Rechnungen digitalisieren: Was sollte unbedingt beachtet werden?

Egal, ob Unternehmer:in, Selbständige:r oder Freelancer:in – uns alle betreffen Rechnungen und Belege. Durch die Digitalisierung dieser Dokumente kann der Arbeitsalltag erheblich erleichtert werden. Es ist daher nicht verwunderlich, dass sich bereits 72 Prozent der KMU in Deutschland bereits mit dem Thema digitale Transformation beschäftigen.

Wenn sich das Papierchaos stapelt (oder in Schubladen versteckt ist), Belege verloren gehen oder als Kopien doppelt und dreifach durch das eigene Unternehmen geistern – dann wird es Zeit sich nach besseren Lösungen umzusehen. Rechnungen zu digitalisieren ergibt Sinn aus mehreren Perspektiven und schafft die perfekte Basis der Aufbewahrungspflicht.

Welche Vorteile digitalisierte Rechnungen bringen, worauf Sie bei der Auswahl von digitalen Tools achten sollten und die rechtlichen Aspekte für ein digitales Rechnungsarchiv in Deutschland, Österreich und Schweiz – all das erfahren Sie in diesem Artikel.

• Warum sollte man Rechnungen digitalisieren?
• Rechnungen digitalisieren: Vor- und Nachteile
• Schritte zur Digitalisierung von Rechnungen
• Rechtliche Aspekte (für Deutschland, Österreich und Schweiz)
• Achtung: Mögliche Hürden beim Wechsel zu digitalen Rechnungen

Warum sollte man Rechnungen digitalisieren?

Die Digitalisierung von Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Selbstständige. Effizienz, Schnelligkeit und Genauigkeit ist für alle Geschäftsabläufe entscheidend und die Umstellung auf digitale Prozesse kann dabei optimal unterstützen.

Aber warum genau sollten Unternehmer:innen Rechnungen digitalisieren?

Zeit- und Kosteneinsparungen

Einer der offensichtlichsten Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen ist die enorme Zeitersparnis. Papierrechnungen manuell zu verarbeiten und archivieren, ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Digitale Rechnungen erleichtern automatisierte Prozesse. Buchhaltungssoftware und Scan-Apps können Belege und Rechnungen einfach erfassen und in das System integrieren – der manuelle Aufwand und die damit verbundenen Kosten reduzieren sich gewaltig.

Verbesserte Organisation und Übersicht

Zentrale Speicherung und leichte Abfragen/Suchen ermöglichen eine bessere Übersicht Ihrer Dokumente.

Dadurch wird auch die Verwaltung und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen vereinfacht und die GoBD-konforme Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen gewährleistet. Die Suche nach bestimmten Belegen wird durch digitale Systeme erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Erleichterung der Steuerprüfung und -erklärung

Die Digitalisierung von Rechnungen erleichtert auch die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt und der Steuerkanzlei. Digitale Dokumente können rasch und unkompliziert weitergeleitet werden und beschleunigen den Prozess der Steuerprüfung und -erklärung.

Die GoBD-konforme Archivierung sorgt dafür, dass alle steuerrelevanten Dokumente ordentlich und sicher aufbewahrt werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist der positive Einfluss auf die Umwelt.

Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Umstellung auf digitale Dokumente können Sie ihren ökologischen Fußabdruck verkleinern. Dies trägt nicht nur zum Umweltschutz bei, sondern kann auch die Betriebskosten senken – weniger Drucker, Papierkram und Aktenschränke.

Flexibilität und Mobilität

Digitale Rechnungen ermöglichen eine flexible und mobile Arbeitsweise – problemlos können alle Rechnungen von überall aus eingesehen, bearbeitet und archiviert werden.

Besonders für Unternehmer:innen, Selbstständige und Mitarbeiter:innen, die oft unterwegs sind oder remote arbeiten, ist dies praktisch. Mit digitalen Lösungen haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und können schnell auf Anfragen oder Veränderungen reagieren.

Einfache Integration und Automatisierung

Moderne Buchhaltungssoftware bietet umfangreiche Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten. Rechnungen können automatisch erkannt und verarbeitet werden, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz maximiert wird. Durch die Integration mit anderen Systemen, wie z. B. ERP-Systemen, können alle Geschäftsprozesse optimiert und verbessert werden.

Rechnungen digitalisieren: Vor- und Nachteile

Natürlich bringen digitale Rechnungen eine Menge Vorteile für Unternehmer:innen mit sich.
Aber wir möchten ganz ehrlich an dieser Stelle sein: Es gibt auch mögliche Nachteile.

Wir möchten Ihnen beides hier ehrlich auflisten, damit Sie die Nachteile vor einer Umstellung berücksichtigen können.

