Eingangsrechnung buchen: Nützliche Hinweise und Tipps

Eingangsrechnungen von Lieferant:innen zu verwalten, ist ein wichtiges Element in den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen. Dabei werden mehrere Schritte durchlaufen, von der Erfassung und Überprüfung bis hin zur Zahlung und Archivierung.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über Eingangsrechnungen und erhalten praktische Tipps zur effizienten Buchung und Verwaltung Ihrer Rechnungen.

• Definition: Eingangsrechnung
• Welche Rolle spielt die Eingangsrechnung in der Buchhaltung?
• Warum ist die korrekte Buchung von Eingangsrechnungen wichtig?
• Wie (und wann) wird eine Eingangsrechnung gebucht?
• Eingangsrechnungen digital verwalten
• Häufige Probleme (+ Lösungen) bei der Buchung von Eingangsrechnungen
• Pleo als praktische Lösung

Definition: Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen nach der Erbringung einer Leistung – oder Lieferung von Waren – an ein Unternehmen ausgestellt wird. Sie dient als Nachweis für die erbrachte Leistung – oder die gelieferten Waren – und enthält alle relevanten Details zur Transaktion, wie z. B.:

den Rechnungsbetrag,

die Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und

die vereinbarten Zahlungsbedingungen

Die Eingangsrechnung spielt eine zentrale Rolle in der Buchhaltung eines Unternehmens. Vor allem für die finanzielle Kontrolle und Steuererfassung ist sie unerlässlich.

Unternehmen können mithilfe von Eingangsrechnungen ihre Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant exakt dokumentieren und sicherstellen, dass alle Transaktionen korrekt und vollständig erfasst werden.

Unterschied zu Ausgangsrechnungen

Der Hauptunterschied liegt darin, dass Ausgangsrechnungen die Forderungen eines Unternehmens gegenüber Kund:innen festhalten.

Ausgangsrechnungen werden vom Unternehmen selbst ausgestellt, wenn es Waren oder Dienstleistungen an Kund:innen verkauft.

Pflichtangaben für Deutschland, Österreich und Schweiz

Eingangsrechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten.
Sie müssen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und auch eine korrekte Erfassung und Verbuchung in der Buchhaltung gewährleisten.

Diese Anforderungen sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz ähnlich, weisen jedoch einige länderspezifische Unterschiede auf.

Notwendige Informationen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und des Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (inklusive Menge und Art)
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
• Einzelpreise nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, der Steuersatz sowie das Gesamtentgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Zahlungsbedingungen und die vereinbarte Zahlungsfrist

Pflichtangaben je Land:

Mit digitalen Lösungen für Ihr Ausgabenmanagement, wie beispielsweise Pleo , können Sie sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Welche Rolle spielt die Eingangsrechnung in der Buchhaltung?

Die Eingangsrechnung dient als offizieller Nachweis für erhaltene Waren und Dienstleistungen und ermöglicht es Unternehmen, ihre Verbindlichkeiten gegenüber Lieferant:innen genau zu dokumentieren.

Jede Eingangsrechnung enthält wichtige Informationen wie den Rechnungsbetrag, die Lieferantendaten, das Liefer- oder Leistungsdatum sowie die Zahlungsbedingungen. Diese Angaben sind nicht nur für die interne Buchhaltung entscheidend, sondern auch für die steuerliche Erfassung und den Vorsteuerabzug.

Warum ist die korrekte Buchung von Eingangsrechnungen wichtig?

Die korrekte Buchung bildet die Grundlage für eine präzise Finanzbuchhaltung und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ohne eine genaue und ordnungsgemäße Buchung können erhebliche finanzielle und rechtliche Probleme entstehen.

Eine gewissenhafte Buchung von Eingangsrechnung ist vor allem wichtig für:

• Genauigkeit der Finanzberichte: Eine präzise Buchung von Eingangsrechnungen gewährleistet, dass die Finanzberichte des Unternehmens korrekt und zuverlässig sind. Ungenaue Buchungen können zu falschen Schlussfolgerungen und Entscheidungen führen.
• Sicherung des Vorsteuerabzugs: Durch die korrekte Erfassung und Buchung der Eingangsrechnungen kann das Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen. Dies ist ein wichtiger finanzieller Vorteil, der die Liquidität des Unternehmens verbessert.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Eingangsrechnungen müssen nach den geltenden gesetzlichen Vorschriften verbucht werden. Dies schließt die Angabe von Rechnungsnummer, Datum und Lieferant ein. Eine nicht ordnungsgemäße Buchung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldstrafen und Nachprüfungen durch das Finanzamt.
• Effiziente Verwaltung von Verbindlichkeiten: Die korrekte Buchung von Eingangsrechnungen ermöglicht eine effektive Verwaltung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Das Unternehmen behält den Überblick über offene Rechnungen und Zahlungstermine, was die finanzielle Planung erleichtert.
• Vermeidung von Doppelbuchungen: Eine genaue Buchung hilft dabei, Doppelbuchungen und andere Fehler zu vermeiden. Dies sorgt für eine klar strukturierte und transparente Buchführung, die für interne und externe Prüfungen von großer Bedeutung ist.

Pleo unterstützt Sie bei der Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse in Ihrem Unternehmen. Intuitive Funktionen helfen, Eingangsrechnungen effizient zu erfassen, zu überprüfen und zu buchen – Sie können dadurch manuelle Fehler minimieren und parallel Ihre Buchhaltung optimieren.

Wie (und wann) wird eine Eingangsrechnung gebucht?

Die Buchung erfolgt, wenn das Unternehmen eine Rechnung von Lieferant:in oder Dienstleister:in erhält und diese in der Buchhaltung erfasst werden muss.

