E-Invoicing: Der komplette Guide für 2025

Der globale Markt für E-Rechnungen ist auf einem Allzeithoch – und wächst kontinuierlich. Im E-Invoicing Global Market Report 2024, listet die Business Research Company Prognosen auf, die ein Wachstum von 15,98 Milliarden US-Dollar (15,65 Milliarden EUR) im Jahr 2023 auf 45,44 Milliarden US-Dollar (44,50 Milliarden EUR) im Jahr 2028 prognostizieren. Bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 23,3 % ist die Expansion der elektronischen Rechnungsstellung sehr schnell.

Warum E-Invoicing so relevant ist: In Deutschland wird die E-Rechnung für B2B schrittweise zur Pflicht. Ab 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend.

Das Wachstum von E-Rechnungen lässt sich auf mehrere Tatsachen zurückführen. 

Regulatorische Anforderungen schaffen mehr Komplexität – dies beginnt bei der Mehrwertsteuer und reicht bis zu Berichten, die in Echtzeit benötigt werden.

Manuelle Rechnungslegung ist nicht nur zeitaufwendig – sie führt auch zu einem massiven Verlust an Transparenz. Wenn Transaktionen nicht in Echtzeit eingesehen werden können, gehen gleichzeitig auch nützliche Informationen verloren. Das macht es für Unternehmen schwierig bis unmöglich, den Status von Rechnungen zu verfolgen.

Zusätzlich entsteht ein hohes Risiko menschlicher Fehler, deren Korrektur Zeit in Anspruch nimmt und die Zahlung verzögert. Und da Genehmigungsprozesse in der Regel auf E-Mails oder physischen Unterschriften basieren, kommt es häufig zu Engpässen. Diese (und viele andere) Ineffizienzen führen oft zu verspäteten Zahlungen. Das unangenehme Resultat sind Unterbrechungen des Cashflows und angespannten berufliche Beziehungen führt.

Die Lösung? E-Rechnung.

E-Rechnungen stellen sich genau diesen Herausforderungen und straffen den Rechnungsprozess. Sie ermöglichen Transparenz durch Echtzeit-Daten als auch rasche und exakte Finanztransaktionen. E-Rechnung ist nicht nur ein Compliance-Thema: Für Unternehmen ist es ein strategisches Tool, mit dem Finanzteams ihre Workflows optimieren können.

Aber was genau sind E-Rechnungen und was ist E-Invoicing – und warum ist es so wichtig? In diesem Artikel beantworten wir Ihre Fragen und stellen sicher, dass Sie bereit für die E-Rechnung sind.

Was ist E-Invoicing? Ein Überblick für Finanzprofis

Einfach gesagt: E-Invoicing (kurz für elektronische Rechnungsstellung) bezieht sich auf das Erstellen, Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen. Anstatt Papier oder manueller Verarbeitung werden für E-Rechnungen Software oder Plattformen verwendet.

Papierbasierte Rechnungen beinhalten mühsame Schritte und machen den Rechnungsprozess sehr zeitaufwendig. Die Rechnung muss geschrieben oder eingetippt, ausgedruckt und per Post verschickt werden. Danach müssen Sie warten, bis der Empfänger sie erhält – und hoffen, dass nichts verloren geht.

Die Rechnungsstellung per E-Mail ist etwas zuverlässiger, braucht aber immer noch die manuelle Erstellung von Rechnungen, mit Software wie Word oder Excel. Die E-Mail-Rechnung oder digitale Rechnungsstellung ist etwas zuverlässiger, erfordert aber immer noch die manuelle Erstellung der Rechnung mit Tools wie Word oder Excel. Die Datei wird dann gespeichert, angehängt und per E-Mail verschickt. Nach dem Versenden gibt es in der Regel keine Möglichkeit, automatisch zu verfolgen, ob die E-Mail geöffnet wurde. Mit anderen Worten: Sie tappen im Dunkeln, bis Sie eine Rückmeldung erhalten.

