Beschaffungsprozess erklärt: Von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung

Ein gut organisierter Beschaffungsprozess ist entscheidend für die Effizienz und Kosteneffektivität Ihres Unternehmens. Gerade in Zeiten unsicherer Marktbedingungen werden eine sichere Lieferkette und günstige Waren immer wichtiger.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die Phasen des Beschaffungsprozesses, von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung. Lernen Sie bewährte Strategien und praktische Ansätze für eine effiziente Beschaffung kennen.

Was ist ein Beschaffungsprozess? Definition 

Die Beschaffung, oder auch das Procurement, ist unverzichtbar für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen beziehen. Im Gegensatz zum Einkauf oder dem Procure-to-Pay-Prozess (P2P-Prozess) deckt sie deutlich mehr Aktivitäten ab, die dem Einkauf bei Lieferanten und Dienstleistern zugutekommen. 

Alle Aktivitäten im Beschaffungsverfahren von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung werden in ihrer Gänze als Beschaffungsprozess bezeichnet. 

Das primäre Ziel des Beschaffungsprozesses ist es, klare Standards zu setzen, die Lieferkette zu sichern und bessere Waren zu niedrigeren Kosten zu erhalten. Damit schafft der Beschaffungsprozess eine langfristige Perspektive und ist deshalb ein wichtiger Bestandteil der strategischen Beschaffung. 

Um dieses Ziel zu erreichen, optimieren Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse immer öfter mittels spezialisierter Software. Die elektronische Beschaffung, oder auch das E-Procurement, erlaubt Unternehmen weitgehende Automatisierungen und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Maschinellem Lernen (ML).

3 Arten von Beschaffungsstrategien 

Die Wahl der richtigen Beschaffungsstrategie ist entscheidend für die Effizienz und Kosteneffektivität eines Unternehmens. Je nach Geschäftsmodell und Bedarf können verschiedene Strategien zum Einsatz kommen, um den Materialfluss zu optimieren und die Produktionsprozesse zu unterstützen.

1. Einzelbeschaffung

Bei der Einzelbeschaffung bestellen Unternehmen Waren nur dann, wenn ein konkreter Bedarf vorliegt. Diese Methode minimiert Lagerbestände und sorgt dafür, dass Materialien nicht ungenutzt bleiben, wenn keine Nachfrage besteht.

Beispiel: Möbelhersteller, der spezielle Holzarten für einen individuellen Kundenauftrag benötigt. Sobald der Auftrag bestätigt ist, bestellt das Unternehmen die erforderlichen Materialien, um genau diesen Auftrag auszuführen.

2. Vorratsbeschaffung

Die Vorratsbeschaffung zielt darauf ab, große Mengen von Waren und Materialien auf Lager zu halten, um ständig verfügbar zu sein und laufende Aufträge sofort bedienen zu können. Diese Strategie stellt sicher, dass das Geschäft jederzeit lieferfähig ist und keine Aufträge verloren gehen, weil Produkte nicht vorrätig sind.

Beispiel: Elektronikgeschäft, das eine große Menge an beliebten Smartphones auf Lager hält, um jederzeit Kundenanfragen bedienen zu können.

3. Just-in-Time-Beschaffung

Just-in-Time-Beschaffung bedeutet, dass Waren genau dann geliefert werden, wenn sie für die Produktion benötigt werden. Diese Methode reduziert Lagerkosten und erhöht die Effizienz, da nur die benötigten Teile zur richtigen Zeit verfügbar sind.

Beispiel: Automobilindustrie, in der Hersteller Teile wie Motoren, Reifen oder Sitzbezüge genau dann liefern lassen, wenn sie in der Fertigungslinie gebraucht werden.

Was sind die Phasen des Beschaffungsprozesses?

Der Beschaffungsprozess umfasst eine Reihe von klar definierten Phasen. Ein gut strukturierter und optimierter Prozess fördert die Effizienz und stellt sicher, dass eine nachhaltige Kosteneffektivität gegeben ist. 

Die Implementierung von modernen Technologien und die Anwendung bewährter Praktiken sind entscheidend, um das Beschaffungsverfahren reibungslos und effizient zu gestalten (damit beschäftigen wir uns weiter unten im Abschnitt „Optimierung des Beschaffungsprozesses“).

