Digitale Rechnungsablage: Warum Sie Rechnungen digital aufbewahren sollten

Vom Rechnungseingang über die Prüfung bis hin zur Ablage von Rechnungen fällt jede Menge Arbeit an. Das ist in der Buchhaltung vor allem dann frustrierend, wenn viel Zeit für die Suche nach Belegen und Korrekturen von fehlerhaften Angaben verstreicht. Digitale Lösungen schneiden da deutlich besser ab.  

Die digitale Rechnungsablage spart Zeit, Aufwand und Ressourcen und sorgt für mehr Verlässlichkeit, Sicherheit und Flexibilität in der Unternehmensführung. Sie sollte zum Alltag jedes modernen Unternehmens gehören. 

Wir erklären Ihnen, warum Sie Ihr Unternehmen auf die digitale Aufbewahrung von Rechnungen einstellen sollten und welche Rolle Pleo bei der Digitalisierung deutscher Unternehmen spielt.   

Was ist digitale Rechnungsablage? – Definition

Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen sind feste Bestandteile eines jeden Unternehmens. Ihre Erstellung, Prüfung, Begleichung und gesetzeskonforme Ablage kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen und wertvolle Ressourcen binden. 

Deshalb setzen KMUs und Großunternehmen in Deutschland immer mehr auf digitale Lösungen zur Aufbewahrung von Rechnungen. Während Großunternehmen bereits umgestellt haben, hängt der Mittelstand noch hinter; auch, weil das nötige Verständnis für die digitale Rechnungsablage fehlt. Das geht aus einer Studie der Statista hervor. 

Laut Statista sind 84 % der deutschen KMUs “nicht ausreichend vorbereitet” auf die Einführung einer digitalen Lösung für Rechnungen in ihrem Unternehmen. 

Dabei muss es keine Herkulesaufgabe sein, die Rechnungsablage digital zu gestalten. Im Grunde beschreibt der Begriff lediglich die digitale Verarbeitung, Organisation und Aufbewahrung von Rechnungen. 

Zentrale Bestandteile der digitalen Rechnungsablage sind elektronische Rechnungen und Software-Lösungen, die Ihnen erlauben, sämtliche Schritte von der Rechnungsstellung bis zur Aufbewahrung an einem Ort zu absolvieren. 

 Warum Sie Rechnungen digital archivieren sollten

Die Gründe dafür, Rechnungen digital abzulegen, sind vielfältig. Da wären einmal die offensichtlichen Vorteile: gesparte Zeit in der Verwaltung, ersparter Korrekturaufwand im Fall von fehlenden Belegen oder falschen Angaben und eingesparte Kosten. Doch die Vorteile dringen tiefer. 

Die digitale Rechnungsablage schafft auch mehr Flexibilität. Statt in einem Aktenschrank lagern sämtliche Bücher, Unterlagen und Belege auf der Cloud und können überall abgerufen werden. Dort sind sie außerdem vor äußeren Schäden geschützt. 

Und überhaupt: Digitale Lösungen halten gesetzliche Vorgaben für die Aufbewahrung von Rechnungen, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD), deutlich verlässlicher ein. 

Hinzu kommt, dass jedes deutsche Unternehmen – ja, auch Ihres – ab dem 01. Januar 2025 dazu verpflichtet ist, auf E-Rechnungen umzustellen. Die neue E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Sie nicht einfach PDF-Rechnungen, sondern strukturierte elektronische Formate unterstützen müssen. Das gilt vorerst für das B2B-Geschäft. Die Regelung wird schrittweise durchgesetzt. 

Vor- und Nachteile elektronischer Rechnungen  

Die Vorteile einer digitalen Rechnungsablage machen den Umstieg für deutsche Unternehmen abgesehen von der gesetzlichen Nötigkeit attraktiver. Jedoch sollten Sie Ihren Umstieg nicht überhastet vornehmen. Es gibt nämlich auch Risiken zu beachten. 

Anbei finden Sie alle Vor- und Nachteile davon, Rechnungen digital aufzubewahren:  

Angst vor der Digitalisierung Ihrer Papierrechnungen? In unserem ausführlichen Leitfaden für die Digitalisierung von Rechnungen verraten wir, wie die Digitalisierung ohne Kopfschmerzen gelingt. 

