Perfekt ausbalanciert: Wie Finanzteams Vertrauen und Kontrolle gleichzeitig ausüben können

Für Finanzteams kann es herausfordernd sein, sich Neuem gegenüber zu öffnen – bereits eingespielte und bekannte Prozesse sind doch so schön bequem, oder? Und Wandel bringt immer eine Brise Ungewissheit mit sich. Doch Mitarbeitern:innen mehr Vertrauen entgegenzubringen, bringt viel Positives mit sich. Glauben Sie uns!

Niemand möchte ständig überwacht werden. Indes kann zu wenig Kontrolle schnell zu Problemen führen. Mitarbeiter:innen möchten das Gefühl haben, dass man ihnen vertraut, während Finanzteams die Ausgaben des Unternehmens effizient steuern möchten – und sollen! 

Auch in Rahmen unseres Beyond-Events wurde das Bestehen dieses Balanceakts viel diskutiert (hier finden Sie die Aufzeichnungen). Die Resultate unserer Gespräche fassen wir für Sie im folgenden Blogbeitrag zusammen.

Mehr Vertrauen – ein weitreichendes Geschenk an die Mitarbeiter:innen

80 % der Mitarbeiter:innen arbeiten motivierter, wenn ihnen ein höheres Maß an Vertrauen von ihren Vorgesetzten entgegengebracht wird. Es kann sich also äußerst positiv auf das gesamte Unternehmen auswirken, sobald Vertrauen und Transparenz gefördert wird.

Zudem sind Unternehmen, die sich für Vertrauen in ihrer Belegschaft aussprechen, tatsächlich profitabler und erzielen höhere Börsenrenditen. Sie sehen also, es ist in Ihrem besten Interesse, Ihren Mitarbeiter:innen das Gefühl zu geben, selbstbestimmt handeln zu können. 

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen ermöglichen, ihre Ausgaben eigenständig zu tätigen, hat das zudem gleich mehrere Vorteile. Das geschenkte Vertrauen führt nicht nur zu einer höheren Produktivität, sondern auch zu einer positiven Mitarbeiterbindung. Zufriedenere Mitarbeiter:innen haben schlicht weniger Stress.

Es ist vielleicht nicht selbstverständlich, den Mitarbeitern:innen zuzutrauen, ihre Ausgaben selbst zu verwalten, aber wagen Sie das Experiment. Es könnte sich herausstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen sogar weniger ausgeben, wenn sie ihre Ausgaben selbst in Echtzeit verfolgen können.

Kontrolle ist nichts anderes als gute Haushaltsbuchführung

Ausgabenkontrolle ist lediglich ein Teil der Arbeit, die von Finanzteams ausgeübt wird. Laut Johnny Bray, CFO von Vistair „haben Finanzabteilungen großen Nachholbedarf, um effizienter arbeiten zu können.“ Manuelle Prozesse, Excel-Tabellen, fehlende Belege – die Optimierung dieser zeitaufwendigen Aufgaben ist ein absolutes Muss, damit Finanzteams einen soliden Überblick über ihre Bücher behalten. 

Kommunikation ist die Basis aller Ausgabenkontrollen 

Niemand wird am Monatsende gerne wegen fehlender Belegen belästigt oder weil eine bereits getätigte Ausgabe im Nachhinein korrigiert werden muss. Allerdings sind sich Mitarbeiter:innen manchmal nicht ganz im Klaren darüber, welche Ausgabenrichtlinien es in ihrem Unternehmen gibt. Und dies hat zur Folge, dass Finanzteams ungerechterweise schnell als „die Bösen“ abgestempelt werden. Immerhin verwalten sie die Unternehmensbudgets und es liegt in ihrem Ermessen, was Mitarbeiter:innen ausgeben dürfen und was nicht. 

Der Schlüssel zum Erfolg liegt im offenen Austausch von Informationen und Daten in Verbindung mit dem richtigen Verwaltungssystem und Kommunikationsmaßnahmen. Denn letztlich führen Unstimmigkeiten in der finanziellen Berichterstattung zu einem Kontrollverlust im gesamten Unternehmen. Mangelnde Klarheit darüber, was ausgegeben werden kann, macht es den Mitarbeiter:innen schwer, konsequent zu handeln. Mitarbeiter:innen, die nicht mit den Richtlinien vertraut sind, können schnell dazu neigen, zu viel Geld auszugeben, ihre Budgets zu überschreiten und die finanzielle Kontrolle zu verlieren. 

Lediglich 40 Prozent der Mitarbeiter:innen kennen die Ziele und Strategien ihres Unternehmens in vollem Umfang. Und chronischer Stress bei Mitarbeitern:innen entsteht oft dadurch, dass sie nicht wissen, in welche Richtung das Unternehmen steuert.

Transparenz ist der entscheidende Faktor. Vorab klar kommunizierte Richtlinien stellen einen zuverlässigen Weg dar, um die Kontrolle wiederzuerlangen, Ausgabensteuerung zu perfektionieren und Probleme zu vermeiden. Es ist nicht sinnvoll, die Regeln zu erklären, nachdem die Ausgaben getätigt wurden und das Kind in den Brunnen gefallen ist. 

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Finanzteam helfen können, das Ruder wieder in die Hand zu nehmen, aber der Einsatz ausgewählter Ausgabenkontrollen wie das Erstellen von Ausgaberichtlinien bietet eine gute Ausgangsbasis.

Was sind gute Ausgabenkontrollen?

Ausgabenkontrollen tragen wesentlich dazu bei, dass Unternehmen ihre Ziele erreichen, da sie die Aufrechterhaltung der operativen und finanziellen Leistung unter Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften gewährleisten. 

Kontrollen können auf verschiedene Weise und mit unterschiedlichen Vorteilen durchgeführt werden:

• Präventive Ausgabenkontrollen verringern die Wahrscheinlichkeit unerwünschter ‚Aktivitäten‘, bevor sie überhaupt eintreten. Zu ihren Grundvoraussetzungen zählen eine proaktive Aufzeichnung der Transaktionen bzw. die Budgetgestaltung und das Etablieren durchdachter Genehmigungsprozesse.
  
• Die Ausgabeneinsicht zeigt Fehler auf, nachdem sie bereits eingetreten sind. Ebendarum ist sie von zentraler Bedeutung, um festzustellen, ob die präventiven Maßnahmen ordnungsgemäß funktionieren oder nicht.
  
• Korrekturkontrollen, die im Anschluss an einen ermittelnden Prozess entwickelt werden, dienen dazu, Fehler oder Unregelmäßigkeiten zu korrigieren, nachdem sie den primären Kontrollen entgangen sind (z. B. das Sperren einer Kreditkarte, wenn es zu einem Betrug gekommen ist). 

Im Idealfall umfasst ein ausgewogener Kontrollprozess all diese Stufen, sodass kein Fehler übersehen wird. Das Auftreten von Fehlern ist unvermeidlich, weshalb es so wichtig ist, Verfahren zu implementieren, die den Schaden so gering wie möglich halten. 

Wie Pleo helfen kann, Vertrauen ohne Kontrollverluste zu schenken 

Es ist nicht einfach, das richtige Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle zu finden, aber es kann auf jeden Fall gelingen – mithilfe einer transparenten Kommunikation, klarer Spesenrichtlinien und angemessenen Ausgabenkontrollen, wie Pleo sie anbietet.

Unsere Ausgabenkontrollen lassen sich problemlos einrichten und gewähren Mitarbeiter:innen die Freiheiten, die sie benötigen, um ihrer Arbeit bestmöglich nachzugehen – ob unterwegs, bei Barzahlungen, einem Geschäftsessen oder einfach nur der Mittagspause. 

• Budgets: Setzen Sie Tags für bestimmte Projekte, um Ihre Ausgaben besser nachvollziehen zu können. Sie müssen für bestimmte Kundinnen und Kunden etwas mehr ausgeben? Verknüpfen Sie die Kosten einfach mit dem entsprechenden Tag, damit Sie Ihr Budget nicht überschreiten. Sie können sogar Benachrichtigungen einrichten, wenn Sie sich Ihrem Limit nähern. 
  
• Mehrstufige Genehmigungen: Eine einzige Person kann nicht alle Ausgaben für ein ganzes Unternehmen überprüfen. Bei Pleo können Sie den Überprüfungsprozess zwischen Teammitgliedern oder anderen Abteilungsmitgliedern aufteilen. Sie können bestimmte Beträge festlegen, die von bestimmten Personen überprüft werden sollen – damit die richtigen Personen alle relevanten Ausgaben im Blick behalten. 
  
• Ausgabenlimits: Alle Mitarbeiter:innen, die Sie in Pleo anlegen, haben nur Zugriff auf einen bestimmten, von Ihnen festgelegten Geldbetrag. Pleo-Karten müssen nicht einzeln aufgeladen werden, sondern bedienen sich einfach bis zu einem bestimmten Limit am Pleo-Gesamtguthaben. Die Limits können darüber hinaus einfach in Echtzeit angepasst werden. Sie können sogar Transaktionslimits festlegen, damit nicht mehr als ein bestimmter Betrag auf einmal ausgegeben werden kann.

Außerdem praktisch: Mit unserem Tool zur Erstellung von Ausgabenrichtlinien können Sie Ihre eigene, individuelle Spesenrichtlinie entwerfen. Indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen über ihr Essensbudget, die Art und Weise, wie sie Unterkünfte buchen können, Kilometerpauschalen und Obergrenzen für Veranstaltungs- oder Konferenztickets informieren, sorgen Sie für absolute Transparenz darüber, wofür wie viel Geld ausgegeben werden darf.

Ausgabenmanagement kann überraschend einfach und effizient sein – und zusätzlich das Vertrauen zwischen Ihren Mitarbeitern:innen und dem Finanzteam stärken. Erfahren Sie jetzt mehr über unsere Ausgabenkontrollen und wie Pleo Ihre Ausgabenverwaltung automatisiert.