Software Asset Management: Mehr Transparenz, weniger Risiken

In der modernen IT-Landschaft ist Software Asset Management (SAM) mehr als nur ein Trend. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Softwarelizenzen und IT-Assets zu verwalten, Compliance zu gewährleisten und gleichzeitig Kosten zu senken.

Ohne ein strukturiertes SAM-System kann schnell der Überblick verloren werden – und führt in Folge zu ungenutzten Lizenzen, rechtlichen Risiken und überhöhten Ausgaben.

Dieser Artikel stellt Ihnen die essenziellen Grundlagen von SAM vor und bietet praktische Best Practices, damit Ihr Unternehmen die volle Kontrolle über seine Software-Assets behält. Sie werden erfahren, wie SAM nicht nur zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften beiträgt, sondern auch einen bedeutenden Mehrwert für Ihr Unternehmen schafft.

Was ist Software Asset Management?

Software Asset Management (SAM) ist ein wichtiger Prozess in der IT-Landschaft und gewinnt an Bedeutung für moderne Unternehmen.

Es handelt sich dabei um ein strukturiertes System zur Verwaltung und Optimierung der Software Assets eines Unternehmens. Vermögenswerte sollen effizient genutzt und verwaltet werden. SAM umfasst die Überwachung, Kontrolle und den Schutz der Softwarelizenzen und -investitionen und hilft Unternehmen, ihre Softwarekosten zu optimieren und ihre IT-Umgebung besser zu kontrollieren.

Einer der Hauptvorteile von Software Asset Management ist die Möglichkeit, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherzustellen. Durch regelmäßige Überprüfungen können Unternehmen herausfinden, ob ihre Softwarelizenzen den Lizenzbedingungen der Anbieter entsprechen und dadurch rechtliche als auch finanzielle Risiken minimieren.

SAM-Tools bieten hier eine umfassende Transparenz, indem sie eine klare Übersicht über alle genutzten Softwarelizenzen und deren Nutzungsbedingungen geben.

Auch die Optimierung der Softwarekosten wird durch SAM unter die Lupe genommen.

SAM übernimmt unter anderem folgende Aufgaben:

• Identifikation ungenutzter oder überdimensionierter Lizenzen
• Neuverteilung oder Abmeldung von nicht benötigten Lizenzen
• Vermeidung unnötiger Ausgaben durch effizientes Lizenzmanagement
• Sicherstellung des gezielten Einsatzes von Ressourcen

In der heutigen, zunehmend komplexen IT-Landschaft, in der Unternehmen eine Vielzahl von Softwareanwendungen und IT Assets verwalten müssen, bietet SAM eine strukturierte Basis für die Verwaltung dieser Vermögenswerte. SAM-Tools unterstützen bei der effizienten Verwaltung von Software Assets und tragen dadurch zu einer verbesserten Produktivität und einer besseren Kontrolle der IT-Prozesse bei.

Da immer mehr Unternehmen auf cloudbasierte Lösungen umstellen, müssen sie parallel sicherstellen, dass viele Softwareinvestitionen auch in der Cloud optimal verwaltet werden. An dieser Stelle hilft SAM, die Softwarekosten in der Cloud zu kontrollieren und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherzustellen.

Welche Aufgaben übernimmt SAM?

Software Asset Management schafft eine Grundlage, um aus strategischer und operativer Perspektive Software Assets optimal zu verwalten.

In der heutigen, zunehmend digitalen Geschäftswelt ist SAM unerlässlich, Risiken zu minimieren, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig den Wert der IT Assets zu maximieren. SAM kann Sie an dieser Stelle unterstützen, sehen wir uns die positiven Einflüsse von SAM etwas genauer an.

Bedeutende Aufgaben von SAM:

Kostensenkung

• Optimierung der Nutzung vorhandener Softwarelizenzen.
• Vermeidung von Überlizensierung und ungenutzten Lizenzen.
• Senkung der Lizenzkosten durch genaue Bedarfsanalyse.

