Eingangsrechnung buchen: Nützliche Hinweise und Tipps

Eingangsrechnungen von Lieferanten zu verwalten, ist ein wichtiges Element in den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen. Dabei werden mehrere Schritte durchgeführt, von der Erfassung und Überprüfung bis hin zur Zahlung und Archivierung.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über Eingangsrechnungen und ihre Buchung und geben praktische Tipps zur effizienten Buchung und Verwaltung Ihrer Rechnungen. Dies ist unsere Eingangsrechnungen buchen Anleitung.

Was ist eine Eingangsrechnung? Definition

Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen nach der Erbringung einer Leistung – oder Lieferung von Waren – an ein Unternehmen ausgestellt wird. 

Sie dient als Nachweis für die erbrachte Leistung – oder die gelieferten Waren – und enthält alle relevanten Details zu entstandenen Verbindlichkeiten aus Lieferungen, wie z. B.: den Rechnungsbetrag, die Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und die vereinbarten Zahlungsbedingungen. 

Die Eingangsrechnung ist wichtig für den Vorsteuerabzug, da nur korrekt ausgestellte Rechnungen von den Finanzbehörden anerkannt werden.

Die Eingangsrechnung spielt eine zentrale Rolle im Rechnungswesen und in der Buchhaltung eines Unternehmens. Vor allem für die finanzielle Kontrolle und Steuererfassung ist sie unerlässlich. 

Unternehmen können mithilfe von Eingangsrechnungen ihre Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten exakt dokumentieren und sicherstellen, dass alle Transaktionen korrekt und vollständig erfasst werden. Außerdem stellen Rechnungen eine wichtige Grundlage für den Abzug der Vorsteuer und die Steuererklärung dar. 

Unterschied zur Ausgangsrechnung

Sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen spielen im unternehmerischen Rechnungswesen eine Rolle. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Arten von Rechnungen liegt darin, dass Ausgangsrechnungen die Forderungen eines Unternehmens gegenüber Kund:innen festhalten.

Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen bilden die Grundlage für die finanzielle Berichterstattung und Steuererklärung.

Während Eingangsrechnungen etwa in Form von Lieferantenrechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern an Unternehmen ausgestellt werden, werden Ausgangsrechnungen vom Unternehmen selbst ausgestellt, wenn es Waren oder Dienstleistungen an Kund:innen verkauft.

Machen Sie sich mit den wichtigsten Unterschieden zwischen diesen beiden Arten von Rechnungen vertraut:

Wie wird eine Eingangsrechnung geprüft?

Bevor eine Eingangsrechnung gebucht werden kann, muss sie nach dem Wareneingang geprüft werden. Die Rechnungsprüfung stellt sicher, dass die Rechnung korrekt ausgestellt wurde, alle Pflichtangaben enthält und mit den gelieferten Waren bzw. den gelieferten Dienstleistungen übereinstimmt. 

Die Prüfung sämtlicher Eingangsrechnungen ist ein unverzichtbarer Schritt in der Rechnungsverarbeitung. Sie stellt nicht nur sicher, dass die Rechnung korrekt ist, sondern sichert auch den Vorsteuerabzug. Eine fehlerhafte Rechnung kommt nicht für den Vorsteuerabzug infrage. Fehlerhafte Rechnungen müssen vor der Buchung gemeldet und vom Aussteller angepasst werden.  

Pflichtangaben für Deutschland, Österreich und die Schweiz

Eingangsrechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Sie müssen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und auch eine korrekte Erfassung und Verbuchung in der Buchhaltung gewährleisten.

Diese Anforderungen sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz ähnlich, weisen jedoch einige länderspezifische Unterschiede auf.

Machen Sie sich mit den notwendigen Informationen für Rechnungen vertraut.:

• Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und des bzw. der Kund:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (inklusive Menge und Art)
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
• Einzelpreise nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, der Steuersatz sowie das Gesamtentgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Zahlungsbedingungen und die vereinbarte Zahlungsfrist

Die korrekte Angabe dieser Informationen ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung der Rechnung und den Vorsteuerabzug. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu steuerlichen Nachteilen und Problemen bei der Buchführung führen.

