Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Warum sie durch die E-Rechnungspflicht unverzichtbar wird

In Deutschland setzen Unternehmen aktuell vorwiegend auf hybride Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. Das führt allerdings zu erhöhten Kosten und Zeitverlusten, häufig Fehlern und problematischen Medienbrüchen. 

Gerade angesichts der neuen E-Rechnungspflicht sollten Unternehmen deshalb einen Umstieg auf die automatische Rechnungsverarbeitung erwägen. 

Warum die automatisierte Rechnungsbearbeitung mehr als eine lästige Pflicht ist und wie der Umstieg in Ihrem Unternehmen gelingt, verraten wir Ihnen in diesem Artikel. 

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung? 

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung beschreibt die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen (und teils auch Ausgangsrechnungen) durch eine Software für Rechnungsverarbeitung. 

Automatisierte Rechnungsverarbeitung umfasst drei wichtige Bereiche:

• Automatischer Import von Rechnungsdaten
• Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Belegen/Rechnungen
• und Export der Daten für die Buchhaltung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung dient als Antwort auf die manuelle Rechnungsverarbeitung in Papierform. Digitale Lösungen mit elektronischen Rechnungen sind herkömmlichen Papierrechnungen in vielerlei Hinsicht überlegen und bringen u. a. große Zeit- und Kostenersparnisse mit sich. 

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung beabsichtigt, Mitarbeiter:innen “mehr Zeit für Aufgaben zu geben, die strategisch wichtiger und angenehmer sind.”

– Jens Leucke (General Manager und Head of DACH bei Pleo)

Durch Automatisierung können Unternehmer:innen fortschrittliche Technologien wie OCR (Optical Character Recognition, KI (Künstliche Intelligenz) und ML (Machine Learning) für die Extrahierung und Verarbeitung von Daten verwenden. Dies ermöglicht eine Optimierung und Beschleunigung der Bearbeitung, die manuell kaum realisierbar ist.

Der automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozess in 7 Schritten

Die Rechnungsverarbeitung umfasst mehrere wichtige Schritte, die dazu beitragen, dass Rechnungen korrekt bearbeitet und rechtskonform abgelegt werden. Software für die Rechnungsverarbeitung verkürzt diesen Prozess, indem viele der Schritte automatisiert werden.

Hier sind die typischen Schritte der Rechnungsverarbeitung und wie Automatisierung diese erleichtert: 

1.  Rechnungseingang 

Der erste Schritt besteht darin, dass die Rechnung ins Unternehmen gelangt, sei es in Papierform, als PDF per E-Mail oder über ein elektronisches System.

Nun: Durch die Automatisierung des Rechnungseingangs sammelt Ihr System Eingangsrechnungen automatisch und prüft den E-Mail-Eingang auf weitere Rechnungen. Papierrechnungen werden eingescannt und hinzugefügt. 

2. Erfassung der Rechnungsdaten

Alle relevanten Daten der Rechnung werden erfasst und in das Buchhaltungssystem eingegeben, entweder manuell oder mithilfe von Technologien wie OCR.

Nun: Die Software liest mit OCR Rechnungsdetails wie Betrag, Rechnungsnummer, Lieferant und Fälligkeitsdatum aus Eingangsrechnungen aus und überträgt sie in das Rechnungsverarbeitungssystem.

3. Rechnungsprüfung

Die erfassten Daten werden überprüft, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist. Dies beinhaltet die Überprüfung von Preisen, Mengen und Zahlungsbedingungen.

Nun: Die automatisierte Rechnungsprüfung erkennt Lücken in der Rechnungserfassung und meldet diese. Diese können effizient ausgebessert werden.

4. Genehmigung

Die Rechnung muss von den zuständigen Personen genehmigt werden, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Dies kann je nach Unternehmensgröße mehrere Genehmigungsstufen umfassen.

Nun: Smarte Freigabe-Flows benachrichtigen die zuständigen Personen über ausstehende Genehmigungen – immer und überall. 

5. Buchung

Nach der Genehmigung wird die Rechnung im Buchhaltungssystem verbucht. Dies beinhaltet die Zuordnung zu den entsprechenden Konten und Kostenstellen.

Nun: Eine Schnittstelle zum Buchhaltungssystem stellt sicher, dass alle relevanten Daten vorschriftsgemäß gebucht werden. 

