Rechnungsabgleich Systeme: 6 Softwares für den Abgleich Ihrer Rechnungen

Der Abgleich von Rechnungen erlaubt Unternehmen, die Richtigkeit ihrer Rechnungen zu bestätigen, kann aber jede Menge Zeit in Anspruch nehmen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen korrekt sind, ohne endlose Stunden Arbeit zu investieren – mit einem Rechnungsabgleich System.  

Von Rechnungsabgleich Softwares bis zu vorbereitenden Buchhaltungssystemen verraten wir Ihnen, welche digitalen Lösungen am besten für den Abgleich von Rechnungen geeignet sind. Dies ist unser Rechnungsabgleich Systeme Vergleich. 

Was ist ein Rechnungsabgleich System? Definition 

Beim Rechnungsabgleich, oft auch als Rechnungsprüfung bezeichnet, handelt es sich um einen wichtigen Schritt im Rechnungsprozess, der sicherstellt, dass Ihre Eingangsrechnungen korrekt sind und mit Ihren Bestellungen und Lieferungen übereinstimmen.  

Die Aufgaben des Rechnungsabgleichs ist es, Fehler und möglichen Betrug bei Bestellungen und Lieferungen frühzeitig zu erkennen und Lieferanten auf diese aufmerksam zu machen. So bezahlen Sie stets das, was Sie bestellt bzw. erhalten haben.  

Ein Rechnungsabgleich System erlaubt Ihnen, Ihre Rechnungen automatisiert abzugleichen, Fehler zu reklamieren und mehr Transparenz über Ihren Cashflow zu gewinnen. 

Da der manuelle Abgleich von Rechnungen viel Zeit in Anspruch nimmt und weiterhin von Fehlern geplagt ist, setzen Unternehmen auf Rechnungsabgleich Systeme. Sogenannte Rechnungsabgleichsysteme helfen Unternehmen dabei, ihre Eingangsrechnungen zeitsparend und fehlerfrei mit ihren Bestellungen und Lieferungen abzugleichen. 

So funktioniert der digitale Abgleich von Rechnungen

Nutzen Sie ein automatisiertes Rechnungsabgleich System, können Sie sich auf einen standardisierten Workflow verlassen, der jede eingegangene Rechnung zuverlässig mit Bestellungen und Lieferungen abgleicht. 

Der Abgleich von Rechnungen läuft mithilfe einer Software i. d. R. wie folgt ab: 

• Rechnungseingang: Ob in Papierform, als PDF im E-Mail-Postfach oder als E-Rechnung, Ihre Software sammelt Ihre Eingangsrechnungen und bündelt diese automatisch auf einer einheitlichen Oberfläche. 

• Rechnungserfassung: Ihre Software extrahiert alle relevanten Rechnungsdaten mithilfe von KI-getriebener OCR-Technologie fehlerfrei und vollständig. Anschließend speist sie diese in das Rechnungsabgleich System ein, wo sie geprüft werden. 

• Rechnungsprüfung: Der Abgleich beginnt mit der eigentlichen Rechnungsprüfung. Im Rahmen der Rechnungsprüfung prüft die Software die Rechnungen auf ihre formale und sachliche Richtigkeit. 

• Rechnungsabgleich: Hält die Rechnung der Prüfung stand, geht sie nahtlos in den Abgleich über. Der Rechnungsabgleich erfolgt anhand eines der folgenden Verfahren: Zwei-Wege-Abgleich, Drei-Wege-Abgleich oder Vier-Wege-Abgleich. 

• Lieferantenkommunikation: Deckt der Abgleich Unstimmigkeiten auf, meldet das Rechnungsabgleich System, worin der Fehler besteht und informiert Lieferanten weitgehend automatisch über die nötigen Anpassungen an der Rechnung. 

• Rechnungsfreigabe: Hält die Rechnung auch dem Abgleich stand, wird sie zur Freigabe an den jeweiligen Rechnungsverantwortlichen weitergeleitet und anschließend bezahlt und archiviert. 

• Echtzeit-Reporting: Je nach Software wickelt ein Rechnungsabgleich System nicht nur den Rechnungsabgleich ab, sondern liefert auch spannende Daten zum Rechnungsprozess, die dem Unternehmen mehr Transparenz zum Cashflow geben. 

6 Lösungen für den automatisierten Abgleich Ihrer E-Rechnungen 

Rechnungsabgleich ist nicht gleich Rechnungsabgleich. Auch wenn der Abgleich von Rechnungen im Kern kein komplexer Prozess ist, kann sich die Komplexität einzelner Rechnungsabgleich Systeme drastisch unterscheiden. 

Während eine einfache Rechnungsabgleich Software ausschließlich den Abgleich abdeckt, kümmert sich eine Rechnungssoftware um Ihren gesamten Rechnungsprozess. Noch weiter gehen Lösungen für die vorbereitende Buchhaltung. Nützlich, nicht? 

Wir haben einige der besten Lösungen aus allen drei Kategorien getestet und verraten Ihnen, was das beste Rechnungsabgleich System 2026 ist: 

Rechnungsabgleich Software 

Die Rechnungsabgleiche Software ist das Skalpell unter den Rechnungsabgleich Systemen. Die Software ist ausschließlich auf den Abgleich von Rechnungen ausgerichtet, kann aber durch weitere Funktionen erweitert werden. 