Rechtliche Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Rechnungen: Ist Ihre Lösung GoBD-konform? 

Die Anschaffung einer digitalen Lösung für die Aufbewahrung von Rechnungen, mag eine hohe Anfangsinvestition mit sich bringen, spart langfristig aber jede Menge Personalkosten – wenn Sie mit der richtigen Software arbeiten. Denn Ihre digitale Lösung muss jede Menge gesetzliche Anforderungen erfüllen.

Dies sind die wichtigsten rechtlichen Anforderungen an Unterlagen in elektronischer Form, die Sie kennen sollten:  

• Zulässige Rechnungsformate: Bewahren Sie als Unternehmen Rechnungen digital auf, ist es nicht mehr ausreichend, Ihre Rechnungen als PDF-Datei zu speichern. Stattdessen müssen Sie auf strukturierte elektronische Formate setzen, die die EU-Norm EN 16931 erfüllen (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).

• Vollständigkeit und Richtigkeit: Sie müssen gewährleisten können, dass sämtliche Angaben auf Ihren digitalen Belegen vollständig, richtig und zeitnah erfasst worden sind. Achten Sie dabei auf ein nachvollziehbares Vorgehen. 

• Unveränderbarkeit: Die oben erwähnten Vorgaben zur GoBD-konformen Aufbewahrung von Rechnungen sehen vor, dass Ihre Rechnungen unveränderbar aufbewahrt werden. Nachträgliche Änderungen müssen kenntlich gemacht werden. 

• Manipulationssicherheit: IT-Systeme für elektronische Rechnungen müssen die Originalität der Rechnungen gewährleisten. Sämtliche Rechnungen müssen durch Verschlüsselung und Signaturen vor Manipulationsversuchen geschützt werden.  
  
  
• Aufbewahrungsfrist: Sämtliche E-Rechnungen müssen über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist zugänglich und lesbar bleiben. Beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen seit dem 01.01.2025 nur noch acht Jahre anstelle von zehn Jahren beträgt. 

Noch nicht von GoBD-Anforderungen gehört? Wir klären Sie gerne im Detail auf. Lesen Sie hierfür einfach unseren GoBD-Ratgeber, der sämtliche Anforderungen der Richtlinie verständlich erklärt. 

Das sollten Sie bei der Auswahl Ihrer digitalen Rechnungsablage-Lösung beachten

Bereit für den Umstieg? Dann ist es höchste Zeit, dass Sie sich nach einer passenden digitalen Lösung für Ihr Unternehmen umsehen. Je nach Größe des Unternehmen, Mitarbeiterstruktur und Rechnungsaufkommen dürften Ihnen jeweils andere Lösungen zusagen.

Beachten Sie die folgenden Kriterien, um bei der Suche die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden:  

• Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen: Es mag offensichtlich sein. Dennoch können wir es nicht oft genug betonen. Stellen Sie sicher, dass Ihre digitale Lösung das nötige Rechnungsformat unterstützt und die Einhaltung der oben beschriebenen GoBD-Richtlinien gewährleistet. 

• Benutzerfreundlichkeit: Um einen reibungslosen Umstieg auf Ihre digitale Lösung zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr digitales Archivsystem einsteigerfreundlich und intuitiv bedienbar ist. 

• Funktionsumfang: Prüfen Sie, ob alle für Ihr Unternehmen relevanten Funktionen vorhanden sind. Darunter fällt z. B. der Fernzugriff für Mitarbeiter:innen im Homeoffice, den Cloud-Lösungen ermöglichen. 

• Sicherheit und Datenschutz: Da Sie sicherstellen müssen, dass Ihre E-Rechnungen manipulationssicher lagern, müssen Sie auch prüfen, was Ihr Anbieter in Sachen Sicherheit und Datenschutz, etwa durch End-to-End-Verschlüsselungen, tut. 
  
  
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Zu guter Letzt sollten Sie auch abwägen, inwiefern die Kosten für die digitale Lösung im Verhältnis zum ersparten Aufwand stehen. Setzen Sie auf skalierbare Lösungen, die mit Ihrem Unternehmen wachsen. 