6. Zahlung

Die Zahlung der Rechnung wird initiiert. Dies kann durch eine manuelle Überweisung, einen automatisierten Zahlungsauftrag oder ein Zahlungssystem erfolgen.

Nun: Die digitale Lösung erlaubt eine flexible Planung der Zahlung, führt diese automatisch durch und vermeidet doppelte Zahlungen.

7. Archivierung

Nach der Zahlung wird die Rechnung archiviert. Dies umfasst die sichere Aufbewahrung der Rechnung und der zugehörigen Dokumente für zukünftige Referenzen und Prüfungen.

Nun: Die elektronische Rechnung wird mitsamt Belegen im Buchhaltungssystem gespeichert und gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert.

Warum automatisierte Rechnungsverarbeitung durch die E-Rechnungspflicht unverzichtbar wird

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ging in Deutschland bis zuletzt eher schleppend voran. Ende vergangenen Jahres berichtete die Deutsche Post in Zusammenarbeit mit der Statista, dass erst 55 % der deutschen Unternehmen auf E-Rechnungen setzen. Mit 58 % bzw. 99 % überwiegen damit weiterhin Papierrechnungen per Brief und PDF-Rechnungen per E-Mail.

Die Hälfte aller deutschen Unternehmen ist noch nicht bereit für die elektronische Rechnungsverarbeitung. 

Das soll sich nun aber ändern. Denn mit dem 01. Januar 2025 ist das Ende der Papier- und PDF-Rechnungen endgültig besiegelt. Die in Kraft getretene E-Rechnungspflicht erklärt E-Rechnungen zum neuen Standard im B2B-Verkehr und sieht eine schrittweise Elimination veralteter Lösungen vor. 

Bis zum 01. Januar 2028 müssen deutsche Unternehmen vollständig auf E-Rechnungen umgestiegen sein. Das gibt Ihnen jetzt noch genügend Zeit, Ihre Rechnungsverarbeitung mit der passenden Software-Lösungen zu digitalisieren. 

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Mehr Informationen zum neuen E-Rechnungsformat und hilfreiche Tipps zum Umstieg finden Sie in unserem ausführlichen Ratgeber. 

Schluss mit dem Papierkram: Nachteile von Papierrechnungen

Sie könnten nun denken: “Mag zwar sein, dass der Staat uns zur E-Rechnung zwingt, aber das hat ja noch drei Jahre Zeit.” Falsch gedacht. Denn die manuelle Rechnungsverarbeitung bringt noch zahlreiche Nachteile mit sich, die sowohl Mitarbeiter:innen als auch Unternehmen erheblich belasten. 

Die sind sieben weitere Nachteile von Papierrechnungen in der Praxis: 

Nachteile für Mitarbeiter:innen

• Verlorene Zeit: Mitarbeiter:innen verbringen viel Zeit mit der Verarbeitung von Papierrechnungen – Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Sind die Verantwortlichen im Urlaub, gerät die Rechnungsverarbeitung ins Stocken oder muss auf andere Mitarbeiter:innen abgewälzt werden. Das kann für Rechnungsstaus sorgen. 
• Geringe Transparenz: Bei der Verarbeitung werden Arbeitsschritte durch den Mangel an Transparenz und unklare Zuständigkeiten wiederholt, Rechnungen verlegt und gesucht. Medienbrüche können für zusätzliches Chaos sorgen und Duplikate von Rechnungen können zu doppelten Zahlungen einer Rechnung führen. 
• Psychologische Effekte: Unoptimierte Prozesse und nicht eingehaltene Zahlungsziele sorgen für Stress und Frustration bei der Belegschaft. Das wiederum senkt die Motivation und Produktivität am Arbeitsplatz und wirkt sich negativ auf den Unternehmenserfolg aus. 

Nachteile für Unternehmen 

• Hoher Arbeitsaufwand: Für die manuelle Rechnungsverarbeitung werden große Kapazitäten gebunden, die durch manuelle Eingaben, Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten und die Sortierung von Papierrechnungen in Akten besonders ineffizient eingesetzt werden. 
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Dateneingaben führen auch bei der besten Finanzabteilung zu einer erhöhten Fehlerquote. Diese Fehler bleiben oft unerkannt, bis es zu spät ist, und erfordern zusätzliche Zeit zur Korrektur.
• Erhöhte Kosten: Bei der Verarbeitung von Papierrechnungen fallen zusätzliche Kosten für Druck, Papier, Porto und Versand an. Versteckte Kosten, wie z. B. versäumte Skonti, doppelte Zahlungen und Mahngebühren bei Zahlungsverzug kommen hinzu. 
• Optimierung schier unmöglich: Der Mangel an Transparenz in der manuellen Rechnungsverarbeitung macht es beinahe unmöglich, den Verarbeitungsprozess zu optimieren. 

