Aber es gibt auch gute Nachrichten. Der Umstieg auf digitale Rechnungen ist nun einfacher denn je. Finden Sie heraus, warum Sie spätestens dieses Jahr Ihre Rechnungen digitalisieren und auf Software-Lösungen setzen sollten.
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Das Wichtigste auf einen Blick: 💡
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Warum sollte man Rechnungen digitalisieren?
Digitale Rechnungen sind in Deutschland noch Neuland. Eine Umfrage der Statista in Zusammenarbeit mit Agenda aus dem Jahr 2025 enthüllt, dass sich 99,5 % aller Unternehmer in Deutschland noch mit E-Rechnungen schwertun. Ganze 8 % arbeiten sogar noch ausschließlich mit Papierbelegen.
Dabei bietet die Digitalisierung von Rechnungen zahlreiche Vorteile für Unternehmen, Selbstständige und Freelancer:innen. Aber warum genau sollten Unternehmer:innen Rechnungen digitalisieren?
Dies sind sieben schlagfertige Argumente, warum Sie 2025 auf digitale Rechnungen umsteigen sollten:
- E-Rechnungspflicht: Seit dem 01. Januar 2025 sind digitale Rechnungen nicht mehr nur nice-to-have, sondern zumindest schon im B2B-Bereich Pflicht. Durch die Einführung soll die Digitalisierung der deutsche Wirtschaft gefördert werden, so das Bundesfinanzministerium. Steigen Sie frühzeitig um, um nicht ins Hintertreffen zu geraten.
- Zeit- und Kosteneinsparungen: Die Digitalisierung von Rechnungen ermöglicht automatisierte Prozesse, die Zeit und Geld sparen. Buchhaltungssoftware und Scan-Apps können Belege und Rechnungen einfach erfassen und in das System integrieren – bei minimalem manuellem Aufwand.
- Verbesserte Organisation und Übersicht: Zentrale Speicherung und leichte Abfragen/Suchen ermöglichen eine bessere Übersicht Ihrer Dokumente. Das vereinfacht die Verwaltung und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und gewährleistet die GoBD-konforme Aufbewahrung von Büchern.
- Compliance-Anforderungen: Digitale Dokumente können unkompliziert an Steuerberater oder das Finanzamt weitergeleitet werden und beschleunigen Steuerprüfungen und -erklärungen. Die GoBD-konforme Archivierung reduziert Fehlern und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
- Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Umstellung auf digitale Dokumente können Sie Ihren ökologischen Fußabdruck verkleinern – und die Betriebskosten senken.
- Flexibilität und Mobilität: Digitale Rechnungen können von überall aus eingesehen, bearbeitet und archiviert werden. Besonders für Unternehmer:innen, Selbstständige und Mitarbeiter:innen, die oft unterwegs sind oder remote arbeiten, ist dies praktisch.
- Einfache Integration und Automatisierung: Moderne Buchhaltungssoftware bietet umfangreiche Integrations- und Automatisierungsmöglichkeiten, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz maximiert wird. Durch die Integration mit anderen Systemen, wie z. B. ERP-Systemen, können Sie alle Geschäftsprozesse optimieren.
Rechnungen digitalisieren: Vor- und Nachteile
Mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung ist die Digitalisierung von Rechnungen nicht mehr nur nützlich, sondern wird zunehmend zur Notwendigkeit. Angesichts der vielen potenziellen Vorteile drängt sich aber auch die Frage auf: Warum haben deutsche Unternehmen immer noch Probleme mit digitalen Rechnungen?
Verschaffen Sie sich mit der folgenden Übersicht Klarheit über die Vor- und Nachteile von digitalisierten Rechnungen:
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Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen |
(Mögliche) Nachteile der Digitalisierung von Rechnungen |
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🧰 Platzersparnis |
💸 Anfangsinvestitionen in Software und/oder Hardware |
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🔎 Einfacher Datenzugriff und Durchsuchbarkeit |
🧑💻 Technische Herausforderungen |
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🔐 Bessere Sicherheit und weniger Verlustgefahr |
🏫 Schulungsaufwand |
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⏰ Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse |
😵💫 Psychologische Hürden (z. B. Widerstand gegen Veränderung) |
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📝 Verbesserte Organisation und Übersicht |
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🏦 Unterstützte Steuerprüfung-/erklärung und Rechtskonformität |
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🌳 Umweltfreundlichkeit durch reduzierten Papierverbrauch |
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💻 Flexibilität und Mobilität durch digitalen Zugriff |
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🤝 Einfache Integration und Automatisierung |
Rechtliche Aspekte bei der Digitalisierung von Rechnungen im DACH-Raum
Die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen bringt Zeit- und Kosteneinsparungen und auch eine verbesserte Organisation. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, müssen Sie sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen und Compliance-Vorschriften eingehalten werden.
