So gelingt modernes Geschäftsreisemanagement: Ein Leitfaden

Von der Reiseplanung über die Reisebuchung und Überwachung der Einhaltung der Reiserichtlinien bis hin zur Jagd nach Belegen für die Buchhaltung und etwaige Rückerstattungen – Geschäftsreisen erfordern jede Menge Aufwand. 

Der Schlüssel zu reibungslosen Dienstleistungen ist ein modernes Geschäftsreisemanagement. Dieses optimiert nicht nur den Ablauf der Geschäftsreise selbst, sondern spart auch Zeit und Aufwand innerhalb des Unternehmens sowie finanzielle Ressourcen. 

Finden Sie heraus, wie modernes Geschäftsreisemanagement gelingt und warum Sie nicht mehr um Geschäftsreisemanagement-Software herumkommen. 

Was ist Geschäftsreisemanagement? – Definition

Unterhalten wir uns über das Geschäftsreisemanagement, beziehen wir uns auf all diejenigen Prozesse, die eine Geschäftsreise ermöglichen. Unter das Management einer Geschäftsreise fallen die Planung der Reise, sämtliche Buchungen, die damit verbundene Verwaltungsarbeit sowie die Buchhaltung und Erstattung von Reisekosten an Mitarbeiter:innen im Nachgang. 

Der mehrstufige Prozess der Bewältigung von Dienstleistungen stellt Unternehmen vor unterschiedliche Herausforderungen, allen voran Fragen der Planungssicherheit, des Reisekostenmanagements, der Buchhaltung und der Datensicherheit. 

Modernes Geschäftsreisemanagement spart nicht nur Geld – es spart Zeit und Ressourcen im Unternehmen und gewährleistet reibungslose und sichere Geschäftsreisen. 

Das Ziel eines modernen Geschäftsreisemanagements ist es, diesen Herausforderungen Lösungen entgegenzusetzen. Es soll die Produktivität bei der Planung und Durchführung der Reise steigern, die Reiseplanung vor unerwarteten Ereignissen absichern, die Einhaltung von Budgets gewährleisten und den Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung verringern. 

Warum Geschäftsreisemanagement so wichtig ist 

Für jede Geschäftsreise müssen Ressourcen für die Planung und Buchung bereitgestellt und Mitarbeiter:innen für die Reise freigestellt werden. 

Die Reise selbst kann sich durch verspätete Flüge verzögern; Mehrkosten können auftreten. Unerwartete Ereignisse können schnell das Geschäftsreisebudget sprengen. Nicht gesammelte Belege und Rückerstattungen können die Verwaltung noch Wochen nach der Geschäftsreise auf Trab halten. 

Ein effektives Geschäftsreisemanagement kann in den folgenden Aspekten Abhilfe schaffen: 

• Planung der Geschäftsreise: Unternehmen mit einem effektiven Geschäftsreisemanagement planen Geschäftsreise frühzeitig, um Kapazitäten im Unternehmen freizumachen und ihren Planungsaufwand zu verringern. 

• Buchung der Geschäftsreise : Die Buchung der Geschäftsreise über Travel Manager oder Geschäftsreise-Tools kann Zugriff auf exklusive Angebote gewähren und zu Kosteneinsparungen führen. Automatisierte Buchungsprozesse ermöglichen weitere Einsparungen.

• Genehmigungen und Richtlinien: Klar definierte Prozesse schaffen Klarheit über Richtlinien bei der Planung, Buchung und Durchführung der Geschäftsreise und reduzieren den Zeitverlust und zusätzlichen Aufwand durch das ständige Einholen von Genehmigungen.  

• Reisekostenmanagement: Ein effektives Geschäftsreisemanagement erlaubt Ihnen, Kosten einzusparen, bevor sie anfallen, die Ausgaben während der Dienstreise in Echtzeit zu überwachen und Verluste, etwa durch ausgefallene Flüge, abzusichern. 

• Abrechnung der Geschäftsreise: Die Ausgaben der Geschäftsreise können durch eine effiziente Spesenabrechnung effizient geprüft und erstattet werden. Oft verfügen Unternehmen über Firmenkreditkarten für Geschäftsreisen, die das Einholen von Belegen erleichtern. 

Ein effizientes Dienstreisemanagement ist nicht nur ein Selbstzweck. Die richtige Reisemanagement-Lösung trägt auch zum Unternehmenserfolg bei. 

Reibungslose Geschäftsreisen ermöglichen eine engere Beziehung zu wichtigen Kund:innen und schnelle, kostensparende Planungs- und Buchungsprozesse ermöglichen einen wertvollen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz. 

Anforderungen an modernes Dienstreisemanagement

Aufgrund der hohen Komplexität eines modernen Geschäftsreisemanagements entscheiden sich Unternehmen oft dazu, diese Prozesse an externe Travel Manager und Geschäftsreisebüros auszulagern. Das kann allerdings zu erhöhten Kosten führen. 