Jetzt sehen wir uns zuerst die wesentlichen Schritte des Beschaffungsprozesses an:

1. Bedarfsermittlung

Die Bedarfsermittlung ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess und umfasst die genaue Feststellung des Bedarfs an Waren und Dienstleistungen. An dieser Stelle wird analysiert, welche Materialien oder Dienstleistungen in welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. 

Eine präzise Bedarfsermittlung stellt sicher, dass die Beschaffungsobjekte klar definiert werden, Überbestände vermieden werden und dass das Unternehmen stets ausreichend versorgt ist, um einen optimal laufenden Betrieb zu ermöglichen.

Die wesentlichen Aktivitäten der Bedarfsermittlung sind:

• Analyse der aktuellen Bestände und Verbrauchsraten
• Prognose zukünftiger Bedarfe basierend auf historischen Daten und Markttrends
• Abgleich der Bedarfe mit den strategischen Zielen des Unternehmens

Eine effektive Bedarfsermittlung kann durch den Einsatz von Softwarelösungen unterstützt werden, die Echtzeitdaten und Prognosemodelle nutzen, um den Bedarf genau zu bestimmen. Dies trägt zur Minimierung von Lagerkosten und zur Optimierung der Beschaffungsprozesse bei.

2. Lieferantenauswahl

Die Lieferantenauswahl hat direkten Einfluss auf die Qualität und Zuverlässigkeit der gelieferten Waren und Dienstleistungen. In dieser Phase werden potenzielle Lieferanten identifiziert, bewertet und ausgewählt, die den Anforderungen des Unternehmens am besten entsprechen.

Wichtige Kriterien der Lieferantenauswahl sind:

• Preis und Zahlungsbedingungen
• Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen
• Lieferzuverlässigkeit und Flexibilität
• Finanzielle Stabilität und Reputation von Lieferant:innen

Eine gründliche Lieferantenauswahl hilft, langfristige und vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Gleichzeitig werden Risiken – wie zum Beispiel Lieferengpässen oder Qualitätsproblemen – minimiert.

3. Angebotsanfrage und -vergleich

Nach der Auswahl potenzieller Lieferant:innen werden Angebote eingeholt. Durch detaillierte Spezifikationen und Anforderungen können Sie sicherstellen, dass alle eingehenden Angebote vergleichbar sind.

Die Phase der Angebotsanfrage beinhaltet:

• Erstellung und Versand von Anfrageunterlagen (Request for Proposal (RFP))
• Vergleich und Bewertung der eingegangenen Angebote
• Verhandlungen mit Lieferant:innen, um die besten Konditionen zu erzielen

Der Angebotsvergleich ist die beste Chance, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten und Qualität als auch Lieferzuverlässigkeit gegeben sind.

4. Vertragsverhandlung und Abschluss

Die Vertragsverhandlung und der Abschluss sind wichtige Schritte, um die Bedingungen der Zusammenarbeit festzulegen und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Wichtige Elemente der Vertragsverhandlungen sind:

• Verhandlung der Preise, Lieferbedingungen und Service-Level-Agreements (SLAs)
• Festlegung von Zahlungsbedingungen und Lieferzeitpunkten
• Dokumentation der vertraglichen Vereinbarungen in einem rechtsverbindlichen Vertrag

Ein gut ausgehandelter Vertrag schützt Sie vor rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass beide Parteien alle Verpflichtungen und Erwartungen klar verstehen und erfüllen können. 

Außerdem erlaubt es Ihnen, Optionen auf Skonti bei frühzeitiger Zahlung und möglichst flexible Zahlungsfristen zum Schutze Ihrer Liquidität zu genießen. 

5. Bestellabwicklung

Die Bestellabwicklung umfasst die Erstellung und Übermittlung von Bestellungen an die ausgewählten Lieferant:innen.

Aufgaben in dieser Phase sind:

• Erstellung und Freigabe von Bestellanforderungen
• Überwachung des Bestellstatus und der Liefertermine
• Koordination mit der Lagerverwaltung für die Annahme und Prüfung der gelieferten Waren

Eine effiziente Bestellabwicklung stellt sicher, dass die benötigten Materialien rechtzeitig und in der richtigen Menge geliefert werden, um Produktionsunterbrechungen zu vermeiden.

