Kosten- und Leistungsrechnung: Das steckt dahinter

Kosten- und Leistungsrechnung durchführen – ja oder nein? 🤔 Bei der Finanzbuchhaltung stellt sich diese Frage nicht, denn diese ist laut Handelsrecht und Steuerrecht Pflicht, wenn Sie bestimmte Bedingungen erfüllen. Nicht so aber die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)! Für diese können Sie sich freiwillig entscheiden. 

Doch bevor Sie den Artikel jetzt sofort wieder wegklicken: Die Kosten- und Leistungsrechnung ist für viele Unternehmen absolut sinnvoll, gerade wenn es darum geht, große und wichtige Entscheidungen zu treffen. Daher sollten Sie das Thema nicht gleich abhaken. 🛑 In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen die KLR verschafft. Außerdem erklären wir Ihnen, was genau hinter der Kosten- und Leistungsrechnung steckt und welche Rolle Kostenstellen, Kostenträger & Co. in der ganzen Geschichte spielen.

Kosten- und Leistungsrechnung: Definition

Schauen wir uns zunächst mal an, was die KLR eigentlich ist: Die Kosten- und Leistungsrechnung ist als internes Rechnungswesen ein Teil der Betriebswirtschaftslehre. Hierbei berücksichtigen Sie alle Kosten und Leistungen, die im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungserbringung anfallen. 💡

Die KLR nutzen Sie zur internen Berechnung der Kosten und Leistungen. Dabei erfüllt sie wichtige Aufgaben und Ziele, welche wir im nächsten Absatz genauer betrachten.

Aufgaben und Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung

Sie sind sich nicht sicher, ob die Berechnung der Kosten und Leistungen sich für Ihr Unternehmen lohnt? ☹️ Wahrscheinlich schon, denn die KLR hilft Ihnen bei einigen Herausforderungen weiter und sorgt vor allem dafür, dass Sie Ihre Unternehmensziele erreichen. Der Aufwand lohnt sich also definitiv! Neugierig geworden? Werfen wir zunächst einen Blick auf die Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung. 

Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung

Integrieren Sie die Kosten- und Leistungsrechnung in Ihrem Unternehmen, so erfüllt sie die folgenden Aufgaben:

• Die Kosten- und Leistungsrechnung berücksichtigt alle Kosten, die in einer bestimmten Abrechnungsperiode (z. B. in einem Monat) angefallen sind.
• Die Kosten- und Leistungsrechnung setzen Sie ein, um die Wirtschaftlichkeit der betrieblichen Prozesse zu analysieren.
• Mit der KLR ist es Ihnen möglich, eine kurzfristige Erfolgsrechnung für Ihr Unternehmen aufzustellen.
• Mit Unterstützung der KLR nehmen Sie einen Abgleich zwischen Sollkosten und Istkosten vor.
• Eine Kalkulation der Kosten ist sowohl laufend als auch nachträglich möglich.
• Die KLR wenden Sie an, um die Selbstkosten zu ermitteln, die Sie bei der Herstellung eines Produkts aufwenden.
• Die Kosten- und Leistungsrechnung liefert Ihnen fundierte Informationen, die Sie für Entscheidungen zur Investitions- oder Preispolitik nutzen können.

Ziele der Kosten- und Leistungsrechnung

Das Hauptziel der Kosten- und Leistungsrechnung besteht darin, Ihnen eine fundierte Grundlage für Ihre wichtigen unternehmerischen Entscheidungen zu geben. 💯 Damit Sie diese Entscheidungen treffen können, beantwortet die Kosten- und Leistungsrechnung für Sie die folgenden Fragen:

• Bei der Herstellung welches Produkts ergeben sich die größten Kostenfaktoren? 💸
• Mit welchem Produkt erzielen Sie den größten Ertrag? 💰
• Ab welchem Zeitpunkt lohnt es sich, ein Produkt vom Markt zu nehmen? 📅

Und hier kommt die KLR ins Spiel und liefert Ihnen genau die passenden Antworten. So können Sie wichtige Entscheidungen gezielt treffen und müssen dabei nicht nur auf Ihr Bauchgefühl vertrauen. 💭

Beispiel: Wann brauchen Sie die Kosten- und Leistungsrechnung

Von der Kosten- und Leistungsrechnung können Sie als gewerbliche:r Unternehmer:in ebenso profitieren, wie auch als Freiberufler:in. Sie ist vor allem dann von Vorteil, wenn Ihr Unternehmensbereich sich in viele Aufgaben- und Tätigkeitsbereiche unterteilt. Denn in jedem Tätigkeitsbereich bewältigen Sie verschiedene Aufgaben, für die Sie eigene Kosten aufwenden. 

Die KLR hilft Ihnen dabei, diese entstandenen Kosten besser zu analysieren und Kostentreiber oder Kostensenkungspotenziale schneller zu erkennen. 📈 So nutzen Sie das Instrument der Kosten- und Leistungsrechnung, um Ihr Unternehmen auf sichere Beine zu stellen.  

Kosten- und Leistungsrechnung: Welche Kostenrechnungssysteme gibt es?