Je nach Land können speziellen Pflichtangaben gefragt sein. Diese sind:

Welche Rolle spielt die Eingangsrechnung in der Buchhaltung?

Die Eingangsrechnung dient als offizieller Nachweis für erhaltene Waren und Dienstleistungen und ermöglicht es Unternehmen, ihre Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten genau zu dokumentieren.

Jede Eingangsrechnung enthält wichtige Informationen wie den Rechnungsbetrag, die Lieferantendaten, das Liefer- oder Leistungsdatum sowie die Zahlungsbedingungen. Diese Angaben sind nicht nur für die interne Buchhaltung entscheidend, sondern auch für die steuerliche Erfassung und den Vorsteuerabzug.

Warum ist die korrekte Buchung von Eingangsrechnungen wichtig?

Die korrekte Buchung bildet die Grundlage für eine präzise Finanzbuchhaltung und sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ohne eine genaue und ordnungsgemäße Buchung können erhebliche finanzielle und rechtliche Probleme entstehen.

Eine gewissenhafte Buchung von Eingangsrechnung ist vor allem wichtig für:

• Genauigkeit der Finanzberichte: Eine präzise Buchung von Eingangsrechnungen gewährleistet, dass die Finanzberichte des Unternehmens korrekt und zuverlässig sind. Ungenaue Buchungen können zu falschen Schlussfolgerungen und Entscheidungen führen.
• Sicherung des Vorsteuerabzugs: Durch die korrekte Erfassung und Buchung der Eingangsrechnungen kann das Unternehmen den Vorsteuerabzug geltend machen. Dies ist ein wichtiger finanzieller Vorteil, der die Liquidität des Unternehmens verbessert.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Eingangsrechnungen müssen nach den geltenden gesetzlichen Vorschriften verbucht werden. Dies schließt die Angabe von Rechnungsnummer, Datum und Lieferant ein. Eine nicht ordnungsgemäße Buchung kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldstrafen und Nachprüfungen durch das Finanzamt.
• Effiziente Verwaltung von Verbindlichkeiten: Die korrekte Buchung von Eingangsrechnungen ermöglicht eine effektive Verwaltung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Das Unternehmen behält den Überblick über offene Rechnungen und Zahlungstermine, was die finanzielle Planung erleichtert und Mahngebühren vermeidet. 
• Vermeidung von Doppelbuchungen: Eine genaue Buchung hilft dabei, Doppelbuchungen und andere Fehler zu vermeiden. Dies sorgt für eine klar strukturierte und transparente Buchführung, die für interne und externe Prüfungen von großer Bedeutung ist.

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Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 01. Januar 2025 müssen sich deutsche Unternehmen im B2B-Bereich an neue Regelungen für die Rechnungsverarbeitung gewöhnen. Die sogenannte E-Rechnungspflicht sieht vor, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen in der Zukunft ausschließlich in maschinenlesbaren, elektronischen Formaten verarbeitet werden. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden damit unzulässig. 

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung hat zur Folge, dass Unternehmen ihre Eingangsrechnungen in Zukunft digital buchen müssen. 

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung bedeutet für Unternehmen, dass sie ihren gesamten Rechnungsprozess vom Rechnungseingang über die Buchung von Rechnungen bis zur Archivierung digitalisieren müssen. Für den Umstieg gelten je nach Unternehmensgröße Übergangsregelungen. Ab dem 01. Januar 2028 greifen die neue Regelungen ausnahmslos für alle deutschen Unternehmen im B2B-Bereich. 

Alle Fragen und Antworten zur E-Rechnung in einem Artikel. Bereiten Sie sich mit unserem ausführlichen Ratgeber für die E-Rechnungspflicht vor. 

Wie (und wann) wird eine Eingangsrechnung gebucht?

Die Buchung einer Rechnung erfolgt, wenn das Unternehmen eine Rechnung von Lieferant:in oder Dienstleister:in erhalten und geprüft hat und diese in der Buchhaltung erfasst werden muss.

Der genaue Zeitpunkt der Buchung hängt davon ab, wann die Rechnung im Unternehmen eingeht und welche internen Prozesse und Regeln zur Erfassung und Prüfung von Rechnungen bestehen.

