Eingangsrechnungen verwalten: Ist digital besser?

Haben Sie sich von einem anderen Unternehmen Waren liefern lassen oder eine Dienstleistung (z. B. einen Yogakurs für Ihre Mitarbeiter:innen) in Anspruch genommen?

 

Dann wird bald – per Post oder digital – eine Eingangsrechnung eintrudeln. Und diese bringt auch etwas Arbeit, niemand weiß das besser als Ihre Buchhaltung. Alle Angaben müssen geprüft und abgestimmt als auch im Anschluss Zahlungen freigegeben werden.

Sie sollten mit Eingangsrechnungen nicht zu locker umgehen: Denn das Finanzamt kann noch viele Jahre nach dem Begleichen der Rechnung einen Beleg von Ihnen als Rechnungsempfänger:in fordern. Das macht verlässliche und fehlerfreie Prozesse umso wichtiger.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Eingangsrechnung nach Erhalt weiter verarbeiten, welche Pflichtangaben nicht fehlen dürfen und wie digitale Rechnungsverarbeitung Ihnen Ihre Arbeit um einiges erleichtern kann.

Das Wichtigste auf einen Blick: Eingangsrechnungen werden von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen an Ihr Unternehmen gestellt. Sie sollten die Eingangsrechnungen sofort überprüfen – sowohl sachlich als auch rechnerisch. Im Anschluss wird die Rechnung bezahlt und rechtssicher archiviert. Die manuelle Verwaltung von Eingangsrechnungen ist aufwendig und fehleranfällig, besonders wenn viele manuelle Prozesse verwendet werden. Mit digitalen Tools (wie z. B. Pleo Invoices) lassen sich eingehende Rechnungen häufig viel einfacher verwalten, genehmigen und bezahlen.

Was sind Eingangsrechnungen?

Wenn Sie Rechnungen von Ihren Lieferant:innen oder von Dienstleister:innen erhalten, dann haben Sie die Leistungen einer dritten Person in Anspruch genommen, von der jetzt Forderungen an Sie gestellt werden. Damit Sie dieser Forderung nachkommen, bekommen Sie eine Rechnung von den Gläubigern zugeschickt – die sogenannte Eingangsrechnung.

Diese Eingangsrechnung sollten Sie schnellstmöglich bezahlen, damit keine Mahngebühren auf Sie zukommen. Auch an dieser Stelle kann die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen sehr hilfreich sein, da Sie jederzeit den Überblick behalten und auf Echtzeitdaten zurückgreifen können.

So verarbeiten Sie Eingangsrechnungen

Welche Prüfungsschritte für die Verarbeitung der Eingangsrechnung erforderlich sind und wie Sie eine korrekte Buchung einer Eingangsrechnung oder eines Belegs vornehmen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Prüfung der Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung ohne Prüfung zu begleichen, wäre keine gute Idee. Also ist die klare Empfehlung: Überprüfen Sie alle Angaben auf der Rechnung. Denn davon hängt auch ab, in welcher Höhe Sie einen Vorsteuerabzug vornehmen dürfen. Fehlerhafte Rechnungen können zu Problemen mit dem Finanzamt führen und negative Konsequenzen mit sich bringen.

Überprüfen Sie Ihre Eingangsrechnungen immer auf Vollständigkeit und Korrektheit.

Bei der Prüfung der Eingangsrechnung gibt es einen Unterschied: die sachliche und die rechnerische Prüfung.

Zur sachlichen Prüfung der Eingangsrechnung gehört, dass Sie die gelieferte Ware abgleichen. Stimmt die Lieferung mit Ihrer Bestellung exakt überein? Bei Dienstleistungen würden Sie an dieser Stelle prüfen, ob das Unternehmen alles ordnungsgemäß durchgeführt hat (z. B. ob der:die Lehrer:in für die gebuchte Yogastunde für Ihre Mitarbeiter:innen auch tatsächlich erschienen ist und ob die Stunde wie vereinbart abgelaufen ist).

In einem zweiten Schritt erfolgt dann zusätzlich die rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen. Im Fokus stehen die angegebenen Preise, die Berechnung und wie die Steuer ausgewiesen wird. Hat das Unternehmen die richtigen Rabatte gewährt und sind die angewendeten Umsatzsteuersätze korrekt? Ergibt sich daraus der richtige Umsatzsteuerbetrag? Überprüfen Sie auch unbedingt den Gesamtbetrag auf Korrektheit.