Wie wäre es mit einer besseren Variante? E-Invoicing automatisiert und strafft den gesamten Rechnungsprozess. Dabei geht es um viel mehr als nur das Versenden einer E-Mail: Mit einer nahtlosen Integration in ERP-Systeme und Steuerportale, können Sie Rechnungen erstellen und alle erforderlichen Daten automatisch aus Ihrem System abrufen. Die E-Rechnung wird dann direkt an das System des Empfängers (oder ein sicheres Portal) gesendet. Und Sie können verfolgen, ob und wann die Rechnung eingegangen, geöffnet, genehmigt und bezahlt wurde – alles an einem Ort.

E-Invoicing bietet Ihnen Kontrolle und Transparenz – in einem Maß, dass Sie mit manueller oder digitaler Rechnungsstellung nicht erreichen können.

Warum ist E-Invoicing wichtig?

Die elektronische Rechnungsstellung kann alle manuellen Rechnungsstellungsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens verbessern. Es gibt zahlreiche Gründe, warum Finanzteams davon begeistert sind – hier sind die wichtigsten:

• Weniger Fehler (und weniger Sorgen): Man kann es einfach nicht schönreden… Manuelle Rechnungen führen unweigerlich zu mehr Fehlern. Egal ob Tippfehler, fehlende Informationen oder Fehleinschätzungen – Fehler verlangsamen alles. E-Invoicing kümmert sich um alle relevanten Details und stellt sicher, dass Ihre Rechnungen vollständig, korrekt und konsistent sind. Ihr Team gewinnt dadurch Zeit und kann sich auf wertschaffende Aufgaben konzentrieren.
  
  
• Raschere Bezahlung: Bei manuellen Prozessen kann es passieren, dass Rechnungen im E-Mail-Status hängen bleiben – oder irgendwo verloren gehen. E-Invoicing übermittelt Rechnungen direkt an das System Ihrer Kund:innen und beschleunigt dadurch die Genehmigung und Zahlungsabwicklung. Automatische Erinnerungen ermöglichen Ihnen außerdem, Zahlungen zu überblicken, ganz ohne Aufwand. Es ist, als hätten Sie einen persönlichen Assistenten, der Ihre Kund:innen an die Zahlung erinnert.
  
  
• Besserer Cashflow = weniger Stress: Wenn Rechnungen rasch beglichen werden, ist auch der Geldeingang schneller. Dadurch entsteht ein stabilerer Cashflow, um Ausgaben zu decken und Investitionen zu tätigen. Sie müssen sich nicht mehr über verspätete Zahlungen oder einen unklaren Rechnungsstatus ärgern – die elektronische Rechnungsstellung sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft.
  
  
• Den Überblick über Steuern behalten: Steuern und Vorschriften können einen zur Verzweiflung bringen – vor allem, wenn Sie mit internationalen Kund:innen arbeiten. E-Invoicing-Software stellt sicher, dass globale Steuergesetze automatisch eingehalten werden. Durch die Verwendung können Sie Rechnungen erstellen, die den lokalen Standards entsprechen, Transparenz für Audits schaffen und negative Konsequenzen vermeiden. E-Invoicing-Software ist wie ein Steuerberater an Ihrer Seite.
  
  
• Umdenken für den Planeten: Mit der elektronischen Rechnungsstellung können Sie herkömmliche Papierrechnungen in der Vergangenheit lassen und alles elektronisch halten. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten trägt dazu bei, die CO₂-Emissionen Ihres Unternehmens zu reduzieren, und Ihr Unternehmen liefert einen wertvollen Beitrag zur Nachhaltigkeit.

Die elektronische Rechnungsstellung spart Ihnen Zeit ein, reduziert Stress und hilft Ihrem Team, sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren. Kein unklarer Rechnungsstatus, kein lästiges Nachfragen, keine unnötigen Fehler. Wer liebt diese Vorteile nicht?

