Lieferantenauswahl: So finden Sie die perfekten Lieferant:innen

Die Lieferantenauswahl ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Sie beeinflusst nicht nur die Qualität und Zuverlässigkeit der Produkte und Dienstleistungen, sondern auch die Effizienz und Kostenstruktur der gesamten Lieferkette.

Doch warum ist die sorgfältige Auswahl der Lieferant:innen so wichtig?

Und welche Vorteile können Unternehmen daraus ziehen?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch eine optimale Lieferantenauswahl Ihre Prozesse verbessern, Kosten senken und die Qualität Ihrer Produkte steigern können.

Vorteile durch die richtige Lieferantenauswahl

Die richtige Lieferantenauswahl ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Sie beeinflusst nicht nur die Qualität und Zuverlässigkeit der Produkte und Dienstleistungen, sondern auch die Effizienz und Kostenstruktur der gesamten Lieferkette.

Zu den wichtigsten Vorteilen bei einer sorgfältigen Lieferantenauswahl zählen:

Qualitätssicherung

Die Auswahl der besten Lieferant:innen garantiert, dass die gelieferten Produkte und Dienstleistungen den höchsten Qualitätsstandards entsprechen. Durch eine gründliche Lieferantenbewertung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferant:innen über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um die geforderten Qualitätskriterien zu erfüllen. Dies minimiert das Risiko von Produktionsausfällen und Qualitätsmängeln, die zu kostspieligen Rückrufen und Kundenunzufriedenheit führen können.

• Qualitätsmanagement: Regelmäßige Qualitätskontrollen und Audits helfen Ihrem Unternehmen, die kontinuierliche Einhaltung der Qualitätsstandards zu gewährleisten.
• Zuverlässigkeit: Lieferant:innen, die in der Vergangenheit konstante Qualität geliefert haben, sind zuverlässige Partner:innen für die Zukunft.

Reduzierung von Risiken

Eine sorgfältige Lieferantenauswahl hilft Unternehmen, potenzielle Risiken in ihrer Lieferkette zu identifizieren und zu minimieren. Dies umfasst nicht nur Qualitätsrisiken, sondern auch finanzielle, logistische und rechtliche Risiken.

• Finanzielle Stabilität: Durch die Bewertung der finanziellen Gesundheit potenzieller Lieferant:innen können Unternehmen das Risiko von Lieferausfällen aufgrund finanzieller Schwierigkeiten reduzieren.
• Logistische Risiken: Eine Analyse der Lieferkapazitäten und -zeiten hilft, Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden.
• Rechtliche Risiken: Sicherstellen, dass Lieferant:innen alle relevanten gesetzlichen Anforderungen und Normen einhalten.

Kosteneffizienz

Durch die Auswahl der richtigen Lieferant:innen können Unternehmen ihre Kostenstruktur optimieren. Dies beinhaltet nicht nur die Verhandlung besserer Preise, sondern auch die Reduzierung von Kosten durch effizientere Produktionsprozesse und geringere Ausschussraten.

• Preisverhandlungen: Wettbewerb unter Lieferant:innen kann zu besseren Preisen und Konditionen führen.
• Effizienz: Lieferant:innen, die moderne Produktionsmethoden und Technologien einsetzen, können zu Kosteneinsparungen durch erhöhte Effizienz beitragen.

Stärkung der Lieferantenbeziehungen

Langfristige, stabile Beziehungen zu zuverlässigen Lieferant:innen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen. Gute Lieferantenbeziehungen führen zu einer besseren Zusammenarbeit, schnelleren Reaktionszeiten und einer höheren Flexibilität bei unvorhergesehenen Ereignissen.

• Vertrauen und Zusammenarbeit: Ein partnerschaftlicher Ansatz fördert das gegenseitige Verständnis und eine flexible Zusammenarbeit, dadurch kann schnell auf Änderungen im Markt oder in der Produktion reagiert werden.

Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Unternehmen, die ihre Lieferant:innen sorgfältig auswählen und bewerten, sind besser in der Lage, qualitativ hochwertige Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen anzubieten. Dies stärkt ihre Position auf dem Markt und trägt zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit bei.

• Produktqualität: Höhere Qualität der gelieferten Materialien und Dienstleistungen führt zu besseren Endprodukten.
• Kostenstruktur: Durch die Optimierung der Lieferkettenkosten können Unternehmen wettbewerbsfähigere Preise anbieten.

