In der heutigen Geschäftslandschaft, in der der Wettbewerb hart und die Märkte dynamisch sind, ist die Berücksichtigung von Ausgabenoptimierung sehr wichtig geworden. Dies gilt vor allem für Unternehmen, die ein nachhaltiges Wachstum vorantreiben möchten.
Durch Ausgabenoptimierung erhalten Sie einen Echtzeit-Einblick in Ihre Ausgaben. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen Ihnen, aktive Entscheidungen zu treffen, um Ihre Ausgaben- und Ausgabenverwaltung zu verbessern, die Effizienz zu steigern und Ihre Finanzlage zu stärken.
Optimierte Ausgaben sind nicht nur für Konzerne interessant – Unternehmen jeder Größenordnung sollten sich damit beschäftigen. Start-ups können begrenzte Ressourcen schonen und eine solide finanzielle Grundlage aufbauen. In größere Unternehmen sorgt Ausgabenoptimierung für einen flexiblen und wettbewerbsfähigen Betrieb, verbessert die Margen und stärkt die unternehmerische Resilienz. Vor allem in der aktuellen Zeit werden diese Faktoren immer relevanter.
Ausgabenoptimierung trägt dazu bei, dass Unternehmen nachhaltiger und profitabler wachsen. Daher ist es wichtig, dass sich die Optimierung reibungslos in Ihre täglichen Arbeitsprozesse und Workflows einfügt.
Was ist Ausgabenoptimierung – und warum ist sie wichtig?
Unter Ausgabenoptimierung versteht man den Prozess der Bewertung und Anpassung von Ausgaben, um den Wert zu maximieren. Kurz gesagt: Es geht darum, dass aus jedem ausgegebenen Euro der größtmögliche Nutzen erzielt wird.
Um zu verstehen, wohin Geld fließt, müssen Kosten untersucht werden und auch eventuelle Schwachstellen – an welchen Stellen möglicherweise mehr ausgeben wird als nötig – aufgedeckt werden. Dadurch können Möglichkeiten gefunden werden, um die Wirkung jeder Investition zu maximieren.
Auf den ersten Blick wirkt es vielleicht wie eine gewöhnliche Kostensenkung, aber hinter Ausgabenoptimierung steckt viel mehr. Kostensenkungen sind oft nur reaktive, kurzfristige Lösungen. Das kann eine rasche Kostensenkung ermölgichen, ist aber nicht immer strategisch.
Bei der Ausgabenoptimierung wird das Gesamtbild betrachtet und Bereiche identifiziert, in denen Ausgaben effizienter gestaltet werden können. Im Fokus steht ein maximaler Return on Investment (ROI) und der Aufbau einer nachhaltigen Ausgabenstruktur, die dem Unternehmen langfristig zugutekommt.
Aber wie sieht es aus, wenn ein Unternehmen Ausgaben nicht priorisiert?
Wenn Sie keinen klaren Überblick darüber haben, wie viel und an welchen Stellen ausgegeben wird, dann können Sie Ihre Ausgaben nicht optimieren.
Diese mangelnde Transparenz birgt das Risiko, folgende Vorteile zu verpassen:
- Gelder, die in den Hintergrund rutschen: Was sie nicht wahrnehmen, können Sie auch nicht verbessern. Wenn Ausgaben nicht optimiert werden, werden dadurch Ressourcen oft und zu lange ineffizient zugewiesen. Denken Sie an Geld, das für überflüssige Prozesse, ungenutzte Software oder minderwertige Dienstleistungen ausgegeben wird – all das summiert sich schnell und verschlingt Finanzmittel, die eigentlich zur Verbesserung des Kerngeschäfts eingesetzt werden könnten.
- Verpasste Wachstumschancen: Ohne Transparenz können Wachstumschancen leicht verpasst werden. Ineffiziente Ausgaben bedeuten weniger Ressourcen für Investitionen in Initiativen zur Förderung des Wachstums. Stattdessen werden Finanzmittel, die für innovative Projekte, Marktexpansion oder Produktentwicklung verwendet werden könnten, in geringwertige Ausgaben gesteckt. Dadurch verzögern sich Skalierungschancen, die Marktpositionierung wird behindert und die Reichweite eingeschränkt.
- Niedriger ROI: Ein Transparenzmangel Ihrer Ausgaben führt dazu, dass Sie Ihre Ausgaben genauso leicht überziehen können, während Sie weiterhin in Aktivitäten investieren, die keine sinnvollen Ergebnisse liefern. Das Ergebnis ist eine geringere Investitionsrendite. Durch einen niedrigen ROI, sieht das Unternehmen auch keinen proportionalen Nutzen für jeden ausgegebenen Euro. Wenn dieses Problem nicht rasch erkannt und behoben wird, können diese kleinen Ineffizienzen die Rentabilität schmälern und die finanzielle Flexibilität einschränken.
