Reisekostenabrechnung optimieren: Von der Buchung bis zur Buchhaltung

Geschäftsreisen sind weiterhin in Mode. Auch wenn sich viele Aufgaben über Online-Meetings erledigen lassen, gelten persönliche Treffen weiterhin als wichtiges Werkzeug für den Abschluss von Deals und die Pflege strategischer Partnerschaften.

Grund genug also, Ihre Reisekostenabrechnung zu optimieren.

Bei der Optimierung der Reisekostenabrechnung geht es nicht allein darum, eine neue Reisekostenabrechnungs-Software anzuschaffen. Viel wichtiger ist, diese richtig einzusetzen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Pleo-App richtig einsetzen, um Ihre Geschäftsreisen von der Buchung bis zur Buchhaltung nachhaltig zu verbessern.

Häufige Probleme bei Geschäftsreisen

Traditionelles Geschäftsreisemanagement ist mit vielfältigen Problemen behaftet.

Der hohe Planungsaufwand, die unübersichtlichen Kosten und die Angst vor Betrug halten Unternehmen oft davor zurück, Geschäftsreisen durchzuführen. Dadurch verstreichen allerdings Chancen, die sich auf dem digitalen Weg gar nicht erst ergeben.

Diese häufigen Probleme erschweren das Geschäftsreisemanagement:

• Hoher Planungsaufwand: Die Planung der Geschäftsreise kann schon vor Reiseantritt für Stress sorgen. Unklare Anforderungen, fragmentierte Buchungsprozesse und langsame Genehmigungen sorgen für unnötig viel Aufwand und lassen die Kosten für die Reise rasch in die Höhe schnellen.

• Unübersichtliche Kosten: Das Fehlen eines zentralen Dashboard erschwert es, die Kosten der Geschäftsreise zu verfolgen. Privatauslagen der Geschäftsreisenden mit der privaten Karte kommen erst nach der Reise ans Tageslicht. Oft fällt erst auf, dass das geplante Budget überschritten wurde, wenn es schon zu spät ist.

• Fehlende Kontrolle: Ohne klaren Richtlinien für Ausgaben oder deren Erstattung können Geschäftsreisende das ausnutzen. In harmlosen Fällen buchen sie überteuerte Hotelzimmer. In weniger harmlosen Fällen lassen sie sich Kosten erstatten, die so gar nicht entstanden sind.

• Hoher Abrechnungsaufwand: Die Erstattung von Privatauslagen nach Abschluss der Geschäftsreise stellt oft eine Mär für die Finanzabteilung dar. Sie müssen Belegen hinterherjagen, diese mühsam mit Transkationen verknüpfen, mit beschränkter Transparenz überprüfen und anschließend manuell erstatten.

4 Lösungen zur Optimierung Ihrer Reisekostenabrechnung von der Buchung bis zur Buchhaltung

Unternehmen, die erfolgreich Geschäftsreisen planen und durchführen, setzen vermehrt auf digitale Tools.

Der Einsatz von digitalen Lösungen bei der Planung, Durchführung und Abrechnung von Geschäftsreisen schafft einheitliche Prozesse, spart Zeit, verhindert Betrug und greift sowohl Geschäftsreisenden als auch der Buchhaltung unter die Arme.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Geschäftsreisemanagement mit den folgenden vier Pleo-Lösungen optimieren.

Geschäftsreisen effizient buchen mit TravelPerk

Verzichten Sie darauf, Ihre Geschäftsreisen wie einen Urlaub auf drei unterschiedlichen Plattformen zu buchen. Nutzen Sie stattdessen eine Geschäftsreise-Software wie TravelPerk.

TravelPerk erlaubt Ihnen nicht nur, alle Aktivitäten vom Flug bis zum Hotel auf einer Plattform zu buchen und die Kosten in Echtzeit zu überwachen, sondern spart Ihnen auch bares Geld.

Dazu lässt sich TravelPerk nahtlos mit Ihrem Ausgaben-Management in der Pleo-App verbinden.