Suchen Sie nach einer modernen Reisemanagement-Lösung, die Sie intern bewältigen können, sollte diese den folgenden Anforderungen entsprechen: 

• Verschlankung von Prozessen: Stellen Sie zusätzliches Personal für das Geschäftsreisemanagement zur Verfügung oder gliedern Sie dieses in ein bereits bestehendes Buchhaltungsteam ein, müssen Sie sich sicher sein können, dass das neue System tatsächlich zu Zeiteinsparungen führt. 

• Integration in bestehende Prozesse: Zum Zeitpunkt der Einführung eines neuen Reisemanagement-Systems bestehen in aller Regel bereits Prozesse für das Ausgabenmanagement und dieses Unternehmen. Das neue System muss sich nahtlos in bereits bestehende analoge und digitale Prozesse integrieren lassen. 

• Absicherung vor Ausfällen und Verlusten: Von verpassten Zügen und gecancelten Flügen über verlorenes Gepäck und versäumte Hotelaufenthalte, bis hin zu Notfällen und Arztbesuchen im Ausland, die Risiken auf Geschäftsreisen sind vielfältig. Ihr Dienstreisemanagement muss Sie vor diesen schützen bzw. versichern. 

• Support für Geschäftsreisende: Im Schadensfall ist neben der Schonung des Budgets auch die schnelle Versorgung von Geschäftsreisenden wichtig. Dem Geschäftsreisenden muss sofort effektiv geholfen werden, wann immer ein Problem auftritt – auch nachts um halb vier.  

• Datenanalyse und Reporting: Planen Sie regelmäßig Geschäftsreisen, sollten Sie nicht die Chancen verpassen, aus Datenanalysen über Ihre Reiseplanung zu lernen. Regelmäßige Reviews können Planungsfehler und Kostenfallen aufdecken und zukünftige Reisen noch reibungsloser und effizienter gestalten.  

Zur internen Bewältigung von Geschäftsreisen ziehen Unternehmen i. d. R. Assistent:innen heran. In größeren Unternehmen könnte hierfür ein/-e eigens angestellte/-r Travel Manager:in in Frage kommen. Doch ohne das richtige Werkzeug fällt es auch diesen Fachkräften schwer, sich auf einem zunehmend komplexen Markt zurechtzufinden.  

Schon gewusst? Sie können Ihre Reisemanagement-Tools mit Firmenkreditkarten verbinden, um verlässlich Transaktionen zu verfolgen und Belege zu sammeln. Mehr dazu in unserem Ratgeber zu Firmenkreditkarten. 

Warum Unternehmen auf digitales Reisemanagement setzen

Allmählich erholt sich die deutsche Wirtschaft von den Folgen der Corona-Pandemie und der Geschäftsreisemüdigkeit. Denn wenn die vielen Stunden im Home Office und Zoom Calls Eines gezeigt haben, dann, dass Geschäftsreisen für die Kontaktpflege und zur Verhandlung neuer Verträge weiterhin unverzichtbar sein werden. 

Fanden im Corona-Jahr 2020 nur rund 33 Millionen Geschäftsreisen statt, waren es 2023 bereits rund 117 Millionen. Kurz- und mittelfristig dürfte der Sektor wieder zu seinem Vor-Pandemie-Niveau von beinahe 200 Millionen Geschäftsreisen pro Jahr abschließen, so die Statista GmbH. 

Das steigende Volumen von Geschäftsreisen führt vor allem bei Großunternehmen zu zahlreichen Herausforderungen. Die meisten Geschäftsreisen registrieren Unternehmen mit mehr als 1.500 Mitarbeiter:innen. 

Die Notwendigkeit von schlanken Planungsprozessen, Fehlerfreiheit, einheitlichen Richtlinien und der Einhaltung von Budgets lässt oft zum logischen Schluss – für ein effizientes Reisemanagement braucht es eine Geschäftsreise-Software.

Vor- und Nachteile Geschäftsreisemanagement-Software

Bei der Entscheidung für eine Geschäftsreisemanagement-Software berufen sich KMUs und Großunternehmen auf eine Reihe von Vorteilen, wägen aber auch einige Risiken ab. 

Beachten Sie die folgenden Vor- und Nachteile von Geschäftsreisemanagement-Tools, bevor Sie eine Entscheidung fällen: 

5 Anforderungen an für eine gute Geschäftsreisemanagement-Software 

Okay, got it. Hochwertige Geschäftsreisemanagement-Tools sind heutzutage unverzichtbar. Aber woran erkennt man eigentlich eine gute Geschäftsreisemanagement-Software? Wir raten dazu, vor allem auf die folgenden Aspekte Acht zu geben: Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Richtlinienverfolgung, Integrationen und Support. 

1. Benutzerfreundlichkeit 

Möchten Sie Ressourcen bei der Umstellung sparen und sicherstellen, dass sowohl die Angestellt:innen als auch die Geschäftsreisenden mit der Management-Software zurechtkommen? Achten Sie vor allem auf die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Lösung. 

