Den Finanz-Stack auffrischen: Rüsten Sie Ihre Prozesse für das neue Jahr

Das neue Jahr schärft die Sinne. Sobald Budgets verabschiedet und Ziele gesetzt sind, sind Finanzteams gefragt, vom ersten Tag an Klarheit und Kontrolle zu liefern. Aber während viel Aufmerksamkeit darin fließt, wie die Zahlen aussehen sollen, gerät oft ins Hintertreffen, welche Prozesse im Hintergrund stattfinden.

Die Wahrheit ist, dass selbst die beste Finanzstrategie scheitern kann, wenn sie auf alte, manuelle oder isolierte Workflows baut. Der Beginn eines neuen Jahres bietet eine natürliche Pause – eine Chance für Finanzführungskräfte, einen Schritt zurückzutreten und auszuwerten, was wirklich funktioniert und Verbesserungen vorzunehmen, bevor der Betrieb wieder Fahrt aufnimmt.

Indem sie diesen Moment nutzen, um Finanzprozesse auszuwerten und aufzufrischen, können CFOs und Finanzteams Reibung reduzieren, ihre Kontrolle stärken und das Jahr mit mehr Visibilität, stärkeren Grundlagen und mehr Vertrauen in ihre Entscheidungen beginnen.

Warum das neue Jahr die perfekte Zeit für die Überprüfung Ihres Finanz-Stacks ist

Der Beginn eines neuen Jahres lädt auf natürliche Weise zur Reflektion ein. Für Finanzteams beginnt diese Reflektion oft mit der Berichterstattung zum Jahresende, wo sich für gewöhnlich Ineffizienzen offenbaren.

Manuelle Umgehungslösungen, langsame Genehmigungen, lückenhafte Datensätze und klobige Prozesse offenbaren sich oft beim Jahresabschluss. Diese Visibilität macht das neue Jahr zum perfekten Zeitpunkt, um zu fragen: Was funktioniert und was nicht?

Das ist auch ein Moment, in dem Unternehmen offener für Veränderung sind. Neue Ziele werden gesetzt, Budgets verabschiedet und Prioritäten sortiert. Dieses Momentum macht es einfacher, Gespräche über Verbesserungen in den Finanz-Workflows anzustoßen, Richtlinien zu straffen oder neue Tools einzuführen.

Finanzprozesse auszuwerten hilft ebenso dabei, dass diese Prozesse mit der Unternehmensplanung für das Jahr übereinstimmen. Sollen die Finanzen das Unternehmenswachstum, Agilität oder Kostenkontrolle stärken, müssen die unterliegenden Prozesse in der Lage sein, mitzuhalten – statt Prozesse auszubremsen.

Zu guter Letzt bietet das neue Jahr die Chance, das Risikomanagement zu stärken, bevor sich Probleme auftun. Genehmigungen, Ausgabenrichtlinien, und Datenqualität früh im Jahr auf den Prüfstand zu stellen, kann die Gefahr von späteren Fehlern und Compliance-Lücken reduzieren und Finanzteams mehr Selbstvertrauen geben, wenn das Jahr seinen Lauf nimmt.

Wichtige Bereiche zur Auswertung

Sobald Sie entschieden haben, dass es Zeit für einen Neustart ist, ist der nächste Schritt zu entscheiden, wo es zählt. Ein Review Ihrer finanziellen Prozesse muss nicht überwältigend sein – mit einigen Kernbereichen zu beginnen, kann bereits schnelle Lösungen und langfristige Chancen aufzeigen.

Budgetierung und Vorhersagen

Beginnen Sie, indem Sie prüfen, wie zutreffend Ihre Budgets und Vorhersagen im vergangenen Jahr tatsächlich waren. Waren sie flexibel genug, um sich an Veränderungen anzupassen, oder waren sie auf ständige Anpassungen angewiesen? Das neue Jahr ist eine gute Zeit, um zu bewerten, ob Vorhersagen die Agilität, Szenarienplanung und bessere Entscheidungsprozesse fördern – oder, ob sie zu sehr auf statischen Annahmen und Tabellen beruhen.

