Vertragsmanagement: Vorteile, Strategien und Implementierung

Vertragsmanagement ist zuständig für die Verwaltung und Kontrolle von Verträgen, die ein Unternehmen mit Partner:innen, Kund:innen und Lieferant:innen eingeht.

Mit der richtigen Strategie und digitalem Vertragsmanagement können Sie rechtliche Risiken minimieren, die Einhaltung von Vertragsbedingungen sicherstellen und die Effizienz in Ihren Geschäftsprozessen steigern. Sie stellen auch sicher, dass alle Verpflichtungen aus Verträgen erfüllt und Fristen eingehalten werden.

Effizientes Vertragsmanagement verbessert nicht nur die internen Abläufe, sondern auch die Beziehungen zu Geschäftspartnern, indem es Transparenz und Zuverlässigkeit schafft. Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die Vorteile, Strategien und Implementierungs-Tipps für ein effektives Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen.

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement (auf Englisch auch Contract Management) bezieht sich auf die systematische Verwaltung und Kontrolle von Verträgen, die ein Unternehmen mit externen Partner:innen, Kund:innen und Lieferant:innen eingeht.

Es umfasst den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Erstellung über die Verhandlung bis hin zur Ausführung, Überwachung und Archivierung. Ein effektives Vertragsmanagement ist für Unternehmen entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren, die Einhaltung von Vertragsbedingungen zu gewährleisten und die Effizienz in den Geschäftsprozessen zu steigern.

Definition und Bedeutung

Vertragsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmensmanagements und alles Notwendige, um Verträge effektiv zu verwalten. Darunter fallen die Erstellung, Verhandlung, Verwaltung, Überwachung und Auswertung von Verträgen. Ein gut organisiertes Vertragsmanagementsystem stellt sicher, dass alle Verpflichtungen des Vertrags erfüllt und alle Fristen eingehalten werden.

Hilfreich für das Vertragsmanagement kann die Nutzung von Vertragsmanagement-Software sein. Digitale Tools ermöglichen die Überwachung des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Vertragserstellung bis zur Vertragsauflösung.

Vertragsmanagement-Software ermöglicht eine zentrale Speicherung, die Sicherstellung von Fristen und Terminen, automatisierte Erinnerungen und die Erstellung von Berichten zur Vertragsauswertung.

Aufgaben des Vertragsmanagements

Die Hauptaufgaben im Vertragsmanagement umfassen die Vertragserstellung, Vertragsverhandlung, Vertragsüberwachung und Vertragsauswertung. Jede Aufgabe erfordert spezifisches Know-how:

• Vertragserstellung: Dieser Prozess beinhaltet das Entwerfen und Formulieren von Vertragsbedingungen, die die Rechte und Pflichten beider Parteien klar definieren.
• Vertragsverhandlung: Hierbei handelt es sich um den Prozess der Aushandlung von Vertragsbedingungen, um sicherzustellen, dass die Interessen beider Parteien gewahrt bleiben.
• Vertragsüberwachung: Dies umfasst die Überwachung der Einhaltung von Vertragsbedingungen und die Verwaltung von Vertragsänderungen während der Vertragslaufzeit.
• Vertragsauswertung: Dieser Prozess beinhaltet die Analyse und Bewertung von Vertragsdaten, um die Vertragserfüllung zu überprüfen und zukünftige Vertragsstrategien zu verbessern.

Vorteile durch effizientes Vertragsmanagement

Ein effizientes Vertragsmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sowohl die internen Prozesse als auch die Geschäftsbeziehungen positiv beeinflussen. Die Nutzung moderner Vertragsmanagement-Software kann die Effizienz steigern, Risiken minimieren, Kosten senken und die Beziehungen zu Vertragspartnern verbessern.

1. Steigern Sie die Effizienz

Vertragsmanagements kann positiv auf die Effizienz einwirken.

Durch den Einsatz von Vertragsmanagement-Software können Sie Vertragsprozesse automatisieren als auch optimieren und gleichzeitig manuellen Aufwand sowie Fehleranfälligkeit minimieren. Wenn Vertragsdokumente zentral in einer Software gespeichert und verwaltet werden, können Sie die interne Transparenz und schnellere Entscheidungsprozesse fördern.

