Eingangsrechnungsverarbeitung Software: 6 Lösungen für Ihren Rechnungseingang

Von der Erfassung über die Prüfung bis zur Archivierung ist der Rechnungsverarbeitungsprozess nicht nur ziemlich lang und aufwändig, sondern auch anfällig für Fehler und ineffizient. Kein Wunder also, dass deutsche Unternehmen immer öfter auf elektronische Lösungen für ihr Invoice Management setzen. 

In diesem Artikel verraten wir Ihnen, warum auch Sie auf Eingangsrechnungsverarbeitung Software umsteigen sollten, was die neue E-Rechnungspflicht damit zu tun hat und mit welcher Software Sie Ihre Rechnungen am besten verarbeiten können. 

Was ist Eingangsrechnungsverarbeitung Software? Definition

Der Rechnungseingang geschah traditionell auf dem postalischen Weg. Eingangsrechnungen landeten im Briefkasten; der Rechnungsprozess begann mit dem Öffnen der Rechnung. 

Durch den Wandel zur elektronischen Rechnung stehen deutsche Unternehmen unter Zugzwang – Eingangsrechnungsverarbeitung Software muss her. 

Durch das Aufkommen von elektronischen Rechnungen hat sich dieser Prozess allmählich in die digitale Sphäre verlagert. Vor rund einem Jahr empfingen immerhin schon 45 % aller deutschen Unternehmen E-Rechnungen – mithilfe von Eingangsrechnungsverarbeitung Software. 

Unter Eingangsrechnungsverarbeitung Software versteht man eine Sammlung unterschiedlicher Softwares, die dem Empfang, der Verarbeitung und der Zahlung von Eingangsrechnungen dienen. 

Darunter fallen z. B. Rechnungsverarbeitung Software, Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme. Diese helfen Finanzteams dabei den Rechnungsprozess, also alle Schritte von Rechnungseingang über Rechnungsprüfung bis zur Zahlung und Archivierung digital abzubilden. 

Warum Sie Ihre Eingangsrechnungen digital verarbeiten sollten: Von verpassten Zahlungen bis zur E-Rechnungspflicht 

Allmählich geraten herkömmliche Papierrechnungen in der deutschen Unternehmenslandschaft aus der Mode. An ihre Stelle traten zuerst PDFs, die im E-Mail-Postfach, statt im Briefkasten landeten. Nun sind es aber die sogenannten elektronischen Rechnungen, die Papierrechnungen und PDFs gleichermaßen den Rang ablaufen. 

Unter elektronischen Rechnungen versteht man Rechnungen, die in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten erstellt und verschickt werden. Sogenannte E-Rechnungsformate, wie z. B. ZUGFeRD und X-Rechnung, erlauben eine einfache elektronische Verarbeitung von Rechnungen durch Empfänger:innen und den Fiskus. 

Für die Verarbeitung dieser neuen Art von Rechnungen nutzen Unternehmen spezialisierte Software – Eingangsrechnungsverarbeitung Software. Doch diese Software ist nicht nur ein Mittel zum Zweck. Der Einsatz von Software-Lösungen bei der Rechnungsverarbeitung eliminiert menschliche Fehler, spart Zeit und Aufwand und erhöht die Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess. 

Die E-Rechnungspflicht macht den Einsatz von Software für die Rechnungsverarbeitung zu einem Muss für deutsche Unternehmen im B2B-Bereich.

Wichtiger noch: Der Einsatz von Software für die Rechnungsverarbeitung sichert die gesetzliche Compliance deutscher Unternehmen. Seit dem 01. Januar 2025 gilt für deutsche Unternehmen in der B2B-Branche nämlich die sogenannte E-Rechnungspflicht. Diese sieht vor, dass sämtliche betroffene Unternehmen ab dem 01. Januar 2028 ausschließlich E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten. Der Empfang ist schon jetzt verpflichtend. 

Vorteile von Eingangsrechnungsverarbeitung Software

Planen Sie die Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs? Dann erfüllen Sie nicht nur die Vorgaben der neuen E-Rechnung Pflicht, sondern sichern sich auch eine Reihe operativer, finanzieller und strategischer Vorteile für Ihr Unternehmen. Diese Vorteile können Sie sich von einem Umstieg auf Eingangsrechnungsverarbeitung Software versprechen: 

• Pünktliche Zahlungen: Landen Ihre Eingangsrechnungen in einem digitalen Rechnungseingang, entgeht Ihnen nie wieder eine unbezahlte Rechnung. 

• Mehr Effizienz: Dank weitgehender Automatisierungen können Finanzteams repetitive Aufgaben bei der Verarbeitung von Rechnungen abgehen und Zeit sparen. 

