Digitale Rechnungsprüfung: Alles, was Sie wissen müssen

Erleben Sie Probleme mit der Rechnungsprüfung? Die herkömmliche Rechnungsprüfung aus formaler und sachlicher Rechnungsprüfung und Subprüfung ist zeitaufwändig, teuer und fehleranfällig. Sparen Sie Zeit und Geld, indem Sie Ihre Rechnungsprüfung digital abwickeln. 

In diesem Artikel führen wir Sie in die digitale Rechnungsprüfung ein, verraten Ihnen die Vorteile einer digitalen Lösung und stellen Ihnen eine geeignete Software für Ihr Unternehmen vor. 

Was ist die Rechnungsprüfung und wer kümmert sich darum?

Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens eines jeden Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass eingehende Rechnungen korrekt, vollständig und rechtskonform sind, bevor sie in die Buchhaltung übernommen und bezahlt werden.

Eine gründliche Rechnungsprüfung kann Fehler vermeiden, Kosten sparen und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sichern.

Meist liegt die Zuständigkeit für die Rechnungsprüfung bei der Buchhaltungsabteilung. Je nach Struktur des Unternehmens kann sie aber auch an andere Abteilungen weitergegeben werden. In Großunternehmen obliegt die Prüfung von Eingangsrechnungen etwa der Kreditorenbuchhaltung.

Die Rechnungsprüfung ist als Teil des sogenanten Rechnungsprozesses zu verstehen. Der Rechnungsprüfung gehen der Rechnungseingang und die Rechnungserfassung. Auf die Prüfung folgen die Rechnungsfreigabe und die Zahlung. Alle diese Schritte bilden den gesamten Rechnungsprozess. 

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung laut §14 UStG enthalten?  

Die primäre Funktion der Rechnungsprüfung ist sicherzustellen, dass Eingangsrechnungen alle gesetzlichen vorgegebenen Pflichtangaben enthalten. Die Pflichtangaben einer Rechnung können sich aber je nach Standort Ihres Unternehmens unterscheiden. 

Dies sind die Pflichtangaben für Rechnungen aus Unternehmen im DACH-Raum:   

Deutschland 🇩🇪 

Nach § 14 Abs. 4 UStG müssen Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und im Voraus vereinbarter Minderungen des Entgelts
• Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag

Österreich 🇦🇹 

Nach § 11 UStG muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers und des Empfängers 
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
• Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• Entgelt für die Lieferung oder Leistung
• Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
• Anzuwendender Steuersatz und Betrag der Steuer

Schweiz 🇨🇭

Gemäß Art. 26 MWSTG (Mehrwertsteuergesetz) muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Adresse des Lieferanten
• Mehrwertsteuernummer des Lieferanten
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Betrag und Steuersatz der Mehrwertsteuer

Die drei Bereiche der Rechnungsprüfung

Für eine sorgfältige und lückenlose Rechnungsprüfung verfolgt die Buchhaltung ein festes Verfahren, das sie auf jede Eingangsrechnung anwendet. Die drei Bereiche der Rechnungsprüfung sind: die formale Rechnungsprüfung, die sachliche Rechnungsprüfung und die Subprüfung. Erst wenn eine Rechnung all diese Prüfungen bestanden hat, kann die Rechnungsfreigabe erfolgen. 

Formale Rechnungsprüfung: Was ist zu beachten?

Bei der formalen Rechnungsprüfung werden alle formalen Anforderungen an eine Rechnung geprüft, um sicherzustellen, dass diese den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Dazu gehören entsprechend den gesetzlichen Regelungen im jeweiligen Land unter anderem:

• Vollständiger Name und Adresse des Leistungserbringers und -empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer und Datum
• Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
• Rechnungsbetrag (Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag)

Sachliche Rechnungsprüfung: Was ist zu beachten?

Die sachliche Rechnungsprüfung (oder inhaltliche Rechnungsprüfung) stellt sicher und prüft, ob die Rechnung sachlich und inhaltlich korrekt ist. An dieser Stelle wird überprüft, ob die in der Rechnung aufgeführten Leistungen tatsächlich erbracht wurden und ob alle Preise und Mengen korrekt sind – zum Beispiel durch das Abgleichen von Lieferscheinen. 

Dieser Schritt ist bei der manuellen Rechnungsprüfung im Unternehmen sehr aufwändig und verursacht meist eine Verlangsamung des Bearbeitungsprozesses.

Subprüfung: Was ist zu beachten?

Nachdem geprüft wurde, dass die Rechnung ordnungsgemäß gestellt wurde und einer tatsächlich erbrachten Dienstleistungen bzw. einem tatsächlich gelieferten Produkte entspricht, prüfen Sie in der Subprüfung sämtliche abweichende Details einer Rechnung. Darunter fallen z. B. Rabatte bei Einzelpositionen, Abweichungen bei Vertragsdetails oder steuerliche Spezifika. 

