Aber, glücklicherweise gibt es einen Retter in der Not: den Eigenbeleg.
Ein Eigenbeleg darf nämlich ausgestellt werden, wenn der Originalbeleg flöten gegangen ist. Damit es danach aber nicht zu Komplikationen kommt, gilt es einige Dinge zu beachten und welche das sind, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Belege verbuchen: Diese Grundsätze gelten
Die ordnungsgemäße Buchhaltung eines Unternehmens steht und fällt mit der korrekten Handhabung von Belegen. In vielen Betrieben fehlt allerdings die richtige Struktur, die richtige Ablage und Verbuchung von Quittungen und anderen Rechnungen.
Dabei sind diese viel mehr als lästige Zettel, die durch die Gegend flattern. In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, ihre Buchungsbelege für 10 Jahre aufzubewahren. Wenn Belege fehlen oder Unstimmigkeiten in den Buchungen bestehen, kann das Finanzamt Rückfragen stellen. Das kann nicht nur unangenehm und zeitaufwendig werden, sondern auch steuerrechtliche Probleme verursachen.
Davor wollen wir Sie bewahren und erklären Ihnen deshalb alles, was Sie dazu wissen sollten. Lassen Sie uns mit den Basics starten:
Diese Mindestangaben gehören auf jeden Beleg
Damit gar nicht erst Streitigkeiten mit dem Finanzamt entstehen, müssen all Ihre Notbelege verpflichtend einige Angaben enthalten:
- Ort und Datum der Leistung bzw. Zahlung
- Angaben zum Zahlungsempfänger:in
- der Name der oder des Zahlungspflichtigen
- die Höhe des Betrages in Zahlen und Worten
- der Zweck der Zahlung
- der Nettobetrag
- Höhe der zu zahlenden Steuer in EUR sowie Prozent
- Grund für den Eigenbeleg
- Unterschrift
Sie sollten allerdings beachten, dass sich die Mindestangaben von Beleg zu Beleg unterscheiden können. Eine Quittung, die auch als Beleg dienen kann, kommt mit weniger Mindestangaben aus. Für eine Rechnung sind weitere Mindestangaben vorgeschrieben.
Für die Art und Weise, wie ein Eigenbeleg erstellt wird und aussehen soll, gibt es kein verpflichtendes Format. Sie könnten sie auch handschriftlich ausstellen.
Wichtig: Sammelbelege dürfen für Eigenbelege nicht verfasst werden und jede Buchung braucht einen eigenen Beleg.
Arten von Belegen: extern, intern und Eigenbeleg
In einem Unternehmen werden verschiedene Belegarten unterschieden. Dazu zählen unter anderem die internen und die externen Belege.
Zu externen Belegen – auch Fremdbelege genannt – zählen zum Beispiel Quittungen und Rechnungen. Die Erstellung externer Buchungsbelege erfolgt außerhalb des Betriebes.
Interne Belege nennt man auch Eigenbelege – diese kommen vom Unternehmen selbst. Dazu zählen unter anderem verschiedene Rechnungen, ausgestellte Quittungen und Lohn- bzw. Gehaltslisten.
Und es gibt es noch die sogenannten Eigenbelege, die auch als Notbelege bezeichnet werden. Notbelege sind – wie der Name schon vermuten lässt – Belege, die im Notfall ausgestellt werden. Sie werden als Ersatz für externe Belege eingesetzt, damit es nicht zu einer teuren Schätzung durch das Finanzamt kommen kann.
Konkret heißt das, wenn Ihnen ein externer Beleg fehlt, können Sie einen Notbeleg/Eigenbeleg als Ersatz erstellen. Wie schon zuvor erwähnt: Ein Eigenbeleg kann der wahre Retter in der Not sein.
Eigenbelege sollten immer nur eine Notlösung sein
Manchmal ist es erforderlich, einen Eigenbeleg als Ersatzbeleg auszustellen.
Ein Grund für den Eigenbeleg kann sein:
- Originalbeleg wurde gestohlen.
- Originalbeleg ist verloren gegangen.
- Quittung wurde nicht ausgestellt.
- Originalbeleg wurde vernichtet.
Der Notbeleg ist eine Notlösung und sollte aus diesem Grund auch nur in Notfällen als Ersatz für Rechnungsbelege eingesetzt werden. Wenn Sie zu oft zum Eigenbeleg greifen, wird das Finanzamt skeptisch. Daher sollten Sie im ersten Schritt immer eine Kopie des Originalbelegs anfordern. Erst dann, wenn Sie gar keine andere Möglichkeit mehr sehen, sollten Sie einen Eigenbeleg ausstellen.
