb handelt. Sie sorgt für die ordnungsgemäße Buchführung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) und ist damit essenziell für Transparenz, Rechtskonformität und langfristigen Geschäftserfolg.
Um den vollen Umfang einer Buchhaltungssoftware auszuschöpfen, sollten einige Kernfunktionen gegeben sein. In diesem Artikel werden wir uns mit den wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware beschäftigen und Ihnen nützliche Tool-Empfehlungen mit an die Hand geben.
Was ist eine Buchhaltungssoftware?
Die Abteilung in einem Unternehmen, die für die Einhaltung der GoB (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) zuständig ist, wird Buchhaltung genannt. Gerne greifen Mitarbeiter:innen in dieser Abteilung auf Software als Unterstützung zurück.
Buchhaltungssoftware trägt dazu bei, dass das Team in der Buchhaltung effizienter und zügiger arbeiten kann. Mit der richtigen Software als Unterstützung kann in vielen Arbeitsschritten Zeit eingespart werden, die an anderen Enden freigesetzt wird und dadurch Mehrwert schafft.
Um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf eine Buchhaltungssoftware. Diese digitalen Lösungen unterstützen die Buchhaltung dabei, Einnahmen und Ausgaben, Rechnungen, Belege, sowie die komplette Finanzbuchhaltung effizient zu verwalten – und das oft komplett papierlos.
Immer beliebter wird die Online-Buchhaltung, bei der sämtliche Daten ortsunabhängig über das Internet verwaltet werden. Online-Buchhaltungssoftware ermöglicht den Zugriff auf Buchhaltungsdaten jederzeit und von überall – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Online-Buchhaltung vereinfacht und automatisiert durch:
- Online-Banking
- automatische Belegerkennung
- DATEV-Schnittstelle
- direkte Anbindung zur ELSTER-Plattform für die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)
Mit dem passenden Buchhaltungsprogramm können Sie Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Zahlungen abgleichen, Ihr Mahnwesen automatisieren und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung effizient abbilden. Auch die Gewinnermittlung, der Jahresabschluss und die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei oder der:dem Steuerberater:in werden durch die richtige Softwarelösung erheblich erleichtert.
6 wichtige Funktionen einer Buchhaltungssoftware
Die passende Buchhaltungssoftware kann Ihrem Unternehmen viel Zeit, Aufwand und Papierkram ersparen. Vorausgesetzt, sie stellt alle wichtigen Funktionen bereit, die für die Buchführung benötigt werden.
Wir stellen Ihnen jetzt die wichtigsten Funktionen vor, die eine gute Buchhaltungssoftware unbedingt mitbringen sollte – und Sie finden auch praktische Tools vor, die sich auf diese Funktionen spezialisiert haben.
1. Rechnungsstellung und -verwaltung
Eine moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es, professionelle Rechnungen schnell zu erstellen, automatisiert zu versenden und rechtssicher zu archivieren. Auch wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen oder Gutschriften sollten sich in einer Buchhaltungssoftware verwalten lassen – das spart Zeit und sorgt für einen sauberen Überblick.
Nützliche Tools für die Rechnungserstellung:
2. Einnahmen- und Ausgabenübersicht
Eine klare Einnahmen- und Ausgabenübersicht gibt einen transparenten Überblick über alle Geldflüsse im Unternehmen – in Echtzeit. Dadurch können Liquiditätsengpässe frühzeitig erkannt und fundierte finanzielle Entscheidungen getroffen werden.
Praktische Tools, um Einnahmen und Ausgaben im Überblick zu behalten:
3. Bankkontenabgleich
Wenn die Buchhaltungssoftware mit dem Geschäftskonto (oder mehreren Konten) verknüpft werden kann, lassen sich Zahlungseingänge automatisch abgleichen. Dadurch können Fehlerquellen minimiert werden und auch die tägliche Buchführung wird erleichtert. Moderne Buchhaltungssoftware bietet genau dafür ein übersichtliches Dashboard und schafft einen praktischen Überblick über alle Zahlungseingänge und -ausgänge von unterschiedlichen Bankkonten.
Tools für den Bankkontenabgleich:
4. Mehrwertsteuerabrechnung
Bei dieser Funktion der Buchhaltungssoftware wird die fällige Umsatzsteuer automatisch berechnet. Dadurch werden Mitarbeiter:innen bei der fristgerechten und korrekten Umsatzsteuervoranmeldung unterstützt und alles kann zeitgerecht und vollständig an das Finanzamt übermittelt werden.
Tools zur vereinfachten Mehrwertsteuerabrechnung:
- Taxdoo (überwiegend für E-Commerce)
5. Jahresabschlüsse und Berichte
Von der Gewinn- und Verlustrechnung bis zur Bilanz: Mit dieser Funktion erstellen Sie automatisch alle wichtigen Abschlussberichte und können die Vorbereitung für die:den Steuerberater:in oder Jahresabschluss unterstützen.
Tools für Jahresabschlüsse und Berichte:
6. Integration mit anderen Tools
Eine moderne Buchhaltungssoftware sollte sich problemlos mit anderen Tools wie Lohnabrechnungssystemen, CRM-Tools oder Kassensystemen verknüpfen lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass ein nahtloser und fehlerfreier Daten- und Informationsfluss gegeben ist.
Hilfreiche Tools zur Integration:
Worauf Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware achten sollten
Die richtige Buchhaltungssoftware auszuwählen ist auch eine strategische Entscheidung und wirkt sich langfristig darauf aus, wie effizient und transparent Ihre Finanzprozesse sind. Einige Aspekte davon sind unabhängig von der Funktion und wir möchten Ihnen einige Fragen mitgeben, die Sie beim Auswahlprozess begleiten können:
Was muss die Buchhaltungssoftware unbedingt können?
Im Vorfeld zu überlegen und zu notieren, welche Funktionen gegeben sein müssen, ist immer eine gute Idee. Funktionen könnten unter anderem sein: Rechnungen schreiben, Umsatzsteuervoranmeldung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, doppelte Buchführung, usw.
Die passende Buchhaltungssoftware passt sich Ihrem Unternehmen und Bedürfnissen an. Bei Bedarf sollte sie auch „mitwachsen“ können und Erweiterungen (z. B. Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Belegerkennung) zulassen.
Ist die neue Buchhaltungssoftware nutzerfreundlich?
Eine hohe Nutzerfreundlichkeit (oder Usability) ist entscheidend. Denn je intuitiver und einfacher eine Buchhaltungssoftware benutzt werden kann, desto geringer die Einarbeitungszeit und auch die Fehler.
Vor allem kleine und mittlere Unternehmen als auch Selbstständige profitieren enorm von einer Buchhaltungssoftware, die mit wenig (oder keinem) buchhalterischen Vorwissen verwendet werden kann.
Soll es eine Cloud-Lösung oder Desktop-Version sein? Oder beides?
Online-Buchhaltungssoftware (oder Cloud-Lösung) ermöglicht flexiblen, mobilen Zugriff von überall und auch regelmäßige Updates sind einfach durchzuführen.
Eine Desktop-Version der Buchhaltungssoftware (die als lokales Programm installiert ist) ist dafür oft leistungsstärker und datenschutzfreundlicher.
Entscheidend sind die Anforderungen in Ihrem Unternehmen als auch die internen Prozesse.
Welche Schnittstellen und Integrationen sollen möglich sein?
Abhängig von Ihrem Unternehmen und dessen Bedürfnissen kann es sein, dass bestimmte Schnittstellen benötigt werden. Eine moderne Buchhaltungssoftware sollte über Schnittstellen zu DATEV, ELSTER und Online-Banking verfügen. Individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt, können noch Schnittstellen zu CRM, ERP, Kassensystemen und ggf. E-Commerce-Plattformen hinzukommen.
Nur so ist ein reibungsloser Datenaustausch möglich – besonders wichtig für die Zusammenarbeit und einen nahtlosen Informationsaustausch.
Wie sieht es mit Support und Weiterentwicklung aus?
Ein zuverlässiger Support ist eine entscheidende Unterstützung für Ihre Mitarbeiter:innen bei technischen Fehlern oder während der Implementation der neuen Buchhaltungssoftware.
Sie sollten auch darauf achten, ob die Software aktiv weiterentwickelt wird. Achten Sie auf Hinweise, z. B. ob die Buchhaltungssoftware mit KI-Funktionen ausgestattet wurde (oder es geplant ist), wann die letzten Updates veröffentlicht wurden und ob neue rechtliche Anforderungen bereits integriert wurden.
Wie ist das Kosten & Preis-Leistungs-Verhältnis?
Vergleichen Sie Angebote im Detail.
Manche Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten günstige Einstiegsversionen oder sogar kostenlose Testzeiträume (z. B. 30 Tage kostenlos testen).
Achten Sie nicht nur die monatlichen Kosten, sondern auch mögliche Zusatzgebühren (z. B. für Support, Zusatzfunktionen oder Nutzerlizenzen).