Da Sie keinen klaren Überblick darüber haben, wohin Ihr Geld fließt, sind Ihre Ressourcen möglicherweise in Tools, Aktivitäten und anderen Investitionen gebunden, die Ihnen nicht das bringen, wonach Sie wirklich suchen: Ressourcen, die ein nachhaltiges, profitables Wachstum für Ihr Unternehmen fördern.
Mit anderen Worten: Die Sichtbarkeit von Ausgaben und deren Optimierung ist wichtiger, als Sie denken.
Vorteile: Warum Sie Ausgabenoptimierung priorisieren sollten
Wir haben bereits einige der Risiken nicht optimierter Ausgaben besprochen.
Aber welche Vorteile entstehen, wenn Sie Ausgabenoptimierung mehr Priorität geben?
Verbesserte Gewinnmargen
Optimierte Ausgaben wirken sich direkt auf die Gewinnmargen aus.
Indem Sie sich einen klaren Überblick verschaffen – der es Ihnen ermöglicht, verschwenderische Aufgaben vermeiden und Ihre Finanzmittel auf wirkungsvolle Bereiche zu konzentrieren – können Sie Ihre Betriebskosten senken und Ihre stategischen Ziele im Fokus behalten.
Wenn beispielsweise die Marketingausgaben optimiert werden, um sich auf Kanäle mit dem höchsten ROI zu konzentrieren, kann das gleiche Budget weiter bereitgestellt werden – mit einem höheren Ertrag. Eine gezielte Zuweisung fördert die Rentabilität, ohne dass die Einnahmen erhöht werden müssen, und das ist gut für Ihr Endergebnis.
Verbesserter Cashflow und Liquidität
Wenn Sie Ihre Ausgaben optimieren, wird Ihr Cashflow vorhersehbarer und überschaubarer. Durch die Senkung unnötiger Ausgaben erhalten Sie einen wichtigen Überblick darüber, wann Geld ein- und ausgeht und dadurch entsteht ein gesunder Cashflow, der auch die Liquidität verbessert.
Dieser gesunde Cashflow dient als Polster für Ihre Finanzen. Dieser Polster hilft Ihnen, kurzfristigen finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen, Chancen zu ergreifen und unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern.
Eine starke Liquidität ist für jedes Unternehmen wichtig – vor allem in wirtschaftlich unsicheren Zeiten. Sie ermöglicht Flexibilität bei der Anpassung und eine ungestörte Konzentration auf den Kernbetrieb. Kurz gesagt, es schafft einen Puffer, um stetige und strategisches Wachstum zu erreichen.
Erhöhte Investitionen in Wachstum und Innovation
Durch optimierte Ausgaben werden Ressourcen freigesetzt, die in strategische Bereiche gelenkt werden können (z. B. Forschung und Entwicklung (F&E), Talentakquise oder Technologieinvestitionen).
„Im Jahr 2023 haben die Unternehmen in Deutschland für unternehmensinterne Forschung und Entwicklung 88,7 Milliarden Euro ausgegeben – ein neuer Rekord. Im Vergleich zum Vorjahr ist das ein Anstieg um 8,4 Prozent.“ – FuE-Befragung 2024; Stifterverband
Wenn ein höheres Budget zur Verfügung steht, entstehen mehr Möglichkeiten, um Innovationen zu erforschen und zukünftiges Wachstum vorantreiben. Dazu zählen die Entwicklung neuer Produkte, die Expansion in neue Märkte oder die Einführung der richtigen digitalen Tools, um die Effizienz zu steigern. Diese Reinvestition in wachstumsorientierte Initiativen hilft Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und unterstützt langfristigen und nachhaltigen Erfolg.
Tipps für effektive Ausgabenoptimierung
Ausgabenoptimierung hilft nicht nur Ihrem aktuellen Geschäftsergebnis. Sie stärkt auch die finanzielle Grundlage eines Unternehmens und positioniert es für positive Monatsendergebnisse, nachhaltiges Wachstum und unternehmerische Resilienz.
Hier sind drei Tipps und Strategien, die Sie implementieren können, um mit Ihrer Ausgabenoptimierung loszulegen:
1. Datengesteuerte Entscheidungsfindung
Ohne Daten geht nichts – vor allem, wenn Sie Trends, Ineffizienzen und Chancen bei der Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens erkennen möchten. Durch die Untersuchung historischer Ausgabendaten können Sie Muster erkennen – wie beispielsweise dauerhaft leistungsschwache Investitionen oder saisonale Kostenspitzen – und diese strategisch angehen.
Technologie, wie Datenerfassungs- und Analysetools, spielt für diesen Ansatz eine tragende Rolle. Fortschrittliche Analyseplattformen helfen Ihnen Ausgabendaten nach Kategorie, Projekt oder Team zu filtern und liefern dadurch detaillierte und spezifische Erkenntnisse. Meist sind diese Einblicke bei herkömmlichen Buchhaltungsmethoden nicht gegeben.
