Dieser Artikel wird Ihnen helfen, bei der Auslagenerstattung den Durchblick zu bewahren.
Das Wichtigste auf einen Blick
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Was sind Auslagen?
Wenn man von „Auslagen“ spricht, dann geht es um Geld, das Ihre Mitarbeiter:innen für betriebliche Zwecke ausgeben – und danach von Ihrem Unternehmen wieder erstattet bekommen. Dahinter versteckt sich aber noch etwas mehr Theorie. Lassen Sie uns dafür kurz in die Perspektive der Buchhaltung eintauchen …
Für die Buchhaltung sind Auslagen Aufwände, die durchgereicht werden – anders als z. B. bei einer Vergütung wie dem monatlichen Lohn Ihrer Mitarbeiter:innen. Und dafür gibt es auch einen kurzen Prozess, der einfach in 2 Schritten abgebildet werden kann:
- Mitarbeiter:innen geben Geld aus.
- Das Unternehmen erstattet diese Zahlung an die Mitarbeiter:innen.
→ Es handelt sich also um einen Aufwand, der von der einen zur anderen Stelle durchgereicht wird.
Dadurch, dass ein Anspruch auf eine Erstattung besteht, liegt keine wirtschaftliche Vermögensminderung für Mitarbeitende vor. Daher sind es eben nur „Auslagen” und keine „Ausgaben”.
Der Anspruch auf Erstattung fällt nur aus besonderen Gründen aus (zum Beispiel wenn eine Insolvenz vorliegt). Erst dann handelt es sich für Ihre Mitarbeiter:innen um eine Vermögensminderung.
Was ist eine Auslagenerstattung?
Die Auslagenerstattung bezieht sich auf Geldbeträge, die Arbeitnehmer:innen in Vorleistung erbringen müssen und erst später von Arbeitgeber:innen zurückerhalten.
Eine sehr theoretische Perspektive, oder? Aus diesem Grund werden wir jetzt etwas tiefer in das Thema eintauchen, um einen Zusammenhang zur Praxis herzustellen.
Unterschied zwischen Auslagenersatz und durchlaufenden Geldern
Ein kleiner, aber feiner Unterschied: Sie müssen zwischen dem Auslagenersatz und durchlaufenden Geldern unterscheiden. Denn die Erstattung findet hier zu unterschiedlichen Zeitpunkten statt.
Bei den Auslagen müssen Ihre Mitarbeiter:innen, wie oben bereits erklärt, den Betrag vorstrecken. Das Geld erhalten Ihre Mitarbeitenden erst hinterher vom Unternehmen zurück.
Beispiele für Auslagen sind:
- Kosten für Übernachtungen in einem Hotel
- Restaurantkosten und Geschäftsessen
- Kundengeschenken
- Parkgebühren auf Dienstreisen
- Büromaterialien
Bei durchlaufenden Geldern ist es umgekehrt: Die Mitarbeiter:innen erhalten den Betrag bereits vorher (manchmal auch in Form einer Firmenkarte), müssen nicht in Vorkasse gehen und können das Geld für ihre Zahlungen verwenden. Durchlaufende Gelder sind interessant für alle Aufwendungen, die regelmäßig anfallen und daher besser planbar sind.
Wichtig zu wissen: Fakten rund um die Auslagenerstattung
Einige Fragen zur Auslagenerstattung tauchen immer wieder auf. Die häufigsten und wichtigsten Fragen haben wir gesammelt und für Sie kurz beantwortet:
1. Wo sind die Regelungen zur Auslagenerstattung festgehalten?
Die Regelungen zur Auslagenerstattung finden Sie im § 3 Nr. 50 EStG. Demnach handelt es sich bei Auslagen um alle Beträge, die Arbeitnehmer:innen von Arbeitgeber:innen erhalten, um sie für diese auszugeben – und dann erstattet werden. Die Auslagenerstattung (oder auch Auslagenersatz genannt) wird also in § 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) definiert und hier findet sich auch der Unterschied zwischen durchlaufenden Geldern und Auslagenersatz.
2. Sind Auslagen für Arbeitnehmer:innen steuerlich absetzbar?
Eine häufige Frage betrifft die steuerliche Absetzbarkeit der Auslagen. Eine Auslagenerstattung kann abgesetzt werden, wenn diese beiden Voraussetzungen erfüllt werden:
- Veranlassung vom Unternehmen ist gegeben: Entscheidend ist, dass die Auslagen betrieblich veranlasst sein müssen. Die Arbeitnehmer:innen müssen das Geld also ausgeben, um ihre Aufgabe für das Unternehmen erfüllen zu können. Veranlassung für die Ausgabe ist daher immer die berufliche Tätigkeit – ein privates Interesse an dem erworbenen Gegenstand darf nicht bestehen.
