Automatisierte Rechnungsverarbeitung: So funktioniert’s

Früher wurde jede Rechnung manuell eingegeben – mit zahlreichen Berührungspunkten und vielen manuellen Eingriffen. Eine Begleiterscheinung der manuellen Rechnungsverarbeitung: Fehler bei der Eingabe und Ablage – sowie nicht mehr auffindbare Rechnungen.

Die Lösung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung.
Mit dem Einsatz digitaler Tools konnten zahlreiche Vorteile geschaffen werden, die Zeit, Kosten und auch Nerven von Mitarbeiter:innen sparen.

Der Wandel hin zur digitalen Rechnungsbearbeitung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen, effizienten Büro und die schrittweise Integration und Verpflichtung der E-Rechnung ist ein weiterer Faktor, um die Digitalisierung im deutschsprachigen Markt anzukurbeln.

Was automatisierte Rechnungsverarbeitung genau macht und welche konkreten Vorteile Unternehmer:innen erwarten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

• Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?
• Der Rechnungsverarbeitungsprozess in 7 Schritten
• Immer noch auf Papier? (Bitte nicht nachmachen!)
• Das Papierchaos: Nachteile durch manuelle Rechnungsverarbeitung
• Von Papier zur Automatisierung: Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung
• Mit Pleo Invoices die eigene Rechnungsverarbeitung automatisieren
• Zukunftsaussichten und KI

Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Automatisierte Rechnungsverarbeitung umfasst drei wichtige Bereiche:

• Automatischer Import von Rechnungsdaten
• Erfassung, Freigabe, Vorkontierung und Archivierung von Belegen/Rechnungen
• Rechnungsfreigabe und Export der Daten für die Buchhaltung

Wie bereits erwähnt, wurden diese Schritte lange Zeit manuell erledigt.

Durch Automatisierung können Unternehmer:innen auch fortschrittliche Technologien in ihr Unternehmen bringen. Denn die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann auch Technologien wie OCR, KI und ML für die Extrahierung und Verarbeitung von Daten verwenden. Dies ermöglicht eine Optimierung und Beschleunigung der Bearbeitung, die manuell kaum realisierbar ist.

Der Rechnungsverarbeitungsprozess in 7 Schritten

Die Rechnungsverarbeitung umfasst mehrere wichtige Schritte, die dazu beitragen, dass Rechnungen korrekt bearbeitet und rechtskonform abgelegt werden. Pleo verkürzt diesen Prozess, indem viele der Schritte automatisiert werden.

Hier sind die typischen Schritte (jeweils am Beispiel des Unternehmens Süße Leckereien GmbH beispielhaft beschrieben):

1.  Rechnungseingang
Der erste Schritt besteht darin, dass die Rechnung ins Unternehmen gelangt, sei es in Papierform, als PDF per E-Mail oder über ein elektronisches System.

Beispiel: Eine Rechnung für Rohzucker wird per E-Mail an die Buchhaltungsabteilung der Süße Leckereien GmbH gesendet.

2. Erfassung der Rechnungsdaten
Alle relevanten Daten der Rechnung werden erfasst und in das Buchhaltungssystem eingegeben, entweder manuell oder mithilfe von Technologien wie OCR.

Beispiel: Pleo liest mit OCR Rechnungsdetails wie Betrag, Rechnungsnummer und Lieferant aus der PDF-Rechnung von der Zuckerfabrik Müller aus und überträgt sie in das System der Süße Leckereien GmbH.

3. Rechnungsprüfung
Die erfassten Daten werden überprüft, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist. Dies beinhaltet die Überprüfung von Preisen, Mengen und Zahlungsbedingungen.

Beispiel: Herr Schmidt aus der Buchhaltung überprüft, ob die gelieferten 1000 kg Zucker mit der Bestellung übereinstimmen und ob die berechneten Preise korrekt sind.

4. Genehmigung
Die Rechnung muss von den zuständigen Personen genehmigt werden, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird. Dies kann je nach Unternehmensgröße mehrere Genehmigungsstufen umfassen.

Beispiel: Frau Müller, die Abteilungsleiterin der Produktion, überprüft und genehmigt die Rechnung in einer Ausgabenmanagementplattform wie Pleo.

5. Buchung
Nach der Genehmigung wird die Rechnung im Buchhaltungssystem verbucht. Dies beinhaltet die Zuordnung zu den entsprechenden Konten und Kostenstellen.