6. Wareneingang und Qualitätskontrolle

Nach der Lieferung der bestellten Waren erhalten Sie Ihre Waren (Wareneingang) und die Qualitätskontrolle wird durchgeführt. Hierbei werden die gelieferten Güter auf ihre Konformität mit den Bestellanforderungen und Qualitätsstandards überprüft.

Zur Phase "Wareneingang und Qualitätskontrolle" zählen:

• Überprüfung der Lieferung auf Vollständigkeit und Unversehrtheit
• Durchführung von Qualitätsprüfungen und Tests
• Dokumentation der Ergebnisse und Rückmeldung an Lieferant:innen bei Abweichungen

Eine gründliche Qualitätskontrolle ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nur qualitativ hochwertige Produkte in den Produktionsprozess gelangen und eventuelle Mängel frühzeitig erkannt und behoben werden können.

7. Rechnungsprüfung und Zahlung

Der letzte Schritt im Beschaffungsprozess ist die Rechnungsprüfung und Zahlung. In der Abschlussphase des Beschaffungsprozesses wird die Eingangsrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen, um die Richtigkeit zu überprüfen.

Wichtige Aktivitäten der Rechnungsprüfung sind:

• Abgleich der Rechnung mit Bestell- und Lieferdokumenten
• Freigabe der Zahlung nach erfolgreicher Prüfung
• Durchführung der Zahlung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen

Eine effiziente Rechnungsprüfung und Zahlung trägt nicht nur zur Erfüllung von Zahlungsverpflichtungen, sondern auch zur Sicherstellung der Liquidität des Unternehmens bei und fördert eine positive Geschäftsbeziehung zu den Lieferant:innen.

Herausforderungen des Beschaffungsprozesses 

Der Beschaffungsprozess ist aufgrund seiner umfassenden Struktur sehr komplex und für Fehler anfällig. Ein schlecht optimierter Beschaffungsprozess kann dazu führen, dass seine Vorteile – bessere Produkte und eine sichere Lieferkette – verpuffen. 

Deshalb ist es wichtig, mögliche Schwachstellen des Beschaffungsprozesses bereits im Voraus zu kennen und bei Bedarf zu adressieren. Dies sind drei der häufigsten Herausforderungen des Beschaffungsprozesses: 

1. Ungenaue Daten zur Beschaffung 

Der Beschaffungsprozess ist nur so gut wie die Daten, mit denen er gefüttert wird. Und genau hier scheitern viele Unternehmen bereits. Fehlende Transparenz kann an mehreren Stellen des Beschaffungsprozesses auftreten und verheerende Folgen haben. 

Mögliche Quellen für ungenaue Daten zur Beschaffung sind veraltete Bestandsdaten aus dem Lager, fehlende Standards bei der Auswertung der Lieferantenperformance und ungenaue Insights in die Ausgaben zur Beschaffung, die etwa genutzte bzw. versäumte Skonti und verordnete Mahngebühren nicht berücksichtigen. 

2. Lückenhafte Umsetzung im Unternehmen

Es mag offensichtlich klingen, kann aber nicht oft genug betont werden. Richtet ein Unternehmen einen klar definierten Beschaffungsprozess ein, ist es darauf angewiesen, diesen auch konsequent umzusetzen. 

Geschieht das nicht, läuft es Gefahr, dem Maverick-Spending-Effekt zum Opfer zu fallen. Unter dem Maverick-Spending-Effekt versteht man Ausgaben in der Beschaffung, die ohne Einhaltung des etablierten Beschaffungsprozesses oder vorherige Genehmigung stattfinden. Das führt dazu, dass trotz neuer Richtlinien suboptimale Lieferanten und Produkte bevorzugt werden. 

3. Verwendung isolierter Systeme 

Der Einsatz von Beschaffungssoftware verspricht Unternehmen schnellere und effizientere Prozesse. Während das durch die weitgehende Automatisierung im E-Procurement zwar stimmt, laufen Unternehmen auch Gefahr, zu viel Software anzuschaffen. Das wird vor allem dann Problem, wenn die Lösungen im Software-Stack nicht miteinander kompatibel sind. 