Die Basics: Buchung auf den richtigen Konten

Die Eingangsrechnung wird auf den entsprechenden Konten im Kontenrahmen des Unternehmens erfasst. An dieser Stelle ist es wichtig, die korrekten Konten für Wareneinkauf, Verbindlichkeiten und Vorsteuer zu nutzen. Der Buchungssatz muss präzise erstellt werden, um eine korrekte Erfassung der Beträge sicherzustellen.

Beispielbuchung

Sie kaufen Waren im Wert von 1.000 € netto ein. Die Eingangsrechnung weist eine Umsatzsteuer von 190 € aus, wodurch sich ein Bruttobetrag von 1.190 € ergibt.

Buchungssatz:

Sie buchen die Rechnung direkt in Ihrem System und geben sie danach zur Zahlung frei. Der Buchungssatz für die Rechnung aus diesem Beispiel würde lauten: Eingangsrechnung (oder Lieferantenrechnung) an Verbindlichkeiten und Vorsteuer. 

Aufbewahrungsfristen für Eingangsrechnungen

Ist die Eingangsrechnung gebucht, wird sie im nächsten Schritt bezahlt und anschließend archiviert. Die Archivierung von Eingangsrechnungen ist nicht nur für das Unternehmen interessant, sondern auch eine gesetzliche Vorgabe. Unternehmen sind dazu verpflichtet, sämtliche Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen aufzubewahren, etwa für eine Prüfung durch das Finanzamt zu einem späteren Zeitpunkt. 

Bei der Archivierung von Eingangsrechnungen gelten besondere Anforderungen. Es reicht nicht einfach aus, sämtliche Rechnungen abzuheften und im Aktenschrank verstauben zu lassen. Die Archivierung muss geordnet, vollständig, nachvollziehbar, nachprüfbar und unveränderlich – ab spätestens ab dem 01. Januar 2028 auch komplett elektronisch – geschehen. Die Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen beträgt seit 2025 lediglich acht Jahre statt zuvor zehn Jahre. 

Noch Fragen zur GoBD-Richtlinie? Kein Problem. Lesen Sie sich mit unserem GoBD-Ratgeber schlau. 

Häufige Probleme bei der Buchung von Eingangsrechnungen und Lösungen

Die Buchung von Eingangsrechnungen kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Fehler auftreten und Prozesse nicht optimal gestaltet sind.

Nachfolgend stellen wir Ihnen typische Probleme bei der Buchung von Eingangsrechnungen vor und gleichzeitig finden Sie Lösungen sowie Tipps für eine einfache Buchhaltung.

Dies sind typische Fehler bei der Buchung von Rechnungen und wie sie vermieden werden:

Fehlerhafte oder unvollständige Angaben auf der Rechnung

Eine der häufigsten Ursachen für Probleme bei der Buchung von Eingangsrechnungen sind fehlerhafte oder unvollständige Angaben. Dies kann zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führen.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Datum, vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten sowie die Vorsteuer korrekt angegeben sind. Ein standardisierter Prüfprozess kann helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen.

Tipp von Pleo: Nutzen Sie digitale Tools zur automatischen Erfassung und Überprüfung von Rechnungen, um Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Falsche Zuordnung der Konten

Eine falsche Zuordnung der Konten kann zu Unstimmigkeiten in der Buchhaltung führen und die Finanzberichte verfälschen.

Lösung: Verwenden Sie einen klar definierten Kontenrahmen und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter:innen über die richtigen Buchungssätze informiert sind.

Tipp von Pleo: Implementieren Sie eine Buchhaltungssoftware, die automatische Kontenzuordnungen ermöglicht, um Fehler zu vermeiden.

Verpasste Skonti und Rabatte

Unternehmen verpassen häufig Skonti und Rabatte, weil Zahlungsfristen nicht eingehalten werden.

Lösung: Überwachen Sie die Zahlungsfristen genau und planen Sie rechtzeitige Zahlungen ein, um Skonti und Rabatte zu nutzen.

Tipp von Pleo: Nutzen Sie Erinnerungsfunktionen in Ihrer Buchhaltungssoftware, um keine Fristen zu verpassen.

