Beschaffungsprozess: Von Bedarfsermittlung bis Rechnungsprüfung

Ein gut organisierter Beschaffungsprozess ist entscheidend für die Effizienz und Kosteneffektivität Ihres Unternehmens. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die Phasen des Beschaffungsprozesses, von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung. Lernen Sie bewährte Strategien und praktische Ansätze für eine effiziente Beschaffung kennen.

Der Beschaffungsprozess – kurz und bündig:

Der Beschaffungsprozess (auch Procure-to-Pay-Prozess genannt), beschreibt alle Prozesse, die sich mit der strategischen Planung sowie mit dem Einkauf von Waren befassen.

Zusammengefasst, stellt ein optimierter Beschaffungsprozess sicher, dass

• die richtige Ware,
• in der korrekten Menge,
• zum passenden Zeitpunkt
• am richtigen Ort,
• in einer zufriedenstellenden Qualität und
• zu wirtschaftlichen Kosten

erhalten wird.

Was ist ein Beschaffungsprozess?

Ein gut strukturierter Beschaffungsprozess trägt zur Kosteneffizienz und Qualitätssicherung bei und stellt sicher, dass die richtigen Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Grundsätzlich kann zwischen drei Arten von Strategien unterschieden werden:

3 Arten von Beschaffungsstrategien

Die Wahl der richtigen Beschaffungsstrategie ist entscheidend für die Effizienz und Kosteneffektivität eines Unternehmens.

Je nach Geschäftsmodell und Bedarf können verschiedene Strategien zum Einsatz kommen, um den Materialfluss zu optimieren und die Produktionsprozesse zu unterstützen.

1. Einzelbeschaffung

Bei der Einzelbeschaffung bestellen Unternehmen Waren nur dann, wenn ein konkreter Bedarf vorliegt. Diese Methode minimiert Lagerbestände und sorgt dafür, dass Materialien nicht ungenutzt bleiben, wenn keine Nachfrage besteht.

Beispiel: Möbelhersteller, der spezielle Holzarten für einen individuellen Kundenauftrag benötigt. Sobald der Auftrag bestätigt ist, bestellt das Unternehmen die erforderlichen Materialien, um genau diesen Auftrag auszuführen.

2. Vorratsbeschaffung

Die Vorratsbeschaffung zielt darauf ab, große Mengen von Waren und Materialien auf Lager zu halten, um ständig verfügbar zu sein und laufende Aufträge sofort bedienen zu können. Diese Strategie stellt sicher, dass das Geschäft jederzeit lieferfähig ist und keine Aufträge verloren gehen, weil Produkte nicht vorrätig sind.

Beispiel: Elektronikgeschäft, das eine große Menge an beliebten Smartphones auf Lager hält, um jederzeit Kundenanfragen bedienen zu können.

3. Just-in-Time-Beschaffung

Just-in-Time-Beschaffung bedeutet, dass Waren genau dann geliefert werden, wenn sie für die Produktion benötigt werden. Diese Methode reduziert Lagerkosten und erhöht die Effizienz, da nur die benötigten Teile zur richtigen Zeit verfügbar sind.

Beispiel: Automobilindustrie, in der Hersteller Teile wie Motoren, Reifen oder Sitzbezüge genau dann anliefern lassen, wenn sie in der Fertigungslinie gebraucht werden.

Was sind die Phasen des Beschaffungsprozesses?

Der Beschaffungsprozess umfasst eine Reihe von klar definierten Phasen. Ein gut strukturierter und optimierter Prozess fördert die Effizienz und stellt sicher, dass eine nachhaltige Kosteneffektivität gegeben ist. Die Implementierung von modernen Technologien und die Anwendung bewährter Praktiken sind entscheidend, um die Beschaffungsprozesse reibungslos und effizient zu gestalten (damit beschäftigen wir uns weiter unten im Abschnitt „Optimierung des Beschaffungsprozesses“).

Jetzt sehen wir uns zuerst die wesentlichen Schritte des Beschaffungsprozesses an:

1. Bedarfsermittlung

Die Bedarfsermittlung ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess und umfasst die genaue Feststellung des Bedarfs an Waren und Dienstleistungen. An dieser Stelle wird analysiert, welche Materialien oder Dienstleistungen in welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Eine präzise Bedarfsermittlung stellt sicher, dass Überbestände vermieden werden und dass das Unternehmen stets ausreichend versorgt ist, um einen optimal laufenden Betrieb zu ermöglichen.