Auch die Pflichtangaben auf der Rechnung müssen korrekt sein! Dazu gehören zum Beispiel die Adresse des Absenders und des Rechnungsempfängers oder das Rechnungsdatum. Auch diese Angaben müssen stimmen und sind daher routinemäßig zu überprüfen.

Dieses Problem kennen wir alle: Gerade bei Routinetätigkeiten können sich rasch Flüchtigkeitsfehler einschleichen, im Fall unserer Eingangsrechnungen wäre das sehr negativ.

Welche Pflichtangaben muss eine Eingangsrechnung enthalten?

Zu jeder Eingangsrechnung gehören eine Reihe von Pflichtangaben.

Die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung besteht darin, die Einhaltung dieser Pflichtangaben zu überprüfen. Denn die Rechnungsprüfung spielt eine entscheidende Rolle für die zeitnahe und korrekte Buchung. Folgende Angaben dürfen auf keiner Eingangsrechnung fehlen:

• Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Bankverbindung des Rechnungsstellers bzw. der Rechnungsstellerin
• Bruttobetrag bzw. Gesamtbetrag
• Mehrwertsteuer (Steuersatz und -betrag)
• Name und Anschrift des Ausstellers bzw. der Ausstellerin
• Name und Anschrift des Empfängers bzw. der Empfängerin
• Netto-Rechnungsbetrag
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung

Eingangsrechnung buchen

Wie immer in der Buchhaltung gilt der folgende Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Bei der Eingangsrechnung selbst handelt es sich um einen gesetzlichen Buchhaltungsbeleg, der zeigt, dass eine Verbindlichkeit gegenüber Ihren Lieferant:innen entstanden ist. Die noch nicht beglichene Rechnung auf Papier oder elektronischer Form belegt die offene Rechnung. Eine Eingangsrechnung erhöht Ihre Verbindlichkeiten, während Sie bei Ihren Lieferant:innen als Ausgangsrechnung die Forderungen erhöht.

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ ist auch für Eingangsrechnungen immer gültig.

Der Buchungssatz lautet: Eingangsrechnung an Verbindlichkeit. Betroffen sind daher entsprechend die beiden dazugehörigen Konten. Die Buchung erfolgt, sobald Sie die Ware samt Rechnung erhalten haben. In den meisten Fällen ist allerdings auch das Vorsteuerkonto betroffen. Beim Soll taucht dann im Buchungssatz neben den Aufwendungen für die Waren auch die zu bezahlende Vorsteuer auf.

Zu den Sonderfällen gehört die Buchung mit Skonto. Üblich ist etwa ein Skonto in Höhe von drei Prozent für die schnelle Begleichung des Rechnungsbetrags. Bei der Bezahlung stehen die Verbindlichkeiten in ihrer vollen Höhe im Soll. Im Haben buchen Sie das Skonto auf ein eigenes Skonto-Konto.

Beispiel: Buchen mit Skonto

Buchung mit Skonto
Soll	Haben
Aufwendungen für Waren 2.500 EUR
Vorsteuer 475 EUR (19 Prozent)	Verbindlichkeiten 2.975 EUR

Beispiel: Buchen bei Bezahlung

Buchung bei Bezahlung
Soll	Haben
Verbindlichkeiten 2.975 EUR	Skonto 75 EUR (3 Prozent)
	Vorsteuer 14,25 EUR
	Bank 2.885,75 EUR

Eingangsrechnung verwalten: Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen

Egal, ob Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung: Für alle Rechnungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Und in Deutschland beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht zehn Jahre. Haben Sie eine Eingangsrechnung erhalten, müssen Sie diese also ein Jahrzehnt lang archivieren. Konkret heißt das: Bitte die Eingangsrechnung nicht nach der Bezahlung wegwerfen! Denken Sie daran, dass jede Eingangsrechnung auch immer ein relevanter Beleg für das Finanzamt ist.

Die Aufbewahrungspflicht ist für Ausgangs- und Eingangsrechnungen 10 Jahre.

In der Vergangenheit erfolgte die Archivierung jeder Ausgangs- und Eingangsrechnung in Papierform. Natürlich nimmt das Archiv auch immer mehr Platz ein, vor allem wenn die Menge der abgerechneten Leistungen und Warenlieferungen steigt. Das kann den Aktenkeller schnell auf eine beängstigende Größe anwachsen lassen.

Eine logische Schlussfolgerung für viele Unternehmen: Die elektronische Sicherung und Aufbewahrung von Rechnungen, die im Unternehmen verwaltet werden – das spart Platz und bringt rechtliche Sicherheit, vor allem mit den richtigen digitalen Tools als Unterstützung. Denn die passenden Tools können sicherstellen, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen GoBD-konform archiviert werden.