Unklare Verantwortlichkeiten

Unklare Verantwortlichkeiten können zu Verzögerungen und Fehlern bei der Rechnungsbearbeitung führen. 

Lösung: Definieren Sie klare Zuständigkeiten und kommunizieren Sie diese innerhalb des Teams.

Mangelnde Nachverfolgbarkeit

Wenn Buchungsvorgänge nicht ausreichend dokumentiert und archiviert werden, kann dies zu Problemen bei der Nachverfolgung und Prüfung führen.
Lösung: Dokumentieren und archivieren Sie alle Buchungsvorgänge revisionssicher, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Tipp von Pleo: Setzen Sie auf digitale Archivierungssysteme, um eine einfache Verwaltung und schnellen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen.

Eingangsrechnungen digital verwalten

Die Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung wachsen stetig. Durch die Umstellung auf digitale Systeme können Sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Effizienz, Genauigkeit Ihrer Buchhaltung erheblich verbessern und sich schon jetzt für die E-Rechnungspflicht rüsten. 

Digitale Eingangsrechnungen können automatisch erfasst, kategorisiert und gespeichert werden, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Keine Papier-, Druck- oder Lagerkosten und gleichzeitig kann die Durchlaufzeit der eigenen Buchhaltungsprozesse im Unternehmen deutlich verbessert werden.

Digitale Rechnungen können leicht durchsuchbar gemacht und bei Bedarf schnell gefunden werden – dies erhöht die Zugänglichkeit von Dokumenten und das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren, minimiert. Außerdem sind digitale Dokumente vor physischen Schäden geschützt und können problemlos gesichert und wiederhergestellt werden.

Eingangsrechnung mit Pleo 5-mal schneller verarbeiten

Digitale Tools wie Pleo Eingangsrechnungen erleichtern die Erfassung, Überprüfung und Archivierung von Eingangsrechnungen um ein Vielfaches. Mit Pleo können Sie nicht nur manuelle Fehler minimieren, sondern auch die gesamte Buchhaltung effizienter gestalten. Pleo bietet nützliche Funktionen zur automatischen Rechnungsverarbeitung, Erinnerungen an Zahlungsfristen und eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme.

Pleo hilft, Rechnungen bis zu 5-mal schneller zu verarbeiten, automatisch zu bezahlen und anschließend GoBD-konform zu archivieren. Und das zeigt Wirkung. Bereits über 40.000 Unternehmen sparen mit Pleo Eingangsrechnungen bereits Zeit und Kosten und verbessern ihre Compliance. Das macht Pleo zum #1-Ausgaben-Tool Europas. 

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Fazit

Das Buchen einer Eingangsrechnung ist ein wichtiger Schritt des Rechnungsprozesses. Sie findet nach der Rechnungsprüfung und vor der Zahlung der Rechnung statt und sichert nicht nur die fehlerfreie Verarbeitung der Rechnung, sondern auch die gesetzliche Compliance. Machen Sie sich mit unserem Beispiel für die Buchung einer Eingangsrechnung vertraut, um zu verstehen, wie die Buchung funktioniert. 

Um das Fehlerpotenzial bei der Buchung von Rechnungen zu senken und wertvolle Zeit und Kosten zu sparen, empfehlen wir den Umstieg auf die digitale Rechnungsverarbeitung. Das Ausgaben-Tool Pleo Eingangsrechnungen erlaubt Ihnen eine weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung und stellt im Hintergrund sicher, dass Sie sämtliche gesetzliche Vorschriften einhalten. Steigen Sie noch heute um – kostenfrei mit der Pleo Demo. 

FAQs

Welches Konto ist Eingangsrechnung?

Bei der Buchung Ihrer Eingangsrechnungen müssen Sie die Rechnung dem passenden Konto zuordnen. Das richtige Konto hierfür ist in der Regel "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen”. Außerdem betrifft die Buchung das Konto “Vorsteuer”. 

Wie lautet der Buchungssatz für eine Eingangsrechnung?

Der korrekte Buchungssatz für eine Eingangsrechnung lautet erst einmal Eingangsrechnungen an Verbindlichkeiten. Je nach Unternehmen und Steuerform kann der Buchungssatz allerdings auch das Vorsteuerkonto beinhalten.