Von Papier zur Automatisierung: Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Manuelle Prozesse kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern sind auch fehleranfällig und können zu erheblichen Ineffizienzen führen. Die Umstellung auf eine digitale Lösung unterstützt bei der Überwindung aller Herausforderungen der manuellen Verarbeitung.

Diese Vorteile können Unternehmer:innen nutzen, wenn Sie auf automatisierte Rechnungsverarbeitung setzen:

Zeit- und Kosteneinsparungen

• Weniger manuelle Aufgaben: Durch die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung können Unternehmen den manuellen Aufwand erheblich reduzieren. Mitarbeiter:innen müssen keine Rechnungen mehr von Hand in das Buchhaltungssystem eingeben oder manuell prüfen, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führt. Diese eingesparte Zeit kann für strategisch wichtigere Aufgaben genutzt werden, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens erhöht.
• Schnellere Bearbeitungszeiten: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess, von der Erfassung bis zur Zahlung. Diese Effizienzsteigerung sorgt nicht nur für eine schnellere Abwicklung, sondern auch für eine verbesserte Liquidität des Unternehmens. Schnelle Bearbeitungszeiten ermöglichen es, Skonti besser zu nutzen und Zahlungen fristgerecht zu leisten, was finanzielle Vorteile bringt.

Erhöhte Genauigkeit

• Minimierung von Fehlern: Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler, die zu finanziellen Verlusten und betrieblicher Ineffizienz führen können. Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme nutzen Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), um Rechnungsdaten exakt zu erfassen und zu verarbeiten. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und anderen manuellen Fehlern. Unternehmen profitieren von einer höheren Genauigkeit und können sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig erfasst als auch bearbeitet werden.
• Verbesserung der Datenqualität: Die Qualität der Rechnungsdaten ist entscheidend für die Finanzberichterstattung und -analyse. Automatisierte Rechnungsverarbeitung stellt sicher, dass alle erfassten Daten präzise und konsistent sind. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Analyse von Rechnungsdaten, was im Nachgang zu fundierten Entscheidungen im Finanzwesen führt. Durch die Verbesserung der Datenqualität können Unternehmen ihre finanzielle Planung und Kontrolle optimieren und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Transparenz und Kontrolle

• Echtzeit-Einblicke in den Rechnungsstatus: Eine der größten Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist die Möglichkeit, jederzeit Echtzeit-Einblicke in den Status aller Rechnungen zu erhalten. Finanzleiter:innen und andere Verantwortliche können sofort sehen, welche Rechnungen noch ausstehen, welche bereits genehmigt wurden und welche Zahlungen fällig sind. Diese Transparenz ermöglicht eine proaktive Verwaltung und verhindert Überraschungen bei Zahlungsterminen.
• Bessere Nachverfolgbarkeit und Auditfähigkeit: Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme bieten detaillierte Protokolle und Berichte, die die Nachverfolgbarkeit und Auditfähigkeit erheblich verbessern. Jede Aktion im Rechnungsprozess wird dokumentiert, von der Rechnungserfassung über die Genehmigung bis hin zur Zahlung. Diese umfassende Dokumentation erleichtert interne und externe Audits und stellt sicher, dass Unternehmen alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen. Die verbesserte Nachverfolgbarkeit schützt das Unternehmen auch vor Betrug und anderen Störfaktoren.

Wie Sie die automatische Rechnungsverarbeitung in bestehende Systeme integrieren

Deutsche KMUs arbeiten zwar oft noch mit Papierrechnungen, sind aber alles andere als unvertraut mit digitalen Lösungen. Die Unternehmensrealität ist tatsächlich oft, dass manche Prozesse bereits digitalisiert sind, während andere noch hinterherhinken. Umso wichtiger ist deshalb, den Umstieg auf eine automatische Rechnungsverarbeitung bewusst anzugehen. 

