Digitale Rechnungsprüfung: Alles, was Sie wissen müssen

Willkommen in der wunderbaren Welt der Rechnungsprüfung! Klingt trocken? Keine Sorge, wir machen es spannend und verständlich.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die formelle und sachliche Rechnungsprüfung wissen müssen – von den gesetzlichen Pflichtangaben über häufige Fehler bis hin zu den großartigen Vorteilen der digitalen Rechnungsprüfung. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter:innen endlich Ordnung in den Papierkram bringen möchten, dann sind Sie hier genau richtig.

Was ist eine Rechnungsprüfung und wer kümmert sich darum?

Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens eines jeden Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass eingehende Rechnungen korrekt, vollständig und rechtskonform sind, bevor sie in die Buchhaltung übernommen und bezahlt werden.

Meist liegt die Zuständigkeit für die Rechnungsprüfung bei der Buchhaltungsabteilung. Je nach Struktur des Unternehmens kann sie aber auch an andere Abteilungen weitergegeben werden. Wichtig sind klare Verantwortlichkeiten, für eine effiziente und fehlerfreie Rechnungsprüfung.

Formelle Rechnungsprüfung: Was ist zu beachten?

Bei der formellen Rechnungsprüfung werden alle formalen Anforderungen an eine Rechnung geprüft, um sicherzustellen, dass diese den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Dazu gehören unter anderem:

• Vollständiger Name und Adresse des Leistungserbringers und -empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer und Datum
• Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
• Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag

Pflichtangaben für Rechnungen in Deutschland, Österreich und Schweiz

Deutschland 🇩🇪
Nach § 14 Abs. 4 UStG müssen Rechnungen folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und im Voraus vereinbarter Minderungen des Entgelts
• Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag

Österreich 🇦🇹
Nach § 11 UStG muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers und des Empfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
• Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
• Entgelt für die Lieferung oder Leistung
• Im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen
• Anzuwendender Steuersatz und Betrag der Steuer

Schweiz 🇨🇭
Gemäß Art. 26 MWSTG (Mehrwertsteuergesetz) muss eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten:

• Name und Adresse des Lieferanten
• Mehrwertsteuernummer des Lieferanten
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Betrag und Steuersatz der Mehrwertsteuer

Die sachliche Rechnungsprüfung (oder inhaltliche Rechnungsprüfung) stellt sicher und prüft, dass die Rechnung sachlich und inhaltlich korrekt ist. An dieser Stelle wird überprüft, ob die in der Rechnung aufgeführten Leistungen tatsächlich erbracht wurden und ob alle Preise und Mengen korrekt sind – zum Beispiel durch das Abgleichen von Lieferscheinen.
Dieser Schritt ist bei der manuellen Rechnungsprüfung im Unternehmen sehr aufwendig und verursacht meist eine Verlangsamung des Bearbeitungsprozesses.

Häufige Fehler bei der Rechnungsprüfung

Fehler bei der Rechnungsprüfung können teuer werden und zu Unstimmigkeiten führen. Häufige Fehler sind unter anderem:

Um diese Fehler zu vermeiden, können Unternehmer:innen folgende Aspekte beachten, um proaktiv entgegenzuwirken: Klare Prozesse, Einführung und Nutzung von Checklisten und regelmäßige Schulungen von Mitarbeiter:innen.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Und jetzt sehen wir uns die positiven Aspekte an und wie Sie Ihre Rechnungsprüfung im besten Fall umsetzen, denn die digitale Rechnungsprüfung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der manuellen Prüfung. Als Unternehmer:in werden Sie effizient und präzise unterstützt:

Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Rechnungsprüfung gewaltig. Anstatt jede Rechnung manuell zu prüfen, ermöglicht die Digitalisierung eine schnelle und effiziente Verarbeitung. Dadurch wird wertvolle Zeit eingespart, die Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen für andere wichtige Aufgaben nutzen können. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und ermöglicht es, schneller auf eingehende Rechnungen zu reagieren.

