Was ist IT Asset Management? Ein verständlicher Überblick

IT Asset Management (ITAM) ist unverzichtbar – vor allem, wenn Sie Ihre IT-Ressourcen effizient verwalten und optimieren möchten.

Von der Beschaffung bis zur Stilllegung ermöglicht ITAM eine strukturierte Herangehensweise an die Verwaltung von IT-Assets wie Hardware, Software und Cloud-Ressourcen. Durch den Einsatz von ITAM können Unternehmen ihre IT-Kosten senken, Compliance-Vorgaben einhalten und die Transparenz über ihre IT-Infrastruktur verbessern.

Dieser Artikel gibt Ihnen einen Überblick und fasst alle wichtigen Aspekte von IT Asset Management zusammen.

Was ist IT Asset Management (ITAM)?

IT Asset Management (ITAM) ist ein wesentlicher Prozess innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens, der darauf abzielt, IT-Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten und zu optimieren.

ITAM umfasst:

• Nachverfolgung von IT-Ressourcen: Überwachung aller im Unternehmen genutzten Hardware, Software und digitalen Assets.
• Verwaltung der IT-Assets: Effiziente Nutzung und Verwaltung aller IT-Ressourcen.
• Optimierung der IT-Ressourcen: Identifizierung und Entfernung ungenutzter oder veralteter Assets zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung.
• Sicherstellung der Compliance: Gewährleistung, dass alle IT-Assets den geltenden Vorschriften und Lizenzbedingungen entsprechen.
• Transparente Übersicht: Implementierung von ITAM-Software, um jederzeit den Status aller IT-Assets einsehen zu können.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Nutzung der gesammelten Daten zur Optimierung der Verwaltung und zur besseren strategischen Planung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt von ITAM ist die Unterstützung bei der Einhaltung von Lizenzvereinbarungen und gesetzlichen Vorschriften.

Vielleicht waren Sie - wie auch viele andere Unternehmen - bereits in der Situation, dass Sie sicherstellen müssen, dass alle genutzten Softwarelizenzen ordnungsgemäß verwaltet und aktualisiert werden. ITAM-Systeme unterstützen hierbei und ermöglichen den Überblick über Lizenzverträge zu behalten und mögliche Compliance-Risiken zu minimieren.

Warum ist IT Asset Management wichtig?

IT Asset Management spielt eine entscheidende Rolle in modernen Unternehmen, da es die Grundlage für eine effiziente Verwaltung und Optimierung von IT-Ressourcen bildet. Ohne ein effektives ITAM-System können Unternehmen schnell in Situationen geraten, in denen die IT-Ausgaben außer Kontrolle geraten, ungenutzte Assets herumliegen oder Compliance-Risiken auftreten.

Hauptgründe, warum ITAM wichtig ist:

• Kostenkontrolle und Reduzierung: ITAM hilft Ihnen, Ihre IT-Ausgaben im Griff zu behalten, indem es ungenutzte oder überflüssige Assets identifiziert und entfernt. Dies führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, da Sie nur für das bezahlen, was sie auch tatsächlich nutzen.
• Einhaltung von Compliance-Vorschriften: ITAM stellt sicher, dass alle genutzten Softwarelizenzen den geltenden Lizenzvereinbarungen entsprechen. Dadurch entsteht ein Schutzschirm vor rechtlichen und finanziellen Risiken, die aus der Nichteinhaltung von Lizenzbestimmungen resultieren können.
• Optimierung der IT-Ressourcen: Durch die kontinuierliche Überwachung und Analyse der IT-Assets können Sie sicherstellen, dass alle Ressourcen optimal genutzt werden. ITAM ermöglicht eine effiziente Verteilung und Nutzung der IT-Ressourcen, was die Produktivität und Effizienz steigert.

Vorteile, die durch ITAM gewonnen werden können:

IT Asset Management ist auch wichtig, um die Lebensdauer von IT-Assets zu maximieren. Durch die regelmäßige Wartung und das Monitoring von Hardware und Software können Unternehmen die Lebensdauer ihrer IT-Ressourcen verlängern und so den Bedarf an teuren Neuanschaffungen reduzieren. Dies führt zu einer besseren Kapitalrendite (ROI) und sorgt dafür, dass die IT-Infrastruktur stets auf dem neuesten Stand ist.

Ein weiterer Grund, warum ITAM so wichtig ist der Schatten-IT.

Aber was ist das genau?

In vielen Unternehmen installieren Mitarbeiter:innen Software oder nutzen Cloud-Dienste ohne Wissen der IT-Abteilung. Dies kann zu Sicherheitsrisiken und zusätzlichen Kosten führen. ITAM bietet hier eine Lösung, indem es Transparenz schafft und sicherstellt, dass alle IT-Assets zentral verwaltet werden.