Einhaltung von Vorschriften (Compliance)

• Sicherstellung der Einhaltung von Lizenzbestimmungen und gesetzlichen Vorgaben.
• Vermeidung von rechtlichen Risiken durch Software Audits.
• Schutz vor unerwarteten Kosten durch Compliance-Verstöße.

Minimiertes Risiko

• Reduzierung der Risiken durch unkontrollierte Softwareinstallationen.
• Sicherstellung der Sicherheit durch eine einheitliche Softwareverwaltung.
• Verhinderung von Sicherheitslücken durch unlizenzierte Software.

Steigerung der Effizienz

• Automatisierung und Optimierung der Softwarebeschaffung und -verwaltung.
• Verbesserung der Produktivität durch eine optimierte Softwareumgebung.
• Maximierung des ROI durch gezielte Verwaltung der IT Assets.

Transparenz und Kontrolle

• Besserer Überblick über die Softwarebestände und -nutzung.
• Unterstützung der strategischen IT-Planung durch genaue Daten und Analysen.
• Erhöhte Kontrolle über die Softwareausgaben und Ressourcennutzung.

Vorteile durch SAM

SAM ermöglicht nicht nur eine bessere Kontrolle und Verwaltung ihrer Software, sondern bringt auch finanzielle Vorteile und unterstützt einen reibungslosen und nachhaltigen Ablauf.

Durch eine systematische (oder schrittweise) Implementierung von SAM-Tools und -Prozessen können Sie die IT-Landschaft in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten, Compliance sicherstellen und das Maximum aus Ihren Softwareinvestitionen ziehen.

Wie SAM das macht und welche Vorteile Sie erwarten können, finden Sie in dieser Tabelle:

Software Asset Management bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über die bloße Verwaltung von Softwarelizenzen hinausgehen. Durch die Implementierung eines strukturierten SAM-Prozesses können Sie finanzielle als auch operationelle Vorteile in Ihr Unternehmen bringen.

Wie bereits zuvor erwähnt, bringt SAM spezifische Vorteile. Jetzt möchten wir noch etwas tiefer gehen und Ihnen konkrete Beispiele vorstellen – eventuell könnten einige davon auch auf Ihr Unternehmen zutreffen.

Einige der wesentlichen Vorteile von SAM:

1. Kostenoptimierung

SAM hilft Unternehmen dabei, ihre Softwarekosten erheblich zu senken.

Durch eine genaue Überwachung und Verwaltung der Softwarelizenzen können ungenutzte oder überdimensionierte Lizenzen identifiziert und entsprechend neu verteilt oder gekündigt werden. Dies führt zu spürbaren Einsparungen bei den Lizenzkosten und verbessert die IT-Ausgaben.

Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen stellte fest, dass es für zahlreiche Softwarelizenzen zahlte, die nicht genutzt wurden. Durch den Einsatz eines SAM-Tools konnte das Unternehmen diese Lizenzen konsolidieren und die Kosten um 20 % senken.

2. Verbesserung der Compliance

Einer der größten Vorteile von SAM ist die Sicherstellung der Einhaltung von Lizenzbestimmungen und gesetzlichen Vorschriften. Dadurch können Unternehmen teure Strafen und rechtliche Konsequenzen vermeiden, die an anderer Stelle durch Software-Audits entstehen können.

Beispiel: Ein Unternehmen aus dem Gesundheitswesen musste sicherstellen, dass alle verwendeten Softwarelizenzen den strengen regulatorischen Anforderungen entsprachen. Durch SAM konnte es nachweisen, dass alle Lizenzen korrekt genutzt wurden – ohne kostspielige Bußgelder oder langwierige Nachbesserungen.

3. Erhöhte Transparenz und Kontrolle

SAM bietet Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihre Software Assets. Umfasst werden alle detaillierte Informationen über die Nutzung, Lizenzbedingungen und Kosten aller Softwareprodukte im Unternehmen.

