Vorsteuer berechnen: Formeln und Begriffe verständlich erklärt

Debattiert, geliebt, gehasst – Steuern sind für viele Menschen ein polarisierendes Thema! 😰 Und das nicht nur beim Erben großer Summen oder beim wöchentlichen Lebensmitteleinkauf. Denn Mehrwertsteuer zahlen nicht nur Endverbraucher:innen. Auch Unternehmen bekommen sie beim Erwerb von Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellt. Für diesen Fall gibt es sogar eine extra Bezeichnung: Wir sprechen von der Vorsteuer. 

Ähnlich polarisierend (und, seien wir mal ehrlich: teilweise genauso verwirrend) wie das deutsche Steuerrecht ist die Mathematik. Wenn dann auch noch beide aufeinandertreffen, kann das schon mal nervös machen. 

Im folgenden Artikel verraten wir Ihnen alles, was Sie zum Vorsteuer Berechnen brauchen. Und als kleiner Bonus zeigen wir Ihnen zudem, wie Apps die Berechnung der Vorsteuer heute deutlich vereinfachen. 😎

Was gibt es bei der Berechnung der Vorsteuer zu beachten? 🔍

Wenn Sie die Vorsteuer korrekt berechnen möchten, ist etwas Hintergrundwissen zum Thema nützlich. Für Verwirrung sorgen in diesem Zusammenhang die immer wieder synonym gebrauchten Begriffe Mehrwert-, Umsatz- und Vorsteuer. Dabei sind alle drei Begriffe eigentlich ganz leicht auseinanderzuhalten:

• Die Mehrwertsteuer ist der Oberbegriff für die Besteuerung der Wertschöpfung und Leistungen der Unternehmen und wird von den Endverbrauchern und Endverbraucherinnen bezahlt.
• Den Betrag, den Sie auf Ihren eigenen Rechnungen an Steuern ausweisen, ist die Umsatzsteuer.
• Was Sie selbst als Unternehmen beim Einkauf an Steuern bezahlen müssen, heißt Vorsteuer.

Anders ausgedrückt taucht die Umsatzsteuer nur auf den Ausgangsrechnungen im Verkauf und die Vorsteuer nur auf den Eingangsrechnungen beim Einkauf auf.

Bei der Vorsteuer – wie bei allen Varianten der Mehrwertsteuer – können Sie zwischen dem Regelsteuersatz in Höhe von 19 Prozent und dem ermäßigten Steuersatz in Höhe von 7 Prozent unterscheiden. Sie zahlen als Unternehmen oder als selbstständig arbeitende Person also nicht immer den gleichen Steuersatz. Für welche Waren und Dienstleistungen welcher Steuersatz gilt, ist im Gesetz verankert. ⚖

Grob einschätzen, welcher der beiden Steuersätze für welche Käufe und Leistungen anfällt, können Sie aber auch ohne Gesetzestexte: Der reguläre Mehrwertsteuersatz kommt zum Beispiel bei Fahrzeugen, Elektronik oder Einrichtungsgegenständen zur Anwendung. Bei Umsätzen mit bestimmten Lebensmitteln, mit Milch oder Angeboten im Bereich Kultur und Freizeit ebenso wie im Ticketverkauf im Nahverkehr wird der ermäßigte Steuersatz angewendet. 💡

Sonderfall: ⚡ Die Kleinunternehmerregelung

Die Ausnahme bestätigt die Regel – und der Themenkomplex Vorsteuer bestätigt diese Lebensweisheit. 😉 Denn auch bei der Betrachtung der Vorsteuer gibt es eine besondere Vorschrift: die Kleinunternehmerregelung.

Hierbei handelt es sich um einen Sonderfall, bei dem Kleinunternehmer:innen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass sie entsprechend auch keine Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen müssen. Brutto- und Nettopreis unterscheiden sich in diesem Fall nicht.

Gebrauch von dieser Regelung können alle Unternehmen machen, die im Vorjahr weniger als 22.000,00 EUR Umsatz erreicht haben und im laufenden Jahr voraussichtlich eine Grenze von 50.000,00 EUR nicht überschreiten. 👥

Die Regelung hat aber auch ihre Nachteile. Von ihrer Anwendung hängt nämlich ab, ob Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Das dürfen nur Unternehmen, die von der Kleinunternehmerregelung absehen. 🙈

Ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen sollten oder nicht, hängt deshalb besonders davon ab, an wen Sie verkaufen. Wenn es sich bei Ihren Käufer:innen um Endverbraucher:innen handelt, ist es sinnvoll, wenn Sie den Aufwand, den die Vorsteueranmeldung mit sich bringt, vermeiden. Besteht die Kundschaft Ihres Unternehmens hingegen aus anderen Unternehmen und arbeiten Sie mit einem hohen Wareneinsatz, profitieren Sie in der Regel davon, die Vorsteuer geltend zu machen. 🙌

Vorsteuerüberhang und Umsatzsteuerzahllast: Was ist das? 🕵🏽‍♂️

Die Liste an verschiedenen Begriffen im Steuerrecht ist schier unendlich. 🤯 Klären wir diese beiden also noch, bevor wir uns dem Berechnen der Vorsteuer widmen. Warum sie für unser nächstes Kapitel wichtig sind, sehen Sie sicher gleich. 🤗

Bei der Umsatzsteuerzahllast handelt es sich um den Saldo zwischen der Umsatzsteuer, die Sie dem Finanzamt schulden und der Erstattung, die Sie für die Vorsteuer erhalten. Die Umsatzsteuer erhalten Sie von Ihrer Kundschaft und die Vorsteuer müssen Sie selbst an andere Unternehmen zahlen. In der Praxis ist immer interessant, welcher Betrag größer ist.