2. All-in-One-Lösung für Planung und Buchung  

Ihre Reisemanagement-Lösung sollte möglichst alle Aspekte der Bewältigung einer Geschäftsreise umfassen. Sie sollte Ihnen bei der Planung der Reise helfen, automatisierte Buchungsprozesse unterstützen und Reisende auf ihrer Geschäftsreise begleiten. 

3. Einhaltung von Geschäftsreiserichtlinien

Um den Bearbeitungsaufwand von Genehmigungen zu minimieren, sollte Ihre Lösung in der Lage sein, zuvor bestimmte Geschäftsreiserichtlinien automatisiert zu verfolgen und anhand derer Prozesse und Ausgaben genehmigen bzw. ablehnen. 

4. Integration von Kostenabrechnung

Ihr digitales Reisemanagement sollte nahtlos in Ihre Buchhaltung übergehen. Arbeiten Sie mit einem digitalen Ausgabenmanagement (wie z. B. dem Pleo Ausgabenmanagement), muss die geeignete Schnittstelle für automatische Synchronisierungen vorhanden sein. 

5. Rund-um-die-Uhr-Support  

Ist ein/-e Mitarbeiter:in am Flughafen gestrandet oder hat sich auf einer Geschäftsreise verletzt, ist schnelle Hilfe das A und O. Während tagsüber ein Anruf im Unternehmen denkbar ist, ist ein 24/7-Support des Tools außerhalb der Geschäftszeiten Gold wert. 

Bereit für den nächsten Schritt? Haben Sie die passende Geschäftsreisemanagement-Software für Ihr Unternehmen gefunden, ist es Zeit, Ihre erste Geschäftsreise zu buchen. Unser Leitfaden zur Buchung von Dienstreisen erklärt Ihnen, wie das am besten gelingt.    

Pleo als All-in-One-Lösung für das Geschäftsreisemanagement 

Pleo ist Ihr Nr.1-Ansprechpartner in Sachen Business Travel Expenses. Mit den passenden Tools für die Verwaltung auf der einen Seite und die Dienstreisenden auf der anderen Seite, ist Pleo die perfekte Lösung für Ihr Geschäftsreisemanagement. 

Pleo Karten ermöglichen Ihnen, sämtliche Ausgaben auf Geschäftsreisen in Echtzeit mitzuverfolgen, Zahlungslimits zu setzen und mühelos Belege zu sammeln. Und selbst wenn einmal kein Beleg in der App landet, können ihn Mitarbeiter:innen mühelos mit dem Pleo Belegscanner hochladen. 

Der Pleo Belegscanner ist nicht nur ein einfacher Scanner. Sobald Mitarbeiter:innen mit dem Belegscanner einen Beleg erfassen, ordnet Pleo diesen automatisch der richtigen Ausgabenkategorie zu – ein Traum für Ihre Buchhaltung. 

Pleo Rückerstattungen greifen dann, wenn die Geschäftsreise in den Büchern ist.  Das führende Ausgabe-Tool trägt zur Automatisierung Ihres Unternehmens bei und erlaubt Mitarbeiter:innen sogar, sich selbst zu entschädigen. 

Und das Beste daran? Der Umstieg auf Pleo ist reibungslos. Pleo unterstützt zahlreiche Integrationen mit anderen Buchhaltungs- und HRIS-Tools, sodass Sie Ihre digitalen Lösungen einfach miteinander verbinden können. 

Sogar andere Geschäftsreisemanagement-Tools, wie z. B. TravelPerk, unterstützt Pleo, um etwa Verbindungen zu Online-Buchungstools herzustellen. Was will man mehr? 

Fazit

Während Geschäftsreisen in Deutschland wieder in Vor-Pandemie-Höhen zurückfinden, drängt sich vermehrt die Frage auf: Wie geht man mit dem Verwaltungsaufwand von Geschäftsreisen um? Die Antwort lautet: ein zeitgemäßes, effizientes Geschäftsreisemanagement. 

Erleichtern Sie die Planung von Geschäftsreisen, verschlanken Sie den Arbeitsaufwand Ihres Finanzteams, stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsreise ein Erfolg wird und bewahren Sie Ihre Schreibtische anschließend vor Papierbergen – mit Pleo. 

Pleo liefert vielfältige Lösungen für ein digitales Reisemanagement, das echte Lösungen für Ihr Unternehmen bietet. Ob mit Pleo Karten, dem Belegscanner oder Pleo Rückerstattungen, Unternehmen können auf unterschiedliche Weise von Pleo profitieren – und das ohne Hürden beim Umstieg. 

FAQs 

Was versteht man unter Reisemanagement?

Das Reisemanagement in Unternehmen umfasst sämtliche Prozesse, die zur Planung, Buchung, Umsetzung und Nachbereitung einer Geschäftsreise beitragen. Das Reisemanagement wird immer öfter über Geschäftsreisemanagement-Tools abgewickelt. 

Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsreise und Dienstreise?

Streng genommen wird eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet, während eine Geschäftsreise auch ohne Anordnung geschehen kann. In der Praxis werden die Begriffe allerdings oft synonym verwendet und beschreiben beruflich bedingte Reisen.