Optimierung der Lieferkette

Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Lieferantenbeziehungen können Unternehmen ihre gesamte Lieferkette optimieren. Dies umfasst die Verbesserung der Prozesse, die Reduzierung von Verschwendung und die Steigerung der Effizienz.

• Prozessoptimierung: Kontinuierliche Verbesserungen in den Lieferprozessen führen zu einer effizienten und reibungslosen Lieferkette.
• Reduzierung von Verschwendung: Identifizierung und Beseitigung ineffizienter Prozesse und Überbestände.

Innovationsförderung

Lieferantenauswahl kann auch zur Förderung von Innovationen beitragen. Durch die Zusammenarbeit mit innovativen Lieferant:innen können Unternehmen neue Technologien und Prozesse schneller implementieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

• Technologische Fortschritte: Lieferant:innen, die modernste Technologien einsetzen, können Unternehmen helfen, ihre eigenen Produktionsprozesse zu verbessern.
• Innovationskooperationen: Zusammenarbeit mit innovativen Partner:innen kann zu gemeinsamen Entwicklungsprojekten und neuen Produktideen führen.

Nachhaltigkeit und Compliance

Durch die Auswahl von Lieferant:innen, die nachhaltige und ethische Praktiken anwenden, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferkette den Anforderungen an soziale Verantwortung und Umweltverträglichkeit entspricht.

Dies ist nicht nur für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wichtig, sondern auch für das Image und die Reputation des Unternehmens.

• Nachhaltigkeit: Lieferant:innen, die umweltfreundliche und nachhaltige Praktiken anwenden, tragen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Sicherstellung, dass alle Lieferant:innen die relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen.

Verbesserung der Lieferzeiten und -zuverlässigkeit

Durch die Auswahl von Lieferant:innen, die zuverlässig und pünktlich liefern, können Unternehmen ihre Produktionspläne besser einhalten und die Zufriedenheit ihrer Kund:innen erhöhen.

• Pünktlichkeit: Lieferant:innen, die zuverlässig und termingerecht liefern, unterstützen die Produktionsplanung und -steuerung.
• Reduzierung von Engpässen: Vermeidung von Produktionsunterbrechungen durch zuverlässige Lieferant:innen.

Eine sorgfältige Lieferantenauswahl trägt zur Qualitätssicherung, Risikominimierung und Kosteneffizienz bei – und ist für Unternehmen unverzichtbar.

Lieferantenauswahl in 9 Schritten

Der Prozess der Lieferantenauswahl ist entscheidend für den Erfolg des Lieferantenmanagements und die Sicherstellung einer stabilen und qualitativ hochwertigen Lieferkette.

Die wesentlichen Schritte zur Durchführung einer effizienten und erfolgreichen Lieferantenauswahl:

1. Identifizierung des Bedarfs

Zu Beginn des Prozesses steht die genaue Bestimmung der Bedarfe des Unternehmens. Dies umfasst die Analyse der benötigten Produkte und Dienstleistungen sowie die Festlegung spezifischer Anforderungen an Qualität, Lieferzeiten und Preise. Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die Auswahlkriterien, die bei der Bewertung potenzieller Lieferanten herangezogen werden.

To-Dos für die Bedarfsanalyse und Anforderungsdefinition:

• Erstellen Sie eine genaue Bedarfsanalyse für die benötigten Produkte oder Dienstleistungen.
• Definieren Sie spezifische Anforderungen und Kriterien für die Auswahl der Lieferant:innen.

2. Marktrecherche und Lieferantenermittlung

Im nächsten Schritt erfolgt eine umfassende Marktrecherche, um potenzielle Lieferant:innen zu identifizieren. Dies kann durch die Nutzung von Online-Datenbanken, Fachmessen, Branchenverzeichnissen und Empfehlungen erfolgen.

Für die Ermittlung potenzieller Lieferant:innen können Sie primäre Quellen (Messen/Ausstellungen, Angebote, Kontakte mit Verkäufern, Betriebsbesichtigungen, usw.) oder sekundäre Quellen (Internet, Fachpublikationen, Firmenverzeichnisse, usw.) verwenden.

Ziel ist es, eine Liste von Anbietern zu erstellen, die den festgelegten Kriterien entsprechen und die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen anbieten können.