- Eigentümer ist das Unternehmen: Wichtig ist auch, dass die Eigentumsfrage klar geklärt ist. Das Eigentum an den Produkten geht immer an das Unternehmen über. Wenn das nicht der Fall ist, handelt es sich stattdessen um einen Sachbezug. Dieser ist zwar auch steuerfrei, ist aber anders geregelt. Bei Sachbezügen sind nur bis zu 44 EUR absetzbar.
Typische Beispiele für betriebliche Aufwendungen sind: Smartphone, Tablets und Laptops, zugehörige Ladegeräte/-kabel oder Kosten für Dienstreisen.
Sie möchten mehr über die Abrechnung von Reisekosten lesen? In unserem Beitrag über Reisekosten erfahren Sie alles, was für Unternehmen bei der Auslagenerstattung von Dienstreisen relevant ist.
3. Wann können Unternehmen die Ausgaben nach Steuerrecht verbuchen?
Die Verbuchung nach Steuerrecht ist möglich, wenn eine entsprechende Rechnung für die Ausgaben vorliegt und in dieser die Anschrift des Unternehmens vermerkt ist. Die Rechnung ist erforderlich, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.
Zusatzinformation: Ein einfacher Beleg kann auch ausreichen, aber der Betrag muss unter der Grenze von 250 EUR bleiben.
4. Gibt es auch steuerfreie Auslagenerstattungen für Arbeitnehmer:innen?
Eine steuerfreie Auslagenerstattung ist für die Arbeitnehmer:innen möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Es ist wichtig, dass kein Eigeninteresse des:der Mitarbeiter:in an der Anschaffung besteht. Außerdem muss es sich um Auslagen handeln, die für das Unternehmen getätigt werden und die Rechnung auf den Namen des Unternehmens erfolgt. Auf der Rechnung, dem Beleg oder der Kaufquittung muss jedes angeschaffte Produkt einzeln aufgeführt sein. Ist der Vorsteuerabzug gewünscht, muss die Mehrwertsteuer ebenfalls auf der Rechnung ausgewiesen sein.
5. Pauschale Auslagenerstattungen: Was gibt es zu beachten?
Bei der pauschalen Auslagenerstattung müssen Sie prüfen, ob diese eventuell steuerfrei ist. Folgende Voraussetzungen sollten Sie bei der pauschalen Erstattung im Blick behalten: Für Spesen und Übernachtungen gelten bestimmte Höchstwerte. Bei Spesen liegt der jährliche Freibetrag bei 1.000 EUR. Bei Übernachtungen gilt der gleiche Freibetrag. Vorausgesetzt ist auch, dass die Mitarbeiter:innen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweisen können, dass es sich um regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen handelt.
Digitale Erstattungen: Mobil geht alles einfacher
In der Vergangenheit war die Auslagenerstattung mit viel Aufwand verbunden. Wer sich Rechnungen erstatten lassen wollte, musste diese in Papierform aufheben und abheften.
Sie benötigen Formulare und Mitarbeiter:innen müssen Rechnungen umständlich scannen. Die zusätzlichen kleinen Schritte, die es auch noch braucht, können sehr nerven. Vor allem, wenn Ihre Beschäftigten auf Dienstreise sind und die Belege für Auslagen in Papierform rumflattern. Das kann den finanziellen Vorteil schmälern, vor allem wenn Rechnungen verloren gehen.
Digitalisierung mach Ihre Auslagenerstattung viel einfacher.
Smarte Apps ersetzen nervige Papierberge
Motivierte Entwickler:innen haben sich in den letzten Jahren das Ziel gesetzt, Erstattungen von Reisekosten & Co für Unternehmen zu revolutionieren: Herausgekommen sind dabei smarte Apps, die Papierbelege hinfällig machen. Da freut sich nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihre Mitarbeitenden – und natürlich Ihre Buchhaltung.
Digitale Belege sind rechtlich erlaubt
Die Neufassung der GoBD aus dem Jahr 2019 erlaubt die mobile Belegerfassung ausdrücklich. Diese Änderung bezieht sich auch auf das Scannen bei Dienstreisen im Ausland. Schnell zum Smartphone greifen und die Belege einscannen – klingt das nicht auch für Sie ziemlich verlockend?
Vorlage zur Auslagenerstattung
Ist Ihnen die digitale Erstattung von Belegen noch etwas suspekt?
Oder müssen Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt umsetzen?