Faktoren, die zur Effizienzsteigerung beitragen, sind:

• Automatisierte Workflows: Reduzierung des manuellen Aufwands und schnellere Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten.
• Zentrale Datenverwaltung: Alle Vertragsdokumente und -informationen sind an einem Ort gespeichert und für alle Beteiligten leicht zugänglich.
• Automatische Benachrichtigungen: Erinnerungen an wichtige Termine und Fristen verhindern verpasste Deadlines.
• Standardisierte Vorlagen: Einheitliche Vertragsvorlagen minimieren Fehler und beschleunigen die Vertragserstellung.

Durch eine verbesserte Effizienz können Sie in Ihrem Unternehmen Ressourcen besser nutzen und sich auf die Kernkompetenzen konzentrieren.

2. Reduzieren Sie Risiko

Ein weiterer entscheidender Vorteil des Vertragsmanagements ist die Minimierung von Risiken.

Verträge enthalten oft komplexe und rechtlich bindende Verpflichtungen. Ein strukturiertes Vertragsmanagementsystem hilft, diese Verpflichtungen genau zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen.

Um ein geringes Risiko zu ermöglichen, werden folgende Aspekte beim Vertragsmanagement berücksichtigt:

• Frühwarnsysteme: Automatische Benachrichtigungen über bevorstehende Fristen und Verpflichtungen.
• Rechtliche Konformität: Sicherstellung, dass alle Verträge den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
• Überwachung von Vertragsänderungen: Nachverfolgung und Dokumentation aller Vertragsänderungen und Ergänzungen.
• Sicherheitsmaßnahmen: Schutz sensibler Vertragsinformationen durch Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung.

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, rechtliche und finanzielle Risiken zu reduzieren und die Einhaltung von Verträgen zu gewährleisten.

3. Sparen Sie Kosten ein

Effizientes Vertragsmanagement kann Ihnen auch helfen, Kosten einzusparen.

Durch die Automatisierung und Optimierung von Vertragsprozessen können Verwaltungskosten gesenkt und Ressourcen nachhaltiger genutzt werden.

Vertragsmanagement konzentriert sich dafür auf:

• Reduktion von manuellem Aufwand: Weniger Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung von Verträgen.
• Standardisierung: Minimierung von Fehlern durch standardisierte Prozesse und Vorlagen.
• Vermeidung von Vertragsstrafen: Einhaltung von Fristen und Verpflichtungen verhindert Vertragsstrafen und zusätzliche Kosten.
• Optimierung der Vertragskonditionen: Bessere Verhandlungsposition durch genaue Vertragsanalysen und Auswertungen.

Durch diese Kosteneinsparungen können Unternehmen ihre Profitabilität steigern und wettbewerbsfähiger werden.

4. Verbessern Sie Vertragsbeziehungen

Ein effizientes Vertragsmanagement trägt auch zur Verbesserung der Beziehungen zu Vertragspartnern bei. Klare und transparente Vertragsbedingungen fördern das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen den Parteien.

Einige Vorteile für die Vertragsbeziehungen sind:

• Klare Kommunikation: Eindeutige und verständliche Vertragsbedingungen schaffen Klarheit und verhindern Missverständnisse.
• Transparenz: Alle Parteien haben Zugang zu den gleichen Informationen, dies schafft Klarheit zu jedem Zeitpunkt und erleichtert die Zusammenarbeit.
• Flexibilität: Anpassungsfähige Vertragslösungen ermöglichen es, auf Veränderungen und neue Anforderungen schnell zu reagieren.
• Verlässlichkeit: Einhaltung von Fristen und Verpflichtungen stärkt das Vertrauen und die Zuverlässigkeit.

Diese Vorteile führen zu langfristigen und stabilen Geschäftsbeziehungen, die für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend sind.

5 wichtige Prozesse im Vertragsmanagement

Prozesse im Vertragsmanagement sind entscheidend, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren und stellen sicher, dass alle Verträge ordnungsgemäß erstellt, überwacht und erfüllt werden.

Hier sind die fünf wichtigsten Prozesse im Vertragsmanagement:

1. Vertragserstellung

Die Vertragserstellung ist der erste Schritt im Vertragsmanagementprozess. Dabei werden alle notwendigen Vertragsklauseln und Bedingungen formuliert und in einem Dokument zusammengefasst. Ein gut strukturierter Vertrag enthält alle relevanten Informationen wie Parteien, Vertragsgegenstand, Laufzeiten, Zahlungsbedingungen und rechtliche Bestimmungen.