To-Dos für die Lieferantenermittlung:

• Recherchieren Sie potenzielle Lieferant:innen anhand Ihrer Kriterien.
• Nutzen Sie Branchenverzeichnisse, Messen und Online-Plattformen zur Identifikation geeigneter Anbieter.

3. Erstellung eines Anforderungskatalogs

Basierend auf den identifizierten Bedarfen wird ein detaillierter Anforderungskatalog erstellt. 

Dieser Katalog enthält alle relevanten Informationen und Spezifikationen, die die potenziellen Lieferant:innen erfüllen müssen. Der Anforderungskatalog dient als Leitfaden für die Bewertung und Auswahl der Lieferant:innen und stellt sicher, dass alle wichtigen Kriterien berücksichtigt werden.

4. Kontaktaufnahme und Anfrage

Die potenziellen Lieferant:innen werden kontaktiert und zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. 

Dabei sollten alle relevanten Informationen und Anforderungen klar kommuniziert werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Alle Lieferant:innen werden gebeten, detaillierte Angebote inklusive Preise, Lieferzeiten und Konditionen einzureichen.

To-Dos für die Vorab-Auswahl:

• Erstellen Sie eine Vorauswahl von Lieferant:innen, die Ihren Kriterien entsprechen.
• Kontaktieren Sie diese Lieferant:innen zur Einholung weiterer Informationen.

5. Bewertung der Angebote

Nach Eingang der Angebote erfolgt eine systematische Bewertung anhand der zuvor festgelegten Kriterien. Hierbei werden Aspekte wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zuverlässigkeit berücksichtigt.

Ein Bewertungsbogen kann dabei helfen, die Angebote objektiv zu vergleichen und die besten Anbieter zu identifizieren.

To-Dos für die Einholung und Bewertung von Angeboten:

• Fordern Sie detaillierte Angebote von den vorab ausgewählten Lieferant:innen an.
• Vergleichen und bewerten Sie die Angebote anhand Ihrer wirtschaftlichen, logistischen und qualitativen Kriterien.

6. Durchführung von Lieferantenaudits

Um die Angaben der potenziellen Lieferant:innen zu überprüfen und deren Leistungsfähigkeit sicherzustellen, können Lieferantenaudits durchgeführt werden.

Diese Audits umfassen Besuche vor Ort und die Überprüfung der Produktionsprozesse, Qualitätskontrollen und Managementsysteme der Lieferant:innen.

To-Dos für Lieferantenaudit und -bewertung:

• Führen Sie Audits durch, um die Lieferant:innen vor Ort zu überprüfen.
• Nutzen Sie Bewertungsinstrumente wie Scoring-Modelle zur umfassenden Beurteilung.

Tools und Methoden zur Bewertung von Lieferant:innen

Sie können auch Tools und Methoden zur Unterstützung nützen:

• SCOR-Modell: Supply-Chain-Operations-Reference-Modell zur Bewertung der Lieferantenleistung.
• ISO 9001: Nutzen Sie die Anforderungen dieser Norm als Grundlage für Ihre Bewertungen.
• SAP Ariba: Eine umfassende Plattform zur Verwaltung und Bewertung von Lieferant:innen.
• Supplier Performance Management (SPM): Tools zur Überwachung und Verbesserung der Lieferantenleistung (z. B. JAGGAER oder Synertrade Accelerate).
• Checklisten und Bewertungsmatrizen: Erstellen Sie individuelle Checklisten und Matrizen zur strukturierten Bewertung.

7. Endauswahl und Verhandlung

Auf Basis der Bewertung und Auditergebnisse wird eine engere Auswahl der besten Lieferant:innen getroffen. Mit diesen Lieferant:innen werden dann detaillierte Verhandlungen über die finalen Konditionen, Preise und Vertragsbedingungen geführt.

Ziel ist es, die besten Konditionen für das Unternehmen zu erzielen und eine langfristige Zusammenarbeit zu sichern.

To-Dos für die Entscheidung und Vertragsverhandlung:

• Treffen Sie eine endgültige Auswahl der Lieferant:innen.
• Verhandeln Sie Verträge und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Konditionen festgehalten werden.

8. Vertragsabschluss und Integration

Nach erfolgreichen Verhandlungen erfolgt der Vertragsabschluss mit den ausgewählten Lieferant:innen.