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Der weltweite Wandel zu E-Invoicing

Regierungen auf der ganzen Welt machen die Anforderungen an elektronische Rechnungsstelle zu einer höheren Priorität – vor allem, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern. Eine sehr wichtige Tatsache für Finanzteams, die diese Anforderungen im Auge behalten sollten.

Hier eine kurze Auflistung der aktuellen und kommenden Anforderungen an E-Invoicing:

EU: ViDA (VAT in the Digital Age) als Initiative

In der EU soll ViDA (VAT in the Digital Age) sicherstellen, dass die Mehrwertsteuerberichterstattung modernisiert und die elektronische Rechnungsstellung in allen EU-Mitgliedstaaten verpflichtend wird.

Für die EU – und alle Unternehmen in den Mitgliedsstaaten – bedeutet das einen großen Wandel. ViDa verfolgt das Ziel, den Mehrwertsteuerbetrug zu reduzieren und grenzüberschreitende Transaktionen zu harmonisieren.

„Ein Bericht der Europäischen Kommission über den VAT-Gap (Mehrwertsteuerlücke) schätzt, dass im Jahr 2020 Einnahmen in Höhe von etwa 93.000 Milliarden Euro verloren gingen; wovon ein Viertel auf grenzüberschreitende Transaktionen zurückzuführen ist.“ – VAT GAP REPORT 2021

Was sich ändern wird:

• Standardisierte elektronische Rechnungen werden herkömmliche Papier- oder digitale Rechnungen ersetzen
  
  
• Mehrwertsteuerberichte in Echtzeit (oder nahezu in Echtzeit) werden gefordert und Unternehmen müssen Rechnungsdaten direkt an die Steuerbehörden übertragen

Die EU plant, ViDA schrittweise einzuführen, beginnend im Jahr 2028 für viele Unternehmen. Einige Länder (auch Deutschland!) führen jedoch bereits vorab erste Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung ein.

Deutschland: E-Rechnung bis 2028 für alle Unternehmen verpflichtend

Um die EU-Mehrwertsteuerreform zu erfüllen, hat Deutschland mit der Vorstellung der elektronischen Rechnungslegung bereits gestartet. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes wurde auch die schrittweise Implementierung für E-Invoicing vorgestellt.

Ab 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten – dieser Änderung unterliegen alle geschäftlichen Transaktionen zwischen deutschen Unternehmen.

Eine E-Rechnung definiert sich dadurch, dass alle Daten strukturiert, elektronisch versandt, empfangen und weiterverarbeitet werden können. Das heißt: eine Rechnung, die nur elektronisch versendet wird (z. B. mit einer PDF-Datei im Anhang) zählt nicht als E-Rechnung.

Gut zu wissen:

• Als E-Rechnungen gelten nur strukturierte Rechnungen wie ZUGFerD und XRechnung – oder wenn sie alle Kriterien der Norm EN 16931 erfüllen. Alle anderen Rechnungsformate gelten als „sonstige Rechnungen“.
  
  
• Ab 01.01.2025 muss ein Rechnungsempfänger fähig sein, elektronische Rechnungen zu erhalten. Das Recht auf die Zusendung einer „sonstige Rechnungen“ entfällt, allerdings können mit Zustimmung auch noch andere Formate bis Ende 2026 genutzt werden.
  
  
• Strukturierte elektronische Rechnungen müssen ursprünglich und in unveränderbarem Format aufbewahrt werden – auch die deutschen Aufbewahrungspflichten (GobD) müssen eingehalten werden.
  
  
• Rechnungskorrekturen müssen in der gleichen Rechnungsart erfolgen. Rechnungsdaten einer E-Rechnung können nicht auf nicht-elektronischem Weg geändert oder korrigiert werden.