Die Subprüfung wird in der Regel dann fällig, wenn zuvor Unregelmäßigkeiten auffielen und geschieht meist unter Hinzunahme weiterer Sachverständiger aus der Buchhaltung. Hier verliert die Buchhaltung die meiste Zeit. 

Häufige Fehler bei der Rechnungsprüfung

Auch wenn die Rechnungsprüfung unter klaren Vorgaben erfolgt, sind manuelle Arbeitsabläufe fehleranfällig. Fehler bei der Rechnungsprüfung können teuer werden und zu Unstimmigkeiten führen. 

Häufige Fehler bei der manuellen Prüfung von Rechnungen sind unter anderem:

Um diese Fehler zu vermeiden, können Unternehmer:innen folgende Aspekte beachten, um proaktiv entgegenzuwirken: Klare Prozesse, Einführung und Nutzung von Checklisten und regelmäßige Schulungen von Mitarbeiter:innen.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Und jetzt sehen wir uns die positiven Aspekte an und wie Sie Ihre Rechnungsprüfung im besten Fall umsetzen, denn die digitale Rechnungsprüfung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der manuellen Prüfung. Als Unternehmer:in werden Sie effizient und präzise unterstützt:

Weniger Arbeitsaufwand 

Automatisierte Prozesse beschleunigen die Rechnungsprüfung gewaltig. Anstatt jede Papierrechnung manuell zu prüfen, ermöglicht die Digitalisierung eine schnelle und effiziente Verarbeitung elektronischer Rechnungen innerhalb weniger Minuten. Dadurch wird wertvolle Zeit eingespart, die Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen für andere wichtige Aufgaben nutzen können.

Genauigkeit

Automatische Datenextraktion per OCR-Technologie senkt das Risiko von Fehlern drastisch. Manuelle Eingaben sind oft fehleranfällig und können zu Zahlendrehern, Tippfehlern oder unvollständigen Informationen führen. Digitale Lösungen minimieren diese Risiken, da Daten direkt und fehlerfrei aus Rechnungen extrahiert werden. Dies ist besonders wichtig bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, in denen die Voraussetzungen für die Ermittlung des Vorsteuerabzuges festgelegt sind.

Transparenz 

Digitale Lösungen bieten eine bessere Nachverfolgbarkeit und Übersicht. Jede Rechnung und jeder Beleg wird in einem zentralen System erfasst, welches leicht zugänglich und durchsuchbar ist. Sie können dadurch jederzeit den Status einer Rechnung überprüfen, vergangene Transaktionen einsehen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte zur Genehmigung und Zahlung der Rechnungen ordnungsgemäß eingehalten wurden. Diese erhöhte Transparenz verbessert auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams und mit externen Partnern wie Lieferanten und Steuerberatern. 

Kostenreduktion 

Weniger manuelle Arbeit spart Kosten. Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung können Sie den Bedarf an personellen Ressourcen reduzieren und dadurch Betriebskosten senken. Zudem können Sie durch die Vermeidung von Fehlern und Verzögerungen potenzielle finanzielle Verluste vermeiden, die durch fehlerhafte oder verspätete Zahlungen entstehen könnten.

Echtzeit-Überblick 

Den Prüfprozess und sämtliche weitere Arbeitsabläufe des Rechnungsprozesses können Sie dank der digitalen Oberfläche in Echtzeit verfolgen. Das schafft nicht nur Klarheit darüber, wann Sie die Freigabe einer Rechnung erwarten können, sondern erlaubt anderen Mitarbeiter:innen der Rechnungsverarbeitung auch, ihre Arbeitsabläufe entsprechend anzupassen und Wartezeiten zu reduzieren. 

Schnellere Arbeitsabläufe

Flexible Freigabe-Workflows einer Software für Rechnungsverarbeitung reduzieren die Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten drastisch. Sobald die Rechnungsprüfung abgeschlossen ist, benachrichtigt die Software die Zuständigen über den Abschluss und erlaubt eine rasche Freigabe am PC oder Handy. Die Zahlung der Rechnung kann anschließend geplant und zum bestmöglichen Zeitpunkt gezahlt werden. 

Vollständigkeit

Standardisierte und automatisierte Prüfprozesse stellen nicht nur sicher, dass sämtliche Daten korrekt ausgelesen werden, sondern auch, dass sämtliche Prüfungen ordnungsgemäß vorgenommen werden. Während bei der manuellen Prüfung immer wieder Fehler vorkommen, geht die Fehlerquote der automatischen Rechnungsprüfung praktisch gegen Null. Die digitale Rechnungsprüfung ist stets fehlerfrei und vollständig. 

Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung und -prüfung? Zeit und Kosten sparen, weniger Fehler und ein besserer Überblick.

Die digitale Rechnungsprüfung kann eine solide Basis für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens schaffen. Durch optimierte Buchhaltungsprozesse kann die Effizienz gesteigert und gleichzeitig können Kosten gesenkt werden. 