Diese Verträge sollten alle wichtigen Aspekte (z. B. Lieferbedingungen, Qualitätsanforderungen, Preise und Lieferzeiten) festhalten. Anschließend werden die neuen Lieferant:innen in die bestehenden Beschaffungsprozesse und Systeme des Unternehmens integriert.

9. Kontinuierliche Überwachung und Bewertung

Auch nach der Auswahl und Integration der Lieferant:innen ist es wichtig, deren Leistung kontinuierlich zu überwachen und zu bewerten. Regelmäßige Lieferantenbewertungen und Audits helfen dabei, die Einhaltung der vereinbarten Standards sicherzustellen und frühzeitig auf etwaige Probleme reagieren zu können. Dies gewährleistet eine langfristige Qualitätssicherung und eine stabile Lieferkette.

Durch die sorgfältige Durchführung dieser Schritte können Sie sicherstellen, dass die besten Lieferant:innen ihre Anforderungen ausgewählt werden und eine effiziente und zuverlässige Lieferkette aufbauen. Dies trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei und schafft die Grundlage für eine langfristige Zusammenarbeit mit zuverlässigen Partner:innen.

Kriterien zur Lieferantenauswahl

Bei der Auswahl spielen auch verschiedene Kriterien eine Rolle, die im Rahmen des Lieferantenmanagements berücksichtigt werden sollten.

Kriterien zur Lieferantenauswahl sind:

Wirtschaftliche Kriterien

Wirtschaftliche Kriterien sind entscheidend, um die Kostenstruktur und die finanzielle Stabilität der potenziellen Lieferant:innen zu bewerten.

Dazu zählen Preisgestaltung, Zahlungsbedingungen und finanzielle Gesundheit des Unternehmens. Ein wettbewerbsfähiger Preis ist wichtig, aber auch die langfristige finanzielle Stabilität der Lieferant:innen sollte berücksichtigt werden.

Logistische Kriterien

Logistische Kriterien beziehen sich auf die Fähigkeit der Lieferant:innen, Produkte rechtzeitig und effizient zu liefern.

Hierzu gehören Lieferzeiten, Flexibilität bei Lieferänderungen und die geografische Lage von Lieferant:innen. Eine zuverlässige Logistik ist entscheidend, um Engpässe in der Lieferkette zu vermeiden.

Qualitätskriterien

Qualitätskriterien sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen den geforderten Standards entsprechen. Dies umfasst die Überprüfung der Qualitätsmanagementsysteme der Lieferant:innen, Zertifizierungen wie ISO 9001 und eine Historie der Qualitätsleistung.

Technologische Kriterien

Technologische Kriterien betreffen die Innovationsfähigkeit und den technologischen Fortschritt der Lieferant:innen. Dies beinhaltet die Fähigkeit zur Entwicklung neuer Produkte und Technologien sowie die Nutzung moderner Produktionsmethoden.

Technologische Stärke kann ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil sein.

Nachhaltigkeitskriterien

Nachhaltigkeitskriterien gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Dazu gehören Umweltverträglichkeit, soziale Verantwortung und ethische Geschäftspraktiken. Unternehmen legen Wert darauf, mit Lieferant:innen zusammenzuarbeiten, die nachhaltige Praktiken verfolgen und ihren ökologischen Fußabdruck minimieren.

Bei diesem Kriterium sollte auch das Lieferkettengesetz berücksichtigt werden, um eine nachhaltige und erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen.

Die Auswahl der richtigen Lieferant:innen geht weit über den Preis hinaus und stellt sicher, dass Sie zuverlässige und innovative Partner:innen finden.

Von Lieferantenauswahl bis bezahlter Rechnung

Durch nahtlose Verbindungen können Sie sicherstellen, dass alle finanziellen Transaktionen nachvollziehbar und korrekt verbucht werden. Dadurch erhalten Sie eine verbesserte Kontrolle über Ausgaben, weniger Fehler und Betrug sowie eine optimierte Zusammenarbeit mit Lieferant:innen.

Eine schnellere Rechnungsabwicklung und bessere Budgetkontrolle bringt Ihnen Kosteneinsparungen und führt zu einer höheren finanziellen Stabilität.

Optimieren Sie Ihr Ausgabenmanagement mit Pleo und stärken Sie Ihre Lieferantenbeziehungen.