Wichtige Elemente bei der Vertragserstellung:

• Verwendung von standardisierten Vorlagen, um Konsistenz und Rechtssicherheit zu gewährleisten.
• Einbindung aller relevanten Stakeholder, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Klauseln enthalten sind.
• Automatisierte Workflows, um den Erstellungsprozess zu beschleunigen und Fehler zu minimieren.

2. Vertragsprüfung und -verhandlungen

Nach der Erstellung muss der Vertrag sorgfältig geprüft und verhandelt werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Parteien mit den Bedingungen einverstanden sind und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.

Wesentliche Schritte während der Vertragsprüfung und -verhandlungen:

• Detaillierte Prüfung aller Vertragsklauseln auf rechtliche und finanzielle Risiken.
• Verhandlungen mit den Vertragspartnern, um faire und ausgewogene Bedingungen zu erreichen.
• Dokumentation aller Änderungen und Ergänzungen während der Verhandlungsphase.

3. Vertragsfreigabe und -signatur

Nach Abschluss der Verhandlungen wird der Vertrag zur Freigabe und Signatur weitergeleitet. Dieser Schritt stellt sicher, dass der Vertrag rechtsverbindlich wird und alle Parteien ihre Zustimmung formell bestätigen.

Bei der Vertragsfreigabe und -signatur sollte beachtet werden:

• Elektronische Signaturen beschleunigen den Prozess und ermöglichen eine papierlose Abwicklung.
• Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben für die Signatur von Verträgen.
• Alle notwendigen Genehmigungen und Freigaben sollten eingehalten werden.

4. Vertragsüberwachung und -verwaltung

Die Überwachung und Verwaltung von Verträgen ist ein kontinuierlicher Prozess, der sicherstellt, dass alle Vertragsbedingungen eingehalten werden. Dies umfasst die Überwachung von Fristen, Zahlungen und Verpflichtungen.

Schlüsselaktivitäten in der Vertragsüberwachung und -verwaltung:

• Automatische Benachrichtigungen über bevorstehende Fristen und Meilensteine.
• Regelmäßige Überprüfung der Vertragserfüllung und -leistung.
• Verwaltung von Vertragsänderungen und -verlängerungen.

5. Vertragsauswertung und -analyse

Die regelmäßige Auswertung und Analyse von Verträgen hilft Ihnen, Ihre Vertragsstrategien zu optimieren und Verbesserungen vorzunehmen. Dies umfasst die Analyse von Vertragsdaten und -leistung, sowie die Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Elemente der Vertragsauswertung und -analyse:

• Erfassung und Analyse von Vertragsdaten zur Identifizierung von Trends und Mustern.
• Bewertung der Vertragserfüllung und -leistung im Vergleich zu den festgelegten Zielen.
• Erstellung von Berichten und Dashboards zur Unterstützung der strategischen Entscheidungsfindung.

Was macht ein Vertragsmanager?

Ein Vertragsmanager übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die sicherstellen, dass Verträge effizient verwaltet, verhandelt und erfüllt werden. Abhängig von der Branche, in der sie tätig sind, könnte auch ein anderer Jobtitel (z. B. Contract Manager, Vertragsverantwortlicher, Contract Lifecycle Manager oder Vertragsadministrator) verwendet werden.

Zu den Aufgaben eines Vertragsmanagers zählen:

