Digitale Rechnungsverarbeitung: Weil Papierkram out ist!

Jedes Unternehmen muss sich mit Rechnungen herumschlagen. Genaugenommen handelt es sich bei der Rechnungsverarbeitung sogar um eine der wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung. Allerdings ist die manuelle Erfassung und Verwaltung von Eingangsrechnungen mit einem hohen Aufwand verbunden. Neben den langen Bearbeitungs- und Liegezeiten fällt dafür einiges an Kosten an. Wie schön, dass immer mehr digitale Lösungen aus dem Boden schießen 🌱 – und so Ihrer Buchhaltung das Leben erleichtern. 

Rechnungen elektronisch abspeichern, per Mail ans Buchhaltungssystem weiterleiten und direkt in der Software bezahlen – klingt zu schön, um wahr zu sein? Keinesfalls! Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Ihr Unternehmen von digitaler Rechnungsverarbeitung profitieren kann und warum es sich dabei keineswegs um Zukunftsmusik handelt 🎶. 

Was versteht man unter Rechnungsverarbeitung? 

Egal, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist: Beinahe jeden Tag flattern Eingangsrechnungen von Dritten ins Haus, um die Sie sich kümmern müssen. 📯 Die Aufgabe der Rechnungsverarbeitung wird von der Buchführung übernommen und befasst sich unter anderem mit deren Bearbeitung sowie Freigabe der eingehenden Rechnungen. Es handelt sich um einen strukturierten Prozess, der immer auf dieselbe Art und Weise abläuft. Der übliche analoge Rechnungsworkflow sieht meistens ungefähr so aus: 

• Erfassung und Scannen der Rechnung durch die Finanzabteilung ✍️
• Prüfung der Rechnungsdaten im Rahmen der Rechnungsprüfung nach § 14 Abs. 4 UStG 🧐
• Bei Fehlern: Weiterspielen der Rechnung an Fachabteilung und Klärung 📞
• Freigabe der Rechnung 🆗
• Bezahlung der Rechnung über eine der gewünschten Zahlungsoptionen 💸
• Exportieren der Rechnung in ein Buchhaltungssystem wie DATEV 🧑‍💻
• Archivierung der Rechnung gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht 🗄️

Warum stellt die Rechnungsverarbeitung Unternehmen vor eine große Herausforderung?

Bei der Rechnungsverarbeitung gibt es für Ihre Buchhaltung einige Hürden zu überwinden: Es kann beispielsweise leicht passieren, dass sich Fehler auf Rechnungen einschleichen, die von niemandem bemerkt werden – und schwups zahlen Sie Ihren Lieferant:innen zu viel Geld! Dieses Szenario kommt leider immer wieder vor und kann Unternehmer:innen schnell zur Verzweiflung treiben 🥵.

Auch doppelte Rechnungen sind keine Seltenheit. Und was, wenn eine Papierrechnung einfach verloren oder vergessen wird und sie diese nicht rechtzeitig begleichen? Auf teure Mahngebühren hat niemand Lust. 

Eine weitere Herausforderung, die Unternehmer:innen nur zu gut kennen: der fehlende Überblick. Bei wem liegt die Rechnung gerade? Wann ist sie eingegangen? Wann muss sie bezahlt werden? Und warum hat Person XY sich immer noch nicht darum gekümmert? 🤯

Die digitale Rechnungsverarbeitung hilft hier weiter. Mit dieser erhalten alle zuständigen Mitarbeiter:innen Zugriff auf die Rechnungen und ein übersichtliches Dashboard hilft dabei, den Status des Dokuments einzusehen – so wird garantiert nichts vergessen! Sie sind noch misstrauisch oder unsicher, ob Ihr Unternehmen bereit für die digitale Rechnungsverarbeitung ist? 🤔 Dann schauen wir uns zunächst mal an, wie die automatische Rechnungsverarbeitung überhaupt funktioniert.

Rechnungen automatisiert verarbeiten: Geht das überhaupt?

Und ob! Haben Sie vor, noch länger auf die digitale Rechnungsverarbeitung zu verzichten, werden Sie der Konkurrenz schon bald hinterherrennen 🏃. Denn Anbieter für digitale Rechnungsverarbeitung gibt es inzwischen einige – und immer mehr Unternehmen greifen die Chance, Zeit und Kosten einzusparen, am Schopfe.

Bei der Wahl des passenden Anbieters für digitale Rechnungsverarbeitung lohnt es sich, die anfallenden Kosten zu vergleichen. Vor allem aber sollten Sie checken, welche Aufgaben Ihre potenzielle Software für digitale Rechnungsverarbeitung für Sie übernehmen kann. Je mehr Arbeit Ihren Angestellten abgenommen wird, desto besser!

Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung im Überblick

Die digitale Rechnungsverarbeitung bringt einige große Vorteile mit sich. Die wichtigsten haben wir zwar im Laufe des Textes schon mal erwähnt, doch hier haben wir diese noch einmal übersichtlich für Sie zusammengefasst: 

• Digitale, rechtskonforme und revisionssichere Archivierung 🔐
• Einsparung von Kosten und Zeit 🕐
• Fristgerechte Zahlung dank Erinnerungsfunktionen ☝️
• Kein Chaos mit Papierrechnungen und Unterschriftenmappen 📃
• Mehr Übersichtlichkeit durch zentrales Dashboard 🏙️
• Ortsunabhängiges Arbeiten möglich 🌍

Natürlich kostet gute Software auch Geld – aber diese Investitionsausgaben amortisieren sich bereits nach kürzester Zeit. Weiterer Pluspunkt: Die meisten Tools zur digitalen Rechnungsverarbeitung sind für alle Nutzer:innen leicht bedienbar, sodass keine vorherigen Schulungen oder ausgereiften IT-Kenntnisse vonnöten sind🕺. 

Digitale Rechnungsverarbeitung mit Pleo

Auch wir von Pleo haben uns der digitalen Rechnungsverarbeitung verschrieben 💖. Der Grund dafür: Wir haben es satt, dass Angestellte in Papierbergen und ewiger Bürokratie versinken. Das hat doch wirklich niemand verdient! Also haben wir uns an digitale Lösungen für das Ausgabenmanagement und die Rechnungsverarbeitung gewagt. Heute können wir stolz behaupten, Expert:innen auf dem Gebiet zu sein! Lust, mit auf unseren Digitalisierungs-Zug aufzuspringen? 🚂

Unsere automatisierte Rechnungsverarbeitung sorgt für einen unkompliziert Rechnungsworkflow in Ihrem Unternehmen: 

• Der digitale Rechnungseingang funktioniert mit Pleo im Handumdrehen: Fotografieren Sie Ihre Rechnung, laden Sie diese unkompliziert hoch oder leiten Sie Ihre Rechnung per Mail direkt an Ihr Pleo-Konto weiter. 📧
• Die einzigartige OCR-Scantechnologie sorgt dafür, dass Fehler frühzeitig erkannt werden und keine Duplikate mehr in Ihrem System landen! 🧐
• Die digital verarbeitete Eingangsrechnung landet anschließend auf dem Rechnungs-Dashboard: Von dort aus können die Mitarbeiter:innen Ihres Finanzteams die Rechnungen direkt prüfen und bearbeiten. ✔️
• Alle Mitarbeiter:innen wissen mithilfe des Dashboards immer genau, bei wem die Rechnung gerade liegt! 💡
• Die Zahlungen können Sie flexibel planen – und so Gebühren für verspätete Zahlungen vermeiden. 👋
• Bezahlen Sie direkt aus Pleo –  ganz ohne Switchen zwischen ERP-Tools und verschiedenen Bankkonten. 💸

Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Nicht alles ist Gold, was glänzt und nicht alles Altbewährte ergibt in der heutigen Zeit noch Sinn. Dennoch gibt es immer noch viele Unternehmen in Deutschland, die nach Rechnungseingang auf die analoge Verarbeitung setzen. Mitarbeiter:innen müssen Rechnungen mühsam zusammensuchen, von Schreibtisch zu Schreibtisch rennen, die Daten von Hand erfassen und Unterschriften von verschiedenen Abteilungen sammeln 😵‍💫. Wir finden: Das muss im Jahr 2022 wirklich nicht mehr sein. 

Durch die Nutzung einer Software profitieren Unternehmen nicht nur von digitalem Rechnungseingang: Wenn sie Rechnungen automatisiert verarbeiten, fällt der manuelle Aufwand komplett weg. Nachdem die Rechnungen im System erfasst wurden, werden alle relevanten Daten ausgelesen. Anschließend können die Eingangsrechnungen durch Ihre Mitarbeiter:innen einfach geprüft, freigegeben und bezahlt werden. Der Export der Eingangsrechnungen in Ihre Buchhaltungsprogramme ist mit Pleo unkompliziert möglich. Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung sieht so schön aus! ✨

Mit Pleo Invoices Rechnungen sicher bezahlen 

Wenden Sie mit Pleo Invoices den klassischen „Pay-run”-Modellen den Rücken zu. Keine doppelten Rechnungen mehr, keine lästigen Fehler: Tätigen Sie Überweisungen ganz einfach direkt aus Pleo heraus – ohne Zusatzgebühren und ganz im Handumdrehen. Alles, was Sie für die Einrichtung brauchen, sind 15 Minuten Ihrer Zeit. Verwalten Sie mit uns all Ihre Unternehmensausgaben zentralisiert an einem Ort. 

Unser Versprechen: Transparenz und Kontrolle über alle Vorgänge. Zahlungen gehen nur durch, wenn ein Konto verifiziert ist. Denn unsere Compliance-Kontrollen stellen jede:n Betrüger:in! 😎 Sie wollen mehr erfahren? Buchen Sie eine kostenfreie Demo und tauchen Sie ein in die digitale Welt der Rechnungsverarbeitung 🤿.