Für alle DACH-Länder gilt: Das Einscannen und Ablegen einer PDF-Datei auf einem USB-Stick ist nicht rechtskonform!
Deshalb werden wir uns nachfolgend näher mit den rechtlichen Aspekten für Deutschland, Österreich und die Schweiz befassen.
Deutschland 🇩🇪
Für in Deutschland registrierte Unternehmen müssen Sie Rechnungen nach Vorschrift der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) digitalisieren.
Die GoBD legt fest, wie digitale Dokumente rechtskonform aufbewahrt und verarbeitet werden müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden und damit Einheitlichkeit als auch Sicherheit gegeben sind.
Achtung: Seit dem 01. Januar 2025 liegt die neue Aufbewahrungsfrist von Unterlagen für Unternehmen bei acht Jahren. Zuvor waren es noch zehn Jahre.
Anforderungen der GoBD an die digitale Aufbewahrung in Deutschland:
- Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit: Digitale Rechnungen müssen für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar und prüfbar sein. Dies bedeutet, dass alle Belege in einer strukturierten und geordneten Form vorliegen müssen.
- Wahrheit und Klarheit: Die Angaben in digitalen Belegen müssen der Wahrheit entsprechen und klar dargestellt werden. Jede Buchung und jeder Beleg muss nachvollziehbar sein und darf keine missverständlichen Informationen enthalten.
- Laufende Aufzeichnung: Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend und chronologisch aufgezeichnet werden.
- Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst und dokumentiert werden. Belege oder Transaktionen dürfen nicht ausgelassen werden, um die Genauigkeit und Integrität der Buchhaltung zu gewährleisten.
- Einzelaufzeichnungspflicht: Transaktionen müssen einzeln aufgezeichnet werden. Eine Sammelbuchung ist nicht zulässig (Beeinträchtigung der Nachvollziehbarkeit und Transparenz der einzelnen Geschäftsvorfälle).
- Richtigkeit: Die in den digitalen Belegen enthaltenen Daten müssen korrekt und frei von Fehlern sein. Dies sichert eine präzise und verlässliche Buchhaltung.
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen zeitnah erfasst und digitalisiert werden.
- Ordnung: Dies setzt die Aufbewahrung in einer systematischen und klaren Struktur voraus. Dies erleichtert die Verwaltung und das Auffinden der Dokumente bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden.
- Unveränderbarkeit: Digitalisierte Rechnungen müssen unveränderbar gespeichert werden – jede Änderung muss nachvollziehbar und dokumentiert sein.
Tipp für deutsche Unternehmen: Verwenden Sie eine zertifizierte Software, um die GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung zu gewährleisten und nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), um die Rechnungen zentral zu verwalten und sicher zu speichern.
Österreich 🇦🇹
In Österreich gelten ähnliche Anforderungen wie in Deutschland, jedoch sollten auch einige Unterschiede beachtet werden. Die rechtlichen Grundlagen für die digitale Archivierung von Rechnungen in Österreich sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) und den Einkommensteuerrichtlinien (EStR) festgelegt.
Die Aufbewahrungspflicht in Österreich liegt für Unternehmen bei sieben Jahren für Aufzeichnungen und Unterlagen.
Anforderungen an elektronische Archivierung in Österreich:
- Revisionssichere digitale Eingangsrechnungen: Papierrechnungen können auch elektronisch aufbewahrt werden unter bestimmten Kriterien: Vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftsgetreu (bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht).
- Ausgangsrechnungen: Wenn diese mithilfe eines EDV-Systems erstellt wurden, müssen sie nicht zusätzlich ausgedruckt werden.
Tipp für österreichische Unternehmen: Verwenden Sie revisionssichere Archivierung oder ein verlässliches digitales Tool als Unterstützung, um alle gesetzlichen Anforderungen in Österreich einzuhalten.
Schweiz 🇨🇭
Die Vorschriften für die Verarbeitung und Archivierung von digitalen Rechnungen in der Schweiz werden von OR (Schweizer Obligationenrechts) und GeBüV (Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher) geregelt.
Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Dokumente von Unternehmen beträgt in der Eidgenossenschaft zehn Jahre.
Anforderungen an elektronische Archivierung in der Schweiz:
- Integrität: Rechnungen dürfen nicht nachträglich verändert werden und jede Änderung muss nachvollziehbar und dokumentiert sein.
- Dokumentation: Alle Schritte der Verarbeitung und Archivierung müssen dokumentiert werden. Dies betrifft die Erfassung, Bearbeitung, Speicherung und eventuelle Änderungen der Rechnungen.
- Sorgfaltspflicht: Alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien müssen strikt eingehalten werden, um korrekte und zuverlässige Daten zu gewährleisten.