Für deutsche Unternehmen bedeuten diese Änderungen eine neue Herangehensweise für Ihre Rechnungen und fördern die Digitalisierung ihrer Rechnungslegung. E-Invoicing kann als großartige Gelegenheit gesehen werden, vor allem um Automatisierungspotenziale auszuschöpfen und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Eine Rechnung, die „nur“ als PDF-Datei versandt wird, fällt ab 2025 in die Kategorie „sonstige Rechnungen“.

Die Umsetzung von E-Rechnung für Deutschland hat bereits begonnen und wird in den nächsten Jahren schrittweise und vollständig für alle B2B-Transaktionen implementiert werden.

Was sollten Finanzteams beachten?

Für Finanzteams ist es wichtig, zu verstehen, dass Risiken für das Unternehmen entstehen, wenn die neuen Anforderungen an E-Rechnung nicht eingehalten werden.

Konsequenzen und Risiken können sein:

• Strafen bei Nichteinhaltung: Die Strafen, wenn Anforderungen nicht umgesetzt wurden, sind streng und hoch. Versäumte Fristen, falsche Rechnungsformate oder unvollständige Berichterstattung können zu hohen Bußgeldern führen.
  
  
• Zahlungsverzögerungen: Ihre Kund:innen verweigern Ihre Rechnungen möglicherweise, wenn sie nicht den neuen Standards für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Dies kann zu Zahlungsverzögerungen führen und wirkt sich negativ auf Ihren Cashflow aus.
  
  
• Geschädigte Reputation: Wenn Anforderungen nicht eingehalten werden, können das Vertrauen in Ihr Unternehmen geschwächt und Beziehungen zu Kund:innen und Lieferant:innen geschädigt werden. Wenn Ihr Ruf mit „schwieriger Zusammenarbeit“ verbunden ist, kann das Ihre Kund:innen dazu verleiten, sich an Konkurrent:innen zu wenden, die sich vollständig an Vorschriften halten.
  
  
• Betriebliche Komplexität steigt: Ohne die richtigen Tools kann die Verwaltung mehrerer Anforderungen sehr komplex werden – vor allem bei grenzüberschreitenden Transaktionen.

Wie sollten Finanzteams am besten vorgehen?

Abgesehen davon, dass Sie die sich entwickelnden Vorschriften in der EU und in Deutschland im Auge behalten, ist der wichtigste Schritt, in eine Lösung oder Plattform für die elektronische Rechnungsstellung zu investieren. Dies ist die beste Möglichkeit, um länderübergreifende Anforderungen zu wahren und zu automatisieren.

Ganz ehrlich: Besser früher als später.

Denn die Umstellung zur elektronischen Rechnungsstellung braucht auch etwas Zeit. Beginnen Sie jetzt mit der Einführung von Systemen, um Probleme in letzter Minute zu vermeiden.

Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung

E-Invoicing entwickelt sich rasant. Und es geht dabei nicht mehr nur um Effizienz: Es geht darum, Geschäftsabläufe neu und zukunftsfähig zu gestalten.

Diese Aspekte werden relevant:

• KI-Automatisierung: KI-unterstützte Systeme erkennen Fehler, kategorisieren Ausgaben und prognostizieren den Cashflow durch Muster in Rechnungen. Sie können auch automatisch Rechnungen mit Bestellungen, Verträgen und Lieferscheinen abgleichen, wodurch ein manueller Abgleich entfällt.
  
  
• Blockchain für sichere Rechnungsstellung: Die Blockchain-Technologie stellt sicher, dass E-Rechnungen fälschungssicher sind. Jede Bearbeitung oder Genehmigung wird transparenten und unveränderlich erfasst. Es bietet zudem eine sichere Möglichkeit zur Verwaltung internationaler Rechnungen – das reduziert das Betrugsrisiko und stärkt den Aufbau von Vertrauen zwischen globalen Partner:innen.
  
