So optimiert O.S. Energy mit Pleo sein Cash-Management in mehreren Währungen

Die Finanzabteilungen global tätiger Unternehmen stehen vor besonders komplexen Herausforderungen: Sie müssen mehrere Geschäftsbereiche, verschiedene Währungen und umfangreiche Lieferantenzahlungen koordinieren. Dadurch geht ihr Cash-Management weit über eine einfache Backoffice-Routine hinaus.

Auch O.S. Energy kennt diese Herausforderungen. Der Offshore-Dienstleister ist über mehrere Niederlassungen in verschiedenen Ländern tätig und operiert entsprechend in mehreren Währungen. Dabei ist das Unternehmen jederzeit auf transparente, präzise und zugängliche Liquidität angewiesen.

Henrik Fröhlich, Finance Director bei O.S. Energy, hat uns erzählt, wie sein Team Cash-Management in puncto Transparenz und Präzision neu gedacht hat. Er spricht über versteckte Fremdwährungskosten, den täglichen Aufwand mit mehreren Systemen und darüber, was sich geändert hat, seit das Cash-Management in einer zentralen Übersicht zusammengeführt wurde.

Was macht O.S. Energy und was sind deine Aufgaben als Finance Director?

Henrik: Wir sind ein familiengeführtes Unternehmen, das Dienstleistungen für die Offshore-Industrie anbietet. Neben unserem Hauptsitz in Glückstadt unterhalten wir Niederlassungen in Flensburg, Esbjerg (Dänemark) und Newcastle (Großbritannien). Unsere Flotte umfasst zehn eigene und vierzehn von uns betriebene spezialisierte Mehrzweck-Serviceschiffe, die wir mit unserem internen Marine- und Technikteam unterstützen.

Wir liefern maßgeschneiderte und kosteneffiziente Lösungen, die genau auf die Anforderungen der Offshore-Industrie ausgerichtet sind. In den vergangenen 20 Jahren waren wir in nahezu allen Offshore-Windparks und -Projekten in Nord- und Ostsee im Einsatz.

Als Finance Director bin ich für sämtliche Finanzangelegenheiten der Gruppe verantwortlich. Darunter fallen mehrere rechtliche Geschäftsbereiche in verschiedenen Ländern, die in unterschiedlichen Währungen tätig sind. Cash- und Liquiditätsmanagement spielen dabei eine wesentliche Rolle. Wenn man eine Flotte wie unsere betreibt, muss man seine Mittel jederzeit im Blick haben. Sonst gerät man schnell in schwieriges Fahrwasser.

Wie ist Pleo mit eurem Buchhaltungssystem verknüpft?

Henrik: Für unsere Buchhaltung nutzen wir DATEV. Durch die nahtlose Schnittstelle von Pleo kann ich Daten direkt in DATEV exportieren, ohne dass ich sie vorher aufbereiten oder sonstige Anpassungen vornehmen muss.

Diese Integration mindert unseren Arbeitsaufwand erheblich. Die Daten werden sauber übertragen, wodurch der Kontenabgleich viel einfacher geworden ist. Anstatt Einträge zu korrigieren oder anzupassen, können wir uns jetzt auf die Überprüfung und Validierung konzentrieren.

Ein weiterer Vorteil: Pleo passt in unsere bisherigen Workflows. Wir mussten unsere Strukturen nicht anpassen, um die Software zu nutzen. So läuft der tägliche Finanzbetrieb deutlich reibungsloser.

Wie sah euer Liquiditätsmanagement vor Pleo aus?

Henrik: Ich verbrachte viel Zeit damit, mir einen transparenten Überblick zu verschaffen. Jedes Schiff wird als eigenes Unternehmen geführt. Daher muss ich die Barbestände täglich im Blick behalten, um sicherzustellen, dass sie Rechnungen, Charterkosten und laufende Ausgaben abdecken. Früher hieß das: mich in verschiedene Bankkonten in Deutschland und Dänemark einloggen, nur um einen Überblick über unsere Gesamtliquidität zu bekommen.