• Vertragsverwaltung: Ein Vertragsmanager ist für die Verwaltung aller Verträge des Unternehmens verantwortlich. Dies umfasst das Erstellen, Überprüfen, Ändern und Archivieren von Verträgen. Die Nutzung einer Vertragsmanagement-Software kann eine ideale Unterstützung sein, um diese Aufgaben erfolgreich und effizient zu erledigen.
• Vertragsverhandlungen: Eine wesentliche Aufgabe besteht darin, Vertragsverhandlungen zu führen, um sicherzustellen, dass die Bedingungen für das Unternehmen vorteilhaft und nachhaltig sind. Fundiertes Wissen über Vertragsarten und rechtliche Rahmenbedingungen ist für Verhandlungen sehr wichtig.
• Risikobewertung: Ein Vertragsmanager muss potenzielle Vertragsrisiken identifizieren und bewerten. Dies erfordert eine genaue Analyse der Vertragsdaten und die Implementierung von Maßnahmen zur Risikominderung.
• Überwachung und Einhaltung von Fristen: Alle Termine und Fristen müssen eingehalten werden – dies ist entscheidend, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden.
• Kontrolle und Auswertung: Vertragsmanager überwachen die Einhaltung der Vertragsbedingungen und bewertet die Vertragsleistung. Dazu gehört auch die Durchführung von Auswertungen und das Erstellen von Berichten für das Management.
• Kommunikation und Zusammenarbeit: Der Vertragsmanager ist eine Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen, wie z. B. dem Einkauf, der Rechtsabteilung und dem Controlling. Dies erfordert Soft-Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick, Problemlösungsfähigkeit und Teamfähigkeit.
• Nutzung digitaler Tools: Der Einsatz von digitalem Vertragsmanagement und Vertragsmanagement-Lösungen (z. B. SAP Ariba, ContractHero oder Pandadoc) erleichtert die Verwaltung und Automatisierung von Vertragsprozessen.

Interessant könnte auch die Verbindung von Vertragsmanagement mit Ausgabenmanagement für Vertragsmanager sein. An dieser Stelle ermöglicht Pleo eine nahtlose Integration, damit Verträge und Ausgaben übersichtlich verwaltet werden können. Kosten können effizient kontrolliert werden, indem Echtzeit-Transparenz und Automatisierung bereitgestellt werden.

Ein Vertragsmanager ist für die Vertragsverwaltung, -verhandlung und -erfüllung zuständig und überwacht die Einhaltung von Fristen und Bedingungen.

Vorteile und Auswahl der richtigen Vertragsmanagement-Software

Vertragsmanagement Software kann rasch zu einem unverzichtbaren Tool werden, vor allem wenn Sie Verträge effizient verwalten und alle damit verbundenen Prozesse optimieren möchten.

Softwarelösungen helfen bei der Optimierung und Steuerung des gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung bis zur Erneuerung oder Beendigung. Sie bieten eine zentrale Plattform, auf der alle Verträge sicher gespeichert und verwaltet werden können und verbessern die Transparenz und Nachverfolgbarkeit.

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile

Eine leistungsfähige Vertragsmanagement-Software bietet zahlreiche Funktionen. Die richtige Software unterstützt Sie vor allem bei folgenden Aufgaben:

1. Zentrale Vertragsverwaltung: Alle Verträge werden an einem Ort gespeichert und erleichtern den Zugriff und die Verwaltung. Dadurch wird die Transparenz verbessert und das Risiko, wichtige Vertragsinformationen zu verlieren, wird deutlich verringert.
2. Automatisierte Erinnerungen: Fristen und wichtige Termine können automatisch verfolgt und erinnert werden. Dadurch werden Vertragsverlängerungen oder -kündigungen rechtzeitig erledigt und Strafen für verpasste Fristen vermieden.
3. Versionskontrolle: Änderungen an Verträgen können nachverfolgt und dokumentiert werden. Diese Nachvollziehbarkeit erhöht die Sicherheit und auch das Gefühl der Verantwortlichkeit.
4. Integration mit anderen Systemen: Eine gute Vertragsmanagement-Software lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmens-Software integrieren.
5. Berichterstattung und Analysen: Umfassende Berichtsfunktionen ermöglichen es, Vertragsdaten zu analysieren und wichtige Kennzahlen zu überwachen. Dies unterstützt strategische Entscheidungen und hilft, Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Wie wählt man die richtige Software aus?