  
• Steuerberichterstattung zu jeder Zeit: Auf der ganzen Welt rückt die Mehrwertsteuerberichterstattung in Echtzeit in den Fokus. Rechnungen sollen direkt bei der Ausstellung an die Steuerbehörden übertragen werden, um Steuerbetrug einzudämmen. E-Invoicing-Lösungen lassen sich nahtlos mit Regierungssysteme vernetzen, um die Einhaltung lokaler und internationaler Vorschriften sicherzustellen.

Umweltbedenken nehmen zu und das macht auch papierlose Rechnungen relevanter. E-Invoicing reduziert nicht nur den Papiermüll, sondern auch den Energieverbrauch und den CO₂-Fußabdruck, der mit der herkömmlichen Rechnungsstellung verbunden ist.

Manche Regierungen schaffen Anreize für Unternehmen, damit E-Invoicing als Teil einer großen Nachhaltigkeitsinitiative eingeführt werden kann. Und sollte dies für Ihr Unternehmen nicht zutreffen, dann lohnt es sich trotzdem einzusteigen: Verbraucher:innen und Geschäftspartner:innen erwarten immer stärker, dass Unternehmen auch Nachhaltigkeit in Ihre Mission aufnehmen.

E-Invoicing verschafft Ihnen einen Wettbewerbsvorteil in einem wettbewerbsintensiven Markt.

Bleiben Sie mit Pleo Invoices einen Schritt voraus

Die Zukunft mit E-Invoicing und E-Rechnungen steht vor der Tür und Pleo Invoices schafft mit Ihnen die richtige Vorbereitung.

Mit Pleo Invoices können Sie Rechnungen erfassen, verarbeiten, genehmigen, bezahlen und verwalten – alles an einem Ort.

Die wichtigsten Vorteile mit Pleo E-Invoicing:

• Optimierte Prozesse: Pleo Invoices automatisiert die Erstellung, Genehmigung und Übermittlung von Rechnungen. Gleichzeitig werden manuelle Aufgaben für Finanzteams reduziert und die Produktivität verbessert.
  
  
• Einfache Compliance: Mit Pleo müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Sie gegen Regeln verstoßen. Pleo ist so konzipiert, dass es den sich entwickelnden globalen und regionalen Standards für die elektronische Rechnungsstellung entspricht und eine reibungslose Compliance für Ihre elektronischen Rechnungen gewährleistet.
  
  
• Verbesserte Transparenz und Kontrolle: Mit Pleo können Sie Rechnungen und Zahlungen in Echtzeit verfolgen und erhalten so volle Transparenz über den Rechnungsstatus. Die nahtlose Integration mit Buchhaltungssoftware und ERP-Systemen sorgt für eine bessere Transparenz im gesamten Rechnungsprozess.
  
  
• Kosteneinsparungen: Automatisierung bringt geringere Prozess- und Verwaltungskosten. Mit Pleo Invoices können Sie die Kosten von traditionellen Papierrechnungen und den Aufwand von Korrekturen eliminieren.

Pleo Invoices unterstützt das XML-Rechnungsformat – ein standardisiertes Format zur Strukturierung von Rechnungsdaten.

Das XML-Format macht Rechnungen maschinenlesbar und stellt sicher, dass sie von verschiedenen Systemen problemlos verarbeitet, geteilt und verstanden werden können. Menschliche Korrekturen werden dafür nicht mehr benötigt.

Viele Länder verlangen XML-Formate für die elektronische Rechnungsstellung. Pleo Invoices verarbeitet automatisch länderspezifische XML-basierte Formate wie XRechnung, ZUGfERD, Factur-X, FatturaPA und Facturae, um die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherzustellen.

XML-Rechnungen sind für die moderne elektronische Rechnungsstellung unerlässlich. Es schließt die Lücke zwischen Unternehmen und Steuerbehörden und sorgt weltweit für reibungslose und standardisierte Transaktionen – dafür ist Pleo Invoices da.

Compliance ist nur der Start – mit Pleo bleiben Sie tatsächlich immer einen Schritt voraus. Probieren Sie Pleo Invoices heute noch aus und machen Sie den ersten Schritt in die Zukunft.