Genauigkeit: Automatische Datenextraktion können das Risiko von Fehlern drastisch senken. Manuelle Eingaben sind oft fehleranfällig und können zu Zahlendrehern, Tippfehlern oder unvollständigen Informationen führen. Digitale Lösungen minimieren diese Risiken, da Daten direkt und fehlerfrei aus Rechnungen extrahieren werden. Sie können dadurch sicherstellen, dass Ihre Finanzdaten korrekt und zuverlässig sind und bilden dadurch eine fundierte Grundlage für nachhaltige Geschäftsentscheidungen. Dies ist besonders wichtig bei der Einhaltung der Vorschriften, z.B. 14 Abs 4 UStG – für Deutschland und Österreich – in der die Voraussetzungen für eine Ermittlung des Vorsteuerabzuges festgelegt sind.

Transparenz: Digitale Lösungen bieten eine bessere Nachverfolgbarkeit und Übersicht. Jede Rechnung und jeder Beleg wird in einem zentralen System erfasst, welches leicht zugänglich und durchsuchbar ist. Sie können dadurch jederzeit den Status einer Rechnung überprüfen, vergangene Transaktionen einsehen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte zur Genehmigung und Bezahlung der Rechnungen ordnungsgemäß eingehalten wurden. Diese erhöhte Transparenz verbessert auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams und mit externen Partnern wie Lieferanten und Steuerberatern. Eine detaillierte Checkliste kann dabei helfen, alle Pflichtangaben zu überprüfen und die formelle Rechnungsprüfung effizient zu gestalten.

Kosteneffizienz: Weniger manuelle Arbeit spart Kosten. Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung können Sie den Bedarf an personellen Ressourcen reduzieren und gleichzeitig die Effizienz steigern. Sie können dadurch Betriebskosten senken, indem Sie weniger Zeit und Geld für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen aufwenden. Zudem können Sie durch die Vermeidung von Fehlern und Verzögerungen potenzielle finanzielle Verluste vermeiden, die durch fehlerhafte oder verspätete Zahlungen entstehen könnten. Die sachliche Rechnungsprüfung kann dabei durch automatisierte Systeme erheblich vereinfacht werden, was zu einer genaueren Kontrolle und reibungslosen Verarbeitung der Eingangsrechnungen führt.

Die digitale Rechnungsprüfung kann eine solide Basis für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens schaffen. Durch optimierte Buchhaltungsprozesse kann die Effizienz gesteigert und gleichzeitig können Kosten gesenkt werden.

Pleo: Digitale Rechnungsprüfung mit wenigen Klicks

Pleo bietet eine Reihe von Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen – ideal für moderne Unternehmen, die Wert auf Effizienz, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit legen.

• Automatisierte Belegverfolgung: Pleo's automatisierte Belegverfolgung spart wertvolle Zeit, Mühe und... Nerven. Anstatt manuell Belege nachzuverfolgen, erinnert das System automatisch Ihre Mitarbeiter:innen daran, ihre Belege rechtzeitig einzureichen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente vollständig und korrekt vorliegen und schaffen Sie die perfekte Basis, für eine reibungslose und genaue Rechnungsprüfung.
• Flexible Ausgabenlimits: Mit Pleo können Sie flexible Ausgabenlimits für alle Mitarbeiter:innen festlegen, die sich an den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens orientieren. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Ausgaben und hilft, Budgets effizient zu verwalten. Sie können dadurch sicherstellen, dass die Ausgaben immer im Rahmen bleiben und unerwartete Kosten vermieden werden.
• Vorab genehmigte Ausgaben: Pleo bietet die Möglichkeit, Ausgaben vorab genehmigen zu lassen. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter:innen nur innerhalb der genehmigten Budgets und Richtlinien Ausgaben tätigen können. Sie können dadurch das Risiko von unautorisierten oder unnötigen Ausgaben minimieren und gleichzeitig die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen.
• Integration in Buchhaltungssoftware: Eine der größten Stärken von Pleo ist die nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssoftware. Eine einfache Integration sorgt für einen automatisierten Datenfluss. Sie können dadurch Ihre Buchhaltungsprozesse weiter optimieren, da manuelle Eingaben reduziert und die Genauigkeit der Finanzdaten verbessert werden.

Pleo unterstützt dabei, die Vorteile einer effizienten Rechnungsprüfung auszuschöpfen. Durch die Kombination von automatisierter Belegverfolgung, flexiblen Ausgabenlimits, vorab genehmigten Ausgaben und nahtloser Integration in Buchhaltungssoftware können Sie Ihre Finanzprozesse erheblich vereinfachen und effizienter gestalten.

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