Dann können Sie auch unsere einfache Vorlage zur Auslagenerstattung verwenden. Dort können Ihre Mitarbeiter:innen einfach alle Auslagen eintragen, Ihnen das Dokument mitsamt der Belege zusenden und sicherstellen, dass keine Ausgaben vergessen werden.
Downloaden Sie hier die kostenfreie PDF-Vorlage zur Auslagenerstattung von Pleo!
Tipp: Für die Umwelt lohnt es sich auch, wenn Sie sich die Auslagen Ihrer Mitarbeitenden ganz einfach per Mail zuschicken lassen. Dafür können Ihre Mitarbeitenden die Auslagen direkt am Computer oder Tablet in unsere PDF-Datei eintragen, die Belege mit einer Scan-App abfotografieren, alles in eine Mail packen und Ihnen auf diesem Weg zukommen lassen.
Langfristig lohnt sich ein Umstieg auf eine praktische App aber definitiv! Wir haben hier die wichtigsten 10 Schritte zur digitalen Buchhaltung für Sie zusammengefasst – so schwer ist das nämlich gar nicht, versprochen!
Vorteile der mobilen Auslagenerstattung
Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile der Auslagenerstattung per App kompakt zusammengefasst:
- Belegerfassung per Kamera: Der platzraubende Flachbettscanner ist nicht mehr notwendig. Ihre Mitarbeiter:innen fotografieren die Rechnung per Kamera mit dem Smartphone, laden die Belege hoch und können diese direkt erstatten lassen.
- Keine Papierflut mehr: Die Nutzer:innen geben alle Daten bequem in die App ein, statt sie in Papierformulare einzutragen. Das reduziert den Aufwand.
- Bessere Datenverfügbarkeit und Einheitlichkeit: Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen profitieren gleichermaßen von einer höheren Übersichtlichkeit. Alle Daten sind an einem zentralen Ort in einheitlicher Form für einen einfachen Zugriff erfasst.
- Schnelle Erfassung: Die App erleichtert es, Belege mit unterschiedlichen Währungen zu berücksichtigen. Davon profitieren alle Mitarbeiter:innen im Ausland. Zudem spielt die Anzahl der zu erfassenden Belege keine Rolle.
- Aussagekräftige Auswertungen: Aus den eingegebenen Daten lassen sich Analysen ableiten. Berichte erstellt die Software automatisch und stellt diese dem Unternehmen und den Mitarbeiter:innen zur Verfügung.
- Erleichterte Weiterverarbeitung: Ist die Weiterverarbeitung der Daten erforderlich, erweisen sich die entsprechenden Export-Funktionen für verschiedene Formate als Vorteil.
Entspannt zurücklehnen mit der Auslagenerstattungen von Pleo
Die Pleo-App macht es Mitarbeiter:innen ganz einfach Auslagen zu erfassen und bietet eine zentrale Rückerstattung aller Ausgaben.
Pleo bündelt unterschiedliche Features und reduziert den Verwaltungsaufwand in Ihrem Unternehmen. Dadurch können Auslagen, Bargeldausgaben, Verpflegungs- und Kilometerpauschalen ganz einfach in der App erfasst werden – das macht die Kostenerstattung zum Kinderspiel.
Die Rückerstattung können Pleo-Nutzer:innen selbst veranlassen (oder die Admins überprüfen ihrerseits die ausstehenden Beträge). Durch digitale Daten ist der Zugriff auf diese Informationen transparent und übersichtlich. Das mach die Pleo-App zur optimalen Alternative für alle, die lästigen Papierkram endlich hinter sich lassen wollen.
Zu den Vorteilen von Pleo zählt auch die enge Integration mit gängiger Buchhaltungssoftware – das vereinfacht die Synchronisation von Ausgaben und Belegen. Pleo bietet über 40 Schnittstellen, einige davon sind:
Schnittstellen für Buchhaltung & ERP:
- Datev
- SAP Business one
- Xero
- Lexoffice
- Sage
- Quickbooks
- BMD
- odoo
- Business Central
Schnittstellen für Automatisierung von Ausgaben:
- Agicap
- Gmail
- Microsoft Outlook
- Sastrify
- Storebox
Wichtig ist, dass Pleo für beide Seiten bei der Auslagenerstattung nützlich ist: das Unternehmen und die Mitarbeiter:innen. Dadurch wird Zeit und Arbeit gespart und die Betriebsausgaben sind transparent und vollständig erfasst.
Pleo-Nutzer:innen können ohne Bedenken in Vorleistung gehen, da sie jederzeit über den Status ihrer Auslagenerstattung am laufenden sind.
Mit Pleo behalten Sie einen klaren Überblick über Ausgaben, Auslagen und auch durchlaufende Gelder.