Beispiel: Die Rechnung wird als Verbindlichkeit im Buchhaltungssystem der Süße Leckereien GmbH erfasst und den entsprechenden Ausgabenkonten für Rohmaterialien zugeordnet.

6. Zahlung
Die Zahlung der Rechnung wird initiiert. Dies kann durch eine manuelle Überweisung, einen automatisierten Zahlungsauftrag oder ein Zahlungssystem erfolgen.

Beispiel: Herr Weber aus der Buchhaltungsabteilung löst eine Banküberweisung zur Zahlung der Zuckerlieferung aus oder Pleo führt eine geplante Zahlung durch.

7. Archivierung
Nach der Zahlung wird die Rechnung archiviert. Dies umfasst die sichere Aufbewahrung der Rechnung und der zugehörigen Dokumente für zukünftige Referenzen und Prüfungen.

Beispiel: Die digitale Kopie der Rechnung wird gespeichert und gemäß den gesetzlichen Anforderungen archiviert.

Immer noch auf Papier? (Bitte nicht nachmachen!)

Stellen Sie sich ein typisch deutsches Unternehmen vor: In der Buchhaltung herrscht emsiges Treiben, während Frau Müller und Herr Becker versuchen, den Überblick über die zahlreichen eingehenden Rechnungen zu behalten. Trotz der Digitalisierung sind viele Rechnungen noch immer papierbasiert oder kommen per E-Mail als PDF an. Frau Müller tippt Rechnungsdaten mühsam in das Buchhaltungssystem ein, während Herr Becker Dokumente in digitale Ordner sortiert. Die Gefahr von Tippfehlern ist allgegenwärtig und wichtige Rechnungen können im digitalen Chaos leicht übersehen werden. Die manuelle Bearbeitung ist zeitaufwendig, fehleranfällig und kostet wertvolle Ressourcen.

Solche Szenarien gehören selbst heute noch zum Alltag mancher Unternehmen. Doch warum sich mit diesen Fehlerquellen herumschlagen, wenn es auch anders geht?

Ja, einige Unternehmen setzen bereits auf hybride Systeme, doch wir fragen uns: Warum nicht aufs Ganze gehen und alle Vorteile der voll automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung mit Pleo genießen?

Im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist ein vorausschauender Blick für Unternehmen unerlässlich.Je früher sich Unternehmen auf die Zukunft einstellen und die richtige digitale Unterstützung wählen, desto leichter machen sie es sich selbst.

Das Papierchaos: Nachteile durch manuelle Rechnungsverarbeitung

Manuelle Rechnungsverarbeitung bringt zahlreiche Nachteile mit sich, die sowohl Mitarbeiter:innen als auch Unternehmen erheblich belasten. Der manuelle Aufwand führt oft zu Ineffizienzen und erhöhten Fehlerquellen, die sich negativ auf den gesamten Rechnungsprozess auswirken können.

Von Papier zur Automatisierung: Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Manuelle Prozesse kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern sind auch fehleranfällig und können zu erheblichen Ineffizienzen führen. Die Umstellung auf eine digitale Lösung unterstützt bei der Überwindung aller Herausforderungen der manuellen Verarbeitung.

Diese Vorteile können Unternehmer:innen nutzen, wenn Sie auf automatisierte Rechnungsverarbeitung setzen:

Zeit- und Kosteneinsparungen

• Weniger manuelle Aufgaben: Durch die Einführung einer automatisierten Rechnungsverarbeitung können Unternehmen den manuellen Aufwand erheblich reduzieren. Mitarbeiter:innen müssen keine Rechnungen mehr von Hand in das Buchhaltungssystem eingeben oder manuell prüfen, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führt. Diese eingesparte Zeit kann für strategisch wichtigere Aufgaben genutzt werden, was die Gesamtproduktivität des Unternehmens erhöht.
• Schnellere Bearbeitungszeiten: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess, von der Erfassung bis zur Zahlung. Diese Effizienzsteigerung sorgt nicht nur für eine schnellere Abwicklung, sondern auch für eine verbesserte Liquidität des Unternehmens. Schnelle Bearbeitungszeiten ermöglichen es, Skonti besser zu nutzen und Zahlungen fristgerecht zu leisten, was finanzielle Vorteile bringt.