Schritte zur Digitalisierung von Rechnungen

Die Auswahl der richtigen Software ist ein entscheidender Schritt bei der Digitalisierung von Rechnungen. Aktuell gibt es eine Vielzahl von digitalen Tools und Softwarelösungen, die dabei unterstützen. Die passende Software, die Ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllt und die Automatisierung Ihrer Prozesse ideal unterstützt, kann entscheidend sein und bestimmen, ob Sie einen erfolgreichen oder frustrierenden Digitalisierungsprozess in Ihr Unternehmen bringen.

Kriterien für die Softwarewahl

Bei der Auswahl der Software sollten einige wichtige Kriterien berücksichtigt werden:

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive und einfache Bedienung sind das A und O. Eine komplizierte Benutzeroberfläche kann den Prozess verlangsamen und Fehler verursachen.
• Funktionalität: Alle notwendigen Funktionen, für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Rechnungen, sollten gegeben sein. Dazu gehören das Scannen von Belegen, die automatische Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen sowie die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Formaten, einschließlich PDF-Dateien, zu speichern.
• Integration: Die Software sollte sich nahtlos in bereits bestehende Buchhaltungssysteme und andere Unternehmenssoftware integrieren lassen, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten.
• Sicherheit: Rechnungen sind sensible Finanzdokumente. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die gewählte Software hohe Sicherheitsstandards erfüllen kann und den Schutz vor unbefugtem Zugriff gewährleisten kann – das Risiko von Datenverlust sollte unbedingt minimiert werden.
• Kosten: Ein angemessenes Verhältnis (zwischen angebotenen Funktionen und Nutzen) sollte gegeben sein. Vergessen Sie nicht, die Anschaffungskosten und auch die laufenden Betriebskosten zu berücksichtigen.
• Einhaltung der rechtlichen Vorgaben: GoBD-Konformität (für Deutschland), Einhaltung der österreichischen Gesetzesrichtlinien (für Österreich) und GeBüV-Konformität (für die Schweiz).

Rechtliche Aspekte (für Deutschland, Österreich und Schweiz)

Die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen bringt Zeit- und Kosteneinsparungen und auch eine verbesserte Organisation. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, müssen Sie sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen und Compliance-Vorschriften eingehalten werden.

Deshalb werden wir uns nachfolgend näher mit den rechtlichen Aspekten für Deutschland, Österreich und die Schweizbefassen.

Deutschland 🇩🇪

Für in Deutschland registrierte Unternehmen müssen Sie Rechnungen nach Vorschrift der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) digitalisieren.
Die GoBD legt fest, wie digitale Dokumente rechtskonform aufbewahrt und verarbeitet werden müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden und damit Einheitlichkeit als auch Sicherheit gegeben sind.

Die Aufbewahrungspflicht von Unterlagen für Unternehmen liegt in Deutschland bei 10 Jahren.

Anforderungen der GoBD an die digitale Aufbewahrung in Deutschland:

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Digitale Rechnungen müssen für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar und prüfbar sein. Dies bedeutet, dass alle Belege in einer strukturierten und geordneten Form vorliegen müssen.
• Wahrheit und Klarheit: Die Daten und Angaben in den digitalen Belegen müssen der Wahrheit entsprechen und klar dargestellt werden. Jede Buchung und jeder Beleg muss nachvollziehbar sein und darf keine missverständlichen Informationen enthalten.
• Laufende Aufzeichnung: Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend und chronologisch aufgezeichnet werden.
• Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst und dokumentiert werden. Belege oder Transaktionen dürfen nicht ausgelassen werden, um die Genauigkeit und Integrität der Buchhaltung zu gewährleisten.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Transaktionen müssen einzeln aufgezeichnet werden. Eine Sammelbuchung ist nicht zulässig (Beeinträchtigung der Nachvollziehbarkeit und Transparenz der einzelnen Geschäftsvorfälle).
• Richtigkeit: Die in den digitalen Belegen enthaltenen Daten müssen korrekt und frei von Fehlern sein. Dies sichert eine präzise und verlässliche Buchhaltung.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen zeitnah erfasst und digitalisiert werden.
• Ordnung: Aufbewahrung in einer systematischen und klaren Struktur. Dies erleichtert die Verwaltung und das Auffinden der Dokumente bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden.
• Unveränderbarkeit: Digitalisierte Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden – jede Änderung muss nachvollziehbar und dokumentiert sein. Dies kann durch den Einsatz geeigneter Technologien ermöglicht werden.

Tipp für deutsche Unternehmen: Verwenden Sie eine zertifizierte Software, um die GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung zu gewährleisten und nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Rechnungen zentral zu verwalten und sicher zu speichern.

Österreich 🇦🇹

In Österreich gelten ähnliche Anforderungen wie in Deutschland, jedoch sollten auch einige Unterschiede beachtet werden. Die rechtlichen Grundlagen für die digitale Archivierung von Rechnungen in Österreich sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) und den Einkommensteuerrichtlinien (EStR) festgelegt.

