Eine der vielfältigen Herausforderungen wachsender Unternehmen ist die wachsende Anzahl von Verpflichtungen im Umgang mit Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern. Um Zeit und Kosten zu sparen, kann es sinnvoll sein, einen Kreditorenbuchhalter für die Bearbeitung dieser Eingangsrechnungen anzustellen.
Aber was genau ist die Kreditorenbuchhaltung eigentlich und wie lässt sich diese in ein wachsendes Unternehmen integrieren? In diesem Artikel klären wir Sie über das wechselseitige Verhältnis zwischen Kreditoren und Debitoren auf und stellen die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung vor.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist Kreditorenbuchhaltung? Definition
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein zentraler Bestandteil des Rechnungswesens. Sie stammt aus der Finanzbuchhaltung und befasst sich mit der Verwaltung von Verbindlichkeiten aus Leistungen, die Kreditoren, also Lieferanten und Dienstleister, für das Unternehmen erbringen.
Primäres Ziel der Kreditorenbuchhaltung ist, sämtliche Verbindlichkeiten korrekt und fristgerecht zu bearbeiten und zu begleichen. Damit überschneidet sich die Kreditorenbuchhaltung mit anderen Unternehmensbereichen, darunter dem Einkauf, dem Wareneingang und der Ausgabenverwaltung.
Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit der Verwaltung sämtlicher Kontokorrentbeziehungen, die aus der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Dienstleistern entstehen.
Grundsätzlich beschäftigt sich die Finanzbuchhaltung mit allen Zahlungsvorgängen im Unternehmen und spielt eine wichtige Rolle für die Kosten- und Leistungsrechnungen sowie für die finanzielle Planung. Dabei findet eine Unterscheidung zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung statt.
Während die Debitorenbuchhaltung die Verwaltung von Forderungen, das Geld ein Unternehmen erhalten soll, abdeckt, ist die Kreditorenbuchhaltung für die Verwaltung von Verbindlichkeiten, das Geld, das ein Unternehmen bezahlen muss, zuständig.
Was ist ein Kreditor? Definition
Der Begriff Kreditor stammt aus dem Finanzwesen bzw. dem Kreditwesen. Im Grunde ist es eine andere Bezeichnung für Gläubiger. Das Gegenstück dazu ist der Debitor, bei der oder dem es sich entsprechend um einen Schuldner handelt. Debitor und Kreditor gehören immer zusammen. Denn der Kreditor erbringt eine Leistung und der Debitor nimmt diese in Anspruch.
Aus der Perspektive des Debitors ist der Kreditor ein externes Unternehmen, das eine Rechnung für eine Dienstleistung oder ein Produkt ausstellt. Ein naheliegendes Beispiel für einen Kreditor ist eine kreditgebende Bank. Allgemein gesagt: Liefern Ihnen Lieferanten Materialien, die Sie für die Herstellung Ihrer Produkte benötigen, treten diese ebenfalls als Kreditoren auf.
Die Vorteile der Kreditorenbuchhaltung
Im Grunde ist es auch möglich, die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung auf andere Unternehmensbereiche, wie z. B. den Einkauf, den Wareneingang und die Ausgabenverwaltung abzuwälzen. Dennoch empfiehlt es sich, eine separate Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen einzurichten.
Die Einrichtung einer separaten Kreditorenbuchhaltung bringt zahlreiche operative, finanzielle und strategische Vorteile mit sich. Diese wären:
- Geringerer Zeitaufwand: Klar definierte Prozesse können mit jeder neuen Verbindlichkeit erneut aufgerollt werden. Unter Hinzunahme von Digitalisierung und Automatisierung sparen diese standardisierten Prozesse jede Menge Zeit.
- Weniger Fehler: Die Überführung repetitiver Aufgaben an Software für die Kreditorenbuchhaltung verringert die Gefahr von Eingabe- und Verarbeitungsfehlern. Zudem verhindert die Software automatisch die doppelte Zahlung von Rechnungen.
- Nutzung von Skonti: Die zeitnahe Bearbeitung von Verbindlichkeiten aus Lieferantenbeziehungen erlaubt Ihnen, Skonti auszunutzen und damit von günstigeren Preisen zu profitieren.