Ausgabenmanagement und Beschaffung

Ausgaben sind eine häufige Quelle von Ineffizienzen. Ihre Genehmigungs-Workflows, Compliance mit Richtlinien und Visibilität über Unternehmensausgaben auszuwerten, kann aufzeigen, wo Geld verloren geht oder wo Prozesse Ihre Teams aufhalten. Klare Richtlinien und simple Workflows helfen Finanzteams dabei, die Kontrolle zu behalten, ohne Reibung für Angestellte zu erzeugen.

Cashflow und Liquiditätsmanagement

Cashflow-Herausforderungen treten selten unerwartet auf – die Warnsignale sind oft im Voraus erkennbar. Eine Auswertung kann Teams dabei helfen zu verstehen, wie genau die Cash-Position prognostiziert worden ist, wie gut das Betriebskapital verwaltet wurde und wo es an Visibilität gemangelt haben könnte. Diese Prozesse früh im Jahr zu stärken, bringt die Finanzabteilung in eine bessere Position, um auf Unsicherheit zu reagieren.

Reporting und Datenmanagement

Wenn das Reporting schleppend verläuft, ob manuell oder reaktiv, lohnt es sich zu fragen, warum. Datensilos, inkonsistente Inputs und verwinkelte Tabellen können dem Vertrauen in Ihre Zahlen schaden. Zu prüfen, wie Daten zwischen Reporting-Tools fließen – und wie leicht der Zugriff auf diese ist – ist der Schlüssel zu einer schnellen und zuverlässigen Berichterstattung.

Technologie und Automation

Abschließend sollten Sie einen Blick auf die Werkzeuge werfen, die Ihre Finanzfunktion unterstützen. Sind Ihre Systeme miteinander integriert oder sind Teams gezwungen, zwischen Plattformen hin- und herzuspringen? Finden Sie Möglichkeiten, repetitive Aufgaben zu automatisieren – von Ausgaben bis zu Genehmigungen – um Zeit für wichtige Aufgaben freizumachen und Ihren Finanzteams mehr Visibilität im kommenden Jahr zu liefern.

Häufige Warnsignale, auf die Sie achten sollten

Sie müssen nicht immer einen kompletten Audit Ihres Unternehmens durchführen, um zu wissen, dass etwas nicht funktioniert. Oft gibt es schon in täglichen Finanzprozessen Anzeichen dafür. Wenn Ihnen einige der folgenden red flags bekannt sind, sollten Sie Ihre Prozesse etwas genauer unter die Lupe nehmen:

• Langsame Monatsabschlüsse: Einer der häufigsten Indikatoren dafür, dass etwas nicht nach Plan funktioniert, sind langsame oder stressige Monatsabschlüsse. Dauert der Bilanzabschluss ständig länger als er sollte, ist das ein Anzeichen von manueller Nacharbeit, unklaren Zuständigkeiten oder isolierten Systemen hinter den Kulissen.

• Häufige Nacharbeit oder uneinheitliche Daten: Wenn die Zahlen in unterschiedlichen Berichten nicht übereinstimmen oder Teams ständig auf Korrekturen angewiesen sind, geht das Vertrauen in die Daten verloren – und die Entscheidungsfindung leidet darunter.

• Hohe Abhängigkeit von Spreadsheets: Verstehen Sie uns nicht falsch; Spreadsheets haben ihre Daseinsberechtigung. Sich zu sehr auf diese zu verlassen, kann aber risikoreich sein, die Visibilität beeinträchtigen und die Skalierung erschweren, je weiter das Unternehmen wächst.
  
  
• Engpässe in der Ausgabenfreigabe: Langsame oder unklare Genehmigungsworkflows können Mitarbeiter:innen frustrieren und die Beschaffung behindern, während es für die Finanzabteilung schwieriger wird, die Übersicht zu behalten.
  