Die wesentlichen Aktivitäten der Bedarfsermittlung:

• Analyse der aktuellen Bestände und Verbrauchsraten
• Prognose zukünftiger Bedarfe basierend auf historischen Daten und Markttrends
• Abgleich der Bedarfe mit den strategischen Zielen des Unternehmens

Eine effektive Bedarfsermittlung kann durch den Einsatz von Softwarelösungen unterstützt werden, die Echtzeitdaten und Prognosemodelle nutzen, um den Bedarf genau zu bestimmen. Dies trägt zur Minimierung von Lagerkosten und zur Optimierung der Beschaffungsprozesse bei.

2. Lieferantenauswahl

Die Lieferantenauswahl hat direkten Einfluss auf die Qualität und Zuverlässigkeit der gelieferten Waren und Dienstleistungen. In dieser Phase werden potenzielle Lieferanten identifiziert, bewertet und ausgewählt, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen.

Wichtige Kriterien sind:

• Preis und Zahlungsbedingungen
• Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen
• Lieferzuverlässigkeit und Flexibilität
• Finanzielle Stabilität und Reputation von Lieferant:innen

Eine gründliche Lieferantenauswahl hilft, um eine langfristige und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Gleichzeitig werden Risiken – wie zum Beispiel Lieferengpässen oder Qualitätsproblemen – minimiert.

3. Angebotsanfrage und -vergleich

Nach der Auswahl potenzieller Lieferant:innen werden Angebote eingeholt. Durch detaillierte Spezifikationen und Anforderungen können Sie sicherstellen, dass alle eingehenden Angebote vergleichbar sind.

Die Phase der Angebotsanfrage beinhaltet:

• Erstellung und Versand von Anfrageunterlagen (Request for Proposal (RFP))
• Vergleich und Bewertung der eingegangenen Angebote
• Verhandlungen mit Lieferant:innen, um die besten Konditionen zu erzielen

Der Angebotsvergleich ist die beste Chance, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten und Qualität als auch Lieferzuverlässigkeit gegeben sind.

4. Vertragsverhandlung und Abschluss

Die Vertragsverhandlung und der Abschluss sind wichtige Schritte, um die Bedingungen der Zusammenarbeit festzulegen und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Wichtige Elemente der Vertragsverhandlungen sind:

• Verhandlung der Preise, Lieferbedingungen und Service-Level-Agreements (SLAs)
• Festlegung von Zahlungsbedingungen und Lieferzeitpunkten
• Dokumentation der vertraglichen Vereinbarungen in einem rechtsverbindlichen Vertrag

Ein gut ausgehandelter Vertrag schützt Sie vor rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass beide Parteien alle Verpflichtungen und Erwartungen klar verstehen und erfüllen können.

5. Bestellabwicklung

Die Bestellabwicklung umfasst die Erstellung und Übermittlung von Bestellungen an die ausgewählten Lieferant:innen.

Aufgaben in dieser Phase sind:

• Erstellung und Freigabe von Bestellanforderungen
• Überwachung des Bestellstatus und der Liefertermine
• Koordination mit der Lagerverwaltung für die Annahme und Prüfung der gelieferten Waren

Eine effiziente Bestellabwicklung stellt sicher, dass die benötigten Materialien rechtzeitig und in der richtigen Menge geliefert werden, um Produktionsunterbrechungen zu vermeiden.

6. Wareneingang und Qualitätskontrolle

Nach der Lieferung der bestellten Waren erhalten Sie Ihre Waren (Wareneingang) und die Qualitätskontrolle wird durchgeführt. Hierbei werden die gelieferten Güter auf ihre Konformität mit den Bestellanforderungen und Qualitätsstandards überprüft.

Zur Phase "Wareneingang und Qualitätskontrolle" zählen:

• Überprüfung der Lieferung auf Vollständigkeit und Unversehrtheit
• Durchführung von Qualitätsprüfungen und Tests
• Dokumentation der Ergebnisse und Rückmeldung an Lieferant:innen bei Abweichungen

Eine gründliche Qualitätskontrolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nur qualitativ hochwertige Produkte in den Produktionsprozess gelangen und eventuelle Mängel frühzeitig erkannt und behoben werden können.

7. Rechnungsprüfung und Zahlung

Der letzte Schritt im Beschaffungsprozess ist die Rechnungsprüfung und Zahlung. In der Abschlussphase des Beschaffungsprozesses wird die Eingangsrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen, um die Richtigkeit zu überprüfen.

Wichtige Aktivitäten sind:

• Abgleich der Rechnung mit Bestell- und Lieferdokumenten
• Freigabe der Zahlung nach erfolgreicher Prüfung
• Durchführung der Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen

Eine effiziente Rechnungsprüfung und Zahlung trägt zur Sicherstellung der Liquidität des Unternehmens bei und fördert eine positive Geschäftsbeziehung zu den Lieferant:innen.