Was ist der maximale Betrag für einen Eigenbeleg?
Glücklicherweise wird das Finanzamt nicht bei allen Summen hellhörig. Bei kleineren Ausgaben sind Eigenbelege, die als Ersatz für Rechnungsbelege eingesetzt werden, in der Regel unproblematisch.
Beispiele für Eigenbelege können sein:
- Parkticket
- Eintritt
- Münzautomaten (z. B. Waschanlage)
- Trinkgelder
Um die maximale Höhe eines Eigenbelegs zu ermitteln, könnten Sie sich an der Kleinbetragsrechnung mit 250,00 EUR orientieren. Im Regelfall ist dieser Betrag für das Finanzamt eine akzeptable Höhe, vor allem wenn mit Kredit- oder EC-Karte bezahlt wurde.
Wichtig: Ein Eigenbeleg sollte als Ausgabe glaubhaft und plausibel sein – ein Parkticket über 100,00 EUR würde nicht in diese Kategorien fallen. Achten Sie also stets darauf, keine utopischen Summen für eigentlich kleine Kosten aufzulisten.
Aufbewahrungspflicht für Eigenbelege
Ja, auch Eigenbelege fallen in die Aufbewahrungspflicht.
In Deutschland ist die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen gemäß GoBD-Anforderungen auf 10 Jahre festgelegt.
Grundsätzlich gilt, dass Belege aller Geschäftsvorfälle archiviert werden müssen und wie bereits erwähnt, zählen auch Eigenbelege dazu.
Kann man bei einem Eigenbeleg die Vorsteuer abziehen?
Die kurze Antwort: Nein.
Und genau hier liegt ein großer Nachteil vom Eigenbeleg, der Vorsteuerabzug entfällt und ist nicht erlaubt. Für den Abzug der Vorsteuer muss immer die Originalrechnung mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer gegeben sein. Der Abzug als Betriebsausgabe bleibt aber erhalten.
Denn bei einem Eigenbeleg fehlen die formalen Voraussetzungen eines externen Belegs. Diese werden allerdings vom Umsatzsteuergesetz gefordert, um die Vorsteuer geltend zu machen.
Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege ausschließlich als steuermindernde Betriebsausgaben für die Einkommen- und Körperschaftsteuer. Für Ihre Buchhaltung heißt das konkret, dass der Eigenbeleg ohne Umsatzsteuer gebucht wird.
Mit den richtigen Vorkehrungen bleibt der Eigenbeleg nur eine Notlösung
Im Business-Alltag fallen regelmäßig Ausgaben an und natürlich birgt das auch das Risiko, dass an irgendeiner Stelle einmal ein Beleg verloren geht. Wichtig ist aber, dass Sie für jede Zahlung einen Nachweis haben.
Hier ein paar Tipps, damit Sie seltener einen Eigenbeleg benötigen:
- in Restaurants, Cafés und Bars immer nach einem Beleg fragen
- Mitarbeitende explizit auf Belegausstellungen hinweisen
- Belege zeitnahe abheften (und vorsichtshalber Kopien erstellen)
- Belege unterwegs sicher aufbewahren
- Belege aller Geschäftsvorfälle digitalisieren
Eigenbelege leicht gemacht mit unserer Vorlage
Bei der Erstellung von Eigenbelegen müssen einige Faktoren beachtet werden, damit Sie auf der sicheren Seite sind und es keine Reibereien mit dem Finanzamt gibt. Wichtig zu verstehen ist, dass Datum und Unterschrift alleine nicht ausreichend sind und alle verpflichtenden Mindestangaben eingehalten werden.
Wir machen es Ihnen noch leichter: Nutzen Sie einfach unsere kostenlose Vorlage für Eigenbelege!
Pleo hilft Ihnen nicht nur bei der Erstellung von Eigenbelegen (und stellt Ihnen eine Mustervorlage zur Verfügung), sondern unterstützt Ihr Unternehmen auch aktiv bei der Verwaltung Ihrer Belege. Sie können dadurch all Ihre Belege einfach digitalisieren und archivieren – egal, ob es sich um interne oder externe Belege handelt.
Der automatisierte Belegfinder Fetch durchsucht zusätzlich Ihr Mailpostfach nach verloren geglaubten Buchungen, die z. B. als PDF in einem Anhang sind. Aber natürlich macht Fetch das nur, wenn Sie das „Go!“ geben.