Herausforderungen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung

Ihre Buchhaltung ist laufend mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen beschäftigt. Leider nimmt das viel Zeit in Anspruch und – vor allem bei manuellen Eingriffen – steigt die Anfälligkeit für Fehler. Denn nicht nur bei der Erstellung der Rechnungen können sich falsche Angaben einschleichen.

Es ist nur menschlich, dass Mitarbeiter:innen bei der Überprüfung fehlerhafte Angaben übersehen oder bei wichtigen Buchungen selbst mal einen Fehler machen. Im Worst Case könnte das dazu führen, dass Sie Rechnungen in der falschen Höhe begleichen und davon wäre dann auch die Umsatzsteuer betroffen. Und, wie allgemein bekannt, verstehen die Finanzämter in solch einer Situation keinen Spaß.

Wenn zudem die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens nicht vollständig geklärt sind, kann dies ebenfalls zu Fehlern und Missverständnissen führen. Das erhöht das Risiko auf doppelte Buchungen, verspätete Zahlungen oder vergessene Rechnungen.

Wie gut, dass es digitale Lösungen gibt, die Ihrem Team einen verlässlichen Überblick über noch ausstehende Arbeitsschritte geben!

Digitale Rechnungsverarbeitung als Lösung

Mit der Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich viele Vorgänge rund um Eingangsrechnungen vereinfachen und beschleunigen. Durch automatisierte und vereinfachte Prozesse können Sie so die Fehleranfälligkeit bei der Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen reduzieren.

Flüchtigkeitsfehler gehören schon bald der Vergangenheit an.

Egal, wie viele Rechnungen auf einmal bei Ihrer Buchhaltungsabteilung ankommen – wenn Sie sich auf die richtige Software verlassen, geht es um einiges leichter.

Auf dem Markt existieren derzeit viele verschiedene Lösungen für digitale Rechnungsverarbeitung (z. B. praktische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)). Diese Lösungen helfen Ihnen bei der Erfassung und Archivierung von Rechnungen. Wenn Sie Eingangsrechnungen noch in Papierform erhalten, scannen und digitalisieren Sie im ersten Schritt Ihre Eingangsrechnung. Im Idealfall wird dies über den OCR-Scan erledigt. OCR (Optical Character Recognition) ermöglicht Ihnen, Ihre Eingangsrechnung in ein bearbeitbares und durchsuchbares Format umzuwandeln.

Auf der Papierrechnung angegebenen Daten lassen sich dadurch automatisch extrahieren und in das System übertragen. Das erleichtert viele Verwaltungsvorgänge und ermöglicht Ihnen nach der Bearbeitung und Bezahlung der Rechnung eine einfache digitale Archivierung.

Sie können aber nicht nur Ihre Papierrechnungen in ein digitales Format verwandeln: Die Einspeisung in das System ist zum Beispiel auch direkt aus dem E-Mail-Postfach möglich. Prüfungen und Freigaben lassen sich automatisieren, ebenso wie die Verbuchung im ERP-System.

Auf diese Kernfunktionen können Sie sich bei der digitalen Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen verlassen:

• Scannen und Weiterleitung Ihrer Eingangsrechnungen
• Extraktion von Rechnungsdaten
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• Automatische Verbuchung im ERP
• Rechtssichere Archivierung

Eingangsrechnungen im Nullkommanix mit Pleo bezahlen

Eine Sache haben wir auf jeden Fall gelernt: Eingangsrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil der Ausgaben eines jeden Unternehmens. Das Verfolgen und Bezahlen von Rechnungen kann jedoch zeitaufwendig sein und zu manuellen Fehlern bei der Dateneingabe und ineffizienten Prozessen führen.

Deswegen haben wir Pleo Invoices erfunden. Dabei handelt es sich um ein zentrales Rechnungsverwaltungs- und Zahlungssystem, mit dem Sie Eingangsrechnungen ganz einfach einrichten, genehmigen und direkt in der Anwendung bezahlen können.

Und so funktioniert Pleo in 3 Schritten:

1. Mitarbeiter:innen erhalten eine Rechnung. Sie laden die Rechnung direkt hoch oder leiten diese per Mail an das Rechnungs-Dashboard weiter.
2. Auf dem Rechnungs-Dashboard kann das Finanzteam alle offenen Rechnungen prüfen und bearbeiten.
3. Planen Sie die Zahlung und bestimmen Sie selbst, wann das Geld direkt in Pleo überwiesen wird!