Dies sind fünf Tipps für einen reibungslosen Umstieg auf eine digitale Lösung für die Rechnungsverarbeitung: 

• Identifizieren Sie Ihren Bedarf: Werten Sie den status quo in Ihrem Unternehmen aus. Identifizieren Sie Ihre größten Problemherde und formulieren Sie klare Voraussetzungen für eine digitale Lösung. 

• Suchen Sie nach passenden Lösungen: Vergleichen Sie Lösungen für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Prüfen Sie kritisch, ob die Lösung Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen und mit Ihrem Budget übereinstimmt. 

• Prüfen Sie Integrationsmöglichkeiten: Filtern Sie mögliche Anbieter nach deren Integrationsmöglichkeiten mit bereits bestehenden Systemen, um Medienbrüche zu vermeiden. 

• Testen Sie Lösungen: Legen Sie sich nicht vorschnell auf eine Lösung fest, die Sie noch nicht getestet haben. Buchen Sie Demos bei vorgemerkten Anbieters und testen Sie diese ausgiebig mit Ihrer Finanzabteilung. 

• Schmieden Sie eine klaren Plan: Haben Sie eine passende Lösung für Ihre Rechnungsverarbeitung gefunden, sollten Sie einen klaren Plan für den Umstieg aufstellen und diesen schrittweise durchführen. 

Kein Plan für den Umstieg? Unser Ratgeber für einen digitalen Rechnungsworkflow liefert eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihren Umstieg auf die digitale Rechnungsverarbeitung. 

Mit Pleo die eigene Rechnungsverarbeitung automatisieren

Diskussionen rund um die Rechnungsverarbeitung werden in Ihrem Unternehmen immer wieder zum Thema und sind ineffiziente Realität?

Mit Pleo hat dies endlich ein Ende.

Pleos Feature zur Rechnungsverwaltung, Pleo Eingangsrechnungen, schafft eine Basis für Ihr Unternehmen, auf die Sie zukünftig nicht mehr verzichten wollen:

• Überblick und sorgenfreie Genehmigung und Zahlung
• Elektronische Rechnungsprüfung durch OCR-Technologie
• Einfache und intuitive Bedienung der Pleo-Apps
• Nahtloser Export von Belegen in Ihr Buchhaltungssystem
• Terminüberweisungen für besseres Cashflow-Management
• Anbindung an alle gängigen Buchhaltungssystemen möglich

Mit seiner neuen Cash Management-Suite liefert Pleo zudem die perfekte Steilvorlage für die neu gewonnenen Kapazitäten Ihres Finanzteams. Befähigen Sie Ihre Finanzabteilung, strategische Aufgaben zu erfüllen, statt nur zu verwalten – mit der Liquiditätsplanung der Cash-Management-Suite. 

Fazit 

Die Vergangenheit der Rechnungsverarbeitung liegt in der Papierrechnung. Die Gegenwart der Rechnungsverarbeitung liegt in der Automatisierung. Die Zukunft der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird weiter vom Einsatz von KI und ML geprägt werden. 

KI ermöglicht es, riesige Datenmengen schnell zu verarbeiten und fundierte Geschäftsprognosen zu erstellen – ein großer Nutzen für die Finanzplanung und -analyse. Der langfristige Einsatz von KI und Automatisierung ermöglicht eine deutliche Reduktion des manuellen Aufwands, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Mitarbeiter:innen entlastet und ihnen mehr Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben gibt.

Riskieren Sie nicht, hinter der Konkurrenz zurückzufallen und leiten Sie noch heute die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung ein – mit Pleo. Finden Sie noch heute heraus, warum bereits über 40.000 Unternehmen Pleo vertrauen und buchen Sie Ihre kostenlose Demo. 

FAQs

Was bedeutet automatisierte Rechnungserstellung?

Bei der automatisierten Rechnungserstellung werden große Teile der Rechnungsstellung durch eine Software übernommen. Das ersetzt die herkömmliche, manuelle Dateneingabe, reduziert das Fehlerpotenzial und beschleunigt den Rechnungsversand. 

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung werden sämtliche Arbeitsschritte vom Rechnungseingang über die Prüfung, Genehmigung und Zahlung bis hin zur Archivierung automatisch über eine Software abgewickelt. 

Wie können wir die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung implementieren und welche Auswirkungen hat dies auf die Fehleranzahl?

Eine geeignete Rechnungsverarbeitung Software ermöglicht die weitgehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung und reduziert die Fehleranzahl in der Verarbeitung drastisch.