• Niedrigere Kosten: Gesparte Zeit bei der Rechnungsverarbeitung schlägt sich auch in Form gesparter Personalkosten nieder, was die Unternehmensausgaben senkt. 

• Mehr Transparenz: Software für die Rechnungsverarbeitung schafft Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess und erlaubt gezielte Verbesserungen. 

• Einhaltung der E-Rechnungspflicht: In rund zwei Jahren muss Ihr gesamter Rechnungsprozess elektronisch ablaufen. Stellen Sie sich schon jetzt darauf ein. 

Die 6 besten Softwares für den digitalen Rechnungseingang

Die Auswahl einer passenden Software für die Rechnungsbearbeitung verlangt von Unternehmen, zwischen Dutzenden von Lösungen zu wählen, die oft unterschiedliche Ausrichtungen und Funktionen haben. Das kann sehr kompliziert sein und raubt Zeit. 

Deshalb haben wir uns entschlossen, Ihnen einen Teil der Arbeit abzunehmen. Wir haben sechs der besten Softwares für die Eingangsrechnungsverarbeitung getestet, und Funktionen, Zielgruppen und Kosten miteinander verglichen und uns dabei die Frage gestellt: Was ist die beste Eingangsrechnungsverarbeitung Software 2026?  

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die sechs besten Softwares für Ihren digitalen Rechnungseingang:

Rechnungsverarbeitung Software 

Suchen Sie nach einer kompakten Lösung für Ihren neuen, digitalen Rechnungsverarbeitungsprozess, sind Sie mit einer Rechnungsverarbeitung Software bestens bedient. Sie deckt den gesamten Rechnungsprozess ab und lässt sich super mit Buchhaltungssoftware verknüpfen.  

1. Pleo Eingangsrechnungen 

Pleo Eingangsrechnungen automatisiert Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung von Anfang bis Ende, sodass Ihr Finanzteam bei der Rechnungsverarbeitung Zeit spart, statt sie zu verlieren. 

Von einem smarten Rechnungseingang, der sämtliche Belege aus Scans, Ihrem E-Mail-Postfach & Co. intelligent ausliest bis zu einer flexiblen Zahlungsinfrastruktur, die nicht nur Zahlungen in über 50 Währungen, sondern auch die Berücksichtigungs Ihrer Liqudiität erlaubt, finden Sie bei Pleo Eingangsrechnungen alles, was Sie für eine smarte Eingangsrechnungsverarbeitung benötigen. 

Und das Wichtigste dabei: Pleo zeigt erwiesenermaßen Wirkung. Nicht nur zeigen Leistungsdaten, dass Sie Ihre Eingangsrechnungen mit Pleo bis zu 5-mal schneller bearbeiten und dabei Hunderte Stunden in Personalkosten sparen. Die über 40.000 Firmenkunden des Anbieters zeigen sich auch zufrieden. Auf dem Bewertungsportal G2 glänzt Pleo mit einer Top-Bewertung von 4,7 aus 5 möglichen Sternen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Eingangsrechnungsverarbeitung von Rechnungseingang bis Zahlung 
• Unterstützung durch Automatisierung und Künstliche Intelligenz (OCR-Technologie und smarte Workflows)
• Flexible Abwicklung von Zahlungen dank Liquiditätseinblicken in der Pleo Cash-Management-Suite

Für wen Pleo Eingangsrechnungen geeignet ist: Finanzbuchhalter:innen und mehrköpfige Finanzteams, die nach einer effizienten Lösung für den Rechnungseingang suchen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Starter-Paket inkl. grundlegender Rechnungsverwaltung ab 4€ pro Monat; Essential-Paket inkl. unbegrenzter Rechnungsverarbeitung ab 18€ pro Monat 

Das sagen Kunden über Pleo Eingangsrechnungen: 

“Die Ausgabenverfolgung ist unkompliziert und der Upload von Rechnungen intuitiv gestaltet.”

Quelle: G2 

2. d.velop invoices

d.velop invoices ist eine deutsche Softwarelösung für die digitale Rechnungsverarbeitung, die den gesamten Rechnungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Archivierung Ihrer Rechnungen umfasst und den Anforderungen der neuen E-Rechnungspflicht entspricht. 