Abhängig von den Kosten, die Sie für Ihr Unternehmen analysieren, wenden Sie zwei unterschiedliche Kostenrechnungssysteme an: die Vollkostenrechnung (VKR) und die Teilkostenrechnung (TKR).

Wie funktioniert die Vollkostenrechnung?

Entscheiden Sie sich, in Ihrem Unternehmen die Vollkostenrechnung anzuwenden, erfahren Sie im Folgenden, was das ist und in welche Bestandteile sich das Kostenrechnungssystem gliedert. 

Definition: Vollkostenrechnung

Die Vollkostenrechnung ist das Kostenrechnungssystem, das alle Ihre betrieblichen Kosten in die Analyse einbezieht. Die zentrale Aufgabe der VKR ist die verursachungsgerechte Verteilung der Gesamtkosten (fixe und variable Kosten) auf die einzelnen Kostenträger. 🍰

Die Bestandteile der Vollkostenrechnung

Die Vollkostenrechnung setzt sich aus den folgenden drei Bestandteilen zusammen:

• Kostenartenrechnung
• Kostenstellenrechnung
• Kostenträgerrechnung

Kostenartenrechnung

Mit der Berechnung der Kostenarten teilen Sie die Kosten nicht nur in verschiedene Arten auf, sondern prüfen auch, in welcher Höhe diese in Ihrem Unternehmen anfallen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie die Einzelkosten von den Gemeinkosten abgrenzen. 🤚

Zu den Einzelkosten zählen die Aufwendungen, die Sie einem Kostenträger direkt zuordnen können. Einzelkosten sind zum Beispiel die Materialeinzelkosten – diese entstehen für den Bezug von Rohstoffen und (Sie können es sich denken) Materialien. Aber auch Löhne, die Sie in der Fertigung auf Stundenbasis vergüten, zählen zu den Einzelkosten. 💵

Gemeinkosten können Sie einem Kostenträger hingegen nicht so einfach direkt zurechnen. Zu den typischen Gemeinkosten gehören z. B. die Materialgemeinkosten. Materialgemeinkosten sind etwa das Festgehalt einer Führungskraft in der Werkstatt 🔧 oder die Miete, die Sie für Ihre Produktionsstätten aufwenden.  

Im Rahmen der Kostenartenrechnung wird häufig eine Ergebnistabelle ausgefüllt. Diese Tabelle dient der Abgrenzungsrechnung. Dafür tragen Sie ganz einfach Aufwendungen und Erträge in die Tabelle ein und grenzen diese so ab, dass am Ende nur noch die Zahlen stehen bleiben, die dem betrieblichen Leistungsprozess zugeordnet werden können. ✍️

Kostenstellenrechnung

Die Ermittlung der Kostenstellen zeigt – anders als die Berechnung der Kostenarten – an, in welchen Unternehmensbereichen (z. B. Wareneinkauf, Produktion oder Marketing) die Kosten für eine bestimmte Abrechnungsperiode entstehen. Um die Kostenstellenrechnung anschaulich darzustellen, entwickeln Sie einen Betriebsabrechnungsbogen. In diesem unterteilen sich die Kostenstellen in Hauptkostenstellen und Nebenkostenstellen.

Die Hauptkostenstellen kennzeichnen jene Unternehmensbereiche, die direkt mit der Produktherstellung zu tun haben. In den Hilfskostenstellen finden sich die Unternehmensbereiche wieder, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Produktherstellung stehen.  

Mithilfe des Betriebsabrechnungsbogens ermitteln Sie außerdem auch die Gemeinkostenzuschlagssätze. Diese nutzen Sie, um die Kosten in der Verwaltung und im Vertrieb auf die Kostenträger umzulegen. 

Kostenträgerrechnung

Die Kostenträgerrechnung baut auf der Kostenstellenrechnung auf. Das Ziel der Kostenträgerrechnung ist es, die Kosten den Kostenträgern zuzuordnen, durch die sie verursacht wurden. Kostenträger sind meistens die Produkte, die sie verkaufen, also z.B. eine Creme, Schokolade, Staubsauger … Oder vielleicht auch Spaceshuttles? 🧑‍🚀

In der Kostenträgerrechnung können Sie zwei unterschiedliche Verfahren unterscheiden. Dies sind die Kostenträgerstückrechnung und die Kostenträgerzeitrechnung. 

• Möchten Sie wissen, welche Kosten Ihnen für die Herstellung eines Produkts angefallen sind, wenden Sie die Kostenträgerstückrechnung an. 
• Bei der Kostenträgerzeitrechnung fokussieren Sie sich dagegen auf die Ermittlung der Zeit, in welcher die Kosten entstanden sind. 

Was ist die zentrale Aufgabe der Teilkostenrechnung?