- Vermeidung von Mahngebühren: Darüber hinaus verhindert die fristgerechte Bearbeitung von Verbindlichkeiten das Anfallen von empfindlichen Mahngebühren. Das schützt Ihre liquiden Mittel und erleichtert die Liquiditätsplanung.
- Erhöhte Transparenz: Eine standardisierter, digitaler Prozess lässt sich problemlos überprüfen. Automatisch erstellte Auswertungen und Berichte erlauben dazu klare Erkenntnisse aus der Kreditorenbuchhaltung und gezielte Optimierungen.
- Bessere Liquiditätsplanung: Eine klare Übersicht über sämtliche Verbindlichkeiten schafft nicht nur mehr Klarheit über aktuelle und zukünftige Zahlungsströme, sondern erlaubt auch die strategische Nutzung freier liquiden Mittel in Form von Investitionen.
- Steuerliche Erfassung: Gerade wenn Ihr Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, stellt die Einführung einer gesonderten Kreditorenbuchhaltung eine enorme Erleichterung für die alljährliche Steuererklärung dar.
Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind besonders vielfältig und gehen weit über die reine Verwaltung und Begleichung von Verbindlichkeiten hinaus. Was gehört also alles zur kreditorischen Buchhaltung?
Dies sind die sieben wichtigsten Aufgaben, die die Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen übernimmt:
1. Kreditorenstammsatzpflege
Eine wichtige Grundlage der Kreditorenbuchhaltung ist die Stammsatzpflege. Bei der Kreditorenstammsatzpflege erfassen und pflegen die Mitarbeiter:innen alle Stammdaten im Zusammenhang mit den Kreditoren, mit denen sie regelmäßig zu tun haben.
Diese Daten liegen in der Regel in einem ERP vor und umfassen neben dem Namen und der Adresse der Kreditoren auch die Kontaktdaten. Das Tätigkeitsfeld des Unternehmens und dessen Gesellschaftsform sind weitere Daten, die hier hinterlegt sind.
Zudem erhalten alle Kreditor:innen eine eigene Identifikationsnummer, die sogenannte Kreditorennummer. Letztere ist wichtig für die Erfassung der Eingangsrechnungen und die Zuordnung zu den richtigen Kreditoren sowie zu den Geschäftsvorgängen.
2. Rechnungseingang und -erfassung
Zu Beginn der tatsächlichen Verarbeitung von Eingangsrechnungen steht der Rechnungseingang. Der Rechnungseingang beschreibt die Erfassung sämtlicher Kreditorenrechnungen aus Rechnungssoftware, E-Mail-Postfach und Briefkasten. Bei der Rechnungserfassung werden sämtliche Rechnungsdaten auf einer gemeinsamen digitalen Rechnungsablage gebündelt.
3. Kreditorische Rechnungsprüfung und -kontierung
Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt anschließend die Rechnungsprüfung mit allen darin enthaltenen Angaben. Sie gleicht die Rechnungsdaten mit den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen ab und prüft Rechnungsbeträge und Zahlungsdaten auf ihre Richtigkeit. Hat alles seine Richtigkeit, kann die Rechnung für die spätere Zahlung kontiert und gebucht werden.
4. Offene-Posten-Verwaltung
Eine Besonderheit der Kreditorenbuchhaltung ist die Offene-Posten-Verwaltung. Zur Verwaltung offener Posten gehört die Sortierung der Rechnungen (ergo: offene Posten) nach Fälligkeit und eine Rechnungsprüfung der bestehenden Zahlungsverpflichtungen.
Das hilft z. B. dabei, besonders dringliche Rechnungen zu bevorzugen und weniger dringliche Rechnungen zurückzustellen. Die Offene-Posten-Verwaltung kann dabei helfen, Liquiditätsengpässe zu verhindern, indem sie die besten Zahlungszeitpunkte findet.