1. Procurus 

Mit Procurus gleichen Händler ihre Eingangsrechnungen mit dem bombensicheren “3-Way-Matching”-Prozess ab. Dieser Drei-Wege-Abgleich vergleicht Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen automatisch miteinander und stellt sicher, dass Ihnen wirklich kein Fehler entgeht. 

Mithilfe seiner neuen KI-Plattform stellt Procurus zudem sicher, dass Sie mit Ihrem Rechnungsabgleich immer einen Schritt voraus sind. Die KI-getriebene Lieferantenkommunikation hilft Ihnen im Falle einer fehlerhaften Rechnung etwas dabei, Lieferantenrechnungen aufzusetzen und effektiv zu kommunizieren. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Automatischer Rechnungsabgleich via Dreifachabgleich 
• KI-gestützte Lieferantenkommunikation 

Für wen Procurus geeignet ist: Händler, die auf einen rigorose Prüfung ihrer Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen angewiesen sind 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

2. zvoove Invoice Monitor 

So wie ein Unternehmen Eingangsrechnungen mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen muss, muss es auch Ausgangsrechnungen mit Zahlungseingängen abgleichen, um sicherzustellen, dass auch diese ihre Richtigkeit haben. Hier kommt zvoove ins Spiel. 

Der zvoove Invoice Monitor bildet eine einheitliche Oberfläche für Ihr digitales Forderungsmanagement. Der Invoice Monitor unterstützt Ihre Rechnungsstellung, indem er Ihre Ausgangsrechnungen mit Zahlungseingängen abgleicht, bezahlte Rechnungen markiert und Abweichungen meldet. So muss die Buchhaltung nur noch dann eingreifen, wenn ein Problem vorliegt. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Automatischer Abgleich von Rechnungen und Zahlungseingängen 
• Echtzeit-Daten und transparente Finanzübersicht

Für wen zvoove geeignet ist: Unternehmen, die ihr Forderungsmanagement und weitere Teile ihrer Buchhaltung digitalisieren wollen 

Kosten: Preise auf Anfrage

Rechnungssoftware 

Der Einsatz von Rechnungssoftware erlaubt Ihnen, den gesamten Rechnungsprozess auf einer einheitlichen digitalen Oberfläche abzuwickeln – Rechnungsabgleich inklusive. Mit Rechnungssoftware stellen Sie sicher, dass Ihr Software-Stack nicht zu groß wird. 

3. Pleo Eingangsrechnungen 

Wie der Name bereits verrät, ist Pleo Eingangsrechnungen eine maßgeschneiderte Lösung für Ihren Rechnungseingang. Die dänische Rechnungssoftware automatisiert Ihren Rechnungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und spart Ihnen dabei jede Menge Zeit und Geld. 

Mehr als 40.000 Unternehmen aus aller Welt setzen bereits auf Pleo Eingangsrechnungen, verarbeiten ihre Rechnungen dadurch bis zu fünfmal schneller und sparen Hunderte von Stunden an Personalkosten. 

Dazu trägt auch der smarte Rechnungsabgleich bei. Der Rechnungsabgleich in der Pleo-App erfolgt anhand Kaufaufträgen, die im Voraus erstellt werden, und anschließend mit der Eingangsrechnungen abgeglichen werden. So werden Abweichungen ausnahmslos erkannt und Budgets stets eingehalten. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Smarte Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Zahlung 
• Lückenloser Rechnungsabgleich anhand von Kaufaufträgen (KA)
• Überwachung des Cashflows in der neuen Pleo Cash-Management-Suite 

Für wen Pleo Eingangsrechnungen geeignet ist: Kleine und große Unternehmen, die nach einer zeitsparenden Lösung für ihr Rechnungsmanagement suchen

Kosten: Starter-Paket bis 3 Nutzer:innen ab nur 4€ pro Monat, weitere Nutzer:innen ab 5€ pro Monat; Essential-Paket ab 18€ pro Monat

Das sagen Kunden über Pleo Eingangsrechnungen: 

“Die Ausgabenverfolgung ist unkompliziert und Rechnungsupload ist ebenso einfach und gut.” 

Quelle: G2 

4. easy invoice 

Mit easy invoice stellen Sie nicht nur sicher, dass all Ihre Rechnungen korrekt sind. Sie stellen auch sicher, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind. Mit easy invoice erfolgt die Verarbeitung Ihrer Rechnungen von der Erfassung bis zur Archivierung bis zu 12-mal schneller als traditionelle, manuelle Rechnungsprozesse. 