Beachten Sie diese Anforderungen bei der Auswahl Ihrer Software-Lösung, um elektronische Rechnungen revisionssicher zu archivieren und bei der nächsten Betriebsprüfung nicht ins Schwitzen zu kommen. 

Nehmen Sie sich allerdings Zeit, um zu verstehen, welche Lösung wirklich zu Ihrem Unternehmen passt und nutzen Sie Demos, um echte Erfahrungen zu sammeln, bevor Sie eine Entscheidung treffen. 

Digitale Rechnungsablage leicht gemacht mit Pleo 

Nutzen Sie Pleo Eingangsrechnungen, um Ihre Rechnungsstellung unkompliziert zu digitalisieren. Das #1-Ausgaben-Tool in Europa bietet Ihnen eine umfangreiche Lösung für die Digitalisierung Ihres Unternehmen, die nichts zu wünschen übrig lässt. 

Pleo Eingangsrechnungen entspricht höchsten EU-Sicherheitsstandards, unterstützt die gängigsten strukturierten elektronischen Formate für Rechnungen und ist selbstverständlich GoBD-konform. Doch die Pleo-Lösung überzeugt nicht nur auf dem Papier. 

Pleo Eingangsrechnungen passt sich alltäglichen Unternehmensprozessen an, automatisiert wiederkehrende Aktionen, wie z. B. Überweisungen, und erkennt Fehler in Dokumenten, bevor Zahlungen getätigt werden. 

Einfaches Weiterleiten und Exportieren in Verbindung mit vielfältigen Schnittstellen für weiterführende Buchhaltungssysteme stellt zudem sicher, dass Kapazitäten befreit werden, ohne neue zu binden.     

Über 40.000 Unternehmen sprechen eine klare Sprache. Denn so viele Unternehmen nutzen bereits Pleo, um ihre Rechnungen effizient und sicher digital zu verwalten. Und die meisten von ihnen sind hellauf begeistert. Auf Online-Plattformen zählt Pleo bereits mehr als 1.480 Top-Bewertungen.   

Fazit 

Die Rechnungsablage digital zu gestalten ist nicht nur eine Notwendigkeit geworden, sondern auch eine enorme Erleichterung für Unternehmen. Rechnungen digital aufzubewahren spart Zeit, Aufwand und Kosten – wenn Sie es denn richtig anstellen. 

Beachten Sie bei der Suche nach einem digitalen Archivsystem, dass es sowohl den GoBD-Anforderungen als auch den Realitäten in Ihrem Unternehmen entspricht, um eine sichere als auch effiziente Lösung zu erhalten.

Setzen Sie auf Pleo Eingangsrechnungen und folgen Sie dem Beispiel von über 40.000 erfolgreichen Unternehmen, die bereits Pleo nutzen. Das Archivsystem erlaubt Ihnen, den gesamten Prozess vom Eingang bis zur Archivierung von Rechnungen zeitschonend und transparent zu verfolgen – frei von fehlerhaften Angaben und verspäteten Zahlungen. 

FAQs

Wie müssen digitale Rechnungen aufbewahrt werden?

Bei der Aufbewahrung von Rechnungen müssen Sie die Einhaltung der GoBD-Anforderungen beachten. Diese besagen u. a., dass Ihre Rechnungen vollständig, unveränderlich und vor Manipulationen geschützt sind.

Sind E-Rechnungen ab 2025 Pflicht?

Ja, ab dem 01. Januar 2025 sind E-Rechnungen für Unternehmen im B2B-Verkehr Pflicht. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgt schrittweise. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden ungültig. 

Wie funktioniert digitaler Rechnungsversand?

Möchten Sie elektronische Ausgangsrechnungen fehlerfrei und unkompliziert versenden, sollten Sie auf eine digitale Lösung für den Rechnungsversand setzen. Diese bieten leicht bedienbare Vorlagen, prüfen Ihre Angaben automatisch und erleichtern den Versand. 

Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Nein, im B2B-Verkehr sind PDF-Rechnungen seit dem 01. Januar 2025 nicht mehr zulässig. Stattdessen sollen Unternehmen auf strukturierte elektronische Formate wie z. B. ZUGFeRD oder XRechnung setzen. Übergangsregelungen können gelten.