5. Zahlung der Rechnungen
Die Freigabe einer Rechnung für die Zahlung kann manuell anhand unternehmensinterner Freigaberichtlinien oder automatisch als Teil der Kreditorenbuchhaltung-Software geschehen. Ist die Rechnung freigegeben, wird die Zahlung veranlasst. Für die Nutzung von Skonti kann sie sofort veranlasst werden. Wenn für die Cashflow-Planung sinnvoll, kann sie auch für einen späteren Zeitpunkt innerhalb der Zahlungsfrist eingeplant werden.
6. Archivierung der Rechnungen
In einem letzten Schritt werden die Rechnungen archiviert, um den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung zu entsprechen. Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen beträgt acht Jahre und beginnt am Ende des Jahres der Rechnungsausstellung. Die Archivierung der Rechnungen erfolgt mittlerweile digital mithilfe von Cloud-Speichern.
7. Auswertung und Berichterstattung
Mit der Archivierung einer Rechnung ist die Kreditorenbuchhaltung noch nicht beendet. Die Auswertung und Berichterstattung im Nachgang erlaubt Unternehmen, ihre Kreditorenprozesse zu analysieren und auf Grundlage ihrer Erkenntnisse zu optimieren. Die Berichterstattung bietet eine Entscheidungsgrundlage für die Auswahl zukünftiger Lieferanten und Waren und erlaubt Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen.
Weitere Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung
Damit sind noch nicht alle Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung abgedeckt. Abgesehen von den oben beschriebenen Aufgaben ist die kreditorische Buchhaltung auch für die folgenden Teilaufgaben zuständig:
- Abgleich von Angeboten
- Bearbeitung der Eingangspost
- WE/RE-Verrechnungskontos führen
- Berechnung von Skonti
- Mahnwesen
- Reisekostenabrechnungen erfassen
Kleiner Exkurs: Kreditorenbuchhaltung in kleineren Unternehmen
Kleinere Unternehmen nutzen besonders häufig ausschließlich die Offene-Posten-Verwaltung. Dabei handelt es sich um eine vereinfachte Form des oben beschriebenen Prozesses. In der Praxis funktioniert die vereinfachte Kreditorenbuchhaltung wie folgt:
- Schnappen Sie sich einen Ordner und legen Sie alle Belege dort in zeitlicher Reihenfolge nach Fälligkeitsdatum ab.
- Pro Geschäftsvorfall wird nur eine Buchung durchgeführt, und zwar sobald die Buchung abgeschlossen ist.
- Die Debitoren- und Kreditorenkonten werden unterjährig nicht belastet.
- Belastung erfolgt erst im Zuge des Jahresabschlusses, insofern nicht bezahlte Rechnungen dann noch ausstehen.
- Rechnen Sie in diesem Falle alle offenen Posten zusammen und verbuchen Sie diese in den ruhenden Konten.
Kreditorenbuchhaltung Beispiel: So sieht der Prozess in der Praxis aus
Wie genau funktioniert aber die ausführliche Kreditorenbuchhaltung in der Praxis? Um das zu verstehen, spielen wir einmal den gesamten Prozess anhand eines Beispiels in der Praxis durch:
In diesem Szenario hat ein Unternehmen Waren im Wert von 1.200€ von einem neuen Lieferanten bestellt. Der Lieferant stellt diesen Waren bei der Lieferung in Rechnung. Der Rechnungsbetrag beträgt 1.200€ und ist bis Ende des Monats fällig. Geht die Zahlung allerdings schon vor dem 15. des Monats ein, gewährt der Lieferant ein Skonto von 5 %.
Da das Unternehmen zum ersten Mal bei diesem Lieferanten bestellt hat, legt es zuerst einen Kreditorenstammsatz in seinem Kreditorenbuchhaltung-System an. Hierfür sammelt es alle relevanten Daten des Lieferanten, wie z. B. Name, Anschrift, Bankverbindung und Kontaktdaten. Anschließend erfasst es die Eingangsrechnung in seinem System und gleicht den Rechnungsbetrag mit der tatsächlich gelieferten Ware ab. Ist die Rechnung korrekt, wird sie kontiert und gebucht.