Neben zahlreichen Workflows für die digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen setzt d.velop auch vermehrt auf Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML). Ein Beispiel ist die intelligente Texterkennung, die neue Eingangsrechnungen ausliest, selbstständig aus seiner Erkennung lernt und dadurch immer bessere Erkennungsquoten erzielt. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Digitale Rechnungsverarbeitung von intelligenter Rechnungserkennung bis zu revisionssicherer Archivierung
• Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML) 

Für wen d.velop invoices geeignet ist: Deutsche Unternehmen, die sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten und dabei Zeit sparen wollen

Kosten: Kostenlose 30-tägige Testversion vorhanden; Vollversion für kleine Unternehmen ab 340€ pro Monat; Vollversion für große Unternehmen ab 680€ pro Monat 

Buchhaltungssoftware 

Bringen Sie Ihren Rechnungsprozess und Ihre Buchhaltung unter einen Hut – mithilfe von Buchhaltungssoftware. Buchhaltungssoftware erlaubt Ihnen nicht nur, Ihre Eingangsrechnungen zu verarbeiten, sondern liefert auch wichtige Funktionen für die alljährliche Steuererklärung.   

3. sevdesk 

sevdesk, ein deutsches Software-Unternehmen mit Sitz in Offenburg, liefert eine smarte Buchhaltungslösung für deutsche Gründer und Selbstständige, die ihnen erlaubt Rechnungen zu erstellen, Rechnungen zu empfangen und die eigene Steuerlast zu überblicken. 

Als Softwarelösung für Einzelunternehmer:innen, die nur wenig Zeit für aufwändige Buchhaltungsprozesse haben, setzt sevdesk auf schlanke, weitgehend automatisierte Prozesse. Ausgangsrechnungen können innerhalb von Minuten erstellt, Belege und Rechnungen intuitiv gescannt und automatisch zugeordnet und Eingangsrechnung zeitschonend verarbeitet werden.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende Buchhaltung von Rechnungsstellung bis Steuererklärung 
• Unterstützung vorgeschriebener E-Rechnungsformate (z. B. ZUGFeRD, xRechnung)

Für wen sevdesk geeignet ist: Deutsche Gründer und Selbstständige, die ihre Finanzbuchhaltung sauber und zeitsparend abwickeln wollen 

Kosten: Kostenlose 14-tägige Testversion vorhanden; Vollversion ab 10,36€ pro Monat (zeitlich begrenztes Angebot)

4. Lexware 

Lexware Office ist eine umfangreiche digitale Suite für Gründer, Selbstständige und Kleinunternehmen, die die Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung vereinfachen soll. Die Softwarelösung umfasst Funktionen für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen, Online-Banking, Lohnwesen, Auswertungen und Vieles mehr und ist damit eine Komplettlösung für kleine Unternehmen. 

Mithilfe von Lexware Office erfassen Sie Eingangsrechnungen und Belege fehlerfrei, verarbeiten sämtliche Rechnungen auf einer übersichtlichen Oberfläche, veranlassen Zahlungen direkt in der Buchhaltungssoftware und verfolgen sämtliche Ausgaben in Echtzeit auf einem intuitiven Dashboard.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Erstellung, Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen 
• Komplettlösung für Finanzbuchhaltung von Rechnungswesen bis Auswertungen 

Für wen Lexware geeignet ist: Gründer, Selbstständige und kleine Unternehmen, die nach einer All-in-One-Lösung für ihre Finanzbuchhaltung suchen 

Kosten: Kostenlose 30-tägige Testversion; Vollversion ab 10,95€ pro Monat 

ERP-Systeme 

Sogenannte ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning-Systeme) bündeln sämtliche Unternehmensprozesse vom Finanzwesens bis zum Supply Chain Management. Das schafft maximale Transparenz und Kontrolle über all Ihre Arbeitsabläufe.  

5. Sage 

Sage, ein Softwareunternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main, bietet zahlreiche Softwarelösungen für Unternehmensprozesse und Unternehmen unterschiedlicher Größe, darunter auch Sage X3, an. Sage X3 ist eine All-in-One-Lösung für Unternehmen, die es ihnen erlaubt, sämtliche Prozesse von der Buchhaltung bis zur Fertigung von einer Schaltzentrale aus zu steuern. 

Was Sage X3 von anderen ERP-Systemen absetzt, ist dessen fortschrittliche Integration von Künstlicher Intelligenz (KI). Diese kommt etwa bei der Kreditorenbuchhaltung zum Einsatz und spart Finanzteams wertvoller Zeit bei der Bearbeitung ihrer Eingangsrechnungen.

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• All-in-One-Lösung für Finanzmanagement, Produktionsmanagement und Lieferketten-Management 
• Fortgeschrittener Einsatz von KI-Werkzeugen in Kreditorenbuchhaltung & Co. 

