Strategische Beschaffung – Tipps & Tricks

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Strategische Beschaffung – Tipps & Tricks | Pleo Blog
18:14

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Strategische Beschaffung ist mehr als nur der Einkauf von Gütern und Dienstleistungen – sie ist ein integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie und kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie strategische Beschaffung von der operativen Beschaffung abweicht, welche Vorteile sie bietet und welche Phasen sie durchläuft. Sie werden praxisorientierte Tipps zu Sourcing-Strategien, Risikomanagement und nachhaltiger Beschaffung erhalten und lernen, wie Digitalisierung und Automatisierung Ihre Beschaffungsprozesse unterstützen können.

Lesen Sie weiter, um tiefere Einblicke zu gewinnen und wertvolle Strategien zu entdecken, die Ihnen neue Inspiration geben, um Ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und langfristig erfolgreich zu sein.

Strategische Beschaffung: Definition und Vorteile

Strategische Beschaffung bezieht sich auf die langfristige Planung, das Management und die Optimierung der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens.

Im Gegensatz zur operativen Beschaffung, die sich mit den täglichen Einkaufsvorgängen befasst, konzentriert sich die strategische Beschaffung auf die Entwicklung von Beschaffungsstrategien, die Auswahl und Bewertung von Lieferant:innen sowie die Optimierung der gesamten Lieferkette (Supply Chain). Ziel ist es, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, Kosten zu senken und die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen sicherzustellen.

Unterschiede zur operativen Beschaffung

Während die operative Beschaffung sich auf kurzfristige, tägliche Aktivitäten wie Bestellungen und Lagerverwaltung konzentriert, liegt der Fokus der strategischen Beschaffung auf langfristigen Zielen und der strategischen Ausrichtung der Beschaffungsprozesse.

Operative Beschaffung ist eher transaktional und reagiert auf unmittelbare Bedarfe, während strategische Beschaffung proaktiv ist und die zukünftigen Bedürfnisse des Unternehmens antizipiert. Operative Beschaffung stellt sicher, dass die Materialien und Dienstleistungen rechtzeitig verfügbar sind, während die strategische Beschaffung sich darauf konzentriert, die besten Lieferant:innen zu identifizieren und langfristige Partnerschaften aufzubauen.

Vorteile der strategischen Beschaffung

Durch die Implementierung strategischer Beschaffungspraktiken können Unternehmen ihre Marktposition verbessern und langfristig erfolgreich bleiben. Dies erfordert jedoch eine enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten und eine klare Ausrichtung auf strategische Ziele.

Konkrete Vorteile, die mit einer strategischen Beschaffung erreicht werden können, sind unter anderem:

  • Steigerung der Effizienz: Strategische Beschaffung ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und Engpässe zu vermeiden. Durch eine sorgfältige Planung und Analyse der Lieferkette können Unternehmen ihre Bestände besser verwalten und den „Just in Time Beschaffung“-Ansatz implementieren, wodurch Lagerkosten reduziert und die Versorgungssicherheit erhöht werden.
  • Senkung der Kosten: Eine durchdachte, strategische Beschaffung kann erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Durch die Auswahl und Verhandlung mit den besten Lieferant:innen können Unternehmen von Mengenvorteilen profitieren und günstigere Konditionen aushandeln. Zudem hilft die strategische Beschaffung, versteckte Kosten zu identifizieren und zu eliminieren, was zu einer besseren Kontrolle der gesamten Beschaffungskosten führt.
  • Verbesserung der Lieferantenbeziehungen: Strategische Beschaffung fördert die Entwicklung langfristiger und kooperativer Beziehungen zu Lieferant:innen. Durch regelmäßige Bewertungen und enge Zusammenarbeit können Unternehmen die Leistung ihrer Lieferant:innen kontinuierlich verbessern und sicherstellen, dass sie stets qualitativ hochwertige Materialien und Dienstleistungen erhalten. Starke Lieferantenbeziehungen tragen auch dazu bei, die Zuverlässigkeit und Flexibilität in der Lieferkette zu erhöhen, was letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt.

Die strategische Beschaffung ist ein entscheidender Faktor für nachhaltigen Erfolg und hilft Unternehmen bei der Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit, auch auf einem zunehmend komplexen und globalisierten Markt.

3 Tipps für eine optimierte strategische Beschaffung

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Nachfolgend stellen wir Ihnen drei praxisorientierte Tipps vor, um Ihre Sourcing-Strategien, Ihr Risikomanagement und Ihre nachhaltige Beschaffung zu verbessern.