Bevor das Unternehmen eine offene Rechnung begleicht, ordnet es die Eingangsrechnung nach Zahlungsfrist in seine Offene-Posten-Verwaltung ein. Das Unternehmen prüft, ob es für die Cashflow-Planung des Unternehmens sinnvoll ist, die Rechnung frühzeitig zu bezahlen, um das Skonto zu realisieren. Im letzten Schritt entscheidet sich das Unternehmen zur vorzeitigen Zahlung, sendet 1.140€ an den Lieferanten und archiviert die beglichene Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?
Wenn Ihr Unternehmen für andere Firmen Leistungen erbringt und zum Beispiel als Lieferant:in für Material auftritt, muss Ihre Buchhaltung alle Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung spiegelbildlich für Debitoren erfüllen. Denn jetzt sind Sie Kreditor und Debitoren die Unternehmen, für die Sie arbeiten. Daher benötigen Sie in diesem Fall eine entsprechende Debitorenbuchhaltung.
Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
In der Debitorenbuchhaltung nehmen Sie eine Verwaltung der Debitorenstammdaten vor. Statt um Eingangsrechnungen kümmern Sie sich nun um Ihre Forderungen, also Ihre Ausgangsrechnungen. Auch das ist zum Beispiel für die Liquiditätsrechnung wichtig, weil Sie auf die rechtzeitigen Zahlungseingänge angewiesen sind. Ihre Forderungen sind dadurch entstanden, dass Ihre Kund:innen bei Ihnen auf Rechnung eingekauft haben.
Da Sie diese noch offenen Rechnungen natürlich eintreiben möchten, spielt das Mahnwesen für die Debitorenbuchhaltung eine wichtige Rolle. Denn es stellt eine Gefahr dar, wenn hohe Zahlungseingänge ausbleiben, mit denen Ihr Unternehmen fest gerechnet hat. Dadurch können die Kreditor:innen selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Sollte es zu Zahlungsverzögerungen kommen, versendet die Debitorenbuchhaltung daher entsprechende Mahnungen.
Zudem nehmen die Mitarbeiter:innen in der Debitorenbuchhaltung eine Beurteilung der Kreditwürdigkeit der verschiedenen Debitoren vor. Das ist eine Einschätzung, mit welcher Wahrscheinlichkeit mit einem Zahlungsverzug oder gar Ausfall zu rechnen ist. Eine gute Buchhaltung hat immer im Blick, wer seine Rechnungen zuverlässig bezahlt und welche Kund:innen Probleme bereiten.
Digitale Kreditorenbuchhaltung mit Pleo
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Automatisierung gefällig? In unserem weiterführenden Artikel zur Kreditorenbuchhaltung zeigen wir Ihnen, warum die Digitalisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung sinnvoll ist.
Fazit
Die Einführung einer gesonderten Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen ist nicht nur ein enormer Gewinn, sondern mit wachsender Größe auch zunehmend ein Muss. Etablieren Sie bei der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung standardisierte und automatisierte Prozesse, um in Ihrem neuen System nicht nur Kosten, sondern auch Zeit zu sparen.
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FAQs
Was macht man in der Kreditorenbuchhaltung?
In der Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich der Kreditorenbuchhalter mit der Verarbeitung und Zahlung von Verbindlichkeiten aus Leistungen von Lieferanten oder Dienstleistern.
Was ist der Unterschied zwischen Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung?
Während sich die Debitorenbuchhaltung mit Zahlungen beschäftigt, die dem Unternehmen selbst zustehen, ist die Kreditorenbuchhaltung für jene Zahlungen gedacht, die ein Unternehmen einem anderen Unternehmen schuldet.
Wie buche ich Kreditoren richtig?
Für die Kreditorenbuchhaltung gibt es einen festgelegten Prozess, der in weiten Teilen dem klassischen Rechnungsprozess folgt. Einige Besonderheiten der Buchung von Kreditoren sind die Pflege eines Kreditorenstammsatzes und die Offene-Posten-Verwaltung.
Sind Kreditoren Eingangsrechnungen?
Ja, bei Kreditoren handelt es sich um Lieferanten und Dienstleistern, die Rechnungen an Ihr Unternehmen ausstellen, auch Eingangsrechnungen genannt.