Beispiel: Ein Unternehmen mit einer großen IT-Landschaft nutzte SAM, um einen besseren Überblick über seine Softwareinvestitionen zu erhalten. Dies ermöglichte es dem IT-Team, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Softwareverwaltung effizienter zu gestalten.

4. Risikominimierung

Durch die einheitliche Verwaltung und Kontrolle der Softwareinstallationen reduziert SAM die Risiken von Sicherheitslücken und unlizenzierter Software, die zu einem Verlust von Unternehmensdaten führen könnten.

Beispiel: Ein IT-Dienstleister setzte SAM ein, um sicherzustellen, dass alle eingesetzten Softwareprodukte auf dem neuesten Stand waren. Dies reduzierte das Risiko von Cyberangriffen erheblich und schützte sensible Kundendaten.

5. Unterstützung der digitalen Transformation

In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt ermöglicht SAM Unternehmen, ihre IT-Ressourcen effizienter zu nutzen und ihre digitale Transformation voranzutreiben. Dies führt zu einer verbesserten Produktivität und einem höheren ROI.

Beispiel: Ein Unternehmen, das auf Cloud-Dienste umstieg, nutzte SAM, um sicherzustellen, dass seine Softwareinvestitionen in der neuen Cloud-Umgebung optimal genutzt wurden. Dies beschleunigte die digitale Transformation des Unternehmens und erhöhte dessen Wettbewerbsfähigkeit.

3 nützliche Tools für Software Asset Management (SAM)

Effektive Software Asset Management-Tools sind entscheidend, um die Verwaltung von Softwarelizenzen, die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und die Optimierung von IT-Ressourcen sicherzustellen. Jetzt stellen wir Ihnen drei SAM-Tools vor, die besonders für deutschsprachige Unternehmen interessant sein könnten.

1. Flexera

Flexera bietet eine umfassende Lösung für das Software Asset Management und unterstützt bei der effektiven Verwaltung von IT-Ressourcen. Die Plattform ermöglicht es, Softwarelizenzen in der gesamten IT-Landschaft eines Unternehmens zu überwachen und zu optimieren.

Flexera zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherzustellen und Kosten zu senken, indem ungenutzte oder unnötige Lizenzen identifiziert werden.

Besonders in komplexen IT-Umgebungen bietet Flexera eine wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung von Softwareinvestitionen und der Minimierung von Risiken.

2. ServiceNow

ServiceNow bietet eine integrierte SAM-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Softwarebestände zentral zu verwalten und den gesamten Lebenszyklus von Softwarelizenzen zu überwachen.

Diese Lösung ist besonders hilfreich, um Compliance-Vorgaben zu erfüllen und Lizenzrisiken zu minimieren.

ServiceNow unterstützt Unternehmen bei der Kontrolle ihrer Softwareausgaben und verbessert die internen IT-Prozesse. Durch eine nahtlose Integration mit anderen ServiceNow-Modulen bietet dieses Tool eine umfassende Sicht auf die IT-Umgebung und ermöglicht eine proaktive Verwaltung von Software-Assets.

3. USU

USU Software Asset Management ist eine spezialisierte SAM-Lösung, die sich auf die Optimierung von Softwarelizenzen und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben konzentriert.

Diese Lösung ist besonders geeignet für große Unternehmen mit komplexen IT-Umgebungen.

Sie können Lizenzverträge verwalten, Softwareinvestitionen überwachen und unnötige Kosten vermeiden. USU hilft Unternehmen sicherzustellen, dass ihre Software-Assets effizient genutzt werden und verbessert die Kontrolle und Transparenz.

Tipps für die Implementierung von Software Asset Management

Die erfolgreiche Implementierung von Software Asset Management ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um ihre IT-Ressourcen effizient zu verwalten und Kosten zu senken. Dabei geht es nicht nur um die Einführung eines SAM-Tools, sondern auch um die Umsetzung bewährter Praktiken, die sicherstellen, dass die Software Assets optimal genutzt und Compliance-Vorgaben eingehalten werden.