Selbst wenn es gut lief, hat allein das mindestens eine halbe Stunde gekostet. Wollte ich dann Guthaben bewegen, kam nochmal ein extra Schritt obendrauf.

Die Arbeit an sich war nicht schwierig. Aber sie war repetitiv – und genau dann schleichen sich kleine Fehler ein.

Was habt ihr bemerkt, als ihr eure Devisengebühren unter die Lupe genommen habt?

Henrik: Selbst als wir konservativ gerechnet haben, wurde uns klar, dass wir jedes Jahr einen hohen vierstelligen Betrag ausgegeben haben, vielleicht sogar einen niedrigen fünfstelligen.

Wir wechseln regelmäßig zwischen Euro und dänischer Krone, und im Einzelnen erschienen diese Kosten nicht dramatisch. Es war jedes Mal nur ein kleiner Prozentsatz. Aber am Ende des Jahres stand eine Summe, die die Frage aufwarf: Muss das so sein?

Ihr habt Pleo zunächst für Firmenkarten und Rechnungsverwaltung eingeführt. Was hat euch dazu bewogen, auch das Cash-Management zu integrieren?

Henrik: Genau, zunächst habe ich nur nach einer besseren Lösung gesucht, um Karten und Rechnungen zu verwalten.

Als ich feststellte, dass Pleo auch für das Cash-Management über verschiedene Unternehmen und Währungen hinweg eingesetzt werden kann, war die Entscheidung naheliegend. Wir sind bereits in mehreren Ländern tätig – da ergibt es wenig Sinn, Rechnungen, Karten und Cash über verschiedene Systeme zu verwalten.

Mit Pleo ist alles unter einem Dach. Hat man Karten, Rechnungen und Cash erst einmal übersichtlich in einem Tool vereint, möchte man darauf nicht mehr verzichten!

Welche operativen Veränderungen ergaben sich, nachdem ihr auf Pleo umgestellt habt?

Henrik: Der Unterschied war sofort spürbar. Unsere Kosten für die Währungsumrechnung sind gesunken und Transfers zwischen dänischer Krone und Euro erfolgen jetzt in Echtzeit. Das gibt uns Sicherheit beim Liquiditätsmanagement.

Früher hat unser deutsches Buchhaltungssystem nicht immer reibungslos mit dänischen Banken funktioniert, sodass wir oft mit technischen Einschränkungen konfrontiert waren.

Jetzt sehe ich unsere gesamte Liquidität auf einen Blick und kann sofort handeln, statt den ganzen Tag zwischen verschiedenen Systemen hin- und herwechseln zu müssen. Allein das macht die Arbeit deutlich einfacher.

Wie lautet dein Fazit: Welchen Mehrwert bringt euch das Multi-Currency-Setup von Pleo insgesamt?

Welchen Mehrwert bringt euch das Multi-Currency-Setup von Pleo insgesamt?

Henrik: Für mich zeigt sich der Mehrwert auf zwei Ebenen.

Zum einen der messbare finanzielle Nutzen. Die Einsparungen bei der Währungsumrechnung sprechen bereits für sich.

Zum anderen – und mindestens genauso wichtig – der Einfluss auf unsere Arbeitsweise. Mit einem einheitlichen System zu arbeiten, erspart viele tägliche Frustrationen. Wir bleiben fokussiert. Wir erledigen Aufgaben in einem Fluss, statt sie stückweise zusammenzusetzen.

Das schlägt sich in den Zahlen nieder. Und es verändert, wie sich die Arbeit für unser Finanzteam anfühlt.

Was bei O.S. Energy einst ein fragmentierter, schwer überschaubarer Prozess war, ist heute ein kohärentes System mit einer konsolidierten Liquiditätsübersicht über alle Gesellschaften und Währungen hinweg, das Kontrolle und Transparenz vereint.

Falls auch Ihre aktuelle Finanzstruktur auf einem Flickenteppich aus Banken, Konten und manuellen Prozessen basiert, ist es Zeit für einen neuen Ansatz. Erfahren Sie, wie Pleos Cash-Management Sie unterstützen kann.