Wie Podimo mit Pleo seinen Monatsabschluss in 5 Minuten erledigt

Bei Podimo handelt es sich um ein Unternehmen für Premium-Audio-Abonnements, das originelle, exklusive und werbefreie Podcasts sowie eine breite Palette von Hörbüchern anbietet. Das Unternehmen hat weltweit mehr als 250 Mitarbeiter:innen und ein zentrales Finanzteam, das derzeit aus sieben Mitgliedern besteht, die sich mit allen Finanzangelegenheiten befassen.

Von Martin Dalskov, Director of Finance, wollten wir wissen, wie genau Pleo den Zeitaufwand fürs Ausgabenmanagement reduziert und das Team zu nachhaltigen Ausgabenentscheidungen anhält.

Warum benötigt Podimo ein Tool wie Pleo?

 Wir sind schon seit 2019 Kunde von Pleo. Aber anfangs nutzten wir Pleo noch auf eine ganz andere Art und Weise.

Wir haben Pleo schon immer für die Abrechnung von Reisekosten verwendet. Wir benötigen ein einfaches Tool, mit dem jeder umgehen kann – ohne zu viel Zeit zu investieren. Pleo bot uns genau das.

Allerdings wusste ich auch, dass uns Pleo noch weitaus mehr bieten könnte.

Unser CFO ist unglaublich kompetent: Strategie, Expansion und Berichterstattung … das ist sein Ding. Aber er wird als Erster zugeben, dass es andere gibt, die mehr Leidenschaft für Themen wie ordnungsgemäße Buchhaltung, Compliance und Kontrolle mitbringen. Diese Aufgaben überlassen wir also unserer Buchhaltungsfirma – und Pleo.

Heute nutzen wir alle Funktionen, die Pleo zu bieten hat. Pleo ist zum No-Brainer geworden.

 Was hat Pleo verändert?

Die Ausgabenverwaltung vor Pleo kostete zu viel Zeit und war zu kompliziert. Es gab zu viele Beteiligte, Unterlagen wurden exportiert, Dokumente hochgeladen und überprüft. Die Prozesse waren zeitaufwendig und wenig benutzerfreundlich. Am Ende des Tages wollen Mitarbeiter:innen ja einfach nur ihre Ausgaben erfassen. 

Wir wickeln mehr als 3.000 Ausgabenerstattungen im Jahr ab. Es ist zwar schwer zu sagen, wie viel Zeit wir mit Pleo sparen, aber ich weiß, dass der Zeitgewinn beträchtlich ist. Heute brauchen wir nur noch fünf Minuten pro Monatsabschluss pro Standort.

Welche Aufgaben übernimmt Pleo konkret?

Unsere Buchhaltungsfirma ist für Aufgaben in Sachen Steuer- und Compliance-Funktionen über Pleo hinaus verantwortlich.

Aktuell bekommen lediglich unsere Manager:innen eigene Pleo-Karten ausgestellt. Für alle einmaligen Ausgaben, die unsere Mitarbeiter:innen tätigen, verwenden wir dann Pleos In-App-Rückerstattung. Das macht in jeder Hinsicht mehr Sinn, und die Resonanz ist durchweg positiv.

Was sind deine Lieblingsfunktionen in Pleo?

 Zu meinen Lieblingsfunktionen in Pleo gehören die Teamfunktion und die Möglichkeit, die Ausgaben zu überprüfen und einmalige monatliche Limits für alle Konten festzulegen. Als Admin ist es ein echter Segen, Limits setzen zu können. Auf diese Weise entsteht keine Verwirrung mehr und Compliance wird für alle Beteiligten deutlich einfacher.