  
• Langsame Reaktionen auf Marktveränderungen: Veränderungen am Markt können eine Herausforderung darstellen – aber wenn Anpassungen an Vorhersagen, Budgets oder Cash-Pläne Wochen statt Tage dauern, ist das ein Zeichen, dass diese Prozesse nicht agil genug sind.
  
  
• Limitierte Cash-Visibilität: Dies ist eines der größten Risiken. Wenn Finanzteams keine klare Echtzeit-Übersicht über ihre Cash-Positionen haben, wird es immer schwieriger, souverän zu planen und auf unerwartete Ereignisse zu reagieren.

Sobald Finanzteams identifiziert haben, wo Reibung entsteht oder Risiken und Ineffizienzen bestehen, wird es deutlich einfacher zu priorisieren, was nach ihrer Aufmerksamkeit verlangt, und was warten kann.

Die gute Nachricht ist, dass die Verbesserung von Finanzprozesse keine komplette Überarbeitung über Nacht verlangt. Kleine, überlegte Veränderungen können einen merklichen Unterschied machen – besonders, wenn sie von klaren Zielen und den richtigen Werkzeugen geleitet werden.

Vor diesem Hintergrund ist der nächste Schritt, diese Erkenntnisse in Handlung zu verwandeln.

5 Schritte, um Ihren Finance-Stack zu verbessern

Die effektivsten Veränderungen beginnen klein, mit einem klaren Verständnis davon, was der status quo ist, und einem klaren Plan für die nächsten Verbesserungen.

Diese fünf Schritte können Finanzteams dabei helfen, ihre Reflektionen in Handlung zu verwandeln und eine starke Grundlage für das neue Jahr zu schaffen:

1. Führen Sie einen Prozess-Audit durch

Beginnen Sie, indem Sie einen Schritt zurücktreten und Ihre wichtigsten Finanzworkflows visualisieren – von der Budgetierung und der Vorhersage bis zur Ausgabenfreigabe und der Berichterstattung. Das Ziel ist keine Perfektion, sondern Klarheit. Was sind die manuellen Schritte? Wo schleichen sich Verzögerungen ein? Wo sind die Zuständigkeiten unklar? Schon ein Schnell-Audit kann Ineffizienzen offenbaren, die längst zur Norm geworden sind.

2. Beziehen Sie Stakeholder ein

Vertrieb, Betrieb, Personalabteilung und Beschaffung interagieren täglich mit Ihren Finanzprozessen. Deshalb ist ihr Input unverzichtbar. Die Stakeholder früh einzubeziehen, hilft dabei, Schwachstellen aufzudecken, die der Finanzabteilung womöglich nicht auffallen und schafft zusätzlichen Input für Verbesserungen. Dies stellt außerdem sicher, dass Prozesse das Unternehmen als Ganzes – nicht nur die Finanzen – unterstützen.

3. Priorisieren Sie Verbesserungen

Nicht jedes Problem muss auf einen Schlag gelöst werden. Bemühen Sie sich zuerst um die Verbesserungen, die die größten Auswirkungen haben, ob es sich dabei um Cash-Visibilität, schnellere Genehmigungen oder reduzierten manuellen Aufwand handelt. Einfache Verbesserungen können schnell für Momentum sorgen, während komplexe Verbesserungen mit Bedacht geplant werden.

4. Verbessern Sie Ihren Finance-Tech-Stack strategisch

Technologie soll Arbeit vereinfachen, statt für Komplexität zu sorgen. Suchen Sie deshalb nach Tools, die sich nahtlos in bestehende Systeme einfügen, repetitive Aufgaben automatisieren und die Visibilität über Ausgaben, Cash und Daten verbessern. Setzen Sie Verbesserungen sorgfältig um, kann neue Technologie im Finanz-Tech-Stack Ihnen dabei helfen, sich auf Insights und Entscheidungsfindung zu konzentrieren, statt zu verwalten.