Das gilt nicht nur für den maschinellen Teil der Rechnungsverarbeitung. Auch Freigabeprozesse, die weiterhin in menschlicher Hand bleiben, werden durch die smarte Zuweisung an Rechnungsverantwortliche deutlich schneller abgeschlossen. Bei Bedarf können Unternehmen ihre Lieferanten sogar direkt in den Rechnungsprozess einbinden. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Rechnungsverarbeitung innerhalb einer Minute 
• Einbindung von Lieferanten und Rechnungsstellern über Self-Service-Plattform

Für wen easy invoice geeignet ist: Unternehmen, die Rechnungen zeitsparend verarbeiten und eng mit Lieferanten und Rechnungsstellern zusammenarbeiten wollen 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

Vorbuchhaltung Software 

Holen Sie zum Rundumschlag aus und wickeln Sie nicht nur das Rechnungsmanagement, sondern auch Teile der vorbereitenden Buchhaltung auf derselben Oberfläche ab. Das schafft einfache, einheitliche Prozesse und einen besseren Austausch mit der Buchhaltung.  

5. Enty 

Enty, eine Lösung für die Vorbuchhaltung, erlaubt europäischen KMUs, ihre Buchhaltungspflichten schnell und einfach zu erfüllen. Statt manuellen Dateneingaben, langen Rechnungsprozessen und verlorenen Belegen erhalten Sie bei Enty all Ihre Dokumente und Transaktionen auf einen Blick – zuverlässig geprüft mit dem Zwei-Wege-Abgleich. 

Gute Prozesse enden nicht mit der Archivierung Ihrer Rechnung. Deshalb stellt Enty gebrauchsfertige Vorlagen zur Verfügung, die die Berichterstattung über die Buchhaltungsabteilung hinaus vereinfachen und die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöhen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende vorbereitende Buchhaltung inkl. Zwei-Wege-Abgleich 
• Zuverlässige, automatisierte Berichterstattung

Für wen Enty geeignet ist: Kleine und mittelständische Unternehmen, die Ihre Rechnungen zeitsparend und regelkonform verarbeiten möchten

Kosten: Kostenlose Testversion vorhanden; Begrenztes Starter-Paket bereits ab 0€ pro Monat; Essential-Paket inkl. Rechnungsabgleich ab 22€ pro Monat   

6. Coupa 

Als Software für die vorbereitende Buchhaltung tut Coupa weitaus mehr als nur Rechnungen zu verarbeiten. Neben der Rechnungsverarbeitung unterstützt Coupa auch Ihr Zahlungsmanagement, virtuelle Kreditkarten und Ihr Spesenmanagement. So stellen Sie nicht nur sicher, dass alle Ihre Aufgaben erledigt sind, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen ihnen. 

Darüber hinaus stellt Coupa sicher, dass all Ihre Finanzprozesse stets in sicheren Händen sind. Eine KI-gesteuerte Betrugserkennung stellt sicher, dass Ihnen keine Unregelmäßigkeiten entgehen – weder beim Rechnungsmanagement noch beim Spesenmanagement. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende Buchhaltungsprozesse von Rechnungsverarbeitung bis Spesenmanagement 
• KI-gesteuerte Betrugserkennung 

Für wen Coupa geeignet ist: Mittlere und große Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen 

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage

Dies sind die Vorteile einer Rechnungsabgleich Lösung 

Die Automatisierung Ihres Rechnungsabgleichs spart Zeit und deckt mögliche Fehler und Betrugsversuche bei Eingangsrechnungen auf. So weit, so gut. Darüber hinaus gibt es aber noch einige weitere Vorteile, die die Einführung einer neuen Software für den Rechnungsabgleich rechtfertigen. 

Dies sind fünf der gängigsten Vorteile einer Rechnungsabgleich Lösung: 

• Transparenz: Jede Rechnung wird anhand desselben standardisierten Workflows abgeglichen, der Fehler und mögliche Betrugsversuche lückenlos aufdeckt. 

• Zeitersparnis: Der automatische Abgleich von Rechnungen erfolgt deutlich schneller als das manuelle Verfahren und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess. 

• Effizienz: Neben dem Abgleich der Rechnungen übernimmt die Software auch Reklamationen und gestaltet die Lieferantenkommunikation damit effizienter. 

• Integration: Dank nahtloser Integrationen können Sie sämtliche relevante Daten automatisch in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System übertragen lassen. 

• Cashflow: Ein schneller Rechnungsprozess sorgt für einen schnelleren Cashflow. Intuitive Dashboards und Echtzeit-Reporting sorgen für mehr Cashflow-Transparenz.

Fazit 

Der Rechnungsabgleich ist ein repetitiver und mühsamer Prozess, der in der Rechnungsabteilung selten Begeisterung auslöst. Und dennoch ist er unverzichtbar. Die Abstimmung von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferungen ist nämlich eine unverzichtbare Maßnahme, um Fehler und Betrug zu vermeiden und Ihren Cashflow zu schützen. 

Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen mühe- und lückenlos – mit Pleo Eingangsrechnungen. Die intuitive Rechnungssoftware übernimmt ihren Rechnungsprozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und stellt anhand von Kaufaufträgen und Bestellbezügen sicher, dass keine fehlerhafte Rechnung gebucht wird. Nichts einfacher als das. 

Pleo Eingangsrechnungen gibt es bereits ab 4€ pro Monat; die Pleo Demo ist sogar kostenlos. Buchen Sie Ihre Pleo Demo jetzt und zahlen Sie nie wieder eine fehlerhafte Rechnung.