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Stefan von the nu company

Stefan, CFO von the nu company, ist schon lange ein absoluter Pleo Hero. Das schnell wachsende Unternehmen denkt Lebensmittel neu und macht Genuss zu keiner Sünde, sondern zu einem guten Beitrag für die Umwelt. Und wer sich der großen Aufgabe annimmt, Konsum nachhaltig und umweltfreundlich zu gestalten, hat keinen Kopf für lästige Spesenabrechnungen oder Auslagenerstattungen.

Deshalb sprach Stefan mit uns darüber, wie Pleo the nu company dabei unterstützt hat, nicht im Papierkrieg unterzugehen, jungen Mitarbeitern den Eintritt ins Arbeitsleben zu erleichtern und weshalb Pleo die Buchhaltung vereinfacht.

Wie bist du zu Pleo gekommen?

Unsere größten Probleme lagen damals in den  Auslagenerstattungen, dann verschwanden die ganze Zeit Belege und wir sahen viele Eigenbelege. Dann habe ich mir Pleo angeschaut, nachdem mir jemand intern einen Tipp gegeben hatte, und war begeistert von den Möglichkeiten, die Pleo bietet.

Welchen Herausforderungen standet ihr noch gegenüber?

Bei Start-ups ist das ja häufig wie eine Achterbahnfahrt – eben sehr wild. Man arbeitet mit vielen tollen jungen Leuten, die frisch aus dem Studium kommen, die aber natürlich auch erstmal lernen müssen, wie sie sich in der Arbeitswelt zurechtfinden. Ich war zuvor bei einem Konzern tätig. Da gibt es für alles klare Richtlinien, an die man sich halten muss. Bei uns gibt’s die zwar auch, aber es braucht Zeit, bis sie auch richtig gelebt werden. Deshalb ist es gut, ein Tool zu haben, was gleich einen Prozess vorgibt, an dem die jungen Mitarbeiter sich orientieren können. Der ist so einfach, dass ihn wirklich jeder versteht und zieht außerdem keinen Papierkrieg nach sich. Da war jeder gleich an Bord.

Junge Wilde und Firmenkreditkarten? Geht das überhaupt?

Die Herausforderung ist natürlich, dass man so ein Tool so nutzt wie es genutzt werden soll. Ich zahle, kriege den Beleg und fotografiere den im Idealfall sofort. Es gibt noch 5%, bei denen das nicht ganz so schön funktioniert. Trotzdem sind es jetzt schon mindestens 90% mehr als vorher. Und das macht das Leben für unsere Buchhaltung wirklich viel einfacher.

Das beste Feature von Pleo bisher?

Fetch. Da gab es schon einige Rückmeldungen von unseren Mitarbeitern, wie cool es ist, dass die Online-Belege automatisch ohne deren Zutun hochgeladen werden. Das war für einige ein richtiger Wow-Moment.

Wofür nutzt ihr Pleo hauptsächlich?

Am meisten wird es genutzt für Account- und Software-Lizenzen im Marketing oder Design-Team. Und natürlich im Vertriebsteam. Da werden Bahntickets, Tankrechnungen und Hotelübernachtungen bezahlt. Außerdem laufen sämtliche Onlinebestellungen über Pleo. Ich habe die ganze Firma dazu angehalten, immer mit Kreditkarte zu zahlen und nicht auf Rechnung, wenn online bestellt wird. Dann sieht man jede Ausgabe in der Buchhaltung sofort.

Was hat euch damals überzeugt, Pleo zu implementieren?

Die Digitalisierung: Weg von einem sehr papierlastigen Prozess.

Die DATEV Schnittstelle: Die Prozesserleichterung, alles direkt in die Buchhaltung spielen zu können.

Und die Usability: Es ist ein No-Brainer, Pleo zu nutzen und Eigenverantwortung durch ein dezentrales Set-up zu fördern.

Wie passt Pleo zu eurer Unternehmenskultur?

Wir versuchen bei the nu company neue Managementstile zu leben, zum Beispiel Holacracy. Kernelemente sind eigenverantwortliches Arbeiten, Verantwortung für sich selbst und seinen Bereich zu übernehmen und frei in der Entscheidungsfindung zu sein.  Daher ist es super, dass jeder über die Pleo-Karte ein eigenes Budget hat, sozusagen einen Vertrauensvorschuss. Und man muss nicht jedes Mal umständlich fragen, ob man was kaufen darf. Damit das keine unerwünschten Ausmaße annimmt, kann man Ausgaben super in Echtzeit tracken und so Missbrauch verhindern. 

Habt ihr Auswirkungen von COVID-19 gespürt? Konnte Pleo euch dabei helfen?

Resultierend aus dem eigenverantwortlichen Arbeiten kann man sich Arbeitszeit und -ort bei uns so legen wie man möchte. Unser großer Wunsch ist es trotzdem, oft an einem Ort zusammenzuarbeiten. Diesem Wunsch können wir zurzeit leider nicht gerecht werden. Wir sind gerade von Dresden nach Leipzig gezogen und haben wegen COVID-19 hier noch kein dauerhaftes Büro gefunden. Dadurch hat sich alles verzögert und wir arbeiten oft remote. Hier war es sehr hilfreich, dass Ausgaben zu keiner zusätzliche Herausforderung wurden. Jeder hatte die Möglichkeit, Dinge fürs Homeoffice zu bestellen, ohne vorher nach einer Zahlungsvollmacht fragen zu müssen. Das hat auf jeden Fall sehr geholfen.

Was steht bei the nu company als nächstes an?

Wir haben gerade ein neues Produkt herausgebracht, was hoffentlich große Wellen schlagen wird. Zum Jahresende ist noch ein weiteres geplant. Vorerst bleibt es ein gut gehütetes Geheimnis, was genau das sein wird. Es wird auf jeden Fall wieder ein kompromisslos guter und leckerer Snack sein. Ansonsten werkeln wir weiter fleißig an unserer Erfolgsstory. 

Smarte Kreditkarten für alle!

Uta Weiss

Sales Team Lead, Germany