Verständnis für das Kontrollbedürfnis in Ihrem Unternehmen

Kontrolle hat für jeden von uns eine andere Bedeutung.

Einige assoziieren mit dem Wort Einschränkungen und andere negative Gefühle. Für andere stellt Kontrolle ein essenzielles Element dar, um Abläufe zu regeln und Sicherheit zu garantieren.

Wie bei allen Dingen im Leben lässt sich also auch das Konzept der Kontrolle nicht einfach so verallgemeinern. In Bezug auf Unternehmensfinanzen denken viele von uns an ein Finanzteam, das sich mit eng geschnallten Gürtel gegen den Rest des Unternehmens stellt. Und das, obwohl wir doch alle wissen, dass die Kostenkontrollen dieser engagierten Finanzexpert:innen essenziell sind, um ein Unternehmen am Laufen zu halten.

Die Kunst besteht darin, das ideale Gleichgewicht zu finden und notwendiger Kontrollen nachvollziehbar zu machen.

Notwendige Kontrolle? Was bedeutet das überhaupt?

Die Menge und Art der Kontrollmechanismen, die Sie in Ihrem Unternehmen einführen, sollten sich an Ihrer Branche, der Unternehmensgröße, der aktuellen Wachstumsphase und der Belegschaft orientieren.

Chelsea Connolly, Finance Director Product, Tech & Ops bei Pleo, sagt: „Ich war für diverse Firmen tätig und was bei einer Behörde oder einem Großunternehmen funktioniert, muss sich nicht zwangsläufig für Start-ups oder Scale-ups eignen. Man muss berücksichtigen, dass Kontrolle unterschiedlich definiert werden kann. Deshalb sollte man sich überlegen, wie diese Kontrollen im Betrieb vermittelt werden sollen, damit sie dem Bedürfnis des Unternehmens entsprechen.“

„Pleo ist das erste Unternehmen, in dem ich im Finanzsektor gearbeitet habe, das ein tief verwurzeltes Vertrauen untereinander aufweist. Das könnte natürlich auch an der skandinavischen Herkunft des Unternehmens liegen.

Zu Beginn meiner Karriere war ich für eine Behörde in London tätig, bei der die Ausgabenrichtlinien sehr streng waren – immerhin ging es hier um die Verwendung von Steuergeldern. Diese Erfahrung hat meine Anforderungen an den Umfang einer Ausgabenrichtlinie auf jeden Fall geprägt. Doch als mir im Laufe der Zeit bewusst wurde, dass nicht alle Organisationen auf dieselbe Weise agieren, musste ich meine Erwartungen anpassen.“

Mehr Mobilität erfordert mehr Kontrolle

Seit COVID hat sich die Arbeitswelt unvermeidlich verändert. 

Da viele Unternehmen zunehmend flexiblere Arbeitsmodelle anbieten oder sogar ganz auf Fernarbeit setzen, muss nun auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausgabenkontrollen gestalten und kommunizieren, angepasst werden. 

„Aufgrund der Zunahme von Fernarbeit und der Tatsache, dass sich Mitarbeiter:innen nicht mehr so oft an den gleichen Arbeitsplätzen aufhalten wie vor der Pandemie, müssen Unternehmen bei der Implementierung von Finanzkontrollen neue Kulturen, Verhaltensmuster und Denkweisen berücksichtigen“, sagt Chelsea. 

Das Bedürfnis oder die Einstellung einer Person zum Thema Kontrolle kann auch davon abhängen, wo er oder sie vorher gearbeitet hat.

„Kontrollen sind angebracht, wenn es darum geht, Leitprinzipien für Mitarbeiter:innen festzulegen“, erklärt sie weiter. „Es kann nämlich sein, dass sich meine Ausgaben von denen einer anderen Person unterscheiden, weil wir eine andere Denkweise haben. Das hängt von den Erfahrungen ab, die wir in der Vergangenheit gemacht haben, wo wir gearbeitet haben und in welcher Abteilung wir tätig sind.“

„Gibt es Ausgabenrichtlinien, dann gibt es weder Unklarheiten, noch gibt es Spielraum für Mutmaßungen. Schließlich fungieren die Unternehmensrichtlinien als Kontrollen. Unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter:innen befinden.“ 

Kontrolle und Ausgabenverwaltung: Zwei Seiten einer Medaille

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Kontrollbedürfnis Ihres Unternehmens zu lesen lernen, was eine gute Ausgabenpolitik ausmacht und wie Sie eine solide Ausgabenstrategie aufstellen, melden Sie sich für unsere Videoserie„The new way of finance“ an, um Zugang zu Chelseas vollständigem Expertenbeitrag zu erhalten. Zusätzlich geben wir Ihnen Zugriff auf weitere Kurseinheiten von vier anderen zukunftsorientierten Führungskräften der Finanzbranche.