Bei der Auswahl der richtigen Vertragsmanagement-Software sollten die wichtigsten Kriterien (Must-have) erfüllt werden. Wichtige Kriterien könnten sein:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv zu bedienen sein und keine umfangreiche Schulung erfordern. Eine einfache Benutzeroberfläche stellt sicher, dass die Software von Mitarbeiter:innen akzeptiert und gerne verwendet wird.
• Funktionalität: Die Lösung sollte alle notwendigen Funktionen bieten, um den gesamten Vertragslebenszyklus (u. a. Vertragsvorlagen, automatische Erinnerungen, Versionskontrolle, Berichterstattung) zu verwalten.
• Integration: Die Möglichkeit, die Software in bestehende Systeme zu integrieren, ist entscheidend. Sie stellen dadurch sicher, dass alle Daten nahtlos zwischen verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden und keine Informationssilos oder -verluste entstehen.
• Sicherheit: Verträge enthalten oft sensible Informationen. Daher ist es wichtig, dass die Software hohe Sicherheitsstandards erfüllt und den Zugang zu den Vertragsdaten schützt.
• Skalierbarkeit: Die Software sollte mit dem Unternehmen (mit)wachsen können. Dazu gehört auch die Möglichkeit, dass die Anzahl von Verträgen und Benutzern steigen kann, ohne sich über Performanceverlust ärgern zu müssen.
• Support und Schulung: Ein hilfsbereiter und erreichbarer Kundensupport als auch umfassende Schulungsmaterialien sind wichtig, damit die Software ununterbrochen verwendet werden kann und im Notfall Probleme rasch gelöst werden.

Diese Kriterien können eine erste Inspiration für Ihre eigenen Kriterien sein. Wichtig ist, dass alle spezifischen Anforderungen erfüllt werden, damit die passende Vertragsmanagement-Software bei der Optimierung Ihrer Vertragsprozesse unterstützen kann.

Implementierung einer Vertragsmanagement-Software in 6 Schritten

Die Implementierung eines Vertragsmanagementsystems erfordert sorgfältige Planung und Ausführung.

Folgende Schritte sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung und zugehörig mögliche Fragen, die in diesem Schritt auftauchen können:

1. Bedarfsanalyse und Anforderungsdefinition

Ermitteln Sie die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens. Definieren Sie klare Ziele und Auswahlkriterien für die Vertragsmanagement-Software.

2. Auswahl der richtigen Software

Wählen Sie eine Vertragsmanagement-Software, die Ihren Anforderungen entspricht und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lässt.

3. Projektplanung und Teamzusammenstellung

Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan und stellen Sie ein Team zusammen, das die Implementierung unterstützt. Dies sollte Vertreter aus verschiedenen Abteilungen umfassen.

4. Datenmigration und -integration

Übertragen Sie bestehende Vertragsdaten in das neue System und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten korrekt integriert werden.

5. Schulung und Change Management

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in der Nutzung der neuen Software und begleiten Sie den Veränderungsprozess durch effektives Change Management.

6. Testen und Optimieren

Führen Sie umfassende Tests durch, um sicherzustellen, dass das System wie gewünscht funktioniert, und optimieren Sie Prozesse basierend auf den Testergebnissen.

Warum Vertrags- und Rechnungsmanagement Hand in Hand gehen sollten

Vertrags- und Rechnungsmanagement sind zwei wesentliche Bestandteile des finanziellen und administrativen Rahmens eines Unternehmens. Eine enge Verzahnung dieser beiden Prozesse stellt sicher, dass alle finanziellen Verpflichtungen und vertraglichen Bedingungen effizient und transparent gehandhabt werden.

Durch die Integration von Vertrags- und Rechnungsmanagement können Sie nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Transparenz erhöhen und Ihre Geschäftsbeziehungen verbessern.

Die Rolle von Pleo

Pleo stellt sicher, dass eine nahtlose Integration von Vertrags- und Rechnungsmanagement mit Ausgabenmanagement gelingt. Sie können Ihre Verträge und Rechnungen effizient verwalten, indem Sie Echtzeit-Transparenz und Automatisierung nutzen. Pleo unterstützt durch:

• Automatisierte Ausgabenverfolgung: Alle Ausgaben werden automatisch erfasst und den entsprechenden Verträgen zugeordnet, was die Nachverfolgbarkeit und Genauigkeit verbessert.
• Echtzeit-Benachrichtigungen: Wichtige Fristen und Zahlungsziele werden automatisch überwacht, sodass keine Deadlines mehr verpasst werden.
• Integration mit bestehenden Systemen: Pleo lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Finanz- und Verwaltungssysteme integrieren, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten.

Gemeinsam mit Pleo gestalten Sie Ihre Rechnungsprozesse und auch Ihr digitales Vertragsmanagement effizient, transparent und kosteneffektiv.