Genaue Ausgabendaten ermöglichen eine (Unternehmens-)Kultur, die verantwortungsvolle Ausgaben und übergreifende Zusammenarbeit fördert und den langfristigen finanziellen Erfolg vorantreibt.
Um Sie dabei zu unterstützen, haben wir bei Pleo ein durchdachtes Dashboard entwickelt, das alle Ihre wiederkehrenden Ausgaben gruppiert und Ihnen sofortige Informationen bietet. Sie können Ihre Unternehmensausgaben transparent und in Echtzeit einsehen und darauf basierend, Kosten optimieren und unternehmensweite Ausgabenentscheidungen treffen.
2. Einsatz von Technologie für mehr Effizienz
Mittlerweile gibt es eine Reihe von Tools und Plattformen zur Kostenverfolgung, -verwaltung und -optimierung. Viele Unternehmen verwenden Ausgabenverwaltungssoftware, die Echtzeiteinblick in Ausgaben, automatisierte Berichte und benutzerfreundliche Dashboards bereitstellt.
Diese intelligenten Tools können tiefe Insights liefern, indem sie Ausgabendaten analysieren, Anomalien erkennen und Optimierungspotenzial aufdecken. Bei Pleo haben wir die Funktion „Spending Insights“ entwickelt, die Ihnen automatisierte Einblicke in Ausgabeverhalten gibt und Sie über Chancen benachrichtigt, bei denen Ausgaben optimiert werden können.
Mit Spending Insights erhalten Sie vier verschiedene Arten von Echtzeit-Insights mit einer konkreten Übersicht der jeweiligen Ausgabe. Spending Insights Sie aufmerksam auf:
- Doppelte Zahlungen
- Zwei gleichartige Zahlungen – z. B. Zoom und Google Meet
- Zahlungen, die höher als üblich sind (z. B. für ein Abo)
- Wenn Sie mehr oder weniger bezahlen als vergleichbare Unternehmen*
*Basierend auf Pleos Ausgabendaten von mehr als 37.000 Kunden
Durch Automatisierung hilft unsere Spending Insights-Funktion Finanzteams zu verstehen, wann sie zu viel bezahlen, und ermöglicht es gleichzeitig, aktiv über Änderungen zu informieren, damit Geld gespart und Ausgaben optimiert werden können.
3. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Ausgabenoptimierung ist kein Einzelprojekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Sie sollten Ihre Ausgabenstrategien regelmäßig überprüfen, damit sie mit Ihren Zielen und den sich verändernden Marktbedingungen übereinstimmen.
Regelmäßige Audits und Überprüfungen der Ausgaben von Mitarbeiter:innen und Ihres Unternehmens – egal ob vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich angesetzt – können Ihnen helfen, Ineffizienzen frühzeitig zu erkennen und Ausgaben darauf basierend anzupassen. Sie erhalten dadurch eine klare Erkenntnis und verstehen, was funktioniert und was nicht. Die zentralisierte Übersicht von Pleo kann Finanzteams helfen, den Überblick über alle Verträge und Anbieter:innen in einem Dashboard zu behalten, sodass Sie bei jedem Check Einsparungspotenziale rasch identifizieren können.
Regelmäßige Audits und Prüfungen halten Ihr Unternehmen agil. Durch Agilität können Sie Ressourcen rasch verlagern, neuen Anforderungen gerecht werden und Chancen rechtzeitig ergreifen. Wenn beispielsweise die Kosten von Lieferant:innen erheblich gestiegen sind – ohne zusätzlichen Mehrwert – dann möchten Sie eventuell Konditionen neu verhandeln oder alternative Anbieter:innen in Betracht ziehen, um die Ausgaben zu optimieren.
Bessere Ausgaben, bessere Ergebnisse
Bei optimierten Ausgaben dreht sich nicht alles um Geldsparen. Es geht auch darum, die Effizienz zu maximieren und ein nachhaltiges, wettbewerbsfähiges Unternehmen aufzubauen. Ausgabenoptimierung trägt dazu bei, Ihre Gewinnmargen zu verbessern, Ihren Cashflow und Ihre Liquidität zu steigern und ermöglicht Ihnen Investitionen in Wachstum als auch Innovation.
Zusammengefasst in einem Satz: Durch die Optimierung der Ausgaben sorgen Sie für die Zukunft vor und schaffen die Voraussetzungen, um Ihre Rentabilität zu erhalten und Relevanz auf dem Markt zu erzielen.
Die oben genannten Strategien – datengesteuerte Erkenntnisse, technologiegesteuerte Effizienz und kontinuierliche Überprüfung – werden gemeinsam eingesetzt und helfen Ihnen, einen reaktionsschnellen als auch effizienten Ansatz für das Ausgabenmanagement zu entwickeln. Die Optimierung Ihrer Ausgaben ebnet den Weg, um als Unternehmen gesund und agil zu agieren.