Die Aufbewahrungspflicht in Österreich liegt für Unternehmen bei 7 Jahren für Aufzeichnungen und Unterlagen.

Anforderungen an elektronische Archivierung in Österreich:

• Revisionssichere digitale Eingangsrechnungen: Papierrechnungen können auch elektronisch aufbewahrt werden unter bestimmten Kriterien: Vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftsgetreu (bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht).
• Ausgangsrechnungen: Wenn diese mithilfe eines EDV-Systems erstellt wurden, müssen sie nicht zusätzlich ausgedruckt werden.

Tipp für österreichische Unternehmen: Verwenden Sie revisionssichere Archivierung oder ein verlässliches digitales Tool als Unterstützung, um alle gesetzlichen Anforderungen in Österreich einzuhalten.

Schweiz 🇨🇭

Die Vorschriften für die Verarbeitung und Archivierung von digitalen Rechnungen in der Schweiz werden von OR (Schweizer Obligationenrechts) und GeBüV (Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher) geregelt.

Anforderungen an elektronische Archivierung in der Schweiz:

• Integrität: Rechnungen dürfen nicht nachträglich verändert werden und jede Änderung muss nachvollziehbar und dokumentiert sein.
• Dokumentation: Alle Schritte der Verarbeitung und Archivierung müssen dokumentiert werden. Dies betrifft die Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und eventuelle Änderungen der Rechnungen.
• Sorgfaltspflicht: Alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien müssen strikt eingehalten werden, um korrekte und zuverlässige Daten zu gewährleisten.
• Verfügbarkeit: Alle digitalen Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren jederzeit verfügbar und lesbar sein.
• Organisation: Die digitale Archivierung muss strukturiert und organisiert sein, um die Nachvollziehbarkeit als auch Prüfbarkeit zu gewährleisten.
• Archiv: Archivierungssystem muss den Anforderungen der GeBüV entsprechen und sicherstellen, dass alle digitalisierten Rechnungen unveränderbar und sicher gespeichert sind. Schutzmechanismen gegen Verlust, unbefugten Zugriff und Datenmanipulation müssen gegeben sein.
• Informationsträger: Eine unveränderbare und lesbare Speicherung muss gewährleistet werden.
• Überprüfung und Datenmigration: Bei einer Migration der Daten auf ein neues Speichersystem muss sichergestellt werden, dass keine Datenverluste oder Integritätsverletzungen auftreten.

Tipp für Schweizer Unternehmen: Verwenden Sie eine Software, die den Anforderungen des Schweizerischen Obligationenrechts und der GeBüV entspricht. Eine klare und systematische Ablage der Belege erleichter die Verwaltung und Auffindbarkeit von Dokumenten.

Achtung: Mögliche Hürden beim Wechsel zu digitalen Rechnungen

Digitale Transformation und der Wechsel zur digitalen Rechnungsverarbeitung kann bei Mitarbeiter:innen Ängste und Widerstand hervorrufen.

Die Angst vor Veränderungen, insbesondere bei lang angewandten Arbeitsprozessen, kann zu Unsicherheit und Zurückhaltung führen. Mitarbeiter:innen sind oft besorgt, dass sie mit der neuen Technologie nicht zurechtkommen oder ihre gewohnte Arbeitsweise aufgeben müssen.

Digitalen Wandel im Unternehmen gemeinsam gestalten

Um Mitarbeiter:innen in den Prozess einzubinden, sollte vor allem eines in den Fokus rücken: Kommunikation. Die Vorteile sollten klar kommuniziert werden – primär durch transparente Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess.

Als Unternehmer:in sollten Sie mit gutem Beispiel vorangehen und zeigen, wie die Digitalisierung von Rechnungen Arbeit erleichtern und Zeit für wichtigere Aufgaben freischaufeln kann.

Interaktive Workshops, Schulungen und Software-Demoskönnen die Funktionsweise und Vorteile von digitalen Rechnungen veranschaulichen. An dieser Stelle könnten Sie auch Zeit einplanen, damit Mitarbeiter:innen eventuelle Bedenken äußern können.

Am Ball bleiben mit Geduld und Unterstützung

Die Einführung neuer Routinen erfordert Zeit und Geduld. Unternehmen sollten schrittweise vorgehen und Mitarbeiter:innen genügend Zeit geben, sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen. Kontinuierliche Unterstützung und Feedbackrunden können den Übergang erleichtern und gleichzeitig kann wertvolles Feedback gesammelt werden für potenzielle Verbesserungen.

Unterstützung durch IT- und Support-Teams ermöglicht, dass Mitarbeiter:innen bei Fragen oder Problemen sofort Hilfe erhalten und sich sicher im Umgang mit der neuen Technologie fühlen.

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