Der genaue Zeitpunkt der Buchung hängt davon ab, wann die Rechnung im Unternehmen eingeht und welche internen Prozesse und Regeln zur Erfassung und Prüfung von Rechnungen bestehen.

Die Basics: Buchung auf den richtigen Konten

Die Eingangsrechnung wird auf den entsprechenden Konten im Kontenrahmen des Unternehmens erfasst. An dieser Stelle ist es wichtig, die korrekten Konten für Wareneinkauf, Verbindlichkeiten und Vorsteuer zu nutzen. Der Buchungssatz muss präzise erstellt werden, um eine korrekte Erfassung der Beträge sicherzustellen.

Beispielbuchung

Sie kaufen Waren im Wert von 1.000 € netto ein. Die Eingangsrechnung weist eine Umsatzsteuer von 190 € aus, wodurch sich ein Bruttobetrag von 1.190 € ergibt.

Buchungssatz:

Sie buchen die Rechnung direkt in Ihrem System und geben sie danach zur Zahlung frei.

Eingangsrechnungen digital verwalten

Durch die Umstellung auf digitale Systeme können Sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Buchhaltung erheblich verbessern.

Digitale Eingangsrechnungen können automatisch erfasst, kategorisiert und gespeichert werden, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Keine Papier-, Druck- oder Lagerkosten und gleichzeitig kann die Durchlaufzeit der eigenen Buchhaltungsprozesse im Unternehmen deutlich verbessert werden.

Digitale Rechnungen können leicht durchsuchbar gemacht und bei Bedarf schnell gefunden werden – dies erhöht die Zugänglichkeit von Dokumenten und das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren, minimiert. Außerdem sind digitale Dokumente vor physischen Schäden geschützt und können problemlos gesichert und wiederhergestellt werden.

Digitale Tools als Unterstützung nutzen

Digitale Tools für Ausgabenmanagement bieten umfangreiche Funktionen zur Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung. Mit Pleo können Sie den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Von der Erfassung und Überprüfung bis hin zur Genehmigung und Archivierung unterstützt Pleo Sie in jedem Schritt, um manuelle Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Sie können sich auch die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Buchhaltungssystemen zunutze machen und dadurch alle relevanten Daten automatisch synchronisieren und verarbeiten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine hohe Genauigkeit und Konsistenz der Buchhaltungsdaten.

Häufige Probleme (+ Lösungen) bei der Buchung von Eingangsrechnungen

Die Buchung von Eingangsrechnungen kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Fehler auftreten und Prozesse nicht optimal gestaltet sind.

Nachfolgend stellen wir Ihnen typische Probleme bei der Buchung von Eingangsrechnungen vor und gleichzeitig finden Sie Lösungen sowie Tipps für eine einfache Buchhaltung.

Typische Fehler und wie sie vermieden werden:

Fehlerhafte oder unvollständige Angaben auf der Rechnung

Eine der häufigsten Ursachen für Probleme bei der Buchung von Eingangsrechnungen sind fehlerhafte oder unvollständige Angaben. Dies kann zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten, sowie die Vorsteuer korrekt angegeben sind. Ein standardisierter Prüfprozess kann helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen.

Tipp von Pleo: Nutzen Sie digitale Tools zur automatischen Erfassung und Überprüfung von Rechnungen, um Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Falsche Zuordnung der Konten

Eine falsche Zuordnung der Konten kann zu Unstimmigkeiten in der Buchhaltung führen und die Finanzberichte verfälschen.

Lösung: Verwenden Sie einen klar definierten Kontenrahmen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter:innen über die richtigen Buchungssätze informiert sind.

Tipp von Pleo: Implementieren Sie eine Buchhaltungssoftware, die automatische Kontenzuordnungen ermöglicht, um Fehler zu vermeiden.

Verpasste Skonti und Rabatte

Unternehmen verpassen häufig Skonti und Rabatte, weil Zahlungsfristen nicht eingehalten werden.

Lösung: Überwachen Sie die Zahlungsfristen genau und planen Sie rechtzeitige Zahlungen ein, um Skonti und Rabatte zu nutzen.

Tipp von Pleo: Nutzen Sie Erinnerungsfunktionen in Ihrer Buchhaltungssoftware, um keine Fristen zu verpassen.

Unklare Verantwortlichkeiten

Unklare Verantwortlichkeiten können zu Verzögerungen und Fehlern bei der Rechnungsbearbeitung führen.
Lösung: Definieren Sie klare Zuständigkeiten und kommunizieren Sie diese innerhalb des Teams.

Mangelnde Nachverfolgbarkeit

Wenn Buchungsvorgänge nicht ausreichend dokumentiert und archiviert werden, kann dies zu Problemen bei der Nachverfolgung und Prüfung führen.
Lösung: Dokumentieren und archivieren Sie alle Buchungsvorgänge revisionssicher, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Tipp von Pleo: Setzen Sie auf digitale Archivierungssysteme, um eine einfache Verwaltung und schnellen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen.

Pleo als praktische Lösung

Typische Fehler können durch sorgfältige Prüfungen und den Einsatz moderner Buchhaltungslösungen vermieden werden. Ein standardisierter Prozess, klare Verantwortlichkeiten und die Nutzung digitaler Tools tragen erheblich zur Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltung bei.

Digitale Tools wie Pleo erleichtern die Erfassung, Überprüfung und Archivierung von Eingangsrechnungen um ein Vielfaches. Mit Pleo können Sie nicht nur manuelle Fehler minimieren, sondern auch die gesamte Buchhaltung effizienter gestalten. Pleo bietet nützliche Funktionen zur automatischen Rechnungsverarbeitung, Erinnerungen an Zahlungsfristen und eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.

Pleo hilft, Fehler zu vermeiden.