Im Gegensatz zu der Vollkostenrechnung sind bei der Teilkostenrechnung nicht alle betrieblichen Kosten für Sie relevant. Die Teilkostenrechnung betrachtet nur die variablen Kosten. Dies sind jene Kosten, die Sie z. B. für den Bezug von Rohstoffen und Materialien oder für den Betrieb Ihrer Maschinen ausgeben. Zentrale Aufgabe der TKR ist die Ermittlung des Deckungsbeitrags. Diesen verwenden Sie, um Ihre Fixkosten zu decken. Deshalb können Sie den Deckungsbeitrag nicht dem erwirtschafteten Unternehmensgewinn gleichsetzen. Um den Deckungsbeitrag zu ermitteln, verwenden Sie die folgende Formel: 

Deckungsbeitrag = Umsatz – variable Kosten

Beispiel

Sie verkaufen Modeartikel, die Sie in Ihren Produktionsstätten selbst herstellen. 👔 Die variablen Kosten entstehen Ihnen beispielsweise für den Bezug der Stoffe und die Mitarbeiter:innen, die die Textilien anfertigen. Für den Monat Dezember haben Sie mithilfe Ihrer Finanzbuchführung die folgenden Zahlen ermittelt: Umsatz: 22.000,00 EUR, variable Kosten 15.000,00 EUR. Ihr Deckungsbeitrag ermittelt sich wie folgt:

Deckungsbeitrag = 22.000,00 EUR – 15.000,00 EUR = 7.000,00 EUR

Mit dem Deckungsbeitrag von 7.000,00 EUR können Sie Ihre Fixkosten im Dezember tilgen. Nach der Rechnung liegt Ihr Betriebsergebnis für den Monat Dezember vor. Betragen die Fixkosten z. B. 4.500,00 EUR, stellen Sie die folgende Rechnung auf:

Betriebsergebnis = 7.000,00 EUR – 4.500,00 EUR = 2.500,00 EUR

Das ermittelte Betriebsergebnis ist mit Ihrem Gewinn für den Dezember identisch.  

Neben den beiden Kostenrechnungssystemen, die Sie hauptsächlich für die Analyse Ihrer Kosten verwenden, kennt die Kosten- und Leistungsrechnung noch die Istkostenrechnung, die Normalkostenrechnung und die Plankostenrechnung.

Bei der Istkostenrechnung fokussieren Sie sich auf die Kosten, die tatsächlich in Ihrem Unternehmen entstanden sind. Hierbei bewerten Sie die Ist-Verbrauchsmengen mit den Ist-Preisen. 

Die durchschnittlichen Istkosten bezeichnet die KLR als Normalkosten. Sie verwenden sie, um Schwankungen bei den Istkosten auszugleichen. Diese Schwankungen resultieren z. B. aus höheren Preisen, die Sie für die Beschaffung von Rohstoffen und Materialien auf dem Markt einkalkulieren.

Die Plankostenrechnung ist das Kostenrechnungssystem, mit der Sie die Kosten für zukünftige Abrechnungsperioden im Voraus ermitteln. Die hierfür notwendigen Informationen gewinnen Sie aus den Erfahrungswerten der Vergangenheit und aus Schätzungen. 🤔

Zusammenfassung: Darum ist die Kosten- und Leistungsrechnung ein Vorteil für Ihr Unternehmen

Anders als bei der Buchführungspflicht, gibt es keine gesetzliche Vorgabe, die Sie dazu zwingt, die Kostenrechnung und Leistungsrechnung in Ihrem Unternehmen zu integrieren. 🧑‍⚖️ Aber gerade im produzierenden Gewerbe ist es essenziell, dass Sie genau wissen, an welchen Kostenstellen und wofür Kosten anfallen. So fällt Ihnen das Fällen von wichtigen Entscheidungen, die Sie für eine kurz-, mittel- oder langfristige Produktionsplanung benötigen, leichter.  Ein weiterer Pluspunkt: Mithilfe der KLR können Sie rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen, wenn die Kosten für einen Kostenträger aus dem Ruder laufen. 🚣

Sind Sie als Freiberufler:in tätig, verschaffen Sie sich mit der Kosten- und Leistungsrechnung einen detaillierten Überblick über jene Kosten, die monatlich in Ihrem Unternehmen entstehen. Identifizieren Sie einen Kostentreiber, können Sie schneller agieren und Ihre – vielleicht in Schieflage geratene – Liquidität wieder auf den richtigen Kurs bringen. 🏦

Wie Sie mit Pleo Ihre Kosten besser im Überblick behalten und Zeit und Geld sparen

Sie sehen: Das Thema Kosten- und Leistungsrechnung ist definitiv kein Hexenwerk. Wir wissen aber, dass das Thema Finanzen, Kosten & Co. ganz schön anstrengend für Unternehmen und die Buchhaltung sein kann. Denn immer die Übersicht über alle Finanzen und Rechnungen zu behalten, ist oft gar nicht so einfach. Das haben auch die Gründer von Pleo am eigenen Leib erfahren und sich deswegen smarte digitale Lösungen ausgedacht, die Ihnen das Leben erleichtern. Eine davon: Pleo Invoices. Pleo Invoices hilft Ihnen dabei, Ihre Unternehmenskosten besser in den Griff zu bekommen – und dabei auf lange Sicht nicht nur Zeit, sondern auch Geld zu sparen. 😍 Sammeln, verwalten und sortieren Sie Ihre Eingangsrechnungen einfach und effizient – und das ganz ohne herumflatternde Papierberge. 📃