Pleo ermöglicht an dieser Stelle eine automatisierte Rechnungsprüfung und -freigabe. Durch die Optimierung Ihres Ausgabenmanagements können Sie den manuellen Aufwand reduzieren, die Genauigkeit der Prüfungen erhöhen und eine Echtzeit-Erfassung aller Ausgaben ermöglichen. Nicht nur der Überblick über die Finanzen wird verbessert, sondern auch alle Zahlungsprozesse beschleunigt.

Optimierung des Beschaffungsprozesses

Durch gezielte Maßnahmen können nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferkette verbessert werden. Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren, können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Im Folgenden werden wesentliche Strategien zur Optimierung des Beschaffungsprozesses vorgestellt, darunter die Implementierung digitaler Lösungen und die Vermeidung des Maverick-Buying-Effekts.

Digitalisierung und Automatisierung

Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen ermöglichen eine effizientere Steuerung und Überwachung der Beschaffungsprozesse. Diese Technologien bieten zahlreiche Vorteile, unter anderem:

• Echtzeit-Datenanalyse: Durch den Einsatz von KI können Unternehmen große Datenmengen in Echtzeit analysieren und fundierte Entscheidungen können getroffen werden. Dies verbessert die Prognosegenauigkeit und ermöglicht eine präzisere Bedarfsermittlung.
• Automatisierung von Routineaufgaben: Prozesse wie die Bestellabwicklung, Rechnungsprüfung und Bestandsverwaltung können automatisiert werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert das Risiko von Fehlern.
• Transparenz: Digitale Plattformen bieten einen besseren Überblick über alle Beschaffungsaktivitäten. Dies erleichtert die Nachverfolgbarkeit und das Reporting, was wiederum die Einhaltung von Compliance-Vorgaben unterstützt.

Ein Beispiel für die erfolgreiche Digitalisierung ist der Einsatz von Procure-to-Pay (P2P)-Systemen. Diese Systeme integrieren alle Schritte des Beschaffungsprozesses – von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zur Zahlung – in eine einzige Plattform.

Standardisierung und Prozessoptimierung

Durch die Festlegung klarer Richtlinien und Abläufe können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten konsistent und effizient durchgeführt werden. Wichtige Maßnahmen zur Standardisierung sind:

• Standardisierte Arbeitsanweisungen: Dokumentierte Arbeitsanweisungen für alle Schritte im Beschaffungsprozess helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Prozessqualität zu sichern.
• Implementierung von Best Practices: Der Austausch und die Implementierung bewährter Verfahren aus der Branche können die Effizienz weiter steigern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Prozesse sind notwendig, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen.

Ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung ist die Vermeidung des Maverick-Buying-Effekts. Maverick-Buying bezeichnet das unkontrollierte und nicht autorisierte Beschaffen von Waren und Dienstleistungen durch Mitarbeiter:innen. Dies führt oft zu höheren Kosten und einer geringeren Kontrolle über die Lieferkette. Um Maverick-Buying zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Einkaufsrichtlinien kommunizieren und Schulungen für Mitarbeiter:innen anbieten.

Integration von Lieferant:innen und Partner:innen

Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferant:innen und Partner:innen ist ebenfalls entscheidend für die Optimierung des Beschaffungsprozesses. Durch die Integration von Lieferant:innen in die internen Systeme des Unternehmens kann die Effizienz gesteigert und die Transparenz erhöht werden. Wichtige Maßnahmen sind:

• Lieferantenbewertungen: Regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung helfen, die besten Partner:innen zu identifizieren und die Qualität der Lieferkette zu sichern.
• Lieferantenaudits: Durch Audits können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten die vereinbarten Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben einhalten.
• Kooperation und Co-Innovation: Die Zusammenarbeit mit Lieferant:innen bei der Entwicklung neuer Produkte und Prozesse kann zu Innovationen und Wettbewerbsvorteilen führen.

„Für den Erfolg bilateraler Kooperationen ist es wichtig, dass beteiligte Unternehmen frühzeitig ein gemeinsames strategisches Geschäftsmodellkonzept erstellen, das ein einheitliches Verständnis aller Kooperationspartner für die Zielsetzung schafft.“ – Fraunhofer-Studie „Innovation durch Kooperation“

Beschaffungsprozess optimieren: So hilft Pleo dabei

Ein effizienter Beschaffungsprozess endet nicht mit der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen. Eine nahtlose Integration von Lieferantenmanagement mit Rechnungs- und Ausgabenmanagement ist essenziell, um finanzielle Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.

Pleo unterstützt bei der effizienten Verwaltung von Ausgaben und erleichtert die Integration in bestehende Systeme.