Zu einem Vorsteuerüberhang kommt es, wenn die berechnete Vorsteuer die Umsatzsteuer übersteigt. In dem Fall mussten Sie an andere Unternehmen mehr Vorsteuer zahlen, als Sie von Ihrer Kundschaft an Umsatzsteuer eingenommen haben. Die guten Nachrichten dabei: Genau durch einen solchen Überhang kommt Ihr erwähnter Anspruch auf Rückerstattung durch das Finanzamt zustande.

Von der Steuerzahllast hängt auch ab, wie oft Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen. Sie können sogar ganz davon befreit sein, wenn die Zahllast unterhalb von 1.000,00 EUR liegt. Bewegt sich die Steuerzahllast zwischen 1.000,00 und 7.500,00 EUR, reicht eine vierteljährliche Abgabe. Alle anderen müssen die Umsatzsteuervoranmeldung jeden Monat abgeben. 📅

Vorsteuer richtig berechnen: Mit dieser Formel klappt's 🎉

Bevor wir loslegen: Sie hören gerade zum ersten Mal von der Vorsteuer oder haben die Infos dazu nur noch grob im Kopf? Dann ist es gegebenenfalls sinnvoll, zuerst unsere allgemeine Einführung ins Thema Vorsteuer zu lesen, bevor Sie in die Mathematik dahinter einsteigen. 

Für alle anderen: Los geht’s! 👌

Als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen haben Sie das Recht zum Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass Sie die vereinnahmte Umsatzsteuer und die selbst gezahlte Vorsteuer miteinander verrechnen dürfen. 🧮 Davon hängt wiederum ab, ob Sie am Ende etwas an das Finanzamt zahlen müssen oder sogar noch Geld zurückerhalten.

Um den Vorsteuerabzug aus der Vorsteuer und der Umsatzsteuer zu berechnen, müssen Sie von der eingenommenen Umsatzsteuer einfach nur die gezahlte Vorsteuer abziehen. Haben Sie zu viel Vorsteuer gezahlt, können Sie sich den Differenzbetrag vom Finanzamt erstatten lassen. 🤩

Bei der Berechnung müssen Sie berücksichtigen, für welchen Zeitraum Sie die Anmeldungen vornehmen – und ob Sie der Soll- oder der Ist-Versteuerung unterliegen. Die Umsatzsteuervoranmeldung nehmen Sie entweder monatlich oder im Quartal vor. Bei der Soll-Versteuerung tritt die Fälligkeit dabei bereits bei der Rechnungsstellung ein. Bei der Ist-Versteuerung müssen Sie hingegen nur anmelden, wofür Sie bereits einen Geldeingang verbuchen konnten.

Die Berechnung der Vorsteuer erfolgt mit dieser Formel ganz einfach aus dem Nettoaufwand:

Vorsteuer = Nettoaufwand * Mehrwertsteuersatz

Aber Vorsicht: Eventuell ist bei der Anwendung der Formel eine Unterscheidung des Mehrwertsteuersatzes in den regulären und den ermäßigten Steuersatz erforderlich. 🧐

Beispiel zur Berechnung der Vorsteuer aus dem Bruttoaufwand

Verdeutlichen wir das Vorgehen, wie Sie die Vorsteuer aus Brutto berechnen, an einem Beispiel. Bei Zahlungen nehmen wir oft nur den Preis wahr, der tatsächlich gezahlt wird, ohne darauf zu achten, wie viel davon der steuerliche Anteil ist. Dabei sprechen wir vom Bruttoaufwand. 💡

Stellen wir uns also vor, Ihr Unternehmen hat innerhalb eines Monats Waren und Dienstleistungen im Wert von 23.800,00 EUR gekauft, welche alle mit dem Regelsteuersatz besteuert sind. Die Berechnung der Vorsteuer würde dabei folgendermaßen ablaufen:

Bruttoaufwand von 23.800,00 EUR / 1,19 = 20.000,00 Nettoaufwand

Bruttoaufwand von 23.800,00 EUR – Nettoaufwand von 20.000,00 EUR = 3.800,00 EUR Vorsteuer

Gar nicht mal so schwer, oder? 🎯

Beispiel zur Berechnung der Vorsteuer aus dem Nettoaufwand

Noch einfacher gestaltet sich die Rechnung, wenn der Nettoaufwand bereits gegeben ist. Dann entfällt der erste Rechenschritt in unserem Beispiel und Sie können gleich mit der folgenden Berechnung der Vorsteuer beginnen:

Nettoaufwand von 20.000,00 EUR * 19 Prozent = 3.800,00 EUR Vorsteuer

Beispiel zur Berechnung des Vorsteuerüberhangs ✍️

Anhand der Vorsteuer können Sie nun berechnen, ob es zu einem Vorsteuerüberhang kommt. Wir gehen davon aus, dass Sie von Ihrer Kundschaft im Betrachtungszeitraum 3.000,00 EUR Umsatzsteuer eingenommen haben:

Vorsteuerüberhang = Umsatzsteuer – Vorsteuer 

Vorsteuerüberhang = 3.000,00 EUR – 3.800,00 EUR = - 800,00 EUR

Sie können bei diesem Beispiel also eine Erstattung vom Finanzamt in Höhe von 800,00 EUR beantragen.

Beispiel zur Berechnung der Umsatzsteuerzahllast

Gehen wir stattdessen davon aus, dass Sie 4000,00 EUR Umsatzsteuer vereinnahmt haben, müssen Sie wohl eher eine Nachzahlung leisten, da dies mehr beträgt als Ihre bereits geleistete Vorsteuer. Den genauen Betrag berechnen Sie so:

Vorsteuerüberhang = Umsatzsteuer – Vorsteuer

Vorsteuerüberhang = 4.000,00 EUR – 3.800,00 EUR = 200,00 EUR

In diesem Fall müssten Sie also noch 200,00 EUR an das Finanzamt zahlen, wie Sie von anderen Unternehmen mehr Umsatzsteuer vereinnahmt haben, als Sie selbst Vorsteuer gezahlt haben. 🤓

Die Vorsteuer im Buchungssatz richtig angeben: Wie funktioniert das? 🤔

Sie wissen jetzt, wie Sie die Vorsteuer berechnen müssen. Nun fehlt nur noch der korrekte Buchungssatz für die Vorsteuer. Die Buchung mit Vorsteuer betrifft mehrere Konten und ist im Grunde ganz einfach. ✨

Welche Konten Sie berücksichtigen müssen, hängt davon ab, was Ihr Unternehmen eingekauft hat und wie Sie bezahlen möchten. Zur Verdeutlichung der Buchungssätze sehen wir uns zwei Beispiele an.

Für den ersten Fall stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen kauft Handelswaren zu einem Nettopreis von 15.000,00 EUR ein. Dafür ist folgender Buchungssatz für die Vorsteuer erforderlich:

Wareneingang 15.000,00 EUR
Vorsteuer 2.850,00 EUR an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 17.850,00 EUR

Im zweiten Beispiel kauft Ihr Unternehmen Rohstoffe zu einem Bruttopreis von 11.900,00 EUR ein. Die Bezahlung nehmen Sie sofort per Banküberweisung vor. Es ergibt sich der folgende Buchungssatz mit Vorsteuer:

Aufwand für Rohstoffe 10.000,00 EUR
Vorsteuer 19 % 1.900,00 EUR an Bank 11.900,00 EUR

In der Bilanz wird die Vorsteuer im Soll des Vorsteuerkontos vermerkt, während die Umsatzsteuer im Haben des Umsatzsteuerkontos steht. 📑

Fazit: Vorsteuer einfacher berechnen mit der Pleo-App

Wie Sie sehen: So kompliziert ist es gar nicht, die Vorsteuer zu berechnen. 🥳 Dennoch ist etwas Hilfe für Ihre Buchhaltung wohl immer von Vorteil. Wie gut, dass es heutzutage digitale Tools gibt, die Ihnen so einiges an Arbeit abnehmen! Zum Beispiel Pleo. 

Pleo hält für Sie das passende Werkzeug bereit, mit dem Sie Ihre Geschäftsausgaben immer im Blick haben – zum Beispiel Pleo Invoices. Pleo Invoices erkennt für Sie die Umsatzsteuer auf Belegen automatisch. Für Sie und Ihre Buchhaltung bedeutet das weniger Aufwand bei der Berechnung der Vorsteuer – und somit auch mehr Entspannung. 🏖️

Gehen Sie mit Eingangsrechnungen souveräner um als je zuvor: Wir helfen Ihnen bei der Prüfung der Rechnungen, gestaltet deren Bezahlung besonders einfach und stellen dank rechtssicherer Archivierung sicher, dass Sie auch in einigen Jahren bestens auf Nachfragen vom Finanzamt vorbereitet sind. 😎

Nutzen Sie Pleo für die zentrale Dokumentation sämtlicher Zahlungsströme und Eingangsrechnungen mitsamt der darauf ausgewiesenen Steuer. So reduzieren Sie nicht nur den Papierkram in Ihrem Büro, sondern haben auch eine transparente Übersicht über alle Zahlungsvorgänge! Die Kirsche auf der Torte? Pleo lässt sich ganz einfach in alle gängigen Buchhaltungssysteme integrieren. It’s a match! 🍒