Für wen Sage geeignet ist: KMUs und Großunternehmen, die all ihre Prozesse von einer Schaltzentrale aus steuern wollen

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

6. weclapp 

weclapp versteht sich als ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen, mit dem diese alle ihre wichtigen Arbeitsabläufe auf einer Plattform steuern können. Das ERP-System wurde von einem deutschen Softwareunternehmen aus Kitzingen entworfen und wird in Deutschland gehostet. Damit ist es die perfekte Lösung für deutsche KMUs, die nach hohen Sicherheitsstandards und gesetzlicher Compliance suchen. 

Das ERP-System weclapp verbindet Projektmanagement, Buchhaltung, Produktion, Warenwirtschaft, E-Commerce, POS und CRM auf einer einzigen, übersichtlichen Oberfläche. Durch die Bündelung all dieser Prozesse auf einer Oberfläche sparen Unternehmen bis zu 50 Stunden Arbeit pro Monat und bis zu 80 % ihrer Kosten. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• ERP-System, das Projektmanagement, Buchhaltung, Produktion, Warenwirtschaft, E-Commerce, POS und CRM umfasst 
• Automatisierte und regelkonforme Buchhaltung für Unternehmen aller Rechtsformen

Für wen weclapp geeignet ist: Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland, die sich auf Wachstum statt Verwaltung konzentrieren wollen

Kosten: Kostenlose 30-tägige Testversion vorhanden; ERP Starter inkl. Finanzbuchhaltung und E-Rechnungen ab 39€ pro Monat und Nutzer 

5 Tipps für den Umstieg auf die digitale Rechnungsverarbeitung 

Ihren Rechnungsprozess zu digitalisieren kann eine enorme Bereicherung für Ihr Unternehmen sein, die Ihr Finanzteam und Ihre Cash-Bestände gleichermaßen entlastet. Damit Ihre Digitalisierung gelingt, müssen Sie allerdings überlegt vorgehen. 

Dies sind fünf nützliche Tipps für Ihren Umstieg auf die digitale Rechnungsverarbeitung: 

• Kennen Sie die Herausforderungen: Die Verfrachtung sämtlicher manueller Prozesse auf eine neue, digitale Oberfläche ist nicht ohne ihre Tücken. Mögliche Herausforderungen beim Umstieg sind die Angst vor Veränderung, fehlendes Know-How bei der Anwendung neuer Software und hohe Kosten.

• Kommunizieren Sie den Umstieg: Bereiten Sie Ihr Finanzteam bereits weit im Voraus auf die Digitalisierung Ihres Rechnungseingangs vor. Kommunizieren Sie bevorstehende Veränderungen klar und geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen die Chancen, eigene Wünsche und Vorschläge einzubringen. 

• Wählen Sie mit Bedacht: Vergleichen Sie einzelne Anbieter sorgfältig miteinander, bevor Sie sich für eine Software-Lösung entscheiden. Nutzen Sie kostenlose Testversionen und Demo, Lösungen auszuprobieren, bevor Sie sich festlegen. Lesen Sie unabhängige Nutzerbewertungen, um mögliche Schwächen einer Lösung zu finden. 

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen: Priorisieren Sie beim Umstieg Software, die benutzerfreundlich ist und einen reibungslosen Einstieg ermöglicht. Stellen Sie außerdem Schulungsangebote zur Verfügung, die Ihren Mitarbeiter:innen wichtiges Know-How zur Anwendung der neuen Software liefern. 

• Bleiben Sie am Ball: Richten Sie periodische Auswertungen der neuen Software ein, die deren Effektivität auf den Prüfstand stellt. Holen Sie außerdem Feedback von Ihren Mitarbeiter:innen ein, um weitere Schwachstellen in der neuen Lösung aufzudecken. Nehmen Sie dementsprechend Verbesserungen vor. 

Fazit 

Ein digitaler Rechnungseingang ist nicht nur nice to have, sondern ein Must-have. Der Einsatz von Eingangsrechnungsverarbeitung Software sichert Ihre Compliance mit der neuen E-Rechnungspflicht, die seit dem 01. Januar 2025 teilweise in Kraft ist und ab dem 01. Januar ausnahmslos für alle deutschen Unternehmen aus dem B2B-Bereich gelten wird. 

Digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung mithilfe von Pleo Eingangsrechnungen. Europas führendes Ausgaben-Tool liefert nicht nur eine automatisierte Lösung für Ihren Rechnungseingang, sondern gibt Ihnen auch die nötigen Werkzeuge an die Hand, um strategische Erkenntnisse aus Ihren Eingangsrechnungen zu gewinnen. 

Möchten Sie Ihre Rechnungen digital verarbeiten und sich einen Wettbewerbsvorteil sichern, sollten Sie Pleo Eingangsrechnungen nicht vernachlässigen. Buchen Sie Ihre kostenlose Pleo Demo und prüfen Sie, ob die Lösung für Sie geeignet ist.