IT Asset Management ist unverzichtbar, um die Kontrolle über Ihre IT-Ressourcen zu behalten und kostspielige Risiken zu vermeiden. Es optimiert die Nutzung von IT-Assets, stellt die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicher und hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden. So schaffen Sie Transparenz und Effizienz in Ihrer IT-Infrastruktur.

Arten von IT Asset Management

IT Asset Management ist ein umfassender Prozess, der verschiedene Aspekte der Verwaltung und Optimierung von IT-Ressourcen abdeckt. Es gibt mehrere Arten von IT Asset Management, die jeweils spezifische Bereiche der IT-Infrastruktur betreffen.

Die wichtigsten Arten von IT Asset Management:

Software Asset Management (SAM)

Software Asset Management konzentriert sich auf die Verwaltung, Kontrolle und Optimierung von Softwarelizenzen und Softwareanwendungen innerhalb eines Unternehmens.

SAM hilft, die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen sicherzustellen, unnötige Lizenzkosten zu vermeiden und den Einsatz von Software effektiv zu steuern.

Ziele von SAM:

• Transparenz schaffen: Ermöglichung eines klaren Überblicks über den gesamten Softwarebestand
• Softwarenutzung optimieren: Effiziente Verwaltung und Nutzung vorhandener Softwarelizenzen
• Softwarekosten senken: Reduktion unnötiger Ausgaben durch optimierte Lizenznutzung
• Sicherstellung der Lizenzverfügbarkeit: Gewährleistung, dass Unternehmen stets über die notwendigen Lizenzen verfügen

Hardware Asset Management (HAM)

Hardware Asset Management befasst sich mit der Verwaltung von physischen IT-Ressourcen wie Servern, Computern, Druckern und anderen Hardwarekomponenten.

HAM umfasst den gesamten Lebenszyklus dieser Hardware-Assets, von der Beschaffung über die Wartung bis hin zur Stilllegung und Entsorgung. Ein effektives HAM-System hilft Unternehmen, die Nutzung ihrer Hardware-Ressourcen zu maximieren, unnötige Anschaffungen zu vermeiden und die Wartungskosten zu senken.

Durch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Hardwarebestands können Sie sicherstellen, dass Ihre IT-Infrastruktur stets auf dem neuesten Stand ist.

Cloud Asset Management

Mit der zunehmenden Verlagerung von IT-Ressourcen in die Cloud werden Cloud Asset Management und auch Cloud Spend Management immer wichtiger.

Dieser Bereich befasst sich mit der Verwaltung von Cloud-basierten IT-Ressourcen, einschließlich Software-as-a-Service (SaaS), Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS).

Cloud Asset Management hilft Ihnen bei:

• Nutzung der Cloud-Dienste optimieren: Effiziente Verwaltung und Anpassung der Cloud-Ressourcen.
• Kosten im Auge behalten: Überwachung und Kontrolle der Ausgaben für Cloud-Dienste.
• Compliance sicherstellen: Gewährleistung, dass alle Cloud-Ressourcen den geltenden Vorschriften entsprechen.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Schnelle Anpassung der IT-Ressourcen je nach Unternehmensbedarf.

Digital Asset Management (DAM)

Digital Asset Management (DAM) konzentriert sich auf die Verwaltung digitaler Inhalte wie Bilder, Videos, Dokumente und andere digitale Medien.

DAM-Systeme helfen Ihnen bei der Organisation, Speicherung und Zugänglichkeit Ihrer digitalen Inhalte. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine große Menge an digitalen Inhalten verwalten müssen, wie beispielsweise in der Medien- und Unterhaltungsindustrie.

Ein effektives DAM-System kann die Produktivität steigern, indem es den Zugriff auf digitale Inhalte vereinfacht und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams fördert.

IT Financial Management (ITFM)

IT Financial Management ist eine spezielle Art des IT Asset Managements und konzentriert sich auf die Verwaltung der IT-Ausgaben und -Budgets.

ITFM hilft Ihnen, die Kosten für ihre IT-Ressourcen zu analysieren und zu optimieren, um eine bessere Budgetkontrolle und Kosteneffizienz zu erreichen.

Durch die Implementierung von ITFM-Tools können Unternehmen ihre IT-Ausgaben transparent verfolgen, Kostenstellen identifizieren und fundierte Entscheidungen über zukünftige IT-Investitionen treffen.

Phasen des IT Asset Management-Prozesses

Der IT Asset Management-Prozess umfasst alle Phasen des Lebenszyklus von IT Assets, von der Beschaffung über die Implementierung bis hin zur Wartung und schließlich zur Stilllegung. 