Lohnt sich digitale Rechnungsprüfung? Warum sie durch die E-Rechnungspflicht unverzichtbar wird 

Sollten Sie die zahlreichen Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung noch nicht überzeugt haben, wird es die E-Rechnungspflicht tun. Denn seit dem 01. Januar 2025 verpflichtet der Staat deutsche Unternehmen dazu, auf E-Rechnungen umzusteigen. Die E-Rechnungspflicht schafft Papierrechnungen und PDF-Rechnungen schrittweise ab und ersetzt sie durch strukturierte, elektronische Formate, die sogenannte E-Rechnungen. 

Als deutsches Unternehmen müssen Sie bis spätestens 01. Januar 2028 in der Lage sein, Eingangsrechnungen digital zu empfangen und zu verarbeiten. Das umfasst auch die digitale Rechnungsprüfung. Geraten Sie nicht ins Hintertreffen und nutzen Sie diese Chance, auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung umzusteigen. 

Pleo: Digitale Rechnungsprüfung mit wenigen Klicks

Pleo Eingangsrechnungen bietet eine Reihe von Funktionen an, die speziell darauf ausgelegt sind, Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen – ideal für moderne Unternehmen, die Wert auf Effizienz, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit legen.

• Automatisierte Belegverfolgung: Pleos automatisierte Belegverfolgung spart wertvolle Zeit, Mühe und... Nerven. Anstatt manuell Belege nachzuverfolgen, erinnert das System automatisch Ihre Mitarbeiter:innen daran, ihre Belege rechtzeitig einzureichen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente vollständig und korrekt vorliegen und schaffen Sie die perfekte Basis für eine reibungslose und genaue Rechnungsprüfung.
• Flexible Ausgabenlimits: Mit Pleo können Sie flexible Ausgabenlimits für alle Mitarbeiter:innen festlegen, die sich an den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens orientieren. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Ausgaben und hilft, Budgets effizient zu verwalten. Sie können dadurch sicherstellen, dass die Ausgaben immer im Rahmen bleiben und unerwartete Kosten vermieden werden.
• Vorab genehmigte Ausgaben: Pleo bietet die Möglichkeit, Ausgaben vorab genehmigen zu lassen. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter:innen nur innerhalb der genehmigten Budgets und Richtlinien Ausgaben tätigen können. Sie können dadurch das Risiko von unautorisierten oder unnötigen Ausgaben minimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen.
• Integration in Buchhaltungssoftware: Eine der größten Stärken von Pleo ist die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssoftware. Eine einfache Integration in Systeme wie z. B. DATEV sorgt für einen automatisierten Datenfluss. Sie können dadurch Ihre Buchhaltungsprozesse weiter optimieren, da manuelle Eingaben reduziert und die Genauigkeit der Finanzdaten verbessert werden.

Pleo unterstützt dabei, die Vorteile einer effizienten Rechnungsprüfung auszuschöpfen. Durch die Kombination von automatisierter Belegverfolgung, flexiblen Ausgabenlimits, vorab genehmigten Ausgaben und nahtloser Integration in Buchhaltungssoftware können Sie Ihre Finanzprozesse erheblich vereinfachen und effizienter gestalten.

Fazit

Die Rechnungsprüfung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Rechnungsprozesses. Von der Buchhaltung wird die Prüfung von Eingangsrechnungen aber vor allem als Bürde wahrgenommen. Sie kostet viel Zeit, ist repetitiv und ist dennoch für Fehler anfällig. 

Nehmen Sie Ihrer Buchhaltung diese Bürde und steigen Sie auf die digitale Rechnungsprüfung um. Wickeln Sie die Rechnungsprüfung digital ab, sparen Sie nicht nur Geld und Zeit und reduzieren Fehler. Sie schaffen auch Kapazitäten, um Ihr Finanzteam für wichtigere, strategische Aufgaben einzusetzen. 

Steigen Sie mit Pleo Eingangsrechnungen noch heute auf die automatisierte Rechnungsprüfung um und tragen Sie direkt zu mehr Unternehmenserfolg bei.   

FAQs

Wie muss eine Rechnung geprüft werden?

Bei der Prüfung einer Eingangsrechnung folgen Sie einem klaren Vorgehen, das aus einer formalen Rechnungsprüfung, einer sachlichen Rechnungsprüfung und einer Subprüfung besteht. Digitale Prüfprozesse gestalten diesen Prozess deutlich effizienter und zeitsparend. 

Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?

Die Rechnungsprüfung geschieht in KMUs in der Buchhaltung. In Großunternehmen fällt die Rechnungsprüfung der Kreditorenbuchhaltung. Software für Rechnungsprüfung greift sowohl kleinen als auch großen Unternehmen bei der Prüfung von Rechnungen unter die Arme. 

Was ist eine rechnerische Rechnungsprüfung?

Der Begriff “rechnerische Rechnungsprüfung” wird oft anstelle der Subprüfung verwendet. Er beschreibt die rechnerische Kontrolle der Richtigkeit einer Rechnung. Diese wird insbesondere dann durchgeführt, wenn in der formalen und sachlichen Kontrolle Unregelmäßigkeiten auftraten.