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Travel-Perk-Integration in der Pleo-App aktivieren:

1. Öffnen Sie die Pleo-App und rufen Sie die Einstellungen auf.
2. Klicken Sie auf “Schnittstellen” und anschließend auf “Belegverfolgung”.
3. Wählen Sie TravelPerk aus und klicken Sie auf “Verbinden”.
4. Öffnen Sie nun die Perk-App und rufen Sie die Kontoeinstellungen auf.
5. Klicken Sie auf “Schnittstellen”.
6. Wählen Sie Pleo aus und klicken Sie auf “Einrichten” und “Aktivieren”.
   
   

Privatauslagen vermeiden mit Pleo Firmenkarten

Eine lästige Aufgabe bei Geschäftsreisen, die Reisekostenabrechnung, lässt sich (beinahe) komplett eliminieren, indem Sie Privatauslagen vermeiden.

Statten Sie Ihre Geschäftsreisenden mit einer Pleo Firmenkarte aus, um Reisekosten direkt mit dem Geschäftskonto zu begleichen. Dank flexibler Budgets, Limits und Ausgaberichtlinien stellt die Karte sicher, dass Ihre Mitarbeitenden keinen Unfug anstellen.

Jedes Mal, wenn Geschäftsreisende mit der Pleo Firmenkarte zahlen, erhalten sie eine Push-Benachrichtigung auf ihrem Smartphone. Diese erinnert sie daran, ihren Beleg mit der Pleo-App zu fotografieren und hochzuladen.

So erhält die Buchhaltung innerhalb weniger Minuten Transaktion und Beleg – und muss nicht erst wochenlang nachfragen.

Wir zeigen Ihnen, wie Ihre Geschäftsreisenden ganz einfach eine Firmenkarte erhalten:

1. Öffnen Sie die Pleo-App und klicken Sie (als Angestellter) auf “Karten”.
2. Klicken Sie auf das “+”-Symbol und anschließend auf “neue zweckgebundene Karte”.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
4. Senden Sie Ihre Anfrage ab.
5. Nun überprüfen die Administratoren Ihre Anfrage und bestellen die Firmenkarte.
6. Innerhalb kurzer Zeit erhalten Sie Ihre individualisierte digitale Firmenkarte.
   
   

Privatauslagen erstatten mit Pleo Rückerstattungen

Und wenn doch mal eine Rückerstattung nötig wird? Privatauslagen auf Geschäftsreisen lassen sich nicht komplett vermeiden, aber effizient erstatten.

Bezahlt ein Geschäftsreisender seine Reisekosten mit der eigenen Karte, kann er in der Pleo-App die vorgestreckten Geschäftsausgaben ganz einfach eintragen, belegen und erstatten lassen. Das ist deutlich einfacher als Papierbelege zu sammeln und einzureichen.

Ihren Geschäftsreisenden können Sie bei Rückerstattungen die Möglichkeit geben, sich den geschuldeten Betrag sofort erstatten oder mit der Erstattung bis zum Gehalt warten. So verlässt Ihr Geld nur dann das Geschäftskonto, wenn es Ihnen gerade passt.

Folgen Sie diesen sechs Schritten, um Ihre Privatauslage in der Pleo-App zu melden:

1. Öffnen Sie die Pleo-App und klicken Sie auf das “+”-Symbol.
2. Klicken Sie auf “Privatauslage”.
3. Fotografieren Sie Ihren Beleg und fügen Sie die Ausgabendetails hinzu.
4. Wenn nötig, fügen Sie Ihre Bankverbindung hinzu.
5. Warten Sie darauf, dass Ihre Ausgabe genehmigt wird.
6. Erstatten Sie sich selbst unter “Ihnen geschuldet” oder warten Sie auf die Rückerstattung.
   
   

Reisekostenpauschalen auszahlen mit Pleo Rückerstattungen

Überlassen Sie Ihren Geschäftsreisenden bei der Planung ihrer Geschäftsreise freie Hand, dürfte es sinnvoll sein, Reisekostenpauschalen auszuzahlen.

Die Übernachtungs- und Verpflegungspauschale für Geschäftsreisen können Ihre Mitarbeitenden ganz einfach in der Pleo-App berechnen. Alles, was sie dafür tun müssen, ist, ihre Reisedaten und -orte anzugeben. Das erspart sogar den Upload von Belegen.