Verwenden Sie isolierte Systeme, um Ihren Beschaffungsprozess zu fördern, laufen Sie Gefahr, in den einzelnen Systemen Datensilos aufzubauen, auf die Sie an einem späteren Punkt im Beschaffungsprozess nicht mehr zugreifen können. Außerdem schadet diese Isolation der Zusammenarbeit von Teams und der Transparenz, was zu Ineffizienz und Fehlern führt.

Optimierung des Beschaffungsprozesses

Durch gezielte Maßnahmen können nicht nur Beschaffungskosten gesenkt, sondern auch die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferkette verbessert werden. Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren, können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. 

Im Folgenden werden wesentliche Strategien zur Optimierung des Beschaffungsprozesses vorgestellt, darunter die Implementierung digitaler Lösungen und die Vermeidung des Maverick-Buying-Effects.

Digitalisierung und Automatisierung

Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses. Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Maschinelles Lernen (ML) ermöglichen eine effizientere Steuerung und Überwachung der Beschaffungsprozesse. Diese Technologien bieten zahlreiche Vorteile, unter anderem:

• Echtzeit-Datenanalyse: Durch den Einsatz von KI können Unternehmen große Datenmengen in Echtzeit analysieren und fundierte Entscheidungen können getroffen werden. Dies verbessert die Prognosegenauigkeit und ermöglicht eine präzise Bedarfsermittlung.
• Automatisierung von Routineaufgaben: Prozesse wie die Bestellabwicklung, Rechnungsprüfung und Bestandsverwaltung können automatisiert werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert das Risiko von Fehlern.
• Transparenz: Digitale Plattformen bieten einen besseren Überblick über alle Beschaffungsaktivitäten. Dies erleichtert die Nachverfolgbarkeit und das Reporting, was wiederum die Einhaltung von Compliance-Vorgaben unterstützt.

Ein Beispiel für die erfolgreiche Digitalisierung ist der Einsatz von Procure-to-Pay-Systemen (P2P-Systemen). Diese Systeme integrieren alle Schritte des Beschaffungsprozesses – von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zur Zahlung – in eine einzige Plattform.

Standardisierung und Prozessoptimierung

Durch die Festlegung klarer Richtlinien und Abläufe können Unternehmen sicherstellen, dass alle Beschaffungsaktivitäten konsistent und effizient durchgeführt werden. Wichtige Maßnahmen zur Standardisierung sind:

• Standardisierte Arbeitsanweisungen: Dokumentierte Arbeitsanweisungen für alle Schritte im Beschaffungsprozess helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Prozessqualität zu verbessern.
• Implementierung von Best Practices: Der Austausch und die Implementierung bewährter Verfahren aus der Branche können die Effizienz weiter steigern.
• Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Prozesse sind notwendig, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen.

Ein wichtiger Bestandteil der Prozessoptimierung ist die Vermeidung des Maverick-Buying-Effekts. Dieser führt oft zu höheren Kosten und einer geringeren Kontrolle über die Lieferkette. Um Maverick-Buying zu vermeiden, sollten Unternehmen klare Einkaufsrichtlinien kommunizieren, Schulungen für Mitarbeiter:innen anbieten und die Einhaltung der Richtlinien regelmäßig überprüfen.

Integration von Lieferanten und Partnern

Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten und Partnern ist ebenfalls entscheidend für die Optimierung des Beschaffungsprozesses. 

Wichtige Maßnahmen für die Integration von Lieferanten und Partnern sind:

• Lieferantenbewertungen: Regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung helfen, die besten Partner:innen zu identifizieren und die Qualität der Lieferkette zu sichern.
• Lieferantenaudits: Durch Audits können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten die vereinbarten Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben einhalten.
• Kooperation und Co-Innovation: Die Zusammenarbeit mit Lieferanten bei der Entwicklung neuer Produkte und Prozesse kann zu Innovationen und Wettbewerbsvorteilen führen.

Durch die Integration von Lieferanten in die internen Systeme des Unternehmens kann die Effizienz gesteigert und die Transparenz erhöht werden. Durch die Kooperation und Co-Innovation mit Lieferanten werden Lieferantenbeziehungen grundlegend als strategische Partnerschaft neu definiert. 