Erhöhte Genauigkeit

• Minimierung von Fehlern: Manuelle Eingaben sind anfällig für Fehler, die zu finanziellen Verlusten und betrieblicher Ineffizienz führen können. Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme nutzen Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), um Rechnungsdaten exakt zu erfassen und zu verarbeiten. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern und anderen manuellen Fehlern. Unternehmen profitieren von einer höheren Genauigkeit und können sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt und vollständig erfasst als auch bearbeitet werden.
• Verbesserung der Datenqualität: Die Qualität der Rechnungsdaten ist entscheidend für die Finanzberichterstattung und -analyse. Automatisierte Rechnungsverarbeitung stellt sicher, dass alle erfassten Daten präzise und konsistent sind. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Analyse von Rechnungsdaten, was im Nachgang zu fundierteren Entscheidungen im Finanzwesen führt. Durch die Verbesserung der Datenqualität können Unternehmen ihre finanzielle Planung und Kontrolle optimieren und somit ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Transparenz und Kontrolle

• Echtzeit-Einblicke in den Rechnungsstatus: Eine der größten Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung ist die Möglichkeit, jederzeit Echtzeit-Einblicke in den Status aller Rechnungen zu erhalten. Finanzleiter:innen und andere Verantwortliche können sofort sehen, welche Rechnungen noch ausstehen, welche bereits genehmigt wurden und welche Zahlungen fällig sind. Diese Transparenz ermöglicht eine proaktive Verwaltung und verhindert Überraschungen bei Zahlungsterminen.
• Bessere Nachverfolgbarkeit und Auditfähigkeit: Automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme bieten detaillierte Protokolle und Berichte, die die Nachverfolgbarkeit und Auditfähigkeit erheblich verbessern. Jede Aktion im Rechnungsprozess wird dokumentiert, von der Rechnungserfassung über die Genehmigung bis hin zur Zahlung. Diese umfassende Dokumentation erleichtert interne und externe Audits und stellt sicher, dass Unternehmen alle gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen . Die verbesserte Nachverfolgbarkeit schützt das Unternehmen auch vor Betrug und anderen Störfaktoren.

Mit Pleo Invoices die eigene Rechnungsverarbeitung automatisieren

Diskussionen rund um die Rechnungsverarbeitung werden in Ihrem Unternehmen immer wieder zum Thema und sind ineffiziente Realität?

Mit Pleo hat dies endlich ein Ende.

Pleos Feature zur Rechnungsverwaltung, Pleo Invoices , schafft eine Basis für Ihr Unternehmen, auf die Sie zukünftig nicht mehr verzichten wollen:

• Überblick und sorgenfreie Genehmigung und Zahlung
• Elektronische Rechnungsprüfung durch OCR-Technologie
• einfache und intuitive Bedienung der Pleo-Apps
• nahtloser Export von Belegen in Ihr Buchhaltungssystem
• Terminüberweisungen für besseres Cashflow-Management
• Anbindung an alle gängigen Buchhaltungssystemen möglich

Zukunftsaussichten und KI

Die Zukunft der automatisierten Rechnungsverarbeitung wird weiter vom Einsatz von KI (Künstlicher Intelligenz) und ML (Maschinellem Lernen) geprägt werden. Sie können Prozesse beschleunigen, Genauigkeit erhöhen und Kosten senken. KI ermöglicht es, riesige Datenmengen schnell zu verarbeiten und fundierte Geschäftsprognosen zu erstellen – ein großer Nutzen für die Finanzplanung und -analyse.

Durch Insights bessere Entscheidungen treffen

Wie auch im CFO-Playbook 2024 ermittelt, gaben 98 Prozent der Unternehmen an, dass sich die Rolle ihres CFO verändert hat. Ihr Wirkungsbereich erstreckt sich heute über Marketingabteilungen, Compliance und IT hinweg. Durch technologische Investitionen, vor allem in KI, können positive Auswirkungen für Finanzteams geschaffen werden.

Primär in den Bereichen Dienstleistungspersonalisierung, Risikomanagement, Einhaltung von Compliance-Vorgaben und Unterstützung bei Controlling, Planung und Prognose kann der Einsatz künstlicher Intelligenz glänzen. Durch Echtzeit-Datenanalysen und Predictive Analytics können Unternehmen präzisere und schnellere Entscheidungen treffen.

Kopf frei für wichtigere Aufgaben

Der langfristige Einsatz von KI und Automatisierung ermöglicht eine deutliche Reduktion des manuellen Aufwands, was nicht nur Kosten spart, sondern auch die Mitarbeiter:innen entlastet und ihnen mehr Zeit für strategisch wichtigere Aufgaben gibt.