Tipp 1: Legen Sie Ihren Fokus auf Sourcing-Strategien

Sourcing-Strategien sind wesentliche Bestandteile der strategischen Beschaffung und umfassen die Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Auswahl und Verwaltung von Lieferant:innen.

Durch gezielte Sourcing-Strategien können Unternehmen die besten Lieferant:innen identifizieren, die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen sicherstellen und Kosten optimieren. Wichtige Aspekte dabei sind die Durchführung von Marktforschung, die Bewertung von Lieferantenangeboten und die Verhandlung optimaler Konditionen.

Tipps zur Umsetzung

Sie können Ihre Sourcing-Strategien optimieren, indem Sie:

  • Regelmäßige Marktanalysen durchführen und potenzielle Lieferant:innen sorgfältig bewerten.
  • Ein umfassendes Bewertungsverfahren entwickeln, das sowohl qualitative als auch quantitative Kriterien berücksichtigt.
  • Auf langfristige Partnerschaften mit Lieferant:innen setzen, die sich durch Zuverlässigkeit und hohe Qualitätsstandards auszeichnen.
  • Digitale Tools zur Lieferantensuche und -bewertung nutzen, um den Sourcing-Prozess zu automatisieren und zu verbessern.

Tipp 2: Risikobewertung und -management

Das Risikomanagement spielt eine zentrale Rolle in der strategischen Beschaffung. Es umfasst die Identifizierung potenzieller Risiken in der Supply Chain und die Entwicklung von Strategien zu deren Minimierung. Zu den häufigsten Risiken gehören Lieferengpässe, Preisschwankungen und Qualitätsprobleme. Unternehmen sollten regelmäßige Risikobewertungen durchführen und Prozesse implementieren, um schnell auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

Tipps zur Umsetzung

Sie können Ihr Risiko gezielt minimieren, indem Sie:

  • Ihre Lieferantenbasis diversifizieren, um nicht von einzelnen Lieferant:innen abhängig zu sein.
  • Ihre Lieferkette (Supply Chain) flexibel und anpassungsfähig gestalten, sodass Sie schnell auf Marktveränderungen reagieren können.
  • Ein digitales Risikomanagement-Tool nutzen, das Ihnen hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen.

Tipp 3: Nachhaltige Beschaffung fördern

Nachhaltigkeit ist ein immer wichtiger werdender Aspekt in der strategischen Beschaffung. Unternehmen sollten nicht nur auf die wirtschaftlichen, sondern auch auf die ökologischen und sozialen Auswirkungen ihrer Beschaffungsentscheidungen achten. Dies beinhaltet die Auswahl von Lieferant:innen, die umweltfreundliche Verfahren anwenden und faire Arbeitsbedingungen gewährleisten.

Tipps zur Umsetzung

Durch folgende Maßnahmen können Sie aktiv zur Schonung der Umwelt beitragen und gleichzeitig das soziale Verantwortungsbewusstsein Ihres Unternehmens stärken.

  • Sie können nachhaltige Beschaffung fördern, indem Sie Kreislaufwirtschaftsmodelle implementieren, bei denen Materialien und Waren wiederverwendet oder recycelt werden.
  • Integrieren Sie Nachhaltigkeitskriterien in Ihre Vergabeverfahren, um sicherzustellen, dass alle beschafften Materialien den Umweltstandards entsprechen.
  • Verwenden Sie Lieferantenbewertungstools, um die Nachhaltigkeitspraktiken Ihrer Lieferant:innen zu überprüfen und zu fördern. Implementieren Sie Kreislaufwirtschaftsmodelle für Wiederverwendung und Recycling.

Strategische Beschaffung fördert die Entwicklung langfristiger und kooperativer Beziehungen zu Lieferant:innen.

Phasen der strategischen Beschaffung

Die strategische Beschaffung ist ein komplexer Prozess, mit mehreren wichtigen Phasen.

Jede einzelne Phase ist entscheidend und sorgt dafür, dass die Beschaffungsaktivitäten effizient und effektiv ablaufen.

Die Hauptphasen der strategischen Beschaffung sind:

1. Bedarfsermittlung

Die Bedarfsermittlung ist der erste und grundlegende Schritt im Beschaffungsprozess. In dieser Phase wird ermittelt, welche Güter und Dienstleistungen das Unternehmen benötigt, um seine operativen und strategischen Ziele zu erreichen. Die Bedarfsermittlung umfasst folgende Schritte:

  • Analyse der aktuellen Bestände: Überprüfung der vorhandenen Bestände, um festzustellen, welche Materialien und Waren benötigt werden.
  • Zukunftsprognosen: Erstellung von Prognosen basierend auf historischen Daten und Markttrends, um zukünftige Bedarfe zu ermitteln.
  • Interne Abstimmung: Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen, um deren spezifische Anforderungen und Bedürfnisse zu verstehen.

Diese Phase legt den Grundstein für alle nachfolgenden Beschaffungsaktivitäten und stellt sicher, dass die Beschaffung auf tatsächlichen Bedürfnissen basiert und nicht auf Vermutungen.

2. Lieferantensuche und -bewertung

Nach der Bedarfsermittlung folgt die Suche und Bewertung potenzieller Lieferant:innen. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Lieferant:innen den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Wichtige Aspekte in dieser Phase sind:

  • Marktanalyse: Untersuchung des Marktes, um potenzielle Lieferant:innen zu identifizieren und deren Leistungsfähigkeit zu bewerten.
  • Anfragen und Ausschreibungen: Erstellung und Versendung von Anfragen und Ausschreibungen an potenzielle Lieferant:innen, um Angebote zu erhalten.
  • Bewertung der Angebote: Detaillierte Analyse der eingegangenen Angebote anhand festgelegter Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferfähigkeit und Nachhaltigkeit.

Eine gründliche Lieferantensuche und -bewertung ist ein wesentlicher Bestandteil des strategischen Beschaffungsprozesses, da sie die Grundlage für langfristige Lieferantenbeziehungen bildet.

3. Angebotsanfrage und -auswertung

In dieser Phase werden detaillierte Angebotsanfragen an ausgewählte Lieferant:innen gesendet und die eingegangenen Angebote ausgewertet. Wichtige Schritte sind:

  • Erstellung der Angebotsanfragen: Klar definierte Anforderungen und Spezifikationen für die benötigten Güter und Dienstleistungen festlegen.
  • Versendung der Anfragen: Anfragen an ausgewählte Lieferant:innen senden und Fristen für die Angebotsabgabe festlegen.
  • Auswertung der Angebote: Die eingegangenen Angebote anhand von Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Konditionen vergleichen.

Die Angebotsanfrage und -auswertung sind entscheidend, um die besten Lieferantenangebote auszuwählen und sicherzustellen, dass die Beschaffung kosteneffizient und qualitativ hochwertig erfolgt.

4. Vertragsverhandlung und -abschluss

Nach der Auswahl der besten Angebote beginnen die Vertragsverhandlungen mit den Lieferant:innen. Diese Phase umfasst:

  • Verhandlungsstrategien: Entwicklung von Strategien, um die besten Konditionen zu verhandeln, einschließlich Preis, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und Service-Level-Agreements (SLAs).
  • Vertragsgestaltung: Erstellung detaillierter Verträge, die alle vereinbarten Bedingungen und Anforderungen festhalten.
  • Abschluss des Vertrags: Formelle Unterzeichnung der Verträge durch beide Parteien und Sicherstellung der rechtlichen Bindung.

Eine erfolgreiche Vertragsverhandlung und -abschluss stellen sicher, dass alle Aspekte der Beschaffung klar definiert und vertraglich geregelt sind, was das Risiko von Missverständnissen und Streitigkeiten minimiert.

5. Bestellabwicklung

Die Bestellabwicklung ist der operative Teil des Beschaffungsprozesses, bei dem die eigentlichen Bestellungen bei den ausgewählten Lieferant:innen platziert werden. Schritte in dieser Phase sind:

  • Bestellung erstellen: Erstellen von Bestellungen basierend auf den vertraglich festgelegten Konditionen und Anforderungen.
  • Übermittlung der Bestellung: Versand der Bestellungen an die Lieferant:innen und Bestätigung des Erhalts.
  • Überwachung der Lieferung: Nachverfolgung des Lieferstatus und Sicherstellung, dass die Lieferungen termingerecht und in der vereinbarten Qualität erfolgen.

Eine effiziente Bestellabwicklung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die benötigten Materialien und Waren rechtzeitig und in der richtigen Menge geliefert werden.

6. Wareneingang und Rechnungsprüfung

Die letzte Phase im strategischen Beschaffungsprozess ist der Wareneingang und die Rechnungsprüfung. In dieser Phase werden die gelieferten Güter und Dienstleistungen überprüft und die entsprechenden Zahlungen abgewickelt. Wichtige Schritte sind:

  • Wareneingang: Überprüfung der gelieferten Waren auf Menge und Qualität gemäß den Bestellungen.
  • Rechnungsprüfung: Überprüfung der eingegangenen Rechnungen auf Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Bestellungen und Lieferungen.
  • Zahlungsabwicklung: Freigabe und Durchführung der Zahlungen an die Lieferant:innen gemäß den vertraglich vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Diese Phase stellt sicher, dass alle gelieferten Waren den Anforderungen entsprechen und die Zahlungen korrekt und zeitnah erfolgen, was zur Aufrechterhaltung guter Lieferantenbeziehungen beiträgt.

Tools und Technologien für die strategische Beschaffung

Die Integration von Beschaffungs- und Ausgabenmanagement ermöglicht eine ganzheitliche Sicht auf die finanziellen und operativen Aspekte der Beschaffung, was zu besseren Entscheidungen und Kosteneinsparungen führt.

E-Procurement-Lösungen

  • Mercateo: Eine B2B-Plattform, die Unternehmen ermöglicht, ihren Einkauf zu digitalisieren und zu optimieren. Mercateo bietet eine breite Produktpalette und ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse effizient zu gestalten.
  • Onventis: Ein cloudbasiertes Beschaffungsmanagementsystem, das Unternehmen hilft, ihre Beschaffungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Es bietet Lösungen für die Lieferantenauswahl, Bestellabwicklung und Rechnungsverarbeitung.

Digitale Tools und Plattformen

  • SAP Ariba: Eine umfassende Lösung für das Beschaffungsmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. SAP Ariba bietet Funktionen für die Lieferantensuche, Vertragsmanagement und Rechnungsprüfung.
  • Jaggaer: Eine Plattform für das strategische Beschaffungsmanagement, die Unternehmen hilft, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Jaggaer bietet Lösungen für die Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlungen.

Integration von Beschaffungs- und Ausgabenmanagement

  • Pleo: Hilft Unternehmen, bei der Ausgabenverwaltung und dadurch Beschaffungsprozesse zu optimieren. Pleo bietet Funktionen zur Verwaltung von Firmenkreditkarten, Ausgabenkontrolle und Rechnungsmanagement.
  • H&H: Bietet Lösungen für Finanz- und Beschaffungsmanagement, die eine nahtlose Integration und Echtzeit-Überwachung von Ausgaben ermöglichen.
  • Zucchetti: Eine integrierte Softwarelösung, die Unternehmen im DACH-Raum dabei unterstützt, ihre Beschaffungs- und Finanzprozesse zu automatisieren und zu optimieren.

Diese Tools und Technologien können Sie perfekt bei der strategischen Beschaffung unterstützen.

Wie können Digitalisierung und Automatisierung bei der Beschaffung unterstützen?

Die Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen bieten Unternehmen vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Digitale Lösungen und automatisierte Systeme optimieren die strategische Beschaffung, indem sie den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsprüfung unterstützen.

Procure-to-Pay-Automatisierung

Durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen können Unternehmen ihre Beschaffungen effizienter gestalten. Diese Systeme automatisieren den Procure-to-Pay-Prozess, reduzieren manuelle Eingriffe und minimieren Fehler. Dies führt zu einer schnelleren und präziseren Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen. Zudem ermöglichen digitale Plattformen eine bessere Nachverfolgung und Verwaltung von Aufträgen und Materialien.

Verbesserte Datenanalyse

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die verbesserte Datenanalyse. Durch die Integration von Supply Chain Management-Tools können Unternehmen umfangreiche Daten zu Lieferant:innen, Kosten und Lieferzeiten sammeln und auswerten. Diese Informationen sind entscheidend für die Entwicklung von Beschaffungsstrategien und die Optimierung der Beschaffungslogistik. Mit klaren Kriterien und festgelegten Vergabeverfahren können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und die Qualität ihrer Beschaffungen sicherstellen.

Transparenz und kontinuierliche Verbesserung

Automatisierte Systeme unterstützen auch das Lieferantenmanagement. Sie ermöglichen eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Lieferantenleistungen, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Qualitätssicherung führt. Durch die Festlegung von Ausführungsbedingungen und die Integration von digitalen Tools können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen und Kosten sparen.

Alles abgedeckt – von Beschaffung bis Rechnung

Die Verbindung zwischen Beschaffungs- und Ausgabenmanagement ermöglicht Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf finanzielle und operative Aspekte. Durch die Integration beider Bereiche können Kosten besser kontrolliert und Beschaffungsprozesse optimiert werden. Nutzen Sie Pleo, um Ihr Ausgabenmanagement zu verbessern und die Lieferantenentwicklung zu stärken.

Verbessern Sie Ihre Finanztransparenz und Lieferantenentwicklung mit Pleo.

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