Wir haben Ihnen einige Strategien und Best Practices zusammengestellt, die Sie bei der Implementierung berücksichtigen können:

1. Planung: Setzen Sie sich konkrete Ziele

Bevor Sie SAM-Tool einführen, sollten Sie sich klare Ziele und einen detaillierten Plan für die Implementierung zurechtlegen.

In diesem Plan sollte eine Bestandsaufnahme der aktuellen IT-Landschaft vorhanden sein – inklusive aller vorhandenen Softwarelizenzen und IT-Assets.

Ein transparenter Überblick über den Softwarebestand ermöglicht es Ihnen, die notwendigen Schritte zur Implementierung von SAM besser zu planen und die richtigen SAM-Tools auszuwählen.

2. Tool-Auswahl: Finden Sie das passende SAM-Tool

Die Wahl des richtigen SAM-Tools ist entscheidend für den Erfolg Ihres Software Asset Managements. Die Auswahl Ihres Tools sollte Ihren spezifischen Anforderungen und der Komplexität Ihrer IT-Umgebung entsprechen.

Ein passendes SAM-Tool sollte Funktionen zur Verwaltung von Softwarelizenzen, zur Überwachung der Softwarenutzung und zur Einhaltung von Lizenzbedingungen bieten. Es ist wichtig, dass das gewählte Tool eine hohe Transparenz bietet und dabei hilft, Compliance-Vorgaben einzuhalten.

3. Integration: Binden Sie SAM in Ihre IT-Prozesse ein

SAM sollte nicht isoliert, sondern als integraler Bestandteil der IT-Prozesse des Unternehmens betrachtet werden.

Die Integration von SAM in bestehende Prozesse wie IT Asset Management, IT-Service-Management und Cloud-Management-Systeme ist entscheidend, um einen ganzheitlichen Überblick über die IT-Ressourcen und Softwareinvestitionen zu erhalten.

Dies ermöglicht eine effektive Kontrolle und Verwaltung der Software-Assets und trägt zur Optimierung der IT-Prozesse bei.

4. Schulung: Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter:innen optimal vor

Die erfolgreiche Implementierung von SAM hängt auch davon ab, wie gut Ihre Mitarbeiter:innen geschult und für die Bedeutung des Software Asset Managements sensibilisiert werden.

Schulungen sollten sich nicht nur auf die Nutzung des SAM-Tools konzentrieren, sondern auch auf die Einhaltung von Lizenzbedingungen, die Bedeutung von Compliance und die Risiken, die mit der Nichteinhaltung verbunden sind.

Sensibilisierungsmaßnahmen helfen dabei, eine Kultur der Verantwortlichkeit zu fördern und sicherzustellen, dass Mitarbeiter:innen die SAM-Prozesse unterstützen.

5. Überwachung: Behalten Sie alles im Überblick

SAM ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Softwarebestände, um sicherzustellen, dass Softwarelizenzen effizient genutzt werden und keine ungenutzten oder überdimensionierten Lizenzen vorhanden sind.

Eine regelmäßige Überwachung hilft Ihnen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Compliance sicherzustellen und Kosten zu optimieren.

6. Zusammenarbeit: Arbeiten Sie kooperativ mit Ihren Softwareanbietern

Eine enge Zusammenarbeit mit Softwareanbietern kann Ihnen helfen, die besten Lizenzbedingungen auszuhandeln und sicherzustellen, dass alle Softwareinvestitionen optimal genutzt werden.

Softwareanbieter können auch wertvolle Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung von SAM-Tools bieten. Zusätzlich können sie helfen, die Compliance-Vorgaben besser zu verstehen und umzusetzen.

7. Audits: Führen Sie regelmäßige Software-Audits durch

Regelmäßige Software-Audits sind ein wichtiges Instrument, um die Einhaltung von Lizenzbedingungen zu überprüfen und die Effizienz der SAM-Prozesse zu bewerten.

Audits helfen, ungenutzte oder falsch lizenzierte Software zu identifizieren und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren.