Virtuelle Firmenkrediten werden immer häufiger von Großunternehmen sowie KMUs in Deutschland genutzt – und das nicht nur, weil sie weniger Plastikmüll produzieren. Die Vorteile von virtuellen Kreditkarten für Unternehmen sind vielfältig und können für deutlich mehr Flexibilität, Sicherheit und Effizienz im Unternehmen sorgen.
In diesem Artikel klären wir die Frage, wie Firmenkreditkarten funktionieren, in welchen Bereichen Sie diese einsetzen können und ob sich der Umstieg auf Online-Bezahlkarten für Unternehmen wirklich lohnt.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist eine virtuelle Firmenkreditkarte? Definition
Eine virtuelle Firmenkreditkarte gleicht in weiten Teilen der normalen, virtuellen Kreditkarte, die von zahlreichen Online-Banken ausgegeben wird. Sie stellt eine unabhängige, virtuelle Version der herkömmlichen Plastikkarte dar und wird vorrangig für Online-Zahlungen verwendet, ist aber via Apple Pay und Google Pay auch für Zahlungen an Karten-Terminals benutzbar.
Während die virtuelle Kreditkarte für Unternehmen der normalen Lösung für den Publikumsverkehr in vielen Punkten ähnelt, gibt es eine Reihe von Besonderheiten. Virtuelle Firmenkreditkarten lassen sich beinahe sofort ausstellen und an spezifische Zwecke knüpfen. Damit haben Unternehmen sogar die Möglichkeit, Kreditkarten für einmalige Zahlungen auszustellen und anschließend wieder zu deaktivieren.
Die virtuelle Firmenkreditkarte erlaubt Unternehmen, flexibel, sicher und effizient geschäftliche Zahlungen zu tätigen.
Darüber hinaus lassen sich virtuelle Firmenkarten mit anderen Karten verknüpfen, individuell an Rollen innerhalb des Unternehmens anpassen und mit Buchhaltungssoftware verbinden, um alle steuerrelevanten Daten automatisch zu synchronisieren. Wichtig auch: Virtuelle Kreditkarten gelten als deutlich sicherer. Der Verzicht auf eine physische Karte schützt vor Diebstahl und Betrug.
Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen Karte und einer Firmenkarte?
Der offensichtliche Unterschied zwischen einer virtuellen Karte und einer Firmenkarte ist die explizite Nutzung der Firmenkarte durch Unternehmen. Im Vergleich zur regulären virtuellen Karte ist die virtuelle Firmenkarte außerdem mit deutlich mehr Funktionen ausgestattet. Diese erlauben die externe Kontrolle von Kartenfunktionen, eine erweiterte Kontoverwaltung und die Verknüpfung mit Software für die Buchhaltung.
Hinzu kommen einige praktische Unterschiede, auf die wir im weiteren Verlauf noch genauer eingehen werden. Im Gegensatz zur normalen Kreditkarte kann die Firmenkarte zwar auf den Namen des Nutzers ausgestellt werden, die Haftung jedoch obliegt dem Unternehmen selbst. Damit erhalten selbst Mitarbeiter:innen mit einem negativen SCHUFA-Eintrag problemlos eine Firmenkreditkarte.
Wie funktionieren virtuelle Firmenkreditkarten?
Die virtuelle Firmenkreditkarte wird vom Unternehmen ausgestellt, konfiguriert und ausgegeben. Je nach Unternehmen erhalten nur Geschäftsführer und Manager oder alle Mitarbeiter:innen eine Kreditkarte.
Im Unternehmensalltag funktionieren virtuelle Firmenkreditkarten wie normale Kreditkarten auch. Sie verfügen ebenfalls über eine Kreditkartennummer, ein Ablaufdatum und eine Sicherheitsnummer. Bei Firmenkreditkarten handelt es sich i. d. R. um Visa-Karten oder Mastercards.
Die Kreditkartenhalter:innen können sie für Online-Zahlungen einsetzen und via Apple Pay und Google Pay auch vor Ort im Einzelhandel Zahlungen tätigen. Bargeldabhebungen am Automaten sind mit virtuellen Kreditkarten nicht möglich.
Die größte Besonderheit einer virtuellen Kreditkarte für Unternehmen ist, dass sämtliche Transaktionen vom Unternehmen eingesehen und Funktionen sowie Zahlungslimits individuell angepasst werden können. Firmenkreditkarten können nach Bedarf ausgestellt und gekündigt werden – auch schon nach einer einzigen Zahlung.
In diesen Bereichen können Sie virtuelle Kreditkarten in Ihrem Unternehmen einsetzen
Die flexible Handhabung und unkomplizierte Überwachung von digitalen Corporate Cards machen sie zu einem nützlichen Werkzeug für Unternehmen. Gerade Unternehmen, die Mitarbeiter:innen im Homeoffice, mehrere Standorte oder viele Geschäftsreisende haben, sind virtuelle Kartenlösungen sinnvoll.
Dies sind die Bereiche, in denen virtuelle Firmenkreditkarten am häufigsten eingesetzt werden:
- (Online-)Einkäufe: Gerade für Mitarbeiter:innen, die im Berufsalltag regelmäßig Einkäufe tätigen müssen, sind virtuelle Kreditkarten eine smarte Lösung. Sie eliminieren lästige Wartezeiten auf die Genehmigung eines bzw. einer Vorgesetzt:in und beschleunigen den Zahlungsprozess. Zudem lassen sie sich auch bei zahlreichen physischen Geschäfte an modernen Kartenterminals einsetzen.
- Software-Abonnements: Arbeitet Ihr Unternehmen in irgendeiner Kapazität online, werden Sie an verschiedenen Stellen Online-Abonnements benötigen. Eine virtuelle Karte erlaubt die unabhängige Verwaltung benötigter Abos durch die Mitarbeiter:innen selbst und eine zeitnahe Kündigung bzw. Deaktivierung der Karte.
- Projektkosten: Corporate Cards können für einzelne Projekte mit maßgeschneiderten Berechtigungen und Zahlungslimits ausgestattet und konfiguriert werden. Das gewährleistet einen reibungslosen Projektverlauf und vermeidet ein Chaos in der Buchhaltung.
- Einmalige Zahlungen: Selbst bei einmaligen Zahlungen kann es sinnvoll sein, eine virtuelle Geschäftskreditkarte zu erstellen, statt den bzw. die Mitarbeiter:in zum bzw. zur Vorgesetzt:in zu schicken. Die virtuelle Einmal-Karte ist schnell erstellt und kann nach Abschluss der Zahlungen sofort deaktiviert werden.
- Homeoffice: Gerade wenn Teile der Belegschaft nicht inhouse arbeiten, kann die Angewiesenheit auf physische Bezahlkarten lästig sein. Online verwaltete Karten schaffen einen nahtlosen finanziellen Übergang zwischen Büro und Homeoffice.
- Geschäftsreisen: Auf Geschäftsreisen fallen oft unerwartete Kosten an, die ein bzw. eine Mitarbeiter:in im Notfall selbst tragen und aufwändig zurückerstatten lassen muss. Virtuelle Karten erlauben nicht nur die unkomplizierte Deckung und Dokumentierung von Reisekosten, sondern eliminieren auch das Verlustrisiko einer physischen Corporate Card.
Hinweise zur Sicherheit bei virtuellen Kreditkarten
Gerade die Frage nach der Sicherheit ist ein häufiges Bedenken von Unternehmen, die nach einer passenden Kartenlösung suchen. Unternehmen sind darum bemüht, Ihre Zahlungsinfrastruktur vor externen Angriffen zu schützen. Gleichzeitig sind sie darum bemüht, ihre Karten vor Missbrauch durch Mitarbeiter:innen zu schützen.
Der Einsatz virtueller Karten schützt vor dem Verlust physischer Karten und selbst bei der Sperrung einzelner Karten nicht zur Lähmung des gesamten Systems. Dazu kann der bzw. die Administrator:in einer virtuellen Karte sämtliche Berechtigungen ins Detail anpassen, sodass Mitarbeiter:innen keine unbefugten Ausgaben tätigen. Erfolgt dennoch eine verdächtige Transaktion, wird diese unverzüglich an das Unternehmen gemeldet.
Die Sicherheitsfeatures einer virtuellen Firmenkreditkarte schützen effektiver vor Verlust oder Datendiebstahl, während sie den Missbrauch durch Mitarbeiter:innen vorbeugen.
Bestätigt sich, dass die Kartendaten etwa bei einem Phishing-Versuch aufgedeckt wurden oder durch Angestellte missbraucht wurden, ist die Sperrung der betroffenen Karte nur eine Frage von Minuten. Dennoch sollte der Umgang mit virtuellen Firmenkreditkarten nicht leichtsinnig erfolgen. Die Haftung über die Karte obliegt nämlich stets dem Unternehmen selbst.
Lohnt sich eine virtuelle Firmenkreditkarte? Vor- und Nachteile
Fassen wir einmal zusammen. Virtuelle Firmenkreditkarten bringen jede Menge Vorteile mit sich. Sie sind flexibel einsetzbar, sicherer als physische Karten und tragen zur Effizienz Ihres Unternehmens bei. Aber wo ist der Haken? Wir haben neben den Vorteilen auch mögliche Nachteile von digitalen Karten-Lösungen gesucht.
Dies sind die häufigsten Vorteile und möglichen Risiken von virtuelle Kreditkarten für Unternehmen:
- Sehr schnelle Ausstellung
- Ausgabe an einzelne Teams oder Mitarbeiter:innen möglich
- Kurzzeitige Ausstellung für Einmalzahlungen oder zeitlich begrenzte Projekte möglich
- Erhöhte Sicherheit durch Verzicht auf physische Karte
- Schutz sensibler Unternehmensdaten durch gesonderte Karten
- Hoher Grad Kontrolle durch das Unternehmen (Guthaben, Zahlungslimits, Berechtigungen usw.)
- Direkte Integration in Buchhaltungssoftware inkl. Synchronisation von Ausgaben
- Unkomplizierte Sperrung im Betrugs- oder Missbrauchsfall
- Einfache Deaktivierung, sobald eine Bezahlkarte nicht mehr benötigt wird
- Umstieg oft mit Mehraufwand verbunden
- Zahlungen in manchen Geschäften sowie Bargeldabhebungen nicht möglich
- Neue Verwaltungsaufgaben bei der Überwachung der Karten
- Prepaid-Kreditkarten mit Guthaben zwar sicherer, aber mit zusätzlichen Aufwand für Aufladungen verbunden
- Möglicherweise höhere Kosten (von Anbieter abhängig)
Welche Art von Firmenkreditkarte passt zu Ihrem Unternehmen? Für eine leichtere Entscheidungsfindung lesen Sie unseren Ratgeber mit allen Optionen für Corporate Cards.
Pleo Firmenkreditkarte: Sicher bezahlen mit der virtuellen Kreditkarte von Pleo
Fallen in Ihrem Unternehmen bei unterschiedlichen Mitarbeiter:innen regelmäßig Online-Zahlungen an, sollten Sie den Umstieg auf eine virtuelle Firmenkreditkarte in Betracht ziehen. Haben Sie den Umstieg auf die neue virtuelle Lösung einmal gemeistert und Kapazitäten für die Verwaltung der Karten freigemacht, überwiegen die Vorteile virtueller Karten die möglichen Nachteile haushoch.
Die virtuellen Firmenkreditkarten von Pleo dürften dabei eine spannende Option für Ihren Umstieg sein. Die virtuelle Pleo-Firmenkarte wird schon jetzt von Tausenden von zukunftsorientierten Unternehmen, wie z. B. everphone, Trade Republic und springlane genutzt und könnte auch in Ihrem Unternehmen für mehr Flexibilität, Sicherheit und Effizienz sorgen.
Bei der Pleo Kreditkarte handelt es sich um eine Mastercard, die Sie flexibel für Online-Zahlungen als auch Transaktionen via Karten-Terminal einsetzen können. Sie lässt sich superschnell beantragen, an ihre jeweilige Funktion anpassen und gewährt Ihrem Unternehmen die Sicherheit, die es verdient.
Und der Preis? Die virtuelle Karte von Pleo wächst mit Ihrem Unternehmen. Somit ist sie sowohl für Freelancer mit einem begrenzten Budget, dynamische Startups als auch für Großunternehmen mit 250+ Mitarbeiter:innen geeignet.
Fragen Sie sich, wie Sie den Umstieg auf eine virtuelle Firmenkreditkarte meistern? Wir haben die 10 besten Lösungen für Firmenreditkarten 2025 für eine unschlagbare digitale Infrastruktur für Sie getestet. Lesen Sie den vollständigen Guide jetzt.
Fazit
Virtuelle Firmenkreditkarten dürften in den kommenden Jahren viele physische Kreditkarten ablösen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass nicht nur Vieles für virtuelle Karten, sondern auch ausgesprochen wenig gegen sie spricht.
Entscheiden Sie sich für eine virtuelle Kreditkarte für Unternehmen, öffnen Sie die Tür für mehr Flexibilität, Sicherheit und Effizienz in Ihrem Unternehmen. Diese bringen zudem mehr Kapazität für Innovation und Produktivität mit sich. Der Umstieg auf virtuelle Lösungen wird damit für viele zum No-Brainer.
Die Pleo Kreditkarte ist die optimale Lösung für zukunftsorientierte Unternehmen jeder Größe, die nach einer vollwertigen Zahlungslösung für ihr Unternehmen suchen. Sie verbindet umfangreiche Funktionalität mit vielfältigen Sicherheitsfeatures und erlaubt mit zahlreichen Integrationen den nahtlose Einbindung in die bestehende digitale Infrastruktur von Unternehmen. Der Umstieg war noch nie so einfach.
FAQs
Was ist der Unterschied zwischen einer virtuellen Karte und einer Firmenkarte?
Eine virtuelle Karte wird in erster Linie von Privatpersonen im Publikumsverkehr genutzt. Eine Firmenkarte wird dagegen explizit durch Unternehmen beantragt und an Mitarbeiter:innen ausgegeben. Sie bieten zudem mehr Konfigurations- und Kontrollmöglichkeiten.
Welche Unternehmen bieten virtuelle Kreditkarten an?
Virtuelle Kreditkarten für Unternehmen zählen längst zum Kernangebot vieler Online-Banken. Wir empfehlen den Umstieg auf die Pleo Firmenkreditkarte. Das Kreditkartenangebot von Pleo verbindet Sicherheit mit Flexibilität und schafft die nötigen Voraussetzungen für eine reibungslose Einbindung in Ihr Unternehmen.
Welche Kreditkarte ist die beste für Unternehmen?
Die Pleo Firmenkarte wird bereits jetzt von tausenden Unternehmen für die Abwicklung von (Online-)Zahlungen genutzt. Unternehmen wie everphone, Trade Republic und springlane nutzen Pleo’s virtuelle Karte, um von mehr Sicherheit und Flexibilität und einer weniger chaotischen Buchhaltung zu profitieren.