Jede Phase ist entscheidend, um die Effizienz und Kostenkontrolle innerhalb der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sicherzustellen.

1. Beschaffung

Die Beschaffung ist die erste Phase im IT Asset Management Prozess und spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der IT-Infrastruktur.

In dieser Phase werden die IT Assets, einschließlich Hardware und Software, ausgewählt, bewertet und erworben. Eine sorgfältige Planung und Analyse der Anforderungen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die beschafften IT-Assets den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und die besten Angebote auf dem Markt genutzt werden.

Durch den Einsatz von IT Asset Management Software können Sie den Beschaffungsprozess optimieren, die Kosten überwachen und sicherstellen, dass alle IT Assets kompatibel mit der bestehenden IT-Infrastruktur sind.

Um die Beschaffungsphase optimal zu gestalten, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

• Anforderungsanalyse: Sorgfältige Analyse der benötigten IT Assets, um unnötige Anschaffungen zu vermeiden.
• Lieferantenauswahl: Auswahl zuverlässiger Lieferant:innen, die qualitativ hochwertige Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen bieten.
• Kostenkontrolle: Regelmäßige Überwachung des Budgets, um sicherzustellen, dass die Ausgaben im Rahmen bleiben.

2. Implementierung

Nach der Beschaffung folgt die Implementierung, bei der die erworbenen IT-Assets in die IT Umgebung des Unternehmens integriert werden.

Dies umfasst die Installation, Konfiguration und Zuweisung der IT-Assets an die entsprechenden Abteilungen oder Benutzer. Ein gut strukturierter Implementierungsprozess stellt sicher, dass alle IT-Assets schnell und effizient eingesetzt werden können, ohne den täglichen Betrieb zu stören.

IT-Teams nutzen an dieser Stelle IT Asset Management-Software, um den Überblick über den Implementierungsstatus zu behalten und alle notwendigen Konfigurationen vorzunehmen.

Damit die Implementierung reibungslos und effizient abläuft, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Zeitplanung: Erstellen Sie einen klaren Zeitplan für die Implementierung, um den laufenden Betrieb nicht zu stören.
• Rollenverteilung: Klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten innerhalb des IT-Teams.
• Testlauf: Führen Sie Tests vor dem vollständigen Rollout durch, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

3. Betrieb und Wartung

Während der Betriebsphase werden die IT Assets aktiv genutzt, und es ist wichtig, ihre Leistung kontinuierlich zu überwachen.

Die regelmäßige Wartung der IT Assets ist notwendig, um Ausfälle zu vermeiden und die Lebensdauer der Hardware und Software zu verlängern. IT Asset Management Software bietet Funktionen zur Überwachung der Nutzung und zur Planung von Wartungsarbeiten, sodass die IT Ressourcen optimal genutzt und die Betriebskosten minimiert werden können.

Diese Phase umfasst auch das Management von Softwarelizenzen, um sicherzustellen, dass alle Nutzungen den Vertragsbedingungen entsprechen.

Für einen optimalen Betrieb und eine effektive Wartung sollten Unternehmen auf folgende Punkte achten:

• Überwachung: Überprüfen Sie regelmäßig die IT-Assets auf Leistungsprobleme und Nutzungsmuster.
• Wartungsplanung: Erstellen Sie eines Wartungsplans zur präventiven Instandhaltung der IT Assets.
• Lizenzmanagement: Stellen Sie sicher, dass alle genutzten Softwarelizenzen den vertraglichen Vorgaben entsprechen.

4. Stilllegung und Ersatz

Am Ende des Lebenszyklus eines IT-Assets steht die Stilllegung, bei der das Asset aus dem Betrieb genommen und entweder ersetzt oder entsorgt wird.

Dies ist eine kritische Phase, da sie die sichere Löschung sensibler Daten und die umweltgerechte Entsorgung der Hardware umfasst.

Der Ersatz von IT Assets erfolgt oft durch die Beschaffung neuer Technologien, die den aktuellen Anforderungen besser entsprechen. IT Asset Management Software hilft bei der Planung und Durchführung der Stilllegung und stellt sicher, dass alle Compliance-Vorschriften eingehalten werden.

Um den Stilllegungs- und Ersatzprozess erfolgreich zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Aspekte beachten:

• Datensicherheit: Stellen Sie sicher, dass sensible Daten vor der Entsorgung von IT-Assets vollständig gelöscht sind.
• Umweltgerechte Entsorgung: Halten Sie alle Vorschriften zur umweltfreundlichen Entsorgung alter Hardware ein.
• Planung des Ersatzes: Planen Sie Ersatz frühzeitig, um eine lückenlose IT-Infrastruktur zu gewährleisten.