„Für den Erfolg bilateraler Kooperationen ist es wichtig, dass beteiligte Unternehmen frühzeitig ein gemeinsames strategisches Geschäftsmodellkonzept erstellen, das ein einheitliches Verständnis aller Kooperationspartner für die Zielsetzung schafft.“ 

– Fraunhofer-Studie „Innovation durch Kooperation“

Noch auf der Suche nach dem passenden E-Procurement-System? Wir haben die acht besten E-Procurement-Softwares für Sie verglichen. Verschaffen Sie sich mit dem E-Procurement Software Vergleich einen Überblick. 

Beschaffungsprozess optimieren mit der passenden E-Procurement-Software  

Ein effizienter Beschaffungsprozess endet nicht mit der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen. Eine nahtlose Integration von Lieferantenmanagement mit Rechnungs- und Ausgabenmanagement ist essentiell, um finanzielle Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten. Dies erlaubt Ihnen nicht nur, sämtlichen Verpflichtungen gegenüber Lieferanten nachzukommen, sondern auch zusätzliche Skonti zu nutzen.  

Pleo Eingangsrechnungen unterstützt Sie bei der effizienten Verwaltung von Ausgaben und erleichtern die Integration in bestehende Systeme. Das Ausgaben-Tool erfasst Ihre Lieferantenrechnungen intelligent – egal, ob in Papierform, im E-Mail-Postfach oder im Rechnungssystem. Und das ist nur der Anfang. Von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung wickeln Sie Ihre Rechnungen bis zu 5-mal schneller ab. 

Die Pleo-Cash-Management-Suite erlaubt Ihnen darüber hinaus, Ihre Liquidität in Echtzeit zu verfolgen und fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, ob Sie eine Skonto-Option nutzen oder eine Zahlung später ansetzen sollten, um Ihre Liquidität zu schützen. Freies Kapital können Sie zudem flexibel anlegen, um damit flexible Renditen zu erzielen. 

Fazit 

Kaum ein Unternehmen kommt ohne Beschaffung aus. Doch längst nicht jedes dieser Unternehmen verfügt über einen klar definierten, konsequent umgesetzten Beschaffungsprozess. Und das ist ein Problem. Das Fehlen eines verlässlichen Beschaffungsprozesses macht Unternehmen anfällig für minderwertige Produkte, unzuverlässige Lieferanten und sogar Lieferkettenschocks. 

Richten Sie Ihren Beschaffungsprozess ein und automatisieren Sie durch den Einsatz von spezialisierter Software – Pleo Eingangsrechnungen etwa. Pleo Eingangsrechnungen erlaubt Ihnen, Ihren Beschaffungsprozess zeitschonend und fehlerfrei abzuschließen und liefert gleichzeitig wichtige Insights, die die Optimierung Ihrer zukünftigen Beschaffung erlauben. Klingt das spannend? Probieren Sie die Pleo-App doch einfach mit einer kostenlosen Demo aus. 

FAQs

Was gehört alles zum Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess umfasst insgesamt sieben Schritte. Die sieben Phasen des Beschaffungsprozesses umfassen: Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Angebotsanfrage, Vertragsverhandlung, Bestellabwicklung, Wareneingang und Rechnungsprüfung. 

Welche 5 Phasen umfasst der Beschaffungsprozess?

Je nach Auslegung kann der Beschaffungsprozess auch fünf Phasen anstelle von sieben Phasen umfassen. In diese Fall umfasst er die Bedarfsermittlung, die Lieferantenauswahl, den Bestellprozess, den Wareneingang und die Rechnungsabwicklung. 

Welche 3 Beschaffungsarten gibt es?

Bei der Beschaffung wird zwischen der Arten der Beschaffung unterschieden. Die drei typischen Arten der Beschaffung sind die Einzelbeschaffung, die Vorratsbeschaffung und die sogenannte Just-in-Time-Beschaffung. 

Was ist die Definition von Beschaffungsprozessen?

Unter Beschaffungsprozessen versteht man klar definierte, standardisierte Beschaffungsverfahren, die Unternehmen verwenden, um Waren und Dienstleistungen zu beschaffen. Diese beginnen bei der Bedarfsermittlung und enden mit der Rechnungsprüfung und -zahlung.