Sie, auf der anderen Seite, müssen nicht erst prüfen, welche Pauschalen für den jeweiligen Zeitraum und Ort greifen. Die Pleo-App berechnet die geschuldete Pauschale automatisch und sie müssen die Erstattung nur noch freigeben.

So beantragen Sie Ihre Reisekostenpauschalen in sechs einfachen Schritten:

1. Öffnen Sie die Pleo-App und klicken Sie auf das “+”-Symbol.
2. Wählen Sie “Verpflegungspauschale” oder “Übernachtungspauschale” aus.
3. Geben Sie die Reisedaten und den Standort an und klicken Sie auf “Weiter”.
4. Wählen Sie alle relevanten Reisekosten aus der Liste aus.
5. Fügen Sie die passende Kategorie, den Reisegrund und zusätzliche Details an.
6. Wiederholen Sie diese Schritte für die jeweils andere Pauschale.

Best Practices für Geschäftsreisen

Auch mit den besten digitalen Tools wird Ihr Geschäftsreisemanagement kein Erfolg, wenn Sie nicht die richtige Grundlage schaffen.

Als Arbeitgeber stehen Sie deshalb auch in der Verantwortung, Ihre Mitarbeitenden zu Geschäftsreisen zu schulen, geteilte Verantwortung zu schaffen und das Geschäftsreisemanagement proaktiv zu verbessern.

Verbessern Sie Ihr Geschäftsreisemanagement nachhaltig mit diesen Best Practices:

• Definieren Sie klare Richtlinien. Oft scheitern Prozesse nicht an den Werkzeugen, die den Angestellten zur Verfügung stehen, sondern an mangelnder Transparenz. Lassen Sie nicht zu, dass Mitarbeitende auf eigene Faust handeln, indem Sie klare Reisekostenrichtlinien definieren und durch digitale Freigabe-Flows durchsetzen.

• Schaffen Sie geteilte Verantwortung. Regeln allein überzeugen Geschäftsreisende nicht davon, zu einer günstigeren Alternative zu greifen. Schaffen Sie Anreize statt Regeln. Ein möglicher Anreiz ist die Auszahlung eines kleinen Teils des übrigen Budgets an den Geschäftsreisenden. So profitiert auch er von Sparmaßnahmen.

• Kontrollieren Sie regelmäßig. Effizientes Geschäftsreisemanagement ist kein One-and-Done-Projekt. Überprüfen Sie laufend, ob Ihre Richtlinien sinnvoll gewählt sind, ob Budgets eingehalten werden und wo Zeit und Geld verloren gehen. Decken Sie durch regelmäßige Audits Schwächen auf und merzen Sie diese aus.

• Holen Sie Feedback ein. In erster Linie soll die Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements Ihren Geschäftsreisenden und Buchhalter:innen helfen. Setzen Sie also genau dort an, wenn Sie verstehen wollen, ob Ihr neues System funktioniert. Holen Sie praxisbezogenes Feedback von Ihren Angestellten ein.

Reisekostenabrechnung optimieren mit Pleo Reisekosten

Die Pleo-App ist ein Multitalent für Geschäftsreisen. Mit zweckgebundenen Firmenkarten, fixen Rückerstattungen per App und automatisch berechneten Reisepauschalen liefert Pleo, was es braucht, um Ihre Reisekostenabrechnung zu optimieren.

Mit diesen Funktionen optimiert Pleo Ihre Reisekostenabrechnungen:

• Zweckgebundene Firmenkreditkarten für Geschäftsreisende
• Verfolgung aller Ausgaben in Echtzeit
• Kontrolle aller Zahlungen mittels Ausgaberichtlinien, Budgets und Limits
• Bis zu 0,75 % Cashback auf alle Zahlungen
• Beleg-Uploads via App inkl. intelligente Belegerkennung
• Eigenständige Erstattung von Spesen in der App
• Automatische Erfassung von Kilometerpauschalen
• Automatische Berechnung von Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen

Dank nahtloser Integrationen mit Geschäftsreise-Software wie TravelPerk können Sie sogar die Reiseplanung mit Ihrem Ausgabenmanagement in der Pleo-App verbinden. Was will man mehr?