Auswahl der richtigen IT Asset Management Software

Die Auswahl der richtigen IT Asset Management Software ist entscheidend für den Erfolg des ITAM-Prozesses.

Bei der Auswahl sollten Sie vor allem auf folgende Kriterien achten:

• Skalierbarkeit: Die Software sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu skalieren und sollte sowohl für kleine als auch für große IT-Infrastrukturen geeignet sein sollte.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert den IT-Teams die Verwaltung der IT-Assets. Die Software sollte intuitiv zu bedienen sein und Schulungsaufwände minimieren.
• Integration: Die Fähigkeit, nahtlos in bestehende IT-Systeme und Prozesse integriert zu werden, ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Die ITAM-Software sollte kompatibel mit anderen IT-Management-Tools wie CMDB-Systemen und Helpdesk-Software sein.
• Reporting und Analyse: Die Software sollte umfassende Reporting- und Analysetools bieten, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen und die Transparenz über die IT Assets zu verbessern.

Beispiele für nützliche ITAM-Tools

Matrix42

Matrix42 ist eine führende ITAM-Lösung, die speziell für den deutschen Markt entwickelt wurde.

Sie bietet umfassende Funktionen zur Verwaltung von IT Assets, einschließlich Hardware und Software, und ist bekannt für ihre Benutzerfreundlichkeit und Integration in bestehende IT Systeme.

Flexera

Flexera bietet eine leistungsstarke IT Asset Management Software, die sich auf die Optimierung von Softwarelizenzen und die Verwaltung von Cloud-Ressourcen konzentriert.

Flexera ist ideal für Unternehmen, die ihre Softwarekosten kontrollieren und Compliance-Risiken minimieren möchten.

USU

USU ist eine in Deutschland weit verbreitete ITAM-Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre IT Assets effizient zu verwalten und Kosten zu optimieren.

USU bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung des gesamten IT Asset Lebenszyklus und ist besonders für große Unternehmen geeignet.

Herausforderungen bei der Implementierung von IT Asset Management

Die Implementierung von IT Asset Management kann mit verschiedenen Herausforderungen verbunden sein, die oft den Erfolg des ITAM-Prozesses gefährden.

Zu den häufigsten Hindernissen gehören:

Widerstand gegen Veränderungen

Viele Mitarbeiter:innen sind resistent gegenüber Veränderungen, insbesondere wenn diese neue Arbeitsprozesse oder Tools mit sich bringen. Um dieses Hindernis zu überwinden, ist es wichtig, frühzeitig Schulungen anzubieten und den Mehrwert von ITAM klar zu kommunizieren.

Mangel an Transparenz

Ohne vollständige Transparenz über die vorhandenen IT Assets wird es schwierig, eine effektive ITAM-Strategie umzusetzen. IT Teams sollten sicherstellen, dass sie eine umfassende Bestandsaufnahme durchführen und alle IT Assets in ein zentrales ITAM-System integrieren.

Fehlende Integration

Die Integration von ITAM-Software in bestehende IT Systeme kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn das Unternehmen bereits eine komplexe IT Infrastruktur hat. Eine sorgfältige Planung und Auswahl der ITAM-Software, die sich gut in die bestehende Umgebung einfügt, ist entscheidend.

Tipps für einen erfolgreichen ITAM-Einsatz

Ein erfolgreicher IT Asset Management Einsatz erfordert eine sorgfältige Planung und strategische Vorgehensweise. Von der Einbindung aller relevanten Stakeholder bis hin zur kontinuierlichen Optimierung des Prozesses – mit bewährten Praktiken können Sie sicherstellen, dass Sie langfristige Vorteile erzielen.

Hier drei Tipps, die Sie berücksichtigen können, um Ihre Herausforderung abzufedern:

1. Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder

Die Einbindung aller relevanten Stakeholder, einschließlich IT Teams, Finanzabteilungen und Management, ist entscheidend für den Erfolg des ITAM-Prozesses. Diese sollten von Anfang an in die Planung und Implementierung eingebunden werden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden.

2. Schrittweise Implementierung

Anstatt ITAM in einem großen Schritt einzuführen, ist es ratsam, den Prozess schrittweise umzusetzen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, aus den ersten Erfahrungen zu lernen und den ITAM-Prozess kontinuierlich zu verbessern.

3. Regelmäßige Überprüfung und Optimierung

IT Asset Management ist kein einmaliger Prozess. Es ist wichtig, regelmäßig Audits durchzuführen und den ITAM-Prozess zu überprüfen, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht und optimal funktioniert.

Durch die Anwendung von bewährter Praktiken können Sie sicherstellen, dass ihre ITAM-Implementierung erfolgreich ist und langfristige Vorteile bringt.