5. Schaffen Sie Rahmenbedingungen für anhaltende Optimierung

Verstehen Sie Verbesserungen als ständige Gewohnheit, statt als alljährliches Übel. Regelmäßige Check-ins, Feedback von Ihrem Team und zyklische Reviews helfen dabei sicherzustellen, dass sich Prozesse mit dem Unternehmen weiterentwickeln. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Finanzen agil, belastbar und anpassungsfähig bleiben – was auch immer das neue Jahr bringen mag.

Die Vorteile: Bessere Prozesse, größere Resultate

Nehmen Sie sich Zeit, Ihr Unternehmen auszuwerten und Finanzprozesse zu verbessern, geht es nicht nur darum, Probleme zu lösen. Es geht vielmehr darum, echten Mehrwert für Ihr Team zu schaffen – und für Ihr Unternehmen als Ganzes. Wenn Prozesse schlank, modern und integriert sind, macht sich das im gesamten Unternehmen spürbar:

• Schnellere Berichterstattung: Klar definierte Workflows und bessere Daten bedeuten reibungslose und schnelle Monatsabschlüsse und Reporting-Zyklen und geben Finanzteams mehr Zeit für Analysen anstelle von ständigen Korrekturen.
• Bessere Kostenkontrolle: Ein stärkeres Expense Management und verbesserte Freigaben helfen der Finanzabteilung dabei, zu verstehen, wohin ihr Geld fließt, Lecks zu reduzieren und Budgets einzuhalten.
• Genauere Vorhersagen: Mit sauberen Daten und smarten Prozessen werden Vorhersagen zuverlässiger und helfen Unternehmen dabei, mit Souveränität zu planen und proaktiv auf Veränderungen zu reagieren.
• Mehr Cashflow-Stabilität: Echtzeit-Visibilität und ein besseres Liquiditätsmanagement erlauben der Finanzabteilung, Versäumnisse frühzeitig zu erkennen, das Betriebskapital zu optimieren und strategische Entscheidungen mit Souveränität zu treffen.
• Geringere Risikogefährdung: Klare Prozesse, stärkere Kontrolle und weniger Abhängigkeit von manueller Nacharbeit helfen dabei, Fehler, Compliance-Lücken und finanzielle Fehltritte zu vermeiden.
• Größere organisatorische Agilität: Wenn die Finanzabteilung effizient arbeitet, profitiert das gesamte Unternehmen davon. Teams arbeiten schneller, gehen mit Selbstvertrauen voran und nutzen Chancen, ohne von operativen Engpässe aufgehalten zu werden.

Die finanziellen Prozesse zu verbessern, macht nicht nur das Leben des Finanzteams einfacher. Es hilft dem Unternehmen dabei, stärkere Grundlagen zu schaffen, sich anzupassen und im kommenden Jahr erfolgreich zu sein.

Ein Neuanfang für die Finanzabteilung

Indem sie sich die Zeit nehmen, ihre Finanzprozesse auf den Prüfstand zu stellen, können CFOs und Finanzführungskräfte damit aufhören, Probleme zu bekämpfen, und ihre Funktion darauf vorbereiten, einen echten strategischen Mehrwert zu bieten.

Das Wichtigste ist, dass Sie sich daran erinnern, dass Fortschritt nicht perfekt sein muss. Ob es sich um eine strengere Ausgabenkontrolle, verbesserte Cash-Visibilität oder weniger manuellen Aufwand handelt, jede Verbesserung sorgt für Momentum.

Mit der Zeit schaffen diese kleinen Veränderungen eine stärkere Grundlage, bessere Entscheidungen und eine Finanzabteilung, die souveerän agiert und für die Herausforderungen des neuen Jahres gerüstet ist.  

Während das neue Jahr seinen Lauf nimmt, ist die Frage weniger, was die Finanzabteilung liefern muss, sondern wie sie es liefert. Investieren Sie heute in smarte, agile Finanzprozesse, ernten Sie schon morgen deren Früchte.