- Verfügbarkeit: Alle digitalen Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungspflicht jederzeit verfügbar und lesbar sein.
- Organisation: Die digitale Archivierung muss strukturiert und organisiert sein, um sowohl die Nachvollziehbarkeit als auch die Prüfbarkeit zu gewährleisten.
- Archiv: Archivierungssystem muss den Anforderungen der GeBüV entsprechen und sicherstellen, dass alle digitalisierten Rechnungen unveränderbar und sicher gespeichert sind. Schutzmechanismen gegen Verlust, unbefugten Zugriff und Datenmanipulation müssen gegeben sein.
- Informationsträger: Eine unveränderbare und lesbare Speicherung muss gewährleistet werden.
- Überprüfung und Datenmigration: Bei einer Migration der Daten auf ein neues Speichersystem muss sichergestellt werden, dass keine Datenverluste oder Integritätsverletzungen auftreten.
Tipp für Schweizer Unternehmen: Verwenden Sie eine Software, die den Anforderungen des Schweizerischen Obligationenrechts und der GeBüV entspricht. Eine klare und systematische Ablage der Belege erleichtert die Verwaltung und Auffindbarkeit von Dokumenten.
Diese Kriterien beeinflussen die Software-Wahl für E-Rechnungen
Wollen Sie bei diesem Dschungel aus Compliance-Anforderungen nicht den Überblick verlieren, empfehlen wir Ihnen, mit einer maßgeschneiderten Softwarelösung zu arbeiten. Diese erleichtert Ihnen die Buchführung und das Dokumentenmanagement, während der Arbeitsaufwand im Büro sinkt.
Aber Achtung: Nicht jede Software ist auch für Ihr Unternehmen geeignet. Schauen Sie lieber zweimal hin, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden und prüfen Sie genau, ob er Ihren Anforderungen entspricht.
Dies sind die wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter berücksichtigen sollten:
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive und einfache Bedienung sind das A und O. Eine komplizierte Benutzeroberfläche kann den Prozess verlangsamen und Fehler verursachen.
- Funktionalität: Alle notwendigen Funktionen für die Digitalisierung, Verwaltung und Archivierung von Rechnungen, darunter das Scannen von Belegen, die automatische Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen sowie die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Formaten zu speichern, sollten vorhanden sein.
- Integration: Die Software sollte sich nahtlos in bereits bestehende Buchhaltungssysteme und andere Unternehmenssoftware integrieren lassen, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten.
- Sicherheit: Rechnungen sind sensible Finanzdokumente. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die gewählte Software hohe Sicherheitsstandards erfüllen kann und den Schutz vor unbefugtem Zugriff gewährleisten kann – das Risiko von Datenverlust sollte unbedingt minimiert werden.
- Kosten: Ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis sollte gegeben sein. Vergessen Sie nicht, die Anschaffungskosten und auch die laufenden Betriebskosten zu berücksichtigen.
- Einhaltung der rechtlichen Vorgaben: GoBD-Konformität (für Deutschland), Einhaltung der österreichischen Gesetzesrichtlinien (für Österreich) und GeBüV-Konformität (für die Schweiz).
Rechnungen richtig digitalisieren – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Auswahl der richtigen Software ist ein entscheidender Schritt bei der Digitalisierung von Rechnungen. Die passende Software, die Ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllt und die Automatisierung Ihrer Prozesse ideal unterstützt, kann entscheidend sein und bestimmen, ob Sie einen erfolgreichen oder frustrierenden Digitalisierungsprozess in Ihr Unternehmen bringen.
Aber was tun, wenn Sie einen Anbieter gefunden haben, der zu Ihnen passt?
Erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt von Papierrechnungen auf E-Rechnungen umsteigen und Ihren Rechnungseingang digitalisieren können:
- Digitale Rechnungsablage einrichten: Erstellen Sie ein Konto bei Ihrem Wunschanbieter, wählen Sie Ihr Abo-Modell und konfigurieren Sie Ihr Konto den Anforderungen des Unternehmens entsprechend.
- Rechnungen einscannen: Beginnen Sie damit, sämtliche Papierrechnungen geordnet via Scanner oder Scan-App auf dem Smartphone einzuscannen. Beachten Sie auf eine regelkonforme GoBD-Dokumentation. Entsorgen Sie die alten Papierbelege.
- Rechnungen ablegen: Legen Sie digitalisierte Rechnungen und Belege in Ihrem Dokumenten-Management-System ab. Schaffen Sie eine logische Ordnung und beschriften Sie alle E-Rechnung klar.
- Eingangsrechnungen digitalisieren: Stellen Sie Ihre Infrastruktur auf E-Rechnungen um, um weitere Scan-Sessions zu vermeiden. Nutzen Sie eine Softwarelösung wie Pleo Invoices für einen reibungslosen Umstieg.
4 Tipps & Tricks, um Hürden bei der Digitalisierung von Rechnungen zu überwinden
Digitale Transformation und der Wechsel zur digitalen Rechnungsverarbeitung können bei Mitarbeiter:innen Ängste und Widerstand hervorrufen. Die Angst vor Veränderungen, insbesondere bei lang angewandten Arbeitsprozessen, kann zu Unsicherheit und Zurückhaltung führen.
Mitarbeiter:innen sind oft besorgt, dass sie mit der neuen Technologie nicht zurechtkommen oder ihre gewohnte Arbeitsweise aufgeben müssen. Nicht umsonst zeigt die oben erwähnte Umfrage der Statista, dass 99,5 % aller Unternehmen noch ihre Probleme mit der E-Rechnung haben.
Erleichtern Sie Ihrem Unternehmen die Digitalisierung von Rechnungen, indem Sie sich die folgenden 4 Tipps & Tricks für den Umstieg zu Herzen nehmen:
- Kommunikation: Kommunizieren Sie die Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen klar und binden Sie Ihre Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess ein. Zeigen Sie, wie die Digitalisierung von Rechnungen Arbeit erleichtern und Zeit für wichtigere Aufgaben freischaufeln kann.
- Workshops und Weiterbildungen: Interaktive Workshops, Schulungen und Software-Demos können die Funktionsweise und Vorteile von digitalen Rechnungen veranschaulichen. An dieser Stelle könnten Sie auch Zeit einplanen, damit Mitarbeiter:innen eventuelle Bedenken äußern können.
- Schrittweise umstellen: Die Einführung neuer Routinen erfordert Zeit und Geduld. Gehen Sie schrittweise vor und geben Sie Mitarbeiter:innen genügend Zeit, sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen. Kontinuierliche Unterstützung und Feedbackrunden können den Übergang erleichtern und wertvolles Feedback für Verbesserungen sammeln.
- Externe Unterstützung: Unterstützung durch IT- und Support-Teams ermöglicht, dass Mitarbeiter:innen bei Fragen oder Problemen sofort Hilfe erhalten und sich sicher im Umgang mit der neuen Technologie fühlen.
Von Papierrechnungen zu Cloud-Speicher: Digitale Verwaltung mit Pleo Invoices
Sie möchten digitale Rechnungen in Ihr Unternehmen bringen, aber Ihre Mitarbeiter:innen nicht mit der Digitalisierung überfordern? Pleo Invoices macht den Umstieg kinderleicht. Pleo automatisiert für Sie die Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen und gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihr Ausgabenmanagement.
Pleo Invoices ist die All-in-One-Lösung für Ihre Eingangsrechnungen. Vom Eingang der Rechnung als E-Mail bis zur Bezahlung lässt sich dank Pleo jeder Schritt der Rechnungsbegleichung automatisieren. Das kann selbst in kleinen und mittelständischen Unternehmen schon tausende Stunden Arbeit pro Jahr – und jede Menge Kopfschmerzen ersparen.
Und das Beste daran? Das Rechnungsmanagement-Tool von Pleo entspricht allen Compliance-Anforderungen der Europäischen Union (EU).
Fazit
Nach dem Lesen diesen Ratgebers wissen Sie, warum Sie spätestens 2025 Rechnungen digitalisieren sollten. Außerdem haben Sie gelernt, welche gesetzlichen Vorgaben Sie erfüllen müssen, um Rechnungen GoBD-konform zu digitalisieren und warum auch schon kleine und mittelständische Unternehmen auf Softwarelösungen zur Digitalisierung von Rechnungen setzen sollten.
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FAQs
Wie digitalisiert man Rechnungen?
Zur Digitalisierung von Papierrechnungen benötigen Sie einen Scanner oder eine Scan-App. Scannen Sie Ihre Papierrechnungen ein und legen Sie diese anschließend in einer digitalen Rechnungsablage ab.
Ist eine gescannte Rechnung gültig?
Ja, eine gescannte Rechnung ist gültig, sofern der Scan die Anforderungen zur GoBD-Konformität erfüllt. Darunter fallen u. a. die Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit des Scans.
Sind digitale Rechnungen gültig?
Ja, digitale Rechnungen sind im DACH-Raum gültig. Seit dem 01. Januar 2025 gilt in der Bundesrepublik Deutschland sogar eine E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
Ist es erlaubt, Rechnungen nach dem Scannen zu vernichten?
Ja, sofern Sie Ihre Papierrechnungen GoBD-konform gescannt und den Digitalisierungsprozess entsprechend dokumentiert haben, können